医療法人社団大有会 の導入事例｜勤怠 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型勤怠管理システム

50枚以上の書類申請と勤怠データの確認作業が負担に。システム活用で組織体制の見直しを図る

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

佐々木さん：

毎月、紙のタイムカードで打刻をして、パソコンに打刻データを取り込むのに苦労していました。有休や残業の申請も紙でおこなっていたので、申請情報と打刻データを照らし合わせながらExcelにまとめるのに、多くの工数がかかっていました。

申請書類は病院側だけでも毎月50枚前後発生していました。イレギュラーな業務が発生しやすい介護施設では残業が多くなってくるので、より多くの申請が発生していたと思います。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

佐々木さん：

事務職員の退職が重なり、なかなか人材が定着しなかったことをきっかけに、業務の見直しを始めました。従来の体制では約2名分の人材が不足している状況でしたが、業務体制を変えれば少ない人数でも業務を回せるだろうと考え、業務効率化の一手として、システムの導入を検討することになりました。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

佐々木さん：

システムの導入を思い立ってからすぐに動きはじめました。上層部からもどんどん進めてほしいと依頼があったため、事務長が展示会で見つけたシステムや、既存で利用していたシステムなどの話を聞きました。

当初は、2社をピックアップして比較検討をおこないましたが、具体的な話を進めていくと、複数のオプションが必要とのことで、予算オーバーになってしまったんです。予算調整について悩んでいたところ、ちょうどジンジャーの担当者から提案をいただいたので、検討してみることにしました。

なお、当法人は医療・介護施設を運営していることもあり、従業員の平均年齢がやや高い現状です。そのため、いきなり全部のシステムを入れ替えるのは難しいと考え、まずは勤怠管理システムだけを試そうと考えていました。

業務のシステム化でペーパーレスと職員の残業抑制を実現したい

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

佐々木さん：

当初描いていた「やりたいこと」が、ジンジャーならすべて実現できると感じたのが決め手です。ジンジャーの勤怠システムには、当法人で必要な機能が揃っていて、なおかつ予算内で導入できるのがポイントでした。

また、クラウド型だった点も良かったですね。病院と施設が離れているため、打刻データのファイルはフォルダに格納して共有していたのですが、都度フォルダに格納する作業を手間だと感じていたんです。離れた施設とリアルタイムで情報共有するためには、クラウド型のシステムであることは必須でした。

－ジンジャー導入後は、どのような効果を期待していますか？

佐々木さん：

当法人では、勤怠が20日締め、当月29日が給与支給日となっています。26日にはインターネットバンキングで送信手続きが必要なため、実質4営業日ほどで病院・老健の200名弱の勤怠を確認しなければならず、月によっては、非常にタイトなスケジュールとなります。

これまでは給与支給日に間に合わせるために、毎月末残業が発生していましたが、今後はジンジャーを活用してこれらの業務を効率化していきたいと考えています。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

佐々木さん：

ジンジャー導入前は、日々の業務を回すだけで精一杯で、ほかのことを考える余力がありませんでした。しかし、ジンジャーを活用して業務効率化ができたら、就業規則や手当の見直しなど、プラスαの仕事に取り組みたいと考えています。また、法人本部は人事労務だけでなく経理も担当しているため、病院運営に向けた経理の数値分析なども進めていきたいです。

病院には、さまざまな有資格者が働いており、有資格者にしかできない業務も多数存在します。それぞれが自分のやるべき仕事に専念するためには、システムによる効率的な体制づくりが必要です。

今後も、病院と介護老人保健施設のスムーズな運営のために、バックオフィスを整えていきたいと思います。