有給休暇年5日の取得義務化とは?企業がおこなうべき対応を解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

有給休暇年5日の取得義務化とは?企業がおこなうべき対応を解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

有給休暇年5日の取得義務化とは?企業がおこなうべき対応を解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

有給休暇年5日の取得義務化とは?企業がおこなうべき対応を解説

有給休暇取得の義務化とは?企業がおこなう対応について解説

年次有給休暇は、従業員の心身のリフレッシュを目的にした休暇で、入社から半年が経過し、出勤率が8割以上の従業員には雇用形態に関係なく、付与されるものです。

働き方改革によって、2019年4月から使用者に対しては有給休暇の取得が義務化されました。義務化の背景は、おもに度を越した長時間労働や連日の残業による過労死などの問題を防ぎたいという政府の思惑です。

実際に法律が改正され、労働基準法を守らないと処罰されるという状況ができてしまった以上、年5日以上の有給休暇取得の義務化を企業側が拒否することはできません。とはいえ、有給休暇の消化を進めることは企業にとって簡単ではありません。

今回は、有給休暇取得の義務化とは何なのか、どういった背景でこの制度がつくられたのか、そして企業としてどのような対応を取るべきなのかをお伝えしていきます。

関連記事:【図解付き】有給休暇付与日数の正しい計算方法をわかりやすく解説

有給休暇の未取得は罰金が科せられます

年次有給休暇の法律違反は「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科せられます。

しかし、人事担当者様のお仕事は有給休暇の管理だけではありませんので、業務の効率化や自動化によって、手間なく管理業務を実現することが鍵です。

今回は、入社日を入力するだけで基準日や付与日数を自動集計してくれるExcelテンプレートや、有給休暇の取得日を記録し、一覧で確認できるExcelテンプレートが付いた無料のノウハウブックをご用意しました。

有給休暇の管理工数を削減する方法についてもご紹介しておりますので、有休管理に手間を感じている方は、ぜひご覧ください。

1. 年次有給休暇を年5日以上取得させることが義務化された

チャットでやり取りする様子

有給休暇の取得義務化とは、労働基準法の改正にともなって2019年4月から新しく設定された労働ルールのひとつです。政府が進める働き方改革の一環として、「長時間残業の禁止」「客観的な労働時間の把握」などと同じく、会社員の深刻な労働環境を整備するために用意されました。

有給休暇の年5日取得義務の免除をされる企業はなく、条件を満たした従業員がいるすべての企業が対応しなければなりません。

ただし公務員の場合、労働基準法の対象外となるため、有給休暇の年5日取得義務化も対象外となる可能性があります。それぞれに適用される法律を確認しましょう。

ここでは、労働基準法における有給休暇の取得義務化の前提となるルール3つを解説します。

1-1. 会社が時季指定をして、強制的に有給を年5日とらせなくてはならない

有給休暇の取得義務化の具体的な内容は、「年に10日以上の有給休暇を付与する社員に対して、基準日から1年以内に5日以上の有給休暇を取得させる義務を課す」というものです。年次有給休暇を5日取得させなければならない期間は、有給を付与した基準日から1年以内です。

取得が義務となった5日分の有給休暇は、労働者が期間内に5日取得していない場合は、使用者が労働者ごとに時季を指定して取得させなければなりません。2019年4月からの義務化では、企業に時季指定義務まで課せられているため、確実に5日取得させられるようにしましょう。

また、義務化の対象となっている5日は半休か全休でなければなりません。

労使協定を結んでいれば取得可能な時間単位(時間休)で義務化の5日分とすることは不可能です。

1-2. 時季指定をする場合は就業規則での規定が必須

時季を指定して従業員に有給休暇を取得させる場合は、次の3つのことに留意しなくてはなりません。

  • 従業員の意見を十分に聴取すること
  • できる限り従業員の希望に沿った時季指定をすること
  • 就業規則に時季指定の対象従業員とその方法を明記すること

なお、すでに5日以上の有給休暇を取得している場合、その従業員に対して有給休暇の時季指定をする必要はなく、することもできません。

関連記事:有給休暇の義務化で就業規則を変更する場合に注意すべき2つのポイント

1-3. 年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保管する義務がある

使用者は、労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保管しなくてはなりません。この管理簿には、取得時期と日数およびその基準日を記載しておく必要があります。保管期間は、有給休暇を与えた期間とその満了後から3年間となっています。

