勤怠管理をしていない企業が抱える問題点と対処法とは
更新日: 2022.12.6
公開日: 2020.1.29
NOMURA
勤怠管理は企業が必ずおこなう必要がある業務の一つです。しかし、一部の企業では従業員の勤怠情報をきちんと管理していない場合や、そもそも勤怠管理をおこなっていない場合があります。
もし、勤怠管理をおこなっていない場合、どのようにして社内整備をする必要があるのでしょうか。本記事では、勤怠管理をおこなっていない企業のリスク、勤怠管理を実施する上での対策についてご紹介します。
関連記事：勤怠管理とは？目的や方法、管理すべき項目・対象者など網羅的に解説！
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1. 勤怠管理を実施していない企業のリスクとは
2019年4月1日から、『働き方改革関連法』が施行されました。この法律が施行されたことによって、企業に対して従業員の労働時間の把握が義務化されました。
勤怠管理をおこなっていない企業の多くで、長時間労働・残業代の未払い・みなし残業に加えて、パワーハラスメントなどが発生しており、労働環境があまり良いとはいえないことが多いです。
本項目では、勤怠管理をおこなっていない企業へのリスクについて解説します。
1-1. 勤怠時間を管理することは企業の義務
労働基準法では、勤怠管理に関することが明記されています。これによると、違反している場合は、30万円以下の罰金が課されます。
また、厚生労働省が発表したガイドラインでも企業が勤怠管理をおこなうことが明記されています。
この他にも、働き方改革による法改正で義務化された有給休暇の年5日取得や残業の上限規制などは、勤怠管理を行っていなければ対応することができません。
以上のことから、これまで以上に企業が従業員の勤怠情報を詳細まで把握することが求められているのです。
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1-2. 社会からの評価が落ちる可能性がある
勤怠管理をおこなっていない企業では、長時間労働が慢性化するなど、労働環境そのものがあまり良くない傾向があります。
そのため、『勤怠管理をおこなっていない』という事実が社外に知られてしまうと、場合によっては『ブラック企業』の扱いを受け、社会からの評価が落ちてしまう可能性があります。
また、転職を考えている人や就職活動をしている学生は、『ブラック企業』と呼ばれる企業を就職候補先として考えないでしょう。すると、社内では人員不足になり、長時間労働が慢性化するという負の連鎖が続いてしまうことが考えられます。
1-3. 訴訟問題に発展する可能性がある
きちんと勤怠管理をおこなっていない場合、訴訟問題に発展する可能性があります。勤怠管理は、従業員の給与を支払う上で非常に重要になります。
そのため、勤怠管理をおこなっていないということは、従業員の労働への対価として正当な給与を支払うことができていないということになります。
訴訟問題に発展すると、前項で述べたように社会からも評価が落ちてしまうだけではなく、全従業員が自社に対して不信感を持つことになるでしょう。
2. 勤怠管理を始める際におこないたいこと
勤怠管理を正しくおこなわないことで、法律違反や社会からのイメージダウンなどの大きなリスクが伴うことから、多くの企業ではしっかりとした勤怠管理がおこなわれています。
しかし、もし自社で勤怠管理がおこなわれていない場合、どのようにすれば良いのでしょうか。本項目では、これから勤怠管理を始める際におこないたいことや注意点について解説します。
2-1. クラウド型勤怠管理システムの導入を検討してみる
クラウド型勤怠管理システムとは、インターネットが利用できる環境であれば、必要なタイミングに応じていつでも打刻できる勤怠管理システムです。
使用する際に新たにソフトをインストールする必要がないため、非常に簡単に利用を開始することができます。クラウド型勤怠管理システムを導入するメリットの一つに、『従業員の勤怠状況を正確に把握することができる』という点が挙げられます。
クラウド型勤怠管理システムでは、PC・タブレット・スマートフォンなどといった豊富な打刻方法が備えられているため、不正打刻を防ぎ、従業員の打刻忘れを防ぐ効果が期待できます。
2-2. 自社に合ったシステムを見つけるために
勤怠管理システムには、①タイムレコーダー型、②社内サーバーを活用するオンプレミス型、③インターネットを活用して管理するクラウド型の3つに分類されることが大半です。
以上3つのシステムから、自社に合ったシステムを見つけるために『自社の勤務ルールとの相性』を優先して検討されることをおすすめします。例えば、自社で一般的と考えられていた勤務ルールが、一般的には珍しい場合があります。
実際にシステムを導入する前に、『このシステムで自社の勤務ルールは対処できるのか』ということをチェックされることをおすすめします。
関連記事：勤怠管理システムとは？はじめての導入にはクラウド型がおすすめ
3. まとめ
いかがでしたか。勤怠管理を正しくこなっていない企業には大きなリスクがあります。従業員の勤怠管理を正しくおこなうことで、従業員から自社への帰属意識が生まれるだけではなく、社会から正当な評価を受ける判断材料の一つになるでしょう。
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jinjerBlog 編集長。現在は、新規事業領域のプロダクトのマーケティングを担当。記事などのコンテンツ作成から、LP作成、インタビュー取材、数値分析など幅広い業務をおこなっている。少しでも人事の方々に役立つ記事をお届けできたらなと考えています。
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