株式会社LOTTE Hotel Arai - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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株式会社LOTTE Hotel Araiの導入事例

株式会社LOTTE Hotel Arai 赤田様

「ジンジャーサインは1人月分以上の価値がある」150人分の雇用契約書類の工数を削減

株式会社LOTTE Hotel Arai

業種:
飲食・サービス業
拠点数:
1拠点
従業員数:
101〜300名
利用サービス:
  • 電子契約システム

「​Asia No.1 Mountain Resort」というビジョンのもと、新潟県妙高市にグリーン&スノーリゾートとホテルを構える、株式会社LOTTE Hotel Arai様。
同社は、契約締結に関する社内情報を管理統制すべく、電子契約サービスの選定に着手し、ジンジャーサインをご導入いただきました。それに伴い、契約締結業務の管理統制だけでなく、雇用契約関連の業務工数の大幅削減に成功しました。
ジンジャーサインの選定理由や導入後の活用方法について、人事兼総務担当の赤田様にお話を伺いました。

課題
  • 導入以前は、属人的な契約管理で「保管場所がわからない」「どの会社と何の契約を締結したか把握できていない」などの問題があった。
  • 電子契約の運用体制を自社で構築できるか、不安要素があった。
  • アルバイトスタッフの雇用契約業務に多くの時間を割いていた。
効果
  • ジンジャーサインを導入することで、今まで不透明だった「契約書の保管場所」「各企業との契約締結状況」をクラウドにて見える化し一元管理できるようになった。
  • ジンジャーサインは運用体制の構築から運用が軌道に乗るまで顧客に寄り添っており、スムーズに社内周知できた。
  • アルバイトスタッフ月間150人分の雇用契約締結業務の工数を削減できた。

電子契約サービス導入前に抱えていた課題・ジンジャーサイン選定の理由

株式会社LOTTE Hotel Arai 赤田様

– 電子契約サービスを検討・導入するにあたって、御社で抱えていた課題をお伺いできればと思います。

赤田様:弊社はロッテグループの中でもできたばかりの拠点の一つで、大企業という立場でありつつも、立ち上げ当初は整ってないところがたくさんあり、ベンチャー企業といっても過言ではありませんでした。本当に目の前のタスクと案件を処理することに必死でしたね。

そんな中で、取引先との契約期間や更新時期、どの部署がどの会社様と契約しているかなどが社内で把握できなくなってきた、という事象が起き始めていたんです。

コロナ禍により人員を増やせないため、平均年収が高い法務担当は採用できないということもあり、電子契約サービスの導入検討を始めました。

– ジンジャーサインの導入の決め手はなんだったのでしょうか。

赤田様:特に重要視していたのは、導入フローの整備や運用体制を一緒に作ってくれるなど、運営部分までお手伝いいただけるかどうかでした。

複数の企業様とお話しを進めさせていただきましたが、その中でも一番私どものフェイズやレベル感に視点を合わせて丁寧にお話しいただいていたのがジンジャーサインだったのです。

 

– ありがとうございます。他に魅力に感じたポイントはございますでしょうか?

赤田様:操作がとにかくカンタンなところですね。説明を聞いていた時から使用感が良さそうだと思っていましたが、ジンジャーサインで契約書を受信するお取引企業様からも「使いやすい!」というお声をいただき、本当に使いやすいサービスなのだと改めて実感しました。

ヘルプページも細かく使い方や機能について記載されているので、取引先の企業様に共有すればすぐに対応・確認してもらえ、コミュニケーションエラーを減らすこともできています。

取引先企業さんから、「これいいですね」とか、「わかりやすいですね」と言われることが多く、私自身も気持ちがいいですし、手間も減りますし、ジンジャーサインを導入して良いこと尽くめです。

 

ジンジャーサインで150人分以上の雇用契約書類の締結工数を削減

株式会社LOTTE Hotel Arai 赤田様

– 新しいシステム入れる際は、社内浸透がハードルとしてあると思います。そのために工夫していることはありますでしょうか。

赤田様:社内の電子掲示板に電子契約システムの運用の仕方を掲載しています。とはいえ、それだけでは社員全員が使えるようになるわけないので、まずは人事兼総務担当の我々がマスターすることを最優先事項としています。