なお、この管理簿は賃金台帳と一緒に調製することが認められているため、勤怠管理システムなどでまとめて管理しておくのが便利です。

関連記事:有給休暇義務化にともなう管理簿とは?作成方法と保存のポイントを解説

1-4. 大企業も中小企業も2019年4月から有給取得が義務化

年5日以上の有給休暇取得が義務化されるタイミングは、大企業も中小企業も2019年4月以降です。

同じく働き方改革により設けられた残業の上限規制は中小企業と大企業で施行時期が異なりますが、有給休暇の取得義務化は同じ時期に施行されており、猶予期間は設けられていません。

すでに有給休暇の取得義務化は適用となっているため、「法改正の内容を知らなかった」「有給休暇の取得義務化に対応するための準備が整っていない」という理由で対応できていなかったとしても、違反となり処罰される可能性がるため注意しましょう。

関連記事:有給休暇取得義務化が中小企業に及ぼす影響や対応策を紹介

2. 年5日の有給取得義務化の対象

会議の様子

有給取得について義務化が適用される従業員には、決まりがあります。決まりを正確に把握し、取得漏れが起きないように管理しましょう。

2-1. 年に10日以上有給休暇が付与される従業員

有給取得が義務付けられているのは、年に10日以上の有給休暇が付与される全従業員です。正社員はもちろん、派遣社員やアルバイト、パートタイム労働者も、有給休暇をもらえる条件を満たしていれば、年に5日以上の有給休暇を与える必要があります。

注意しておきたいのは、管理監督者や有期雇用契約者(契約社員など)もこの対象に含まれることです。特に管理職は例外として扱われがちですが、この義務化は対象となっているため、注意しましょう。

なお、有給休暇が発生する条件は、半年以上勤めていること・全労働日のうち80%以上出勤していることです。

有給日数の増え方や、付与日数の計算方法について確認しておきたい方は、以下の記事をご覧ください。
【図解付き】有給休暇付与日数の正しい計算方法をわかりやすく解説

2-2. パート・アルバイト、派遣社員の場合は?

パート・アルバイトや派遣社員など、フルタイムでない従業員は、有休付与の日数が通常と少し異なります。具体的には、「週の所定労働時間が30時間未満」かつ「週の所定労働日数が4日以下、もしくは年の所定労働日数が216日以下」の場合には、勤続年数に応じて以下の表に記載の日数分が有給休暇として付与されます。

勤続年数による年次有給休暇付与のルール

上記の表に則り、10日以上の有給休暇が1年に付与された場合は、パート・アルバイトや派遣社員であっても5日の取得が義務付けられています。

関連記事:パート・アルバイトにも有給休暇はある!付与日数や発生条件について解説

3. 有給休暇の取得が義務化された理由はワークライフバランスを改善するため

手にハートをもった写真

そもそも、有給休暇の取得が義務化された理由は会社員のワークライフバランスを整えるためです。ここでは、有給休暇の取得が義務付けられた背景をご紹介します。

3-1. 法改正以前は有給消化率が低かった

日本の有給休暇の取得率

引用:厚生労働省「年次有給休暇の取得率等の推移(全国)

有給休暇という制度自体は、正式な労働者の権利として労働基準法に明記されています。しかし、制度があっても、長年日本では有給休暇の消化率が一向に改善しないという事実がありました。

実際、欧米諸国ではほぼ完全取得されている一方で、日本ではグラフの通り取得率が50%を下回る期間が長く続いていました。

このような背景で有給休暇の取得が義務付けられたのです。

4. 有給休暇取得率が向上することで企業が得られるメリット

矢印を引く様子

基本的に、有給休暇の取得義務化は、企業側の負担を増やす制度です。少なくないコストと手間をかけてまで、義務化の対応を優先したくないと考える経営者もいらっしゃるかもしれませんが、有給取得率の向上には、以下のようなメリットがあります。

【有給休暇取得率が向上することで得られるメリット】

  • 休日が増えることで従業員の疲労やストレスが抜けて生産性が高まる
  • 休みやすい職場になることで従業員の定着率が向上する
  • 有給休暇をそれぞれが取得できるように、協力しあうことで業務の効率化が進む
  • 生産性の向上により労働時間が短縮し、人件費を節約できる

5. 年5日の有給消化を確実におこなう方法

電卓とボールペンの写真

有給休暇の取得が義務化されたため、企業は従業員が確実に5日分の有給休暇を取得できるように管理をしなくてはなりません。ここでは、年次有給休暇を確実に5日分取得させるための方法や工夫を3つご紹介します。

