- 課題
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- 紙のタイムカードで集めた勤怠データをExcelに打ち込むのに手間がかかっていた。
- 紙で集めた有休や残業の申請書類を、勤怠データと照らし合わせて確認する作業が発生していた。
- 勤怠締めのタイミングには毎月必ず残業が発生。対応できる職員も限られており、業務効率化が必須だった。
- 解決策
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- 勤怠システムを導入して、Excelや紙でおこなっていた作業を自動化する。
- 申請業務をシステム化して、勤怠データと連携させる体制を作る。
- 効果
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- 打刻データが勤怠システム上で自動集計できるようになり、締め作業がスムーズに。
- システム上で申請・承認が可能になり、承認された申請がそのまま勤怠データに反映。ペーパーレス化も実現。
- システム活用による業務効率化で、人材不足に耐えられる組織体制を構築。職員の残業抑制も実現。
50枚以上の書類申請と勤怠データの確認作業が負担に。システム活用で組織体制の見直しを図る
-これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか?
佐々木さん:
毎月、紙のタイムカードで打刻をして、パソコンに打刻データを取り込むのに苦労していました。有休や残業の申請も紙でおこなっていたので、申請情報と打刻データを照らし合わせながらExcelにまとめるのに、多くの工数がかかっていました。
申請書類は病院側だけでも毎月50枚前後発生していました。イレギュラーな業務が発生しやすい介護施設では残業が多くなってくるので、より多くの申請が発生していたと思います。
-システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか?
佐々木さん:
事務職員の退職が重なり、なかなか人材が定着しなかったことをきっかけに、業務の見直しを始めました。従来の体制では約2名分の人材が不足している状況でしたが、業務体制を変えれば少ない人数でも業務を回せるだろうと考え、業務効率化の一手として、システムの導入を検討することになりました。
-具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか?
佐々木さん:
システムの導入を思い立ってからすぐに動きはじめました。上層部からもどんどん進めてほしいと依頼があったため、事務長が展示会で見つけたシステムや、既存で利用していたシステムなどの話を聞きました。
当初は、2社をピックアップして比較検討をおこないましたが、具体的な話を進めていくと、複数のオプションが必要とのことで、予算オーバーになってしまったんです。予算調整について悩んでいたところ、ちょうどジンジャーの担当者から提案をいただいたので、検討してみることにしました。
なお、当法人は医療・介護施設を運営していることもあり、従業員の平均年齢がやや高い現状です。そのため、いきなり全部のシステムを入れ替えるのは難しいと考え、まずは勤怠管理システムだけを試そうと考えていました。
業務のシステム化でペーパーレスと職員の残業抑制を実現したい
-最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか?
佐々木さん:
当初描いていた「やりたいこと」が、ジンジャーならすべて実現できると感じたのが決め手です。ジンジャーの勤怠システムには、当法人で必要な機能が揃っていて、なおかつ予算内で導入できるのがポイントでした。
また、クラウド型だった点も良かったですね。病院と施設が離れているため、打刻データのファイルはフォルダに格納して共有していたのですが、都度フォルダに格納する作業を手間だと感じていたんです。離れた施設とリアルタイムで情報共有するためには、クラウド型のシステムであることは必須でした。
-ジンジャー導入後は、どのような効果を期待していますか?
佐々木さん:
当法人では、勤怠が20日締め、当月29日が給与支給日となっています。26日にはインターネットバンキングで送信手続きが必要なため、実質4営業日ほどで病院・老健の200名弱の勤怠を確認しなければならず、月によっては、非常にタイトなスケジュールとなります。
これまでは給与支給日に間に合わせるために、毎月末残業が発生していましたが、今後はジンジャーを活用してこれらの業務を効率化していきたいと考えています。
-ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか?
佐々木さん:
ジンジャー導入前は、日々の業務を回すだけで精一杯で、ほかのことを考える余力がありませんでした。しかし、ジンジャーを活用して業務効率化ができたら、就業規則や手当の見直しなど、プラスαの仕事に取り組みたいと考えています。また、法人本部は人事労務だけでなく経理も担当しているため、病院運営に向けた経理の数値分析なども進めていきたいです。
病院には、さまざまな有資格者が働いており、有資格者にしかできない業務も多数存在します。それぞれが自分のやるべき仕事に専念するためには、システムによる効率的な体制づくりが必要です。
今後も、病院と介護老人保健施設のスムーズな運営のために、バックオフィスを整えていきたいと思います。
2001年設立。兵庫県神戸市で井上病院、介護老人保健施設ドリームヒルズ滝山、あい訪問看護ステーションを運営。在宅支援を必要とした方への継続した医療とケアを提供し、近隣の医療機関や施設と連携しながら地域住民の健康を見守り続けている。