我々がわからないことがある状態で、他の部署の担当者にもシステムを使うようにアナウンスしてしまうと、システムについての質問に答えられないからです。

それにまずは自分で利用していくことで、担当者が躓きやすい部分が事前にわかると思ったため、まずは我々のマスターを優先しています。

 

– ご自身も活用されてらっしゃると思いますが、最初からすんなり使えたのでしょうか。

赤田様:大きな躓きはなく利用することができました。

先ほどもお話ししましたがヘルプページを見れば大体のことがすぐにわかりますし、それでもわからないことはジンジャーサインのカスタマーサクセスに問い合わせれば丁寧に教えていただいたので問題なくシステムについて理解を深めていっています。

 

– ちなみにカスタマーサクセスの対応はいかがでしたか。

赤田様:小さな対応一つ一つに感動しました。レスポンスの速さはもちろん、視点をあわせて一緒に考えてくれる感覚を強く持てるので、本当に安心してサービスを利用できています。

 

– ありがとうございます。実際にジンジャーサインを活用していただいて、様々な契約書を電子化いただいていますが、特に業務へのインパクトが大きかった契約はなんでしょうか。

赤田様:毎年冬にリゾートバイトとして非正規雇用で150人ぐらい採用するのですが、彼らの雇用契約書を書面で保管することがなくなったことが一番業務効率化したと思います。

働く方々のメールアドレスをいただければ、一気に契約書を送付することができるので、会場を押さえて入社書類や誓約書を書いたりする時間が削減でき、よりスムーズに契約締結をできるようになりました。

締結だけでなく、契約書の個人データに紐づけた形でマイナンバーや運転免許証も同じシステム上でスムーズに回収できるので、ジンジャーサインは本当に1人の人間を雇う以上の価値があると思っています。

 

– 雇用契約を結ぶ方々は電子契約への理解がこれからの方も一定数いらっしゃると思いますが、問題なく受け入れていただけたのでしょうか。

赤田様:基本的には受け入れていただいています。「新しい取り組みをされているのですね」と逆に関心を持っていただいています。

LOTTEグループはESG経営にも力を入れておりまして、環境への配慮としてペーパーレスの取り組みを推進しています。マウンテンリゾートなので「自然のことも思いながら一緒に取り組んでいきましょう」という話をしまして、電子契約システムを通じてペーパーレスに取り組む理由をお伝えすることで、受け入れていただいています。

リゾートバイトへの応募者さんには事前にペーパーレスの取り組みについて面接でお伝えして、合格になってから法律に基づいて労働条件通知書を送付する必要があるので、その際に改めて「環境への配慮・ペーパーレス化も取り組んでいて、ご協力していただけませんか」と丁寧にお願いをさせていただいています。

 

– 「環境のためにも」という御社の思いを伝えることによって、ご協力される方が増えているのではないかということですね。

赤田様:はい。LOTTEという会社が、マウンテンリゾートで、自然の中にある会社なので、自然を大切にする気持ちのある会社であり、ペーパーレスの取り組みをされているんだなと。働く自分も協力しようという思考になられていると思います。

 

– ちなみに管理や保管についてはなにか変化はございましたか?

赤田様:そうですね、こちらも本当に楽になったと思います。「時代が変わったな」とすごく感じますね。

 

– 今まで保管はどのような形でされてたのですか。

赤田様:最初はひどい状態で、社内で契約書を保管するルールが定まっておらず、属人的に保管していたり、どこに契約書をしまったのかわからない、なんてこともざらにあり、本当に大変でした。

今は少しずつ改善ができてきて、ジンジャーサインのフォルダを使ってルールを決めて格納・保管しています。

そういった運用管理の設計についてもサポートいただけたのは大変ありがたかったです。

 

– ありがとうございます。最後になりますが、今後ジンジャーサインに期待したいことをお伺いできればと思います。

赤田様:次のフェーズは契約の更新管理でして、アラート機能があると事前に「この会社の契約が切れるな」とか「またこれ更新しないといけないな」と気付いて動けるので、実装していただければと思います。

そういったところが管理できると、電子契約や保管においてさらに楽にできるなと考えています。

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