5-1. 時季指定と計画年休

年次有給休暇取得の基本的な方法は、時季指定と計画年休の2つになります。

時季指定は、各従業員に有給取得を任せ、5日分の取得が期限内にできないと思われる従業員には、使用者が時季を指定して有給を取得させる方法です。基本的に従業員の希望に沿った日付で有給を取得させなければならず、各従業員がきちんと有給休暇を消化しているか管理する必要があります。

計画年休は、就業規則に定めることで、企業全体や事業場、部署ごとなどで全従業員が一斉に有給取得する日を使用者が前もって計画し定めておく方法です。全員が一斉に有給を取得するため、従業員はためらいなく休むことができ、使用者側として管理がしやすく、確実に有給を取得させられるというメリットがあります。

関連記事:労働基準法で義務化された有給休暇消化を従業員に促す3つの方法

5-2. 基準日を年度初めや月初に統一する

中途入社の社員が多い場合、入社した日によって有給付与の基準日や取得義務のある期間が異なるため、管理が煩雑になってしまいます。このようなときに考えたいのが、有給付与の基準日を年度初めや月初に統一することです。

例えば、入社してから1回目の付与は通常通り半年後におこない、2回目の付与は一律で4月1日にそろえる、もしくは同じ月に入社した社員は全員基準日を月初の日付にそろえることで、管理の工数を減らすことができます。

年5日取得義務の発生する期間が企業や部署ごとに統一されていることで、時季指定や取得促進がしやすくなります。

関連記事:有給休暇義務化における「基準日」とは?従業員管理の重要性を解説

5-3. 勤怠管理システムを導入する

有給休暇が付与される社員全員に漏れなく年5日以上の有給休暇を取得してもらうためには、当然のことながら精密な勤怠管理が必要不可欠です。

勤続年数・年間を通しての有給休暇の取得数、消化率・部署ごとの有給休暇の取得率などを管理側が把握していなければ、有給休暇を確実に取得させることは難しくなります。

とはいえ、客観的かつ正確な勤怠管理を手作業でできるのは、あくまでも社員が数人程度の小規模企業だけです。社員数が十数人を越えてくると、人事担当の手だけでは正確に勤怠状況を管理できません。

そこで役立つのが、社員の出退勤をはじめ、さまざまな勤務状況を一括管理できる「勤怠管理システム」の導入です。

勤怠管理システムであれば、各従業員の勤続年数や出勤率に合わせて自動的に有給休暇が付与され、従業員・管理者共に有給休暇の付与日数と取得日数をPCやスマホからいつでも確認することができます。

Excelや紙で管理している場合、従業員自身が有給休暇の残日数を把握していないということもあります。

システムを活用することで、有給休暇の申請・承認が簡単にできるだけでなく、5日分の有給休暇を取得していない従業員とその管理者へアラートを出すこともできるため、煩雑な有給休暇の管理業務の負担を大幅に減らすことができます。

当サイトではシステムでどのように有休管理ができるかをまとめた資料「3分でわかる有休管理の工数削減方法」を無料で配布しておりますので、「システムによる有休管理の効率化に興味がある」「有休を忘れずに取得させたい」という方は、こちらから資料のダウンロードページをご覧ください。

6. 有給付与の基準日の例外による取得義務化の対応

システムのイメージイラスト

ここまで有給休暇の取得義務化について基本的なルールや対応方法について解説してきました。

年次有給休暇は、付与した基準日から1年以内に5日を取得させることが義務となっていますが、有給休暇付与のルールは企業によって様々であり、労働基準法で定められた基準以上の方法で運用している場合もあるでしょう。

本章では、労働基準法で定められた基準以上で有給休暇を運用している場合に必要な対応をわかりやすく解説します。

6-1. 入社時点で有休を付与している

企業によっては、新卒であっても入社した時点で10日以上の有給休暇を付与していることがあるでしょう。この運用自体は労働基準法と照らし合わせても問題はありませんが、義務となっている5日分はいつからいつまでの間に取得させればよいかが少々わかりにくいでしょう。

入社日に10日以上の有給休暇を付与した場合は、10日付与した日から1年以内に5日取得させる義務があります。有給休暇を前倒して付与した場合、取得義務化の基準日も前倒されることに注意しましょう。

6-2. 取得義務のある期間に重複がある

例えば、4月1日に入社してから半年後の10月1日に有給休暇を付与した次は、全従業員で基準日をそろえるために、1年後の10月1日ではなく半年早い4月1日に前倒して有給休暇を付与している場合、取得義務のある期間に重複が生まれます。この場合、2通りの対応方法があります。

