4時間かかっていたタイムカードのチェック作業が0に！集計や有休の管理の工数大幅削減！

東京都に拠点を構え、蛇口から工業製品までバルブ製作で圧倒的な技術力を誇るビュルケルトジャパン株式会社様。全世界に37拠点を構えるグローバル企業です。
創業74年のバルブ製作の老舗メーカーであり、私たちの生活を縁の下で支えている企業です。

ジンジャー勤怠を導入する前は、労働時間はタイムカードでの管理、年次有給休暇は紙での管理をしていたようです。

しかし、集計作業の手間や正確な労働時間が把握できていなかったため、ジンジャー勤怠の導入を決断。ジンジャー勤怠の導入後は、自動集計で勤怠管理業務の効率化はもちろん、残業時間のデータ化や兼業している採用活動に力を入れることができるようになりました。

今回は、ビュルケルトジャパン株式会社の前田様にお話を伺いしました。

集計作業や年次有給休暇の管理などに時間を取られ、他業務に時間を割けなかった

– ジンジャー勤怠を導入する以前は、どのように従業員の勤怠を管理していたのですか？

前田様：以前は、タイムカードで労働時間を管理していました。
タイムカードの管理で、特に大変だったことは、残業代を計算するときに必要な残業時間の確認です。
当時、タイムカードを一つひとつ確認し、タイムカードにチェックを入れて、残業時間を手で計算していました。
従業員の給料に関わる部分なので、ミスは許されません。
そのため、確認作業を複数回おこなっていたので、時間がかかっていました。

– ジンジャー勤怠を導入する以前、具体的にどのようなことに困っていたのですか？

前田様：困っていたことは二つありました。
一つ目は、正確な労働時間の把握と集計作業が大変だったことです。
従業員の労働時間が今何時間なのかタイムカードだとわかりにくかったり、タイムカードに印字する際、インクが薄く、印字がかぶってしまったりと問題が多くありました。
集計時にそのまま計算してしまい、ミスが起こる危険もありました。

また、タイムカードの集計は手作業なので時間がかかり大変でした。
残業時間も一人ひとりタイムカードをチェックしていたので、チェックが終わるのに、3 – 4時間かかっていました。
さらに、そこから残業時間を計算したり、社会保険労務士さんとコミュニケーションを取ったりと、多くの工数がかかっていました。
この一連の集計作業はかなり面倒でしたね。

実は、私のメインの仕事は経理です。経理以外に、採用・人事・労務を兼任しています。
そのため、勤怠管理に時間がかかりすぎて、他の業務に手が付けられないことがよくありました。

– 経理・採用・労務などの通常業務に加えて、残業時間の計算や集計作業が加わると、かなり大変そうです。二つ目に困っていたことは何ですか？

前田様：二つ目は、年次有給休暇の管理です。
弊社では、入社日ごとに従業員に有休を付与しているので、従業員一人ひとりの付与日数の管理はとても大変でした。

従業員が有給休暇を申請する際、管理用の紙の束から自分の名前を探して、手書きで記入し、それを人事に渡すという申請フローだったので、従業員も大変だったと思います。

課題解決はもちろん、導入ハードルの低さや営業マンの信頼がジンジャー勤怠導入の決め手に

– 数多くの勤怠管理システムがある中で、ジンジャー勤怠を選んだ理由を教えてください。

前田様：ジンジャー勤怠を選んだ理由は二つです。

一つ目は導入ハードルが低いと感じたからです。
従業員一人あたり月額300円なので、運用できなかった際のリスクが少ないです。
値段の高いほかのシステムを導入するとなると、もし使いにくい場合、投資した金額分のリターンが返ってくるまで、システムをリプレイスすることはできません。
しかし、ジンジャー勤怠は安価でリスクも少ないので、もし失敗してしまった場合、すぐに撤退できると思いました。
そこが一つの決め手でしたね。

導入ハードルが低いと感じたのは金額だけではありません。
システム自体がシンプルで使いやすいことも導入ハードルが低いと感じたポイントです。
実際に、ジンジャー勤怠を触らせてもらったときに、直感的にどう操作すればいいかわかり、これなら従業員も使ってくれそうと感じました。

また、導入後に感じたことですが、導入してから実際に運用が始まるまで時間がかかると想定していましたが、サポート担当の方のご尽力のおかげで、想定より短い期間で運用が始まりました。
運用開始が早いからといって、サポートが雑なわけではなく、丁寧に設定の仕方を教えていただきました。

