【2022年最新版】労働基準法改正による勤怠管理への影響と罰則回避の対策 | jinjerBlog

【2022年最新版】労働基準法改正による勤怠管理への影響と罰則回避の対策

少子高齢化により減少する労働力に対応するため、労働時間の短縮や業務効率化、様々な人が働きやすい環境を作ることを目的として法整備が行われた働き方改革にあわせ、2019年4月に労働基準法の法改正がおこなわれました。中小企業に対しては、法改正に順次対応していけるように期間措置が設けられていますが、施行期間が迫る中、その対応に追われている方もいるのではないでしょうか。

「労働基準法の改正内容を詳しく知りたい」
「労働基準法改正に対応するためには、どのような対策を講ずるべきなのか」
など、労働基準法改正に関する悩みや疑問を抱えている中小企業もあることでしょう。

今回は、このような悩みや疑問を解決する記事を紹介します。本記事で紹介する「労働基準法に違反しないための対策」を理解し、勤怠管理システムを導入すれば、今後施行される法改正にもしっかりと対応できるでしょう。

自社の勤怠管理は法改正に対応できているか不安な方へ

働き方改革が始まり、法改正によって労働時間の客観的な管理や年次有給休暇の管理など、勤怠管理により正確さが求められることとなりました。

しかし、働き方改革とひとことで言っても「何から進めていけばいいのかわからない…」「そもそも、法改正にきちんと対応できているか心配…」とお悩みの人事担当者様も多いのではないでしょうか。

そのような方に向け、働き方改革の内容とその対応方法をまとめた資料を無料で配布しておりますので、法律にあった勤怠管理ができているか確認したい方は、以下のボタンから「中小企業必見!働き方改革に対応した勤怠管理対策」のダウンロードページをご覧ください。

1. 2019年に改正された労働基準法

2019年4月に働き方改革関連法が施行され、労働基準法が改正されましたが、その施行は時期をずらして行われます。まずは2019年の施行で、すでに対応しておかなければならない内容について確認しておきましょう。

1-1. 時間外労働に上限の設定

労働基準法の改正により、時間外労働の時間に上限が設定されました。時間外労働とは、法定労働時間である「1日8時間、1週間40時間」を超えて働くことです。
この時間外労働について、企業が「36協定」と呼ばれる協定を従業員との間で結んでいれば、従業員に時間外労働をさせることが可能になります。

しかし、繁忙期や閑散期といった業務の集中度に時期的な波がある企業では、この範囲内で業務をこなすのが難しいこともあるでしょう。

そういった臨時的な特別な理由がある場合には「月100時間未満、年720時間以内かつ2〜6ヶ月平均80時間」を超えない範囲で時間外労働をさせることが可能ともされています。

しかし、あくまでも長時間労働の抑制が目的のため、この特例を適用したとしても月45時間を越えることができるのは原則として年6回までです。

これらのルールを破った場合、雇用者には「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」といった罰則が科されます。これは、大企業に対しては2019年4月から既に施行されていますが、中小企業に対しては2020年4月から施行するといった猶予期間が設けられています。

出典:厚生労働省 『時間外労働の上限規制』
https://www.mhlw.go.jp/hatarakikata/overtime.html

1-2. 有給休暇が年に5日は取得義務化

法改正により、年5日以上の年次有給休暇(年休)を取得させることが義務になりました。これは、年休を10日以上付与されている従業員が対象です。この年5日以上の年次有給休暇を与えなかった場合、雇用者には罰則として「30万円以下の罰金」が科されます。

関連記事:有給休暇年5日の取得義務化とは?企業がおこなうべき対応を解説

1-3. 高度プロフェッショナル制度創設

新たに高度プロフェッショナル制度が創設されました。一定の条件を満たしている従業員に対して、労働基準法に定められた労働時間、休憩、割増賃金などの規定を適用しない制度のことです。

この制度の対象となった従業員には、通常の時間外労働規定を適用しない代わりに、年間104日以上の休日確保措置や健康確保措置がなされます。

1-4. フレックスタイム制の労働時間の清算期間変更

フレックスタイム制の労働時間の清算期間が3ヶ月に変更されました。フレックスタイム制とは、従業員が始業・終業時間を柔軟に選択できる制度のことです。

従業員は定められた「清算期間」のなかで労働時間の調整が可能で、施行前は1ヶ月であったこの清算期間が3ヶ月に変更されたため、従業員にとって活用しやすい制度になりました。

関連記事:フレックスタイム制の清算期間の仕組みや総労働時間の計算方法を解説

2. 2020年・2021年に施行された改正労働基準法

時計と人々のイラスト

2020年と2021年に改正となる内容は、同一労働同一賃金と介護・育児休業法の改正で直接勤怠管理に影響してくるものではありませんが、正しく把握しておかなければ労働者に不利益な取り扱いをしてしまうことになるため、しっかりと理解しておきましょう。

