浅田化学工業株式会社 の導入事例｜勤怠 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型勤怠管理システム

紙とExcelによる作業工数に悲鳴！紙の管理に限界を感じた

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

山本さん：

当社は姫路、広島、筑波に3つの工場を持ち、約75名の社員が働いています。各工場の勤怠管理は紙のタイムカードを利用していましたが、勤怠データを手作業で集計していたことが課題の1つでした。

ジンジャー導入前は、タイムカードの準備、回収、紙の出勤簿への転記に時間がかかっていて、さらに出勤簿の情報をExcelで再集計していました。これらのアナログな手法により、無駄な作業が増えてしまい、勤怠データの集計だけでも毎月3時間ほどかかっていました。

また、勤怠データの集計は各拠点に一任することが多かったのですが、拠点長の力量に依存する体制に不安を感じていました。万が一、拠点長の手が回らなくなった場合、勤怠の締め作業が遅延してしまうリスクがありました。

－各種申請やマスタ管理ではどんな課題を抱えていましたか？

山本さん：

休暇申請と備品購入申請はすべて紙で対応していました。各種申請を紙でおこなうと記入や押印の手間もかかるうえ、申請状況をリアルタイムで把握することができません。そのため、申請が途中で止まってしまうことも多く、書類の出し直しも発生し、管理部・社員ともに負担が大きかったです。

人事マスタは複数のExcelデータに分かれていたため、入力の手間や更新漏れなどの課題がありました。入退社が発生するたびに、従業員名簿を書き換えてから複数のマスタを手作業で更新していたので、どうしても更新漏れを見落としやすかったんです。

また、正しい人事マスタが管理できていないことで、業務で必要なデータをすぐに取り出せない点も悩みでした。例えば、特定の健康診断対象者を抽出しようとしても、直近の入退社者や、健康診断の条件に合致する方を漏れなく抽出できる保証はありません。正しい情報にアクセスするためには、複数のマスタや書類を目視で確認する必要があり、業務効率が悪かったと思います。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

山本さん：

法改正や昨今のDX化の動きの中で、何度かペーパーレス化が社内の議題として挙がっていました。しかし、いざ取り組もうとしても、慣れ親しんだ紙やExcelの管理方法から変化することに少なからず抵抗を感じていました。

そんな時、たまたま出張帰りに総務・人事向けシステムの展示会が開催されているという情報を耳にして、まずは情報収集をしようと展示会に参加したのがきっかけです。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

山本さん：

展示会では、勤怠管理システムとワークフローシステムを中心に、複数社の話を聞いて回りました。展示会終了後も、各社とオンライン商談を実施して検討を進め、その後ジンジャーからも連絡をいただき、提案を受けることになりました。

人事マスタを一元管理してデータ検索や年末調整もスムーズに

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

山本さん：

紙からシステムへの移行は社員にストレスがかかるため、複数のシステムをバラバラに導入するのではなく、勤怠管理とワークフローは必ず1つのシステムにまとめたいと考えていました。

ジンジャーは勤怠管理とワークフローだけでなく、給与計算や年末調整といった幅広いプロダクトを展開しています。そのような複数プロダクトのマスタを統一して一元管理できるのはジンジャーしかないと知り、今回導入を決めました。

－ジンジャー導入後にどのような効果を期待していますか？

山本さん：

勤怠管理システムを活用することで、まずはタイムカードの準備や回収、集計作業の工数削減に期待しています。集計作業が効率化されれば、給与計算までの時間も短縮でき、他の業務にもっと注力できるようになるはずです。

また、ジンジャー勤怠の利用によって打刻漏れの管理も楽になると思います。これまでは「〇日の出勤打刻を忘れていませんか？」とタイムカードを目視でチェックしてから社員に連絡をしていました。しかし、これからは打刻漏れのあった社員に自動でアラート通知されるようになるため、総務部の確認作業の負担が大幅に減るだろうと思っています。

それから、社員の勤怠状況や休暇取得状況をリアルタイムで把握できる点も期待しているポイントです。今までは月末にまとめて勤怠確認をしていましたが、リアルタイムで勤怠状況を把握できれば、困っている社員のこともタイムリーにサポートできるようになります。

ゆくゆくは、人事データの検索性向上や年末調整の活用も進めていきたいですね。ジンジャーで社員の勤務日数や勤務時間、有休消化日数といったデータを一元管理できれば、必要なデータをすぐに検索できて、集計作業のスピードも上がるはずです。
年末調整もシステム化によって書類準備や回収、個別の質問対応などの工数を減らし、スピーディーに対応できると嬉しいです。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

山本さん：

ジンジャー導入を機に、本社と工場、管理部と各部署などのやり取りがスムーズなることを期待しています。そして、紙のワークフローによる無駄な工数をなくして、総務部と社員それぞれの負担を軽減していきたいです。勤怠管理や給与明細書の確認、各種申請など、社員がジンジャーの操作に慣れてきたら、社員向けの伝達事項を告知する場所を作るなど、クラウドでできる新たな取り組みにチャレンジしていきたいと思います。