手作業により発生していた申請のミスや漏れを大幅削減!スマホアプリで経費精算の簡略化に成功!

導入プロダクト
jinjer経費

社名
トーヨーエイテック株式会社※労働組合のみの導入になります
業種
工作機械の製造
拠点数
4拠点
従業員数
668名
課題
  • これまで対面でおこなっていた経費精算業務が、新型コロナウイルスの影響でできなくなった
  • 手作業が多く、申請のミスや漏れの温床になっていた
  • 紙と Excel の二重記入が会計担当者の負担となっていた
効果
  • スマホアプリでどこからでも経費精算をおこなうことが可能になった
  • 手作業が自動化され、ミスや会計担当者の負担の削減が実現
  • 経費精算のオンライン化で申請・承認・処理が一気通貫で可能になった

工作機械自動車部品の製造をおこなっているトーヨーエイテック株式会社。自動車メーカーの
中で培われた工作機械の製造技術は、その後、時代をリードする産業分野で次々と高い評価を受けております。

 

内面研削盤の評価は特に高く、今日では「内研の TOYO」として広く知られると共に、国内でトップクラスのマーケットシェアを持つメーカーとして知られている企業です。

 

jinjer 経費を導入する前は、紙の伝票で経費精算をおこなっていましたが、手作業が多く記入ミスが発生しており、業務に課題を感じていらっしゃいました。

 

そして、緊急事態宣言によって、これまで組合で実施していた業務が難しくなったタイミングで、jinjer 経費の導入を決断。

 

jinjer 経費の導入後は、手作業の自動化や経費精算のオンライン化によって業務が効率化されました。また、スマホアプリの活用で執行委員もミスなく場所に捉われない経費精算がおこなえる環境整備を実現することができました。

 

今回は、トーヨーエイテック労働組合の矢野本さんにお話を伺いました。

紙の経費精算業務に限界を感じ、期末から検討を開始した

-jinjer 経費を導入する前は、どのように経費精算を管理していたのですか?

矢野本さん:これまでは、活動内容を記載した手書きの申請書を会計担当者に渡し、小口現金からお金と交換して経費精算をしていました。

 

経費精算をした後、会計担当者は手書きの申請書と同じ内容を Excel に再度打ち込んでいました。

 

また、毎年おこなう活動報告や社内での会計監査をするため、金額照合を実施する必要があるのですが、その際に漏れが発生しており、改善の必要がある箇所がありました。

 

日ごろからミスが起きず、もっと簡単に経費精算ができればいいなと考えていました。

 

-手作業が多く、書類に不備が発生していたのですね。システムの検討はいつ頃から始めたのですか?

矢野本さん::経費精算システムを検討し始めた最も大きなきっかけは、昨今の新型コロナウイルスの感染拡大です。

 

これまでは毎年、全拠点の執行委員が集まって会議することがあったのですが、それができなくなってしまいました。

 

その際に、各拠点の執行委員が活動費を精算していたのですが、対面でその作業ができなくなってしまったので経費精算システムの導入を検討し始めました。

 

経費精算システムの導入は去年の 9 月の期が変わるタイミングを考えていました。

 

システムの情報収集や選定などは、自分でおこないました。ネットで調べて出てくるサイトや口コミ、比較サイトを見ながら複数社トライアルができるシステムを探しました。

 

いきなり導入というよりは、ある程度希望の運用ができるかどうかを見た上で、費用なども加味しながら、検討を進めたいと考えていました。

 

-ご自身で情報収集から選定までおこなっていたのですね。選定の際に大事にしていた点はありますか?

矢野本さん:スマホアプリに対応しているという点です。パソコンよりスマホでやったほうが楽だと考えていました。

 

パソコンだとインターネットでブラウザやブックマークを開いてログインしなければならず、自分でやることを想像すると面倒です。

 

スマホアプリに対応していれば、わざわざブラウザを開く必要なく経費精算がおこなえるため、執行委員も簡単に使用できます。

 

自社の想定している運用が可能かどうかを複数のトライアルで確認して選定を実施

-複数のシステムをどのように選定していったのでしょうか?

矢野本さん:規模が大きいシステムだと金額もかかるため、費用対効果の点で選定から外し、安価なシステムをいくつかピックアップしました。

 

その中から想定している運用ができそうなシステムを選定しました。

 

-システム選定に対して不安はありましたか?

矢野本さん:不安はそこまで感じませんでした。システムをトライアルして、違いを確
認しながら選定を進めていきました。

 

システムについてはある程度理解はできていたので、比較的選定はスムーズでした。

 

-数多くの経費精算システムがある中で、なぜ jinjer 経費をお選びいただけたのでしょうか?

矢野本さん:想定している操作や運用ができる点、スマホアプリに対応している点、サポート含めて安価な点で jinjer を選びました。

 

-jinjer 経費はどのポイントが高かったのでしょうか?

矢野本さん:サポートに関してはとてもおすすめできます。

 

サポート担当から話を聞きながら設定を進めることができますし、企業に合った運用の提案までしてくれるのは大きいです。

 

本格導入までしっかりとスケジュールの提案までしてくれるところはポイントです。

 

システムとして機能は十分。今後も負担のない経費精算をjinjerで実現していく

-jinjer 経費を導入されて、どのような効果がありましたか?

矢野本さん:弊組合では経費精算が複雑ではないので、今の運用で十分効率化できています。

 

今やっている以上のことが発生しなければ、問題なく今後も効果を持続できます。

 

-今後、jinjer 経費をどのように活用していきたいですか?

矢野本さん::執行委員からは導入してから使いにくいなどの話は上がってきていません。また、しっかり使用してくれています。

 

今後、人員が入れ変わった際にしっかりとシステムの運用が続けられるように環境を整備していきたいです。

 

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