2-1. 同一労働同一賃金

これまでにも正社員とパートタイムなど有期雇用者の間で時給など待遇に差を設けている企業は多く存在しましたが、この差は有期雇用者に不利益な待遇であるとして、禁止されることになります。

もし正社員と有期雇用者の間に待遇差が設けられている場合、従業員はこの差について理由の説明を求めることができ、使用者はその請求に応じなくてはなりません。

この制度は大企業で2020年4月から、中小企業で2021年4月からの施行となります。

2-2. 全労働者が子の育児・介護休暇の取得が可能に

これまで、未就学児を育てる労働者は半日単位で育児休暇や介護休暇を取得することができましたが、1日の所定労働時間が4時間以下の労働者はこの休暇をとることができませんでした。

しかし、2021年1月1日より、全ての労働者がこの育児休暇・介護休暇を取得できるようになりました。さらに、時間単位での取得も可能になったため、企業はその対応が求められます。

3. 2023年に施行となる改正労働基準法

パソコンの前で議論する人と硬貨の写真

2023年に施行となる割増率の変更は、特に確認しておきたい点です。給与計算にも影響する内容であるため、しっかりと把握しておきましょう。

3-1. 中小企業でも時間外労働60時間以上で割増率が50%に

中小企業において、月60時間の時間外労働を従業員におこなわせた場合の割増賃金が変更されます。これまで、法で定められた時間外労働時間である「1日8時間、1週間40時間」を60時間以下で超過した場合には25%、大企業では60時間を超えた場合には50%の割増賃金を支払う義務がありましたが、60時間以上の超過について中小企業は猶予の対象とされていました。

今回の改正によって、2023年の4月をもってこの中小企業に対する猶予措置が終了することになります。

ここまで働き方改革による法改正についてご紹介してきましたが、「一度では覚えきれない」「いつから対応になるか忘れてしまいそう」という方に向け、当サイトでは働き方改革の内容と、その対応方法をまとめた資料を無料で配布しております。「手元に置いていつでも確認できるようにしたい」という方は、ぜひこちらより「中小企業必見!働き方改革に対応した勤怠管理対策」をダウンロードください。

関連記事:月60時間を越える時間外労働の割増賃金について解説

4. 改正労働安全衛生法で注意すべきポイント

首をかしげる女性の写真

働き方改革によって改正されたのは、労働基準法だけではありません。労働安全衛生法も一緒に改正が行われましたが、勤怠管理に関する特に重要なトピックスを2つご紹介します。

4-1. 管理監督者も勤怠管理の対象に

これまで、労働時間を把握すべき対象は、管理監督者やみなし労働時間制で働く従業員を除いた従業員でした。しかし、労働安全衛生法の改正により、労働時間を把握すべき対象は管理監督者やみなし労働時間制の従業員も含めた労働者であると、その範囲が拡大されています。

具体的には、労働安全衛生法第66条の8で規定の労働時間をこえた労働者に医師の面談を受けさせることを定めていますが、この対象者を把握するために管理監督者も含め勤怠管理すべきであると厚生労働省から通達が出されています*。

「管理監督者に労働時間の上限はないから」といってきちんと勤怠管理していない場合は要注意です。

*参考:働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律による改正後の労働安全衛生法及びじん肺法関係の解釈等について(厚生労働省労働基準局長)

関連記事:勤怠管理において客観的記録をつけるための方法やポイントとは

4-2. 勤務間インターバル制度の推奨

勤務間インターバル制度とは、従業員が退勤した時間から次の始業までの間に、一定の休息時間を必ず確保する制度です。

過度な長時間労働によって十分な休息や睡眠がとれない場合、従業員の健康へ悪影響を及ぼすことが懸念されます。そこで、労働時間を減らす以外に、労働と労働の間に十分な休息をとれるように定めているのが勤務間インターバル制度です。

現在、勤務間インターバル制度は義務化されてはいませんが、導入に際して助成金が受けとれるなど国が推奨している制度であることは確かです。過度な労働時間による健康被害から従業員を守るために、導入を検討してみてもよいでしょう。

関連記事:勤務間インターバル制度とは?導入方法や助成金について解説

5. 労働基準法に違反しないための対策

労働基準法に違反してしまうと雇用者には罰則が科されます。特に、中小企業は2020年4月までに「時間外労働の上限規定」に対応しなければなりません。

柔軟に対応するためには以下のような対策を講ずるとよいでしょう。

5-1. 自社に即した勤怠管理システムを導入する

今回の法改正に限らず、これからも新たな法改正が進むことが予想されます。法改正に対して即座に対応するためには「勤怠管理システム」の導入を検討すると良いでしょう。

今後の法改正に対して手作業の業務をおこなっていては、人事担当者の負担は計り知れないものになります。しかし、勤怠管理システムを導入すれば業務の効率化を図ることができ、人件費の削減にもつなげることができます。

