100人の業務委託契約のやりとりに多くの工数がかかっていた

– まずは、電子契約サービスを導入検討するに至った背景をお伺いできればと思います。そもそも御社では、これまでに契約業務において何かしらの課題感を抱えていらっしゃったのでしょうか？

古橋さん：
弊社は、インストラクターの養成事業をしている会社なのですが、インストラクターの育成には当然、教える立場の先生が必要になります。その先生となる方は正社員ではなく、業務委託で依頼をしています。有名なインストラクターの方と業務委託契約を締結して、1年ごとに契約書の更新をしています。

インストラクターの先生方は全国に100名ほどいらっしゃって、その範囲は北海道から沖縄まで幅広くなっています。基本的には4月～翌年3月の1年契約を結んでいるのですが、そうすると同時に100人の契約更新をおこなう必要が出てきます。

以前は紙の契約書でのやりとりだったので、郵送で送ってハンコを押して返送してもらう、よくある契約書の締結方法でした。その中で、100人分の契約書を作る作業、捺印対応、封入作業、郵送作業…。本当に多くの工数が発生していました。

また、コロナウイルスの影響で、当社でもテレワークを導入していて、社員はほぼ出勤していませんでした。そうなると、契約書を作成・捺印することになれば、出勤せざるを得ない問題が生じます。

今後の会社としては、「コロナが明けてもそのままテレワークを続けようか」という話になっていて、そのタイミングで全社的にアナログからデジタルにシフトしていく方向に切り替わっていきました。いわゆるDX化の流れで、契約書もデジタルシフトしようと、電子契約サービスを検討するようになったのです。

ジンジャーサインに導入を決めた2つの理由

– 数ある電子契約サービスを検討されたと思うのですが、その中でジンジャーサインに導入を決めた理由を教えてください。

古橋さん：
きっかけは、ジンジャーサインが展示会のイベントに出展していたことですね。ちょうど数社検討していたタイミングであったので、そこでジンジャーサインを知って問い合わせしました。

– 今回は、どのような軸で比較検討されていたのでしょうか？

古橋さん：
よく聞く有名なサービス、価格、機能、いつからサービス提供しているか、など、さまざまな軸で検討していました。その中で、結果的にジンジャーサインが一番よかった感じですね。特に大きかったのは価格の面です。

正直、電子契約サービスを導入するにあたって、初めてのことなので「使ってみたはいいけどうちにはあわなかった」という可能性もゼロではないと思っていました。そういうリスクヘッジを考えて、なるべく最初はコストを抑えて導入したいと考えていました。

また、ジンジャーサインのUI・UXも非常に魅力的でした。契約の対象となるインストラクターの方は40～50代の女性になり、パソコンやスマホが苦手な方もいらっしゃいます。

その点ではジンジャーサインは画面が見やすい、使いやすいデザインなので「これならストレスなく使えそうだな」と思えたのも、大きなポイントですね。

[ジンジャーサイン（旧Signing）の利用画面イメージ]

ジンジャー取材担当：
ありがとうございます。使いやすいと言われるのは、非常に嬉しいところですね。

ジンジャーサインを導入したことで、書類不備による再送の手間がゼロに

– 導入後の運用についてもお伺いしたいのですが、実際に活用してみていかがでしたか？

古橋さん：
ジンジャーサインは、活用手順が詳細に記載されている「ヘルプページ」があり、画面キャプチャをもとにわかりやすく説明されていたので、すんなりと導入できました。

[ジンジャーサイン（旧Signing）ヘルプページ]

古橋さん：

私以外が使うこともあるのですが、スタッフのみんなが普通に使えたので、問題はありませんでした。
受け取る側のインストラクターの先生からも、「わからない」といった苦情の声がなく、スムーズにいけましたね。

– 紙の契約書で対応されていたときと比較すると、電子契約サービスはいかがでしょうか？

古橋さん：
やはり、すごく楽になりましたね。
紙の契約書のときは、記名して押印することに加え、割印も押す形式のものでした。

そのため、記名欄、背表紙（表・裏）、2部合わせた表紙と4か所あり、それを2部対応します。要は計7か所ハンコを押さないといけないのですが、紙のときは押し忘れがものすごく多かったのです。

記名のところにハンコがない、割印がない…。とにかく押し忘れがすごくあって、そうなると、また送りなおさないといけなくて、これがかなりの手間になっていました。

そういう意味では、電子契約書は入力しないと返信できないので、やりとりにかかる工数がだいぶ減ったと思います。

– たしかに、郵送し直すのは時間も切手代も余分にかかってしまいますね。ちなみに、コスト面ではメリットはあったのでしょうか？

古橋さん：
正確な計算はまだこれからですが、導入前に試算したときは、従来かかっていたコストの3分の2ぐらいに抑えられる想定でした。
この間の4月に一気に契約更新がありましたが、感覚的にもそのくらいでコストを抑えられているように感じています。

– 契約書管理の面に関しては、何か変化はございましたか？

古橋さん：
今まではロッカーに書類を入れて保管していたのですが、毎年100冊ずつ溜まっていくので、場所を取るんですよね。探すのも手間になりますし。それが、ジンジャーサインの場合はデータで来るので、フォルダを作成して入れておけば終わりなので、保管も検索も非常に楽になりましたね。

– ありがとうございます。最後に今後のジンジャーサインに対してメッセージをいただければと思います。

古橋さん：
電子契約書だけでなく、どんどんデジタル化の波がきています。当社も、今年のテーマは『デジタルと先進性』と言っていますが、このデジタル化の波に乗って、さらに先進性のあるサービスに進化していくと、私個人的にもすごく興味が湧きます。ジンジャーサインの今後の発展に期待しています。