- 課題
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- 各種手当や残業代をExcelで手計算しており、勤怠の締め作業や給与計算の負担が大きかった。
- 打刻漏れは毎月10名前後発生しており、確認に手間がかかっていた。
- 従業員情報や有休申請などを紙で管理していたため、必要な情報を探すのに時間がかかっていた。
- 解決策
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- 勤怠管理と給与計算をジンジャー1つで完結させて手計算をなくす。
- 勤怠状況をリアルタイムで確認できるようにして、各所属長が社員の勤怠チェックをおこなう体制を構築する。
- 従業員情報などの必要な人事データをジンジャーで一元管理する。
- 期待する
効果 -
- Excelによる手計算の工数を削減し、勤怠の締め作業と給与計算を効率化。
- 各所属長がリアルタイムで社員の勤怠状況を確認でき、総務の負担を分散しつつ、残業を抑制。
- 人事データの一元管理によって、欲しい情報を見つけやすい体制を構築。
Excelで手計算をおこなう手間や勤怠管理・給与計算の工数が課題だった
－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？
斉藤さん：
今まで残業代や皆勤手当などの計算をExcelでおこなっていたため、勤怠を締めてから給与計算が完了するまでに2～3日かかっていました。また、勤怠の打刻漏れも毎月10名前後発生しており、正しい勤怠管理ができる体制を整えたいと考えていました。
また、給与計算の各手当を手計算する手間に加えて、有休申請などの申請フローも煩雑で時間がかかっていました。具体的な枚数は把握していないものの、書類の枚数はかなり多かったため、総務担当者の負担軽減が必要だと考えました。
他にも、入社書類の回収や社会保険手続きを紙で対応していたため、従業員情報を探すのに時間がかかっていました。紙とExcel、システムなど、複数の場所に従業員情報や給与計算に必要な情報が散らばっていたことは大きな課題だったと思います。
－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？
斉藤さん：
紙で管理している従業員情報を一元化し、勤怠管理や給与計算、入退社手続きなどをシステム化することで、「やらないこと」を増やしたいと考えたためです。製造業としてやりたいことを実現させるためには「やらないこと」を決め、時間短縮を図ることが重要です。
ジンジャーの話を聞く前から、従業員情報や給与情報があちこちに散らばっていて、必要な情報を探しづらいことが煩わしいと感じていました。また、万が一、総務担当者が休んだり異動したときに誰でも対応できる環境を整備する必要があると考え、システム導入を進めました。
－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？
斉藤さん：
既存システムでできることを再確認した後、インターネット検索でジンジャーを見つけました。沢山のシステムを比較したわけではありません。当社が求めていた勤怠管理や給与計算、人事情報の一元管理などに対応しているシステムを探しました。
従業員情報を一元管理して業務を効率化したら、やるべき業務に集中したい
－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？
斉藤さん：
ジンジャーはスマホやタブレットでも操作でき、クラウド型のシステムであるため場所を問わず使うことができます。いずれ、バックオフィス部門の社員が出社せずにリモート業務できる環境を作れそうだと思い、導入しました。
また、システム上で社会保険手続きができれば、外部委託コストの削減にもつながると考えました。
ジンジャーで勤怠打刻状況をリアルタイムで確認できるようになれば、所属長が自チームの社員の勤怠状況を確認しやすくなるのも利便性が高いと感じました。
－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？
斉藤さん：
今後、事業を拡大していくために、システム上で完結できる業務を増やして、バックオフィス部門の担当者がリモート業務できる状態を作りたいです。まだジンジャーの初期設定の最中ですが、早く運用に乗せて、勤怠のエラーチェックの責任を総務1ヶ所から各所属長に分散させ、適切な勤怠管理ができる体制を構築していきたいと思います。
また、生産管理部長が総務を兼任しているため、ゆくゆくは総務の後任にジンジャーの管理を任せて、生産管理部長が現場の業務に集中できる環境を整えていきたいです。
1983年創業。茨城県坂東市に本社を構え、シリコーンゴムの加工専業メーカーとして「環境も人の幸せも大切に」というコンセプトのもと、日々製品の製造をおこなっている。制作している製品は、一般の方が手にする民生産業用ゴム部品をはじめ、医療用ゴム部品などさまざまな用途に用いられている。
