スマホアプリによって、外出が多い従業員も正確な勤怠管理が可能に！

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ジンジャー勤怠を導入する前は、タイムカードで労働時間を管理していました。業務の特性上、オフィス外での業務が多く、タイムカードでは打刻できず、正確な勤怠データを得ることが難しい状態でした。有給休暇の管理にも課題があり、正確な勤怠管理を目指し、ジンジャー勤怠の導入を決断。

ジンジャー勤怠導入後は、外出先からもスマホから打刻することが可能になり、正確な労働時間の管理が可能になりました。

今回は、株式会社EPOCHの柳生さんとウェンウェンさんにお話を伺いました。

毎日同じ出退勤時刻が記入されていた。正確に管理できていなかった労働時間

– ジンジャー勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか？

ウェンウェンさん：従業員の労働時間は、タイムカードで管理していました。

月末にタイムカードを提出してもらい、一人ひとり目視で確認し、問題なければ、手書き分は別のシステムへタイムカードの情報を打ち込み、労働時間を集計していました。

弊社は制作会社ですので、撮影などで従業員がオフィスにいないことも多く、タイムカードで打刻できないことも多々ありました。打刻できなかったときは、次にオフィスに出社したときに、手書きで勤務時間をまとめて、提出してもらっていました。

しかし、このやり方だと、提出してもらった勤務時間が、正確かどうかわからないため、困っていました。
また、記入漏れが多く、修正対応に時間がかかっていました

– 有給休暇については、どのように管理されていましたか？

ウェンウェンさん：有給休暇は、誰が何日に取得したのかや残日数を管理するだけの簡易的なシートしかありませんでした。そのため、都度シートへ入力する手間も発生していました。

働き方改革関連法により、年次有給休暇を5日取る必要が出てきたので、このタイミングで有給休暇もシステムで管理したいと考えていました。

– ジンジャー勤怠を導入しようと考えたきっかけを教えていただけますか？

柳生さん：リモートワークが増え、勤怠や有給休暇の正確なデータを自動で手間なく管理したいと感じるシーンが増えたことがきっかけでした。

業界の特性上、忙しい時期だと、残業をすることが多いです。しかし、月末にまとめて出されたシートを見ると、これが正確な出退勤時間なのかわからないものもありました。

タイムカードだと、どうしてもオフィスでしか打刻することができないので、どこでも打刻ができ、かつ従業員が使いやすいツールがあれば導入したいと考え始めました。

従業員からの評判の良さが決め手。リアルタイムで正確な労働時間を把握できるようになった

– 数多くの勤怠管理システムがある中で、なぜジンジャー勤怠をお選びいただけたのでしょうか？

柳生さん：ジンジャー勤怠が従業員の評判がよかったからです。

いくつかの勤怠管理システムを検討しているときに、3名の従業員に2週間ジンジャー勤怠での打刻を体験してもらいました。その際、「スマホアプリでどこからでも打刻ができ、とても使いやすい」という意見が多く、評判がよかったので、ジンジャー勤怠を選びました。

– ジンジャー勤怠を導入して良かった点を教えてください。

ウェンウェンさん：ジンジャー勤怠を導入して良かった点は3つあります。

1つ目は、リアルタイムで残業時間の把握できるようになったことです。以前は月末の労働時間の集計が終わらないと、残業時間を把握できませんでした。

しかし、ジンジャー勤怠導入後は、別のシステムに情報を入力せずとも、ジンジャー勤怠上で簡単に従業員ごとの労働時間を確認できます。現在、週単位で集計した数値を人事部が従業員に伝えており、その結果、残業の抑制につながりました。

2つ目は、正確な労働時間を管理できるようになったことです。弊社はオフィス外での仕事が多いのですが、ジンジャー勤怠のアプリのおかげで、従業員はどこにいても打刻ができます。そのため、打刻漏れがなくなり、正確な勤怠データを取得できるようになりました。

また、ジンジャー勤怠を見れば、誰が打刻できていないかも簡単に把握できるので、打刻漏れがある従業員に素早く通知を送ることができます。これにより、打刻修正がスピーディー、かつ正確なものが上がってくるので、勤怠データの信頼性が高まりました。

3つ目は、正確な有給休暇の管理ができるようなったことです。以前は、データがまとまっておらず、誰が何日有給休暇を取得したかをすぐに確認するのは難しい状態でした。
しかし、ジンジャー勤怠を導入したことにより、ジンジャー内にデータが蓄積・整理されるので、ひと目で確認が可能です。

また、今まで手動でやっていた有給休暇の付与も自動でされるので、有休の付与忘れがなくなったことが良かったと感じています。

– ジンジャー勤怠を導入して得られた効果はありましたか？

ウェンウェンさん：労働時間の集計にかかる時間が大幅に短縮されました。

定型業務は効率化し、本来やるべき仕事に着手し、企業に貢献していく

– 今後は、どのようにジンジャーを活用していきたいですか？

柳生さん：ジンジャーを使って、今まで時間がかかっていた定型業務を効率化し、効率化によってできた時間で会社をよくするためのほかの業務に時間を使っていきたいです。

また、今はジンジャー勤怠だけを導入していますが、今後さらにリモートワークが進むかと思うので、人事管理や給与計算、経費精算などもペーパーレス化していきたいです。

– 最後に、勤怠管理システムの導入を考えている企業様に、導入のポイントがあれば教えてください。

柳生さん：少人数の企業では、タイムカードや出勤簿で勤怠を管理している企業が多いと思います。費用対効果は見ないといけませんが、ジンジャー勤怠のようなクラウドの勤怠管理システムを導入すると、月末の集計などの業務の効率がかなり上がります。

タイムカードの集計業務を効率化し、その分、会社に貢献する別の仕事ができるようになるので、ジンジャー勤怠の導入をおすすめします。