株式会社PLAYBASE の導入事例｜勤怠 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型勤怠管理システム

紙管理やシステムごとのログイン作業が積み重なる業務負担に

－現在の管理体制について教えてください。

石川さん：

20代前半での独立後、数年経過した2020年に法人化し、株式会社PLAYBASEはスタートしました。元々経理や総務などの業務はすべて、私一人でおこなっていましたが、2023年頃から後任の担当者に管理業務を引き継ぎ、現在は実務のほとんどを任せています。

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

石川さん：

ジンジャー導入前は、他社のシステムを使用していました。勤怠管理と給与計算で同じシステムを利用していたものの、業務ごとにそれぞれログインする必要がありました。サービスを行き来するような形になっていたので、心理的な負担を少し感じていました。

また、紙での作業も大きな課題でした。アルバイト採用時には一般的な入社書類に加え、業務内容的に秘密保持契約も締結していましたが、ファイルの保管場所を確保するのも大変でした。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

石川さん：

広島で開催された『TSUNAGU広島』に参加した際、他社のシステムを実際に見る機会がありました。そのとき、初めてジンジャーを目にして、こんなに使いやすいシステムがあるのかと驚かされました。特に当社では、バラバラに運用していたシステムに不便を感じていたため、ジンジャーでデータベースを一元化できる点に魅力を感じました。

正直、最初はシステムの入れ替えに対して腰が重く、既存システムをもっと使いこなせないか考えたこともありました。しかし、ジンジャーの提案を受けるうちに、会社を成長させるためには、今システムを変えたほうが良いという結論に至りました。

また、当社には20名以上のアルバイトが在籍しており、これまではスプレッドシートでオリジナルのスキル評価シートを作成し、アルバイトの評価をおこなっていました。今後の会社拡大に備えて、人事評価制度の整備も必要だと感じていました。

－会社拡大のために、なぜシステム刷新が必要だと思いましたか？

石川さん：

会社の規模に関わらず、人事、経理、総務といった中核業務は非常に重要です。中核となる人事システムのUI/UXが使いやすく、見やすいものでなければ、社員数が増えた際に質の高い業務がおこなえなくなるリスクがあると考えました。

また、既存システムのままでは、業務の引き継ぎが困難であったり、人事評価や人事データ活用の整備が不十分であったため、会社の成長に合わせた体制強化が必要だと感じました。
以上の背景から、長期的な会社成長を見据え、システム刷新が必要だと判断しました。

会社拡大に備え、統合型データベースで適切なデータ管理を目指す

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

石川さん：

イベントでは他社システムの話も聞きましたが、ジンジャーの管理画面の見やすさや、データの取り扱いやすさに強い魅力を感じ、ほぼジンジャー一択で進めることに決定しました。

最初はジンジャーで社員情報の入力項目が細かく設定できることに最初は驚きましたが、提案を聞いていくうちに、「このくらいの情報量をシステムでしっかり管理することが標準なのだ」と理解し、人事マスタを管理する重要性やスタンダードの方法を学ぶことができました。

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

石川さん：

最終的な決め手は、ジンジャーで人事マスタを統合することで、全業務を一元管理できる点です。さらに、当社が抱えていたペーパーレス化や業務効率の課題が解決でき、法改正への迅速な対応も実現できると判断しました。

特に、データベースへ社員情報や入社書類が保存される仕組みや、入退社の社会保険申請履歴の確認が容易な点は、非常に使い勝手が良いと感じました。また、ユーザーインターフェースのわかりやすさや、設定項目の充実も決め手の一つでした。

－ジンジャー導入後、どのような効果に期待していますか？

石川さん：

ジンジャー導入後は、管理部の作業効率向上に期待しています。また、ジンジャーを活用して、法改正情報をシステム上で迅速に把握し、対応していきたいです。

さらにジンジャー上で人事評価を可視化し、社員と共有することで、「会社がしっかり評価してくれる」という安心感を醸成していくことも重要だと思います。

加えて、不正打刻防止の仕組みも大きな魅力です。当社は24時間365日稼働しているため、社員が不在の時間帯が発生しますが、ジンジャーの顔写真付き打刻機能により、不正打刻策を仕組み化できます。これは、健全な経営体制の維持につながると考えています。

また、社員の稼働状況をシステムで可視化できるので、働き過ぎの社員を早期に把握し、適切なサポートにつなげていきたいです。

－ジンジャー人事評価、ジンジャー人事データ分析を導入いただいた背景について詳しく教えてください。

石川さん：

正直なところ、今の会社規模では人事データ分析を不要と考える人もいるかもしれません。しかし、会社拡大を想定したときに「どこの部署に、どんな社員がいるのか」「誰がどんなスキルをもっているか」について、早めに把握しておきたいと考えました。

社外の方と話す際に「弊社にはこのような優秀な人材がいる」とデータで示すことで、説得力が増し、伝わりやすくなるのもメリットだと思います。まずはデータの蓄積と活用の土台を作ることを目指していきたいです。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

石川さん：

人口減少が続く中、人材確保をして会社を拡大していくためには、「働きやすい会社」を目指さなくてはなりません。働きやすい会社を作るためには、正しい勤怠管理ができることや、公平な人事評価ができることが重要だと考えています。

正しい勤怠管理や給与計算、効率的な管理体制を整えるには、システムの活用が欠かせません。今後もジンジャーを活用しながら働きやすさを追求し、更なる会社規模・事業規模の拡大に向けて、みんなで頑張っていきたいと思います。