従業員の半数以上がパソコンを使っていなかったので、スマホやiPadで打刻できるジンジャー勤怠に決めました

– ジンジャー勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか？

秋葉さん：紙の出勤簿で勤怠を管理していました。一人ひとりに出勤簿を配布し、従業員に出退勤時間を記入して回収していました。

月末になると、70拠点の各支店長が従業員から回収した出勤簿のデータをExcelに入力していました。
Excelへの入力作業が終われば、Excelデータを本社に送ってもらって、管理者である私が70拠点分の勤怠データを確認し、給与計算の担当者に渡していました。

– 各支店長が出勤データをExcelに入力し、秋葉さんが70拠点分のExcelデータを確認する業務は大変そうですね。

秋葉さん：すごく大変でした。また、大変なのと同時に、時間もかかっていました。
当時、従業員に出勤簿を渡してから、本社にExcelデータが届くまでに7営業日はかかっていましたね。

本当は3営業日までにExcelデータを提出してほしかったのですが、当時のフローだと難しく、Excelデータが本社に届けば、私が他の業務を置いて、最優先で対応していました。

しかし、実は勤怠の集計に時間がかかっていたことが、勤怠管理システムの導入を検討したきっかけではなかったです。

– では、何がきっかけで勤怠管理システムを検討したのでしょうか？

秋葉さん：勤怠管理システムの導入を検討したきっかけは、働き方関連法により、客観的な労働時間の把握が義務付けられたことでした。

先ほどもお伝えした通り、勤怠管理システムを導入する前までは、出勤簿で勤怠を管理していました。
出勤簿だと、客観的に勤怠を管理できているとはいえる状態ではなかったため、勤怠管理システムの導入を検討し始めました。

– 勤怠管理システムの導入をどのように検討していったのでしょうか？

秋葉さん：弊社の親会社が勤怠管理システムを導入していたので、最初は「自社で勤怠管理システムを開発する」「親会社が使っている勤怠管理システムを導入する」「それ以外の勤怠管理システムを導入する」の3つで迷っていました。

最初に候補を外れたのは「自社で勤怠管理システムを開発する」です。
開発費用を算出してみると、2,000万円～3,000万円必要だったので、費用が高かったので候補から外れました。

次に親会社が導入している勤怠管理システムについて調べたのですが、その勤怠管理システムはパソコンでしか打刻できないことがわかりました。

実は、弊社の700人中、半分以上の従業員がパソコンを使わずに日々仕事をしています。
打刻のためだけにパソコンを起動してもらうのは、従業員の手間になると思い、親会社が使っている勤怠管理システムも候補から外しました。

最終的には、スマホやiPadから打刻ができ、価格が安いジンジャー勤怠に導入を決めました。

ジンジャー勤怠の導入によって、就業規則を見直すきっかけになった

– ジンジャー勤怠を運用し始めて大変だったことを教えてください。

秋葉さん：ジンジャー勤怠で正確な労働時間を把握できるようになったからこそ、表面化した問題がありました。
その問題とは、従業員の就業規則への理解不足です。

たとえば、半休の理解。
弊社では、半休はお昼の前後で分けているのですが、従業員に聞いてみると「14時だと思っていました」という返答が返ってきました。

このように、システムを使いこなせるかどうかよりも、就業規則への理解度が問題でした。
しかし、就業規則の理解を促進するとともに、一部就業規則を変更しないといけない点も見つかったので、良い機会でした

– ジンジャー勤怠を導入して、どのような効果がありましたか？

秋葉さん：ジンジャー勤怠を導入する前は、拠点から勤怠データが送られてくるのに7営業日かかっていましたが、ジンジャー勤怠を導入して2営業日以内に送られるようになりました。

今までは勤怠の集計期間と出張や外出が重なると、集計できず、その結果7営業日後にようやく本社に集計データが届けられました。

しかし、ジンジャー勤怠なら、集計をする必要がなく、承認作業もスマホがあればどこでもできるので、その結果集計データが本社に送られてくるのにかかる営業日日数が短縮されました。

– ジンジャー勤怠のサポートはいかがでしたか？

秋葉さん：弊社のことをわかっているサポート担当がいるので、質問に対して的確に返してくれて助かっています。
正直、ジンジャー勤怠を導入する前は、「サポートだったら誰がついても一緒だろう」と思っていました。

しかし、実際は、サポート担当がつくと、弊社の就業規則のことをわかってくれているので、ただ質問に答えてくれるだけではなく、弊社にとってベストな運用方法を提案してくれます。
そのため、いつも助かっています。

ジンジャー勤怠を活用して、より従業員が働きやすい環境を整えていきたい

– 今後、ジンジャー勤怠をどのように活用していきたいですか？

秋葉さん：ジンジャー勤怠でスマホ打刻を利用して、外回りでも正確な労働時間を管理できるようにした上で、社内の各種制度の見直しに活用したいです。

ジンジャー勤怠を導入する前、外回りの営業の労働時間を正確に把握できなかったため、時間外手当ではなく、営業手当が出る就業規則になっていました。

しかし、ジンジャー勤怠ではスマホで打刻ができるので、外回りでも正確な労働時間を把握できます。

外周りの時間を把握することが、今までの営業手当や外勤手当などの手当制度を変更する判断材料になるので、ぜひ活用していきたいと思っております。

それ以外の面でも、従業員が働きやすい環境をジンジャー勤怠で整えていきたいと思っています。