株式会社買取王国 - ジンジャー（jinjer）| クラウド型人事労務システム

電子契約サービス導入前に抱えていた課題・ジンジャーサイン選定の理由

―御社がジンジャーサインをご導入いただく以前に抱えていた課題や、導入検討の背景をぜひお伺いできればと思います。

小笠原様：元々弊社は、店舗での買い取りがほとんどでしたので、契約書が発生することが少なく、契約も紙で行っていました。

最近は法人契約が非常に増えてきたため、それに伴い契約書を締結することが増えてきました。

契約締結が増えるとおのずと契約書の内容を修正する工数も増えており、担当者の時間が契約締結にかなり割かれており、契約書のやり取りがラクにできるものはないかと考え電子契約サービスの導入を検討し始めたことが背景です。

ジンジャーサインを選んだ理由としては、元々弊社ではジンジャー人事労務など別サービスの契約もしていたため、連携や導入が手軽にできると考え導入しております。

また、弊社では売買基本契約を締結することが多いのですが、これらは印紙税が4,000円かかってしまいます。

PDFデータをメールでやり取りすれば、たしかに印紙税はかからないのですが、メールだけですとどうしても法的効力に不安を感じてしまいます。

そのため、電子署名・タイムスタンプを付与できるという点も重要でした。

―他社の電子契約サービスの企業様の話を聞いてみて、サービス内容やプランの価格との違いはありましたでしょうか。

小笠原様：2～3社はお話を聞きましたが、いずれも弊社には費用対効果が合いませんでした。

どの企業様も月額の基本料金＋送信料とありますが、弊社の契約において必要な機能をオプションで付けていくと、どうしても割高になってしまいます。

ジンジャーサインは弊社のように、電子署名・タイムスタンプ・書類インポート・管理機能などが必要な企業にとっては一番費用対効果が高かったです。

―他に、サービス選定のポイントはなんだったでしょうか。

小笠原様：導入した理由の一つに、弊社が利用しているジンジャー人事労務と連携が取れるという期待がありました。

例えば新しいツールを入れるときは、まず従業員登録をしなければいけないですよね。一人ひとりの情報を入力し権限をつけて、人事異動がある度に登録し直したりツールごとに管理するのはかなりの手間です。

弊社においては、管理部だけでなく現場の店長も、契約締結業務をすることがあるので、従業員登録だけでも数が膨大になるんですよ。

ジンジャーサインはそういった点もカバーできると思いました。

―特に従業員数が多いと登録作業だけでも大変ですよね。実際に運用されてみて、ジンジャーとの連携はスムーズにできましたか？

小笠原様：はい、スムーズに連係できたのでジンジャーサインもすぐ利用開始でき、各店長に利用方法を展開して導入初月から運用できました。

また、今後SMS送信が実装されるというのも決め手の一つです。

入社手続きを全て電子化したいと思っているのですが、電子化のネックは身元保証書の回収でした。

身元保証書は従業員のご両親からいただくことが多いため、電子契約の送信がメールのみの場合、メールアドレスの回収が難しいです。

しかし電話番号だと比較的簡単に回収ができているので、電話番号を用いたSMSで身元保証書を回収できるといいなと考えており、それらの実装を予定しているということが大きな決め手でした。

ジンジャーサインで売買契約書の印紙税年間約30万円を削減

―実際に今御社がご導入されて運用されていく中でのご感想や運用体制についてお伺いしたいです。

小笠原様：まずは法人担当にアカウントを付与しております。内職契約のような外注契約を今までは店長が作成し、総務が最終確認し本社宛に郵送させていましたが、ジンジャーサインを導入してからは弊社の各事業所にいる店長の責任者から直接送付して回収するようなフローに変更しましたので、総務の負担が軽減されて楽になりました。月間10~20件ほど締結しています。

契約する方は主婦の方が多いのですがジンジャーサインは契約時に契約者から口座番号などの添付書類も回収できるのですごく助かっています。

―御社がご導入した直後に、初月から軌道に乗って社内浸透した理由をお伺いできればと思います。

小笠原様：ジンジャーサインのヘルプページを見ながらマニュアルを作成し社内に展開しました。社内での契約書締結に関する課題意識が大きかったことと、サービスが誰でもわかりやすいデザインになっていたことから即座に利用できたのだと思います。今ではそれぞれの担当者が自走して契約締結を行っております。

―実際運用されて、どのくらい業務工数や費用が削減されたのかお伺いしたいです。

小笠原様：書面の契約の際は、稟議が上がってきてから先方の担当者とやり取りをし、契約内容を修正して、など複数業務を重ねていたため、契約締結まで最短1週間ほどかかっていましたが、現在はそれらが1日で終わっています。

費用の面でも大幅なコストカットになっています。

例えば売買契約書は月間で6件ほど発生しており、印紙税1件当たり4,000円かかりますが、ジンジャーサインの導入によって月間約24,000円、年間約30万円程の印紙税を全て削減できました。それだけでも月額基本料の元は取れています。

また、契約書の郵送にはレターパックを用いているのですが、往復740円がかかっています。これらがさまざまな契約書で年間300件あるとレターパックだけで約22万円かかることになります。

電子契約の送信料が1通200円なので年間6万円しかかからず、それだけで約16万円の費用削減になります。

―ジンジャーサインご導入後の契約書の管理の方法についてお伺いしたいです。

小笠原様：現状まだ紙の契約書はそのままファイリングしていますが、これからインポート機能を使ってジンジャ―サイン内で契約書を管理していきたいと思っています。

書類のインポート後は、ジンジャーサイン内でフォルダ分けをし、フォルダごとに閲覧権限を付ける想定です。

インポートする書類には社員全員に見られたくない情報や、人事部だけが見る情報など様々ありますので、情報統制の側面でも、閲覧権限の付与が出来るのは非常にありがたいです。

―最後に今後のジンジャーサインに期待したいことについてお伺いしたいです。

小笠原様：ジンジャーは昔から改善や開発スピードが非常に早いと思っております。

例えば取引先名の表示や管理フォルダの昇順・降順機能が最近追加されましたよね。我々ユーザーの声をすぐに取り入れていただけるのは、実務している身としてすごい助かります。今後も期待しています。