紙の経費精算業務に限界を感じ、期末から検討を開始した

– ジンジャー経費を導入する前は、どのように経費精算を管理していたのですか？

矢野本さん：これまでは、活動内容を記載した手書きの申請書を会計担当者に渡し、小口現金からお金と交換して経費精算をしていました。経費精算をした後、会計担当者は手書きの申請書と同じ内容を Excel に再度打ち込んでいました。

また、毎年おこなう活動報告や社内での会計監査をするため、金額照合を実施する必要があるのですが、その際に漏れが発生しており、改善の必要がある箇所がありました。

日ごろからミスが起きず、もっと簡単に経費精算ができればいいなと考えていました。

– 手作業が多く、書類に不備が発生していたのですね。システムの検討はいつ頃から始めたのですか？

矢野本さん：：経費精算システムを検討し始めた最も大きなきっかけは、昨今の新型コロナウイルスの感染拡大です。

これまでは毎年、全拠点の執行委員が集まって会議することがあったのですが、それができなくなってしまいました。その際に、各拠点の執行委員が活動費を精算していたのですが、対面でその作業ができなくなってしまったので経費精算システムの導入を検討し始めました。経費精算システムの導入は去年の 9 月の期が変わるタイミングを考えていました。

システムの情報収集や選定などは、自分でおこないました。ネットで調べて出てくるサイトや口コミ、比較サイトを見ながら複数社トライアルができるシステムを探しました。いきなり導入というよりは、ある程度希望の運用ができるかどうかを見た上で、費用なども加味しながら、検討を進めたいと考えていました。

– ご自身で情報収集から選定までおこなっていたのですね。選定の際に大事にしていた点はありますか？

矢野本さん：スマホアプリに対応しているという点です。パソコンよりスマホでやったほうが楽だと考えていました。

パソコンだとインターネットでブラウザやブックマークを開いてログインしなければならず、自分でやることを想像すると面倒です。

スマホアプリに対応していれば、わざわざブラウザを開く必要なく経費精算がおこなえるため、執行委員も簡単に使用できます。

自社の想定している運用が可能かどうかを複数のトライアルで確認して選定を実施

– 複数のシステムをどのように選定していったのでしょうか？

矢野本さん：規模が大きいシステムだと金額もかかるため、費用対効果の点で選定から外し、安価なシステムをいくつかピックアップしました。

その中から想定している運用ができそうなシステムを選定しました。

– システム選定に対して不安はありましたか？

矢野本さん：不安はそこまで感じませんでした。システムをトライアルして、違いを確認しながら選定を進めていきました。

システムについてはある程度理解はできていたので、比較的選定はスムーズでした。

– 数多くの経費精算システムがある中で、なぜ ジンジャー 経費をお選びいただけたのでしょうか？

矢野本さん：想定している操作や運用ができる点、スマホアプリに対応している点、サポート含めて安価な点で ジンジャー を選びました。

– ジンジャー経費はどのポイントが高かったのでしょうか？

矢野本さん：サポートに関してはとてもおすすめできます。サポート担当から話を聞きながら設定を進めることができますし、企業に合った運用の提案までしてくれるのは大きいです。

本格導入までしっかりとスケジュールの提案までしてくれるところはポイントです。

システムとして機能は十分。今後も負担のない経費精算をジンジャーで実現していく

– ジンジャー経費を導入されて、どのような効果がありましたか？

矢野本さん：弊組合では経費精算が複雑ではないので、今の運用で十分効率化できています。

今やっている以上のことが発生しなければ、問題なく今後も効果を持続できます。

– 今後、ジンジャー経費をどのように活用していきたいですか？

矢野本さん：：執行委員からは導入してから使いにくいなどの話は上がってきていません。また、しっかり使用してくれています。

今後、人員が入れ変わった際にしっかりとシステムの運用が続けられるように環境を整備していきたいです。