勤怠控除とは?計算方法と注意するべきポイントを紹介 | jinjerBlog

勤怠控除とは?計算方法と注意するべきポイントを紹介

電卓のデザイン

月給制にもかかわらず、いざ給料を貰ってみると1ヶ月分に満たないといったケースがあります。これは、なんらかの理由で労働時間が減ったことにより、月給からその分が減額された「勤怠控除」であることが考えられます。

今回は、どのような場合に勤怠控除が発生するのか、それがどういった方法で計算されるのか、どのような仕事についてもそれが適用されるのかなどを見ていきます。

関連記事:勤怠とは?管理方法や管理項目など人事が知っておきたい基礎知識を解説!

これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
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勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

1. 給与明細に記載される「勤怠控除」とは

デスクで計算機を使っている様子

給与明細に「勤怠控除」が記載され、固定給がマイナスとなるのは、規定の勤務時間を満たさなかった場合に発生します。

1-1. 遅刻・早退、欠勤時に引かれる額が勤怠控除

勤怠控除とは、遅刻や早退、欠勤をした際に、労働がなかった時間分の賃金を給与から差し引くことです。

つまり、1ヶ月に定められた勤務時間を満たさなかった場合は、月給制であっても給与が差し引かれることがあるのです。

1-2. 勤怠控除はノーワーク・ノーペイの原則に基づく

遅刻や早退、欠勤で労働しなかった時間が発生した場合、その分の賃金は支払わなくて良いとされています。これは、「ノーワーク・ノーペイ」の原則に基づくものです。

そもそも賃金とは、労働の対価として支払われるものです。したがって、労働がなかった時間がに対しては賃金を支払う必要がないとするのが「ノーワーク・ノーペイ」の原則です。

遅刻・早退や欠勤によって労働がなされなかった場合は、その時間分の賃金を支払わない、つまり賃金を控除するのが一般的です。

*参考:労働基準法|e-Gov

2. 欠勤控除の計算方法

計算機を使っている様子

欠勤控除をするには、1日あたりの賃金を算出する必要がありますが、これには4つの方法があります。それぞれメリットとデメリットがあるため、それぞれ解説していきます。

2-1.  月給額÷年平均の月所定労働日数×欠勤日数

1つ目の方法は、年平均の所定労働日数から日給を計算し、欠勤控除額を出す方法です。具体的な計算式は、以下の通りです。

【欠勤控除額 = 月給与額 ÷ (月平均の月所定労働日数) × 欠勤日数】
※月平均の月所定休日日数=(365日-年間の所定休日日数)÷12ヶ月で算出

この計算方法では、1年を通して欠勤控除の金額が同じになるため、一度計算しておけば、後は欠勤日数をかけるだけで良いというメリットがあります。

一方で、例えば年平均の所定労働日数が20日で、欠勤した月の所定労働日数が21日であった場合、20日間欠勤すると、1日労働しているにもかかわらず、給与が0円になってしまうというデメリットが挙げられます。ただし、年間を通してみると、欠勤日数に対する控除額の総額に過不足がないため、違法とはなりません。

2-2. 月給額÷該当月の所定労働日数×欠勤日数

2つ目は、欠勤をした月の所定労働日数を使って日給を算出し、欠勤控除額を求める方法です。具体的な計算方法は、以下の通りです。

【欠勤控除額 = 月給与額 ÷ (該当月の所定労働日数 × 欠勤日数)】

欠勤した月ごとの所定労働日数を利用して日給を算出すると、月によって所定労働日数が異なるため、1日あたりの欠勤控除金額も月によって変動することに注意が必要です。

2-3. 月給額÷年の暦日数×欠勤日数

3つ目は、所定労働日数ではなく、休日なども含めた1年の暦日数で日給を求め、欠勤控除する方法です。

【欠勤控除額 = (年間給与額 ÷ 年の暦日数) × 欠勤日数】(年の暦日数は365日ないし366日)

この方法を選択した場合、1年を通して控除額が同じであることに加え、給与を割る際の分母が大きくなるため、控除額が小さくなるという特徴があります。したがって、従業員側の負担は減りますが、もし従業員が1ヶ月間すべて欠勤したとしても、給与は発生するため、会社側の負担は大きくなります。

2-4. 月給額÷該当月の暦日数×欠勤日数

毎月の暦日数から日給を計算し、欠勤控除する方法です。

【欠勤控除額 = (月給与額 ÷ 月間の暦日数) × 欠勤日数】

暦日数は毎月変わることから、控除の金額が一定では無くなることに加え、毎月日給を計算しなおす必要があるため、給与計算が煩雑になりがちな点に注意が必要です。

3. 遅刻・早退控除時の計算方法

電卓や付箋などオフィス用品の写真

従業員が遅刻や早退をし、労働時間が所定の時間よりも短くなった場合は、遅刻・早退した時間分だけ賃金を控除します。

遅刻・早退の控除をする場合は、1時間あたりの基礎賃金を算出し、その金額に労働がなかった時間をかけ合わせて控除金額を求めます。具体的な計算方法は、以下の通りです。

【遅刻・早退控除の対象とする月の給与額÷月平均所定労働時間数×遅刻・早退の時間】
※月平均所定労働時間数   =(365 – 年間休日数)×1日の所定労働時間÷12

