山陰酸素工業株式会社 - ジンジャー（jinjer）| クラウド型人事労務システム

システムを活用しているのに手間が増えている？！　　　　　　　システム間の連携が難しく作業効率がダウン

－これまでどんな管理体制で人事業務をおこなっていましたか？

前田さん：

弊社の人事部は人事グループと人材開発グループで成り立ち、人事システムをメインで使うのは人事部長と人事グループの社員4名です。もともと、勤怠管理や給与計算、年末調整などは他社の人事システムを利用していて、入社時の雇用手続きや育児休業の手続きなどは、部分的に紙を印刷してアナログな対応をおこなっていました。

今回のジンジャー導入のプロジェクトは、専門的な要件定義も必要になってくるため、人事部とシステム統括部の社員で協力して進めました。

－ジンジャー導入前はどのような人事課題を抱えていましたか？

吉川さん：

人事労務の業務歴が長くて専門用語を理解していれば、どのシステムでもある程度は使えると思います。ただ、既存システムは操作性に優れているとは言えず、初めて利用する社員でも「パッと見でわかる」システムに変えたいなと感じていました。ジンジャーのように画面のアイコンも親しみやすくて、「このボタンを押せば〇〇ができるんだな」と直感的に理解できるものを、まさに求めていました。

前田さん：

個別のシステムが社内に乱立している課題に加えて、「システム→紙→システム」など、システム対応とアナログ作業が併用されて、仕事が煩雑になっている点にも悩んでいました。例えば、ワークフローを管理するシステムから書類をダウンロード・印刷して、別システムにその内容を入力し直す作業が発生するなど。

システム同士の連携ができないことや、システムと紙作業の併用作業が発生することで、せっかく便利なシステムを導入しても生産性が下がっているのでは…と悩んでいました。

吉川さん：

仕事の生産性を高めるはずなのに、システム管理に手がかかっては本末転倒ですよね。それぞれ単体で見れば、勤怠管理システムも年末調整システムも便利です。ただ、結果的にはシステム化により無駄な仕事が増えている現状で困っていました。

ほかにも、システムが多数あると、社員が問合せ先に迷ってしまう場面も多々ありました。ワークフローシステムで所属部門を変更するにはシステム統括部との連携が必要で、問合せ先はシステム統括部になります。ただ、社員が「このシステムは人事部が詳しい」「このシステムの情報はシステム統括部に聞こう」など、すべての管理者を把握しているわけではありません。システム統括、総務、人事などあちこちに連絡がくる状態となり、社内で二重、三重の無駄なやり取りが発生していました。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

前田さん：

既存のオンプレミスシステムの保守更新期限が迫っていたのが、システムのリプレイスを検討したきっかけの1つです。今まで給与計算やワークフローなどを個別にシステム化していたものの、それぞれのシステムが独立しており、システム同士の連携がうまくいっていない課題がありました。

例えば、年末調整の社員情報をシステム上で収集したにもかかわらず、給与計算システムに反映させる際に部分的に手作業が必要になったり、とあるシステムで出力した紙を社員に郵送して、回収した紙情報をまたシステムに手入力したりと、システム同士の連携ができず工数過多になっていました。

これらを1つのプラットフォームで管理できないかと常日頃考えていて、システム更新のタイミングも重なり、リプレイスを検討し始めました。

吉川さん：
私は、前々からクラウド型のシステムに変えたいなと考えていました。休業中の社員と人事労務の手続きでやり取りする際、社員が自宅からアクセスできるクラウドシステムは魅力的ですよね。

ジンジャー導入前は、社内通信を利用する関係で、物理的にオフィスに出社しないと作業ができない手続きがいくつかありました。人事部だけでなく、社員の使い勝手を考慮してもやはりクラウド型のシステムが良いなと思っていました。

前田さん：

特に、コロナをきっかけに働き方を見直す企業も多く、物理的にオフィスに出社しないとできない作業は減らすべきだと考えました。社会的にも「PCさえあれば、どこでも働ける」といった考えが普及し始め、そういう目線で人事システムのクラウド化の可能性を検討してみたいと思いました。

細かい要件定義に対して丁寧にフォローしてくれた　　　　　　　ジンジャーの担当者に期待したのが導入の決め手

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

前田さん：

ジンジャー導入にあたり、「雇用契約やワークフローなどの紙対応をデジタル化すること」「既存システムからジンジャーにリプレイスすること」の2つの視点でプロジェクトを進めました。といっても、はじめは大阪で開催された人事システムの展示会に管理部門の社員3名ほどで、「何か便利なシステムはあるかな」と勉強がてら参加したのがきっかけでした。そこで、たまたまジンジャーさんのブースを見つけてお話を聞くことになりました。

余村さん：

少し補足をすると、システム統括部側では、人事・経理まわりのシステムを一気通貫で管理できるよう、同じシステムで揃えたいと考えていました。いくつか他社システムからも提案を受けていたものの、人事と経理のどちらの要件も満たせるシステムがありませんでした。やはり、自社独自のシステムを開発すべきかな…と話し合っていたころ、ちょうどジンジャーさんと出会ったという流れです。

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

吉川さん：

操作画面の使いやすさはもちろんのこと、今後のサービスの成長、伸びしろに期待をしたことも決め手でした。正直なところ、ジンジャーさん以外にも人事業務を一元管理できるシステムはありますし、使いこなせるかどうかは、実際に導入しないとわからないのが本音です。

ただ、ジンジャーさんの担当者に相談していると、私たちの意見を吸い上げてスピーディーに改善してくれそうだなと感じました。また、ジンジャーを既に活用されている他社の声も聞いて、期待値が高まりました。

余村さん：

今回の導入にあたり、人事業務をすべて洗い出して非常に細かい要件定義をおこないました。その要件定義を複数社に相談したときに、ジンジャーの回答が1番明確だったのも導入の決め手でしたね。

吉川さん：

これは導入後に気付いたことですが、ジンジャーはヘルプページが分かりやすいのも魅力的ですね。ほとんどのシステムでは導入時に説明書を共有されるので、不明点があれば説明書のページを1からめくって調べるのですが、ヘルプページなら知りたい情報にすぐアクセスできるので助かっています。

また、社内異動が発生して社内引継ぎをする際に、機能が多すぎると社内共有が大変になります。ジンジャーの機能数やヘルプページの存在、ぱっと見で感覚的・視覚的に使いやすい点などは、社員1人ひとりがシステムを使いこなす上で重要なポイントだと感じました。

個別のシステムで抱えていた人事データを　　　　　　　　　　　一元管理して、人材開発や教育に生かしたい

－ジンジャー導入をきっかけに、どのような体制を作っていきたいですか？

前田さん：

現在は、人事情報があちこちに散らばっている状態なので、ジンジャーを活用しながら情報の一元管理を進めたいですね。人事評価情報や過去に受講した研修履歴など、1人ひとりの社員に紐づくさまざまな人事データを集約できれば、人材開発や育成に生かせるはずです。

また、機能面で気になっているのはジンジャーの組織図づくりの機能です。年に数回発生する人事異動の際、現行システムから人事情報を出して、人選をおこないながらExcelで管理をするというアナログな手法をとっていたので、ドラック＆ドロップで簡単に組織図シミュレーションをできるならぜひ、活用していきたいと思っています。

吉川さん：

新卒と中途ともに定期的に採用活動をおこなっているので、まずは入社手続きをジンジャーで効率化していきたいです。また、複数のシステムでやり取りが煩雑化していた年末調整も、スピーディーに対応できることを期待しています。