– サポートが充実しているのは、ジンジャーの強みの一つです。もう一つのジンジャー勤怠を選んだ理由とは何でしょうか？

前田様：二つ目の理由は、営業担当の方の誠実さです。

都合の良いことを並べるのではなく、ジンジャーのできないことはしっかりと「できません」と言ってくれて、すごく信頼できる方でした。
できないことを正直に「できません」と言える営業担当の方はなかなかいませんからね。
押し売りではないので、気軽に相談ができますし、とても信頼できました。

– ジンジャー勤怠を運用し始めて、大変だったことを教えてください。

前田様：先ほど、運用に乗るイメージがついていたとお伝えしましたが、実際のところ導入初期は上手くいきませんでした。
今までタイムカードで打刻していたので、PCを立ち上げて打刻をする習慣がなく、打刻忘れが多発していました。
習慣に関しては、すぐに変えられることではないので、周りで声を掛け合い、徐々に習慣化していきました。
従業員からあがってきた声としては、ジンジャー勤怠の打刻画面では、打刻ボタンがわかりやすいため、ボタンがどれか迷うことがなかったと好評でした。

– ジンジャー勤怠を導入して、良かった点を教えてください。

前田様：弊社では、今採用に力を入れており、私の工数も採用に割きたいと思っていました。
ジンジャー勤怠を導入したことによって、今まで集計作業に使っていた時間が大幅に削減され、採用活動に充てられるようになりました。
本来注力する必要がある経理や採用といった業務に時間を使えるのは非常にいいと思います。

また、労働時間など従業員データを抽出しやすくなったので、従業員の正確な残業時間を把握することができるようになりました。
今までは、紙管理だったので、月ごとの残業時間を比べることができませんでしたが、ジンジャー勤怠導入後は月ごとの残業時間の比較もできるようになりました。

活用方法としては、従業員の残業時間をランキング形式で見て、残業時間の上位にいる従業員に対して、こちらから簡単にアプローチして、残業時間を減らすなどです。
今後は、ジンジャー勤怠をもっと活用し、残業抑制の仕組化を社内で構築していきたいです。

ほかにも、今まで有休は給与明細を渡されるまで、自分の有休残日数を把握することが難しかったのですが、ジンジャー勤怠を導入してからは、従業員画面から確認できるので、従業員からは好評です。

システム運用成功のカギは、丁寧でスピード感のあるサポート体制

– 業務の効率化だけでなく、残業時間の把握も可能になったんですね。サポートに関してはいかがでしょうか

前田様：サポート体制は素晴らしく良かったです。
まず、連絡のスピード感が他社と比べて圧倒的に早いです。
担当していただいたサポートの方は必ず連絡を返してくれました。

また、こちらの質問に対する回答も非常にわかりやすくて、スムーズに設定を進めることができました。
複雑だった設定の案内方法はかなり素晴らしかったです。

– サポートのスピードと質はかなり重要な部分になるということですね。機能に関してはいかがでしょうか

前田様：自動で労働時間を集計でき、年次有給休暇の管理ができることは、導入前の期待通りでした。また、時間外労働のランキングを出せるため、誰が一番残業しているかがすぐにわかるので、残業の抑制にもつながりました。
また、開発のスピードがものすごく早くて、今できないことも2，3ヶ月後にはできるようになったりするので、そこも魅力的だと思います。

– 業務効率化だけでなく、残業の抑制にもお使いいただいているんですね。今後、ジンジャー勤怠をどのように活用していきたいですか

前田様：ジンジャーで集めた人事データを採用につなげていきたいと思っています。
弊社の残業時間は、他社と比較しても少ないので、そういった情報を採用時にアピールしていきたいです。
ほかにも、将来的には従業員の離職率を下げるようなツールとしても使っていきたいです。

また、展示会で「ジンジャー」のブースに行った際、『人事を経営のセンターピンに』という世界観を見たときは、すごく衝撃を受けました。
今まで人事や労務は影の存在だったと思うのですが、自分が人事業務に関わっていく中で、人事や労務をピンにするという発想がすごく良くて、面白いなと思いました。
ジンジャーには、人事の仕事を変えるために、どんどん進化していってほしいです。