3. 勤怠控除で注意するべきポイント

タブレットを見せて説明している人

勤怠控除は、「規定があいまい」「そもそも規定されていない」となると、労働者側のトラブルに発展する可能性があります。

3-1. 就業規則に控除の詳細を明記する

賃金控除の計算式や欠勤、遅刻・早退による控除の適応要件など控除の詳細を就業規則に明記する必要があります。

原則は、就業規則に規定することで勤怠控除が可能になります。

控除は労働基準法に定めが無いため、就業規則に控除が発生する条件や計算方法を明記しておくことがトラブル回避に繋がるでしょう。

3-2. 違法な勤怠控除とならないように注意!

欠勤控除すること自体に、法的な問題はありません。しかし欠勤控除できるのは、あくまで欠勤・遅刻・早退などで「実際に働けなかった時間分」のみです。欠勤したことに対するペナルティーとして、働かなかった時間分以上を控除すると、違反となります。

一方で、就業規則に「減給」を懲戒処分として定めている場合、総額が「月給の10%以下」であれば減給扱いとすることが認められています。

3-3. 欠勤しても控除にならない場合がある

「ノーワーク・ノーペイ」の原則に基づき、基本的には会社を休むとその分の賃金が給与から差し引かれます。ただし、会社都合の休業や有給休暇の場合はこの例外です。

運用にあたっては、労働時間と賃金は就業規則に必ず記載しなければならない事項であるという定めが労働基準法にあるため、就業規則に記載する必要があります。記載する際には、欠勤控除についてどのようなルールを設けるか、計算方法も含めて各企業の判断で明記しなければなりません。

●全額払いの原則
使用者は労働に対して約束した賃金の全額を支払わなければならず、賃金からの控除は原則として許されません(労働基準法第24条第1項本文)
参考:労働基準法第24条(賃金の支払いについて)

なお、労働者が無断欠勤を繰り返した場合は、欠勤控除の他に「減給」を行うことができます。減給金額には上限があり、1日あたりの平均賃金の半額を超えない範囲で設定しなければなりません。

3-4. 各種手当の勤怠控除を検討する

欠勤控除とは、元々支払う予定の賃金から、欠勤した分の賃金を差し引いて給与を支払うことを表しています。これは「労働者が働いていない分は、会社側が賃金を支払う義務が無い」といったノーワーク・ノーペイに基づいた考え方に基づいています。

控除を行うにあたり気をつけておきたいことは、基本給に含まれない各種手当を控除の対象とするかどうかです。どの手当を控除の対象とするかは各企業が決めることができますが、一般的な各種手当と欠勤控除の関係は以下のようになっています。

欠勤・遅刻早退で控除の対象とする各種手当

欠勤する日があった場合の賃金控除額は、以下の計算式で算出します。

賃金控除額=(基本給+諸手当)/月の所定労働日数×欠勤した日数
または
賃金控除額=(基本給+諸手当)/月の所定労働時間×欠勤した時間

例として、通勤手当は欠勤時に控除されたり、終日休んだ場合は「欠勤控除」、遅刻・早退の場合は「不就労控除」とすることもあります。従業員の働き方や勤務状態に合わせて、勤怠控除の計算や適用場面を認識しましょう。

3-5.  フレックスタイム制や変形労働時間制での欠勤控除

車の中で悩む紳士

一般的な定時出社・退勤の場合は単純に欠勤した日数分を差し引きますが、日ごとの労働時間を企業が設定する変形労働時間制やシフト制、フレックスタイム制で働いている場合は、異なる控除方法となります。

このうち、変形労働時間制とシフト制では、企業が設定した1日あたりの労働時間を差し引きます。労働者が労働時間や始業・終業時刻を決められるフレックスタイム制では、基本的に欠勤控除は適用されませんが、欠勤控除の適用方法が異なります。

実労働時間が精算期間の総労働時間未満の場合、コアタイムの有無にかかわらず、足りない時間数は欠勤控除となるため注意が必要です。

4. まとめ

図形を押している男性

勤怠控除は義務化されていないため、すべての企業で必ずしもおこなわれているとは限りません。また、勤務形態によっても控除方法が異なります。控除対象は、どんな企業においても就業規則で定められているはずなので、自社における勤怠控除の有無や対象範囲を知りたい場合は、就業規則を確認しておきましょう。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
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など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にどのような機能があって、どのような操作画面なのかを知りたい」という人事担当者様のために、ジンジャーを題材に勤怠管理システムでできることや操作画面を35ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「1分でわかるジンジャー勤怠」をご参考にください。