有限会社ユーアイ の導入事例｜勤怠 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型勤怠管理システム

一度複雑な勤怠ルールの設定を断念。既存システムを使いこなせず、管理部の業務負担に悩みを抱えていた

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

清水さん：

当社では、経理、総務など事務系の仕事を私1人でおこなっています。
一部の業務を手伝ってもらうこともありますが、長年1人で担当しているため、業務が属人化していた点は悩みの一つでした。

元々システムを利用していたのですが、勤怠管理と給与計算のシステムがCSV連携できず、手入力の作業があちこちで発生していました。数年前に勤怠管理システムを導入したものの初期設定がうまくいかず、思ったよりも業務負担が削減できなくて困っていたんです。

さらに遡ると、既存システムを導入する前は、Excelと紙で勤怠管理をおこなっていました。Excelを操作したくても事業所のパソコンの台数が限られていたため、職員の順番待ちが発生してしまい、なかには1か月分の勤怠をまとめて入力する職員も居ました。

当社ではデイサービスや居宅介護支援をおこなっているため、勤務パターンの数が多く、雇用形態も正社員とパートが入り混じっています。その複雑な勤怠ルールをシステムで設定しようと試みたものの、設定がかなり難しく途中で断念してしまったんですよね。

そこで、もう一度仕切り直して「ちゃんと自分たちで使いこなせる勤怠管理システム」を導入したいと考えていました。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

清水さん：

より使いやすいシステムを導入して、業務効率化を目指したいと考えたのがシステムの入れ替えを検討したきっかけです。ジンジャー導入前に利用していた勤怠管理システムでは運用コストがかかっていたものの、業務負担が減っていないのが悩みでした。

そのため、少し費用を足したとしても、もっと業務負担を減らせるシステムを導入した方が良いだろうと考え、現状の問題点を洗い出しながら新たなシステム選定を開始しました。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

清水さん：

現状の業務フローを見直して気になる点を洗い出したうえで、インターネットの比較サイトで複数社の資料請求をおこないました。資料を見て気になった企業を5社ほどピックアップして、各企業からのご提案を受けました。

以前のシステム導入で満足できる結果が得られなかったこともあり、今回はかなり多くの質問を各社に投げかけましたね。「この勤怠パターンに対応できますか？」「この問題点は解決できますか？」と質問をした結果、最後に残ったのがジンジャーでした。

－選定の際はどのようなポイントを重視していましたか？

清水さん：

今回は多くの項目をチェックして選定していきましたが、主な選定ポイントは次の通りです。

・勤怠管理と給与計算の連動性
・職員が使いやすいと感じる操作性
・リモートにも対応できること
・さまざまな勤務パターンや手当などの設定ができること
・中長期的に担当者がサポートしてくれること
・費用対効果

まず、勤怠管理と給与計算は同じシステムにして、ワンストップで対応ができることを希望していました。
次に重視していたのは、日々の勤怠打刻で職員がストレスなく使えるかどうかです。当社はシステムの操作に不慣れなシニア層の職員が多いので、見やすく・わかりやすい操作画面が必要だったんです。

働き方に関しては、施設に出勤して働く職員や、私のように一部業務を在宅でおこなう職員、居宅介護支援でご利用者様の元に訪問する職員もいるため、リモート対応は不可欠と考えました。
複数の働き方、勤務パターン、複数の手当があるので、自社の勤怠・給与ルールをシステムに設定できるかどうかも絶対条件でしたね。

このように、たくさんの困りごとがあったので、それらを理解して長くお付き合いしてくれる担当者がいるかどうかも大切だと思いました。

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

清水さん：

先にお伝えした選定ポイントをすべて満たしていて、私たちの困りごとに寄り添ってサポートしてくれる担当者がいたのがジンジャー導入の決め手です。

小さい会社なので費用対効果ももちろん重要でしたが、色んな質問・要望を投げかけたなかでジンジャーだけが「できます」と回答をくださったので、ここにしようと決めたんです。

画面の操作性、リモート対応、勤怠管理と給与計算の連動性などの条件も満たしていたので、今度こそ業務効率化を実現しよう！と、期待が膨らみました。

操作画面がわかりやすく、ボタン一つで勤怠や諸手当のルールをスムーズに反映

－導入後、どのような効果を感じていますか？

清水さん：

ジンジャー導入のタイミングで、給与計算ルールの見直しをおこなったこともあり、問題なく初期設定ができました。既存の勤怠管理システムでは設定に悩んでいたので、第一段階をクリアできてよかったです。導入して数か月ですが、70代の職員も含めてアプリでスムーズに勤怠打刻ができています。

また、以前は職員が打刻をしたあとに、私が手作業で各職員の手当を確認・入力をしていましたが、ジンジャーは打刻の際に祝日手当や研修手当などを選んで打刻できるので、1回で作業が完結するのが便利だなと感じています。

介護処遇改善手当に関しては、ジンジャー導入を機に情報を整理して計算しやすいように改善しました。現在ではすべて自動計算でき、手当金額の変更がある際も給与設定のページでまとめて管理できるようになりました。これまでのようにあちこちにデータを確認しに行く必要がないためとても助かっています。

また、職員に残業管理の意識づけを促すことができた点も良かったです。ジンジャー導入を機に、事前の残業申請を取り入れたのですが、「何時から何時まで残業をします」と残業が終わる時間も指定して申請することで、無駄な残業を減らす意識が芽生えたのではと感じています。

ジンジャー導入によって業務効率化できた具体的な時間数はまだ計測できていませんが、今後もメリハリのある働き方ができるよう、ジンジャーを活用していきたいと思います。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

清水さん：

ジンジャーは「操作画面が見やすい・わかりやすい」「統合型データベースで一つの情報を色んな業務に反映させられるのが便利」なシステムだと思います。他の会社は”できないこと”の方が多かったのですが、ジンジャーは”できること”が多いのに、費用は他社よりリーズナブルで費用対効果が期待できると感じました。

ジンジャーの勤怠管理や給与計算に一通り慣れたら、ゆくゆくは年末調整の内製化にもチャレンジしてみたいですね。現在は外部に年末調整を委託していますが、ジンジャーで内製化したほうがコスト削減できそうですし、オンラインで書類を回収できるのは便利そうだと感じています。

今回のシステム導入の目的は、私の業務負担を減らすことでした。ただ、介護業界全体で人手不足が続いているため、これからも可能な限り社内のDX化は進めていきたいです。介護業界の文化的にどうしても「紙・手書きの作業」を好む傾向にありますが、クラウドシステムがこんなに簡単で便利だということを、同業の皆さんにも知っていただけたら嬉しいですね。

当社でも導入前は「Excelや紙のほうが楽でしょ」という声も聞かれました。でも、システムを導入したほうが有給申請も気軽にできるし、「システム導入は職員の皆さんのためなんですよ」と伝えたら、一定の理解を得られたと思います。これからも職員の働きやすさのために上手くシステムを使いこなしていきたいです。