関連記事:勤怠管理システムとは?はじめての導入にはクラウド型がおすすめ

6. なぜ勤怠管理システムの導入が必要なのか

労働基準法に違反しないための対策として、なぜ勤怠管理システムの導入が必要なのかを詳しく説明します。

6-1. アナログな勤怠管理ではカバーしきれない

エクセルなどを使用したアナログ的な手段で勤怠データを管理している場合、法改正がある度に、管理要領を見直す必要が出てきます。そういった管理では、場合によってはミスやトラブルを引き起こしてしまうこともあるでしょう。

アナログ式な勤怠管理では、今後大きな法改正がなされた場合に対応しきれないことも予想され、人事担当者の負担軽減のためにもシステムの導入が得策といえるでしょう。

6-2. 罰則を受けると悪評価をつけられる可能性が

前述のように、今後の法改正によってはアナログ式の勤怠管理ではそれに対応しきれず、これまで以上に重大なミスやトラブルを引き起こす可能性は高くなるといえます。場合によっては、気づかないうちに労働基準法に違反していたという事態に発展することもあるかもしれません。

一度でも法に違反した場合、社会的な信用を失ってしまい、取引相手から取引を断られたり自社株の株価が暴落することにもなりかねないので細心の注意が必要なのです。勤怠管理システムを導入していれば、そのようなリスクを回避することもできます。

関連記事:勤怠管理システムを導入する5つのメリットは?デメリットも解説!

7. 導入すべき勤怠管理システムの特徴

では、どのような機能を備えた勤怠管理システムを導入すればいいのでしょうか。

7-1. 時間外労働上限を超えないように管理できる

タイムカードなどを使用して手作業で勤怠状況を管理している場合、「残業時間が規定を超過していた」「従業員の有給休暇取得数に誤りがあった」などといったミスを引き起こしやすいです。

企業の規模が大きく従業員数が多い場合、従業員の雇用形態が違う場合などは特にそのリスクが大きくなります。

しかし、従業員の勤怠状況をリアルタイムに管理することが可能な勤怠管理システムでは、残業時間が超過しそうな従業員にはアラート機能や有給休暇の取得状況を簡単に調べられる機能などを有するシステムもあるため、労働基準法に違反するリスクが極めて低く、導入する価値が高いといえます。

また2019年に施行された働き方改革により残業時間の上限規制が規定されたため、この時間外労働の上限を超えないようにすることの重要性が上がっており、実際にシステムを導入する企業も増えています。

その他にも、有給休暇取得の義務化や割増賃金の引き上げなど、働き方改革で複数の項目が見直された項目を正確に把握されていますでしょうか?

そこで当サイトでは、「働き方改革によって何が変わったのか」「中小企業が直面する勤怠管理の課題と解決法」を解説した資料を無料で配布しております。法改正の内容で不安な点がある担当者様は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

7-2. 法改正によるバージョンアップに適応

勤怠管理システムの中には、法改正があった場合それに対応するバージョンアップをおこなってくれるものがあります。そういったシステムを導入すれば、法改正があったとしてもスムーズに対応することができます。

将来的なことを考えるのであれば「法改正によるバージョンアップに適応」している勤怠管理システムの導入を推奨します。

関連記事:働き方改革に対応するには勤怠管理システムの導入がおすすめ

8. まとめ

改正された労働基準法に対して中小企業が速やかに対応するための対策を紹介しました。中小企業は、「時間外労働の上限規定」や猶予措置が取られている「時間外労働の割増賃金」への対応を早急におこなわなければなりません。働き方改革関連法によって、今後もさらに従業員に即した法改正が進んでいくことでしょう。

今後の法改正にも柔軟に対応していくためにも、勤怠管理システムの導入は中小企業にとって急務であるといえます。自社の雇用形態に見合った勤怠管理システムを導入し、どんな変化にも対応できる態勢を整えてください。

関連記事:36協定は全ての企業に義務が?対応する勤怠管理システムの選び方とは

自社の勤怠管理は法改正に対応できているか不安な方へ

働き方改革が始まり、法改正によって労働時間の客観的な管理や年次有給休暇の管理など、勤怠管理により正確さが求められることとなりました。

しかし、働き方改革とひとことで言っても「何から進めていけばいいのかわからない…」「そもそも、法改正にきちんと対応できているか心配…」とお悩みの人事担当者様も多いのではないでしょうか。

そのような方に向け、働き方改革の内容とその対応方法をまとめた資料を無料で配布しておりますので、法律にあった勤怠管理ができているか確認したい方は、以下のボタンから「中小企業必見!働き方改革に対応した勤怠管理対策」のダウンロードページをご覧ください。