勤怠管理は企業が必ずおこなう必要がある業務の一つです。しかし、一部の企業では従業員の勤怠情報をきちんと管理していない場合や、そもそも勤怠管理をおこなっていない場合があります。

もし、勤怠管理をおこなっていない場合、どのようにして社内整備をする必要があるのでしょうか。本記事では、勤怠管理をおこなっていない企業のリスク、勤怠管理を実施する上での対策についてご紹介します。

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1. 勤怠管理を実施していない企業のリスクとは

2019年4月1日から、『働き方改革関連法』が施行されました。この法律が施行されたことによって、企業に対して従業員の労働時間の把握が義務化されました。

勤怠管理をおこなっていない企業の多くで、長時間労働・残業代の未払い・みなし残業に加えて、パワーハラスメントなどが発生しており、労働環境があまり良いとはいえないことが多いです。

本項目では、勤怠管理をおこなっていない企業へのリスクについて解説します。

1-1. 勤怠時間を管理することは企業の義務

厚生労働省が発表したガイドラインでは企業が勤怠管理をおこなうことが明記されています。

この他にも、働き方改革による法改正で義務化された有給休暇の年5日取得や残業の上限規制などは、勤怠管理を行っていなければ対応することができません。

以上のことから、これまで以上に企業が従業員の勤怠情報を詳細まで把握することが求められているのです。
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1-2. 法令違反を問われる

そもそも従業員の勤怠を適切に管理することは会社に求められる責務です。そのため、従業員の勤怠を管理していない場合、法令違反を問われるかねません。例えば36協定と呼ばれる労使協定を結ばずに時間外労働を従業員にさせた場合、6ヵ月以下の懲役もしくは30万円以下の罰金が科せられてしまいます。

1-3. 従業員の長時間労働を把握できない

勤怠管理をおこなっていない場合、従業員の長時間労働を把握できません。長時間労働の労働は従業員に支払う給与がかさんでしまうだけではありません。長時間労働によって従業員のモチベーションが低下して離職や心身の疲弊につながる可能性があります。

1-4. 社会からの評価が落ちる可能性がある

勤怠管理をおこなっていない企業では、長時間労働が慢性化するなど、労働環境そのものがあまり良くない傾向があります。

そのため、『勤怠管理をおこなっていない』という事実が社外に知られてしまうと、場合によっては『ブラック企業』の扱いを受け、社会からの評価が落ちてしまう可能性があります。

また、転職を考えている人や就職活動をしている学生は、『ブラック企業』と呼ばれる企業を就職候補先として考えないでしょう。すると、社内では人員不足になり、長時間労働が慢性化するという負の連鎖が続いてしまうことが考えられます。

1-5. 訴訟問題に発展する可能性がある

きちんと勤怠管理をおこなっていない場合、訴訟問題に発展する可能性があります。勤怠管理は、従業員の給与を支払う上で非常に重要になります。

そのため、勤怠管理をおこなっていないということは、従業員の労働への対価として正当な給与を支払うことができていないということになります。

訴訟問題に発展すると、前項で述べたように社会からも評価が落ちてしまうだけではなく、全従業員が自社に対して不信感を持つことになるでしょう。

2. 手書きの勤怠管理は改ざんのリスクがある

勤怠管理をおこなう方法はさまざまです。そのなかでも手書きで勤怠管理をしているケースがあるでしょう。しかし、手書きの勤怠管理は改ざんされてしまうリスクがあります。従業員自身による改ざんだけでなく、管理者による従業員の労働時間の改ざんもありえるでしょう。

このような改ざんリスクを防ぐためには手書き以外の勤怠管理方法を検討しておきましょう。

3. 勤怠管理を始める際におこないたいこと

勤怠管理を正しくおこなわないことで、法律違反や社会からのイメージダウンなどの大きなリスクが伴うことから、多くの企業ではしっかりとした勤怠管理がおこなわれています。

しかし、もし自社で勤怠管理がおこなわれていない場合、どのようにすれば良いのでしょうか。本項目では、これから勤怠管理を始める際におこないたいことや注意点について解説します。

3-1. クラウド型勤怠管理システムの導入を検討してみる

クラウド型勤怠管理システムとは、インターネットが利用できる環境であれば、必要なタイミングに応じていつでも打刻できる勤怠管理システムです。

使用する際に新たにソフトをインストールする必要がないため、非常に簡単に利用を開始することができます。クラウド型勤怠管理システムを導入するメリットの一つに、『従業員の勤怠状況を正確に把握することができる』という点が挙げられます。

クラウド型勤怠管理システムでは、PC・タブレット・スマートフォンなどといった豊富な打刻方法が備えられているため、不正打刻を防ぎ、従業員の打刻忘れを防ぐ効果が期待できます。

4. 自社に合ったシステムを見つけるためのポイント

勤怠管理システムには、①タイムレコーダー型、②社内サーバーを活用するオンプレミス型、③インターネットを活用して管理するクラウド型の3つに分類されることが大半です。

以上3つのシステムから、自社に合ったシステムを見つけるために『自社の勤務ルールとの相性』を優先して検討されることをおすすめします。例えば、自社で一般的と考えられていた勤務ルールが、一般的には珍しい場合があります。

自社に合ったシステムを見つけるためには次のようなポイントを意識しましょう。

• 自社の課題を洗い出す
• 他のシステムと連携できる
• サポート体制が整っている
• 法令遵守をサポートする

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4-1. 自社の課題を洗い出す

自社にあった勤怠管理システムを導入するには、まずどのような課題があるかを洗い出しましょう。自社の課題を洗い出すことで、どのような機能が備わった勤怠管理システムが必要かが明確になります。例えば有給休暇の管理に課題を感じていれば、有給休暇の管理機能が備わったシステムを選びましょう。

4-2. 他のシステムと連携できる

勤怠管理システムはその他のシステムと連携可能です。他のシステムと連携することで、より業務を効率的に進められるでしょう。例えば給与計算システムと連携させれば、従業員それぞれの勤怠情報から自動的に給与計算に反映ができます。給与計算システム以外にも勤怠管理システムと連携できるシステムはさまざまです。まずはどのようなシステムと連携させたいかを確認しましょう。

4-3. サポート体制が整っている

勤怠管理システムを導入する際はサポート体制が整っているかも確認しましょう。勤怠管理システムを導入したからといって、運用を始めるとさまざまな疑問点が出てくる可能性があります。そのため、勤怠管理をする管理者が問い合わせできるサポート体制が整っているシステムを選ぶのがおすすめです。サポート体制が整っていれば、導入時の設定についての不明点も解消できます。

4-4. 法令遵守をサポートする

勤怠に関する法令は更新されることがあります。法令が更新されるたびに新たなルールに適応していかなければなりません。このようなルールへの対応を自社でおこなっていると、時間がかかってしまうだけでなく、認識のミスにつながりかねません。そのため、自動で改正に適用できるようなシステムを選びましょう。このようなシステムであれば常に法令を遵守した運用が可能です。

5. 勤怠管理システムを活用して適切な勤怠管理を

いかがでしたか。勤怠管理を正しくこなっていない企業には大きなリスクがあります。従業員の勤怠管理を正しくおこなうことで、従業員から自社への帰属意識が生まれるだけではなく、社会から正当な評価を受ける判断材料の一つになるでしょう。

勤怠管理を正しくおこなうためには、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。勤怠管理システムであれば他のシステムとの連携や法改正への対応がスムーズになります。

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