1つ目は、それぞれの期間で年5日分を取得させる方法です。こちらは取得に義務がある期間に重複が発生するため、管理が複雑になりわかりにくいというデメリットがあります。

2つ目は、重複期間を含めて、前の期間の始めから後の期間の終わりまでの長さに応じた日数を当該期間に取得させる方法です。最初に挙げた例を利用すると、前の期間の始めである10月1日から後の期間の終わりである翌々年の3月31日までは、18ヶ月あります。18ヶ月を12ヶ月で割り、5日分をかけ合わせた8日以上を取得させれば問題ないとされています。

6-3. 基準日よりも前倒して有給休暇を一部付与している

入社時点で、10日ある有給休暇のうち5日など一部を前倒して新入社員に付与するという運用の企業もあるでしょう。この場合は、付与の合計日数が10日に達した日から1年以内に5日分の有給休暇を取得させる必要があります。

注意しておきたいのは、残り分の有給休暇を付与する前に従業員が有給休暇を取得していた場合は、取得した日数分を5日分から差し引いて取得させることです。

たとえば、4月1日の入社時点で5日の有給休暇が付与され、その半年後に残りの5日が付与される企業で、10月1日までに従業員が2日分の有給休暇を取得していた場合、10月1日からの1年間で当該の従業員に取得させなければならない有給休暇の日数は5日-2日で3日となります。

関連記事:有給休暇の前借りは可能?従業員から依頼された場合の対応

7. 有給休暇取得義務化に違反した場合の罰則は?

胸の前でバツ印をつくる男女

有給休暇の取得義務化が導入されたあと、有給休暇を付与された全社員に年5日以上の有給休暇を取らせることができなかった場合、企業は労働基準法違反で処分を受けます。

また、この他にも「就業規則に明記せず時季指定をした場合」「従業員が請求した時季に有給休暇を取得させなかった場合」は処罰の対象となります。

ほとんどの場合は、最初から実刑へ進むというより、労働基準監督署からの勧告などを受けることになるでしょう。

関係者からの度重なる通報などで何度も勧告や指導を受けているにも関わらず対応しない、悪質な労働基準法違反をしていると判断された場合は、従業員一人あたりにつき30万円以下の罰金が科せられます。

それだけでなく、「労働基準法改正後の不正摘発事例」としてニュースなどでも取り上げられてしまう場合もあるでしょう。法律の改正に対応できなかった場合に企業が受ける社会的なリスクや被害は、想像以上に大きいです。

また、「有給取得の義務化を無視しても、従業員に黙っていればバレない」と考えていても、従業員側から労働基準監督署や弁護士などに相談があった場合は、臨検が入ることとなり、上記に挙げたようなリスクを背負うことになります。

有給休暇の取得義務化に対応できなかった場合のリスクを考えると、企業や企業の人事担当者は、期限までに勤怠管理を改善する必要があります。

「有休の取得を確実にさせるには、管理工数がかなりかかってしまう」という方に向け、当サイトでは管理工数も減らしつつ有休を確実に取得させる方法をまとめた資料「3分でわかる有休管理の工数削減方法」を無料で配布しておりますので、有休管理を改善したい方はこちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

8. 有給休暇の取得義務化に対応して働きやすい環境を実現しよう

話し合いの様子

法改正の影響によって、有給休暇の取得義務化が決まりました。法律で決まったルールである以上、企業が有給休暇の取得義務化を拒否することはできません。

費用も手間もかかる面倒な手続きですが、積極的に勤怠管理システムを導入し、効率のよい勤怠管理と有給休暇の消化促進を進めていけば、仕事の生産性や企業の評判を底上げできるでしょう。

勤怠管理システムの導入によって、人事担当者の仕事が楽になるのも事実です。有給休暇の取得義務化以外にも、働き方改革で人事に求められる仕事は増えていきます。

既存の勤怠管理で対応できないと感じている場合は、勤怠管理システムを使って社内の労働環境を改善しましょう。

関連記事:年次有給休暇とは?付与日数や取得義務化など法律をまとめて解説

有給休暇の未取得は罰金が科せられます

年次有給休暇の法律違反は「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科せられます。

しかし、人事担当者様のお仕事は有給休暇の管理だけではありませんので、業務の効率化や自動化によって、手間なく管理業務を実現することが鍵です。

今回は、入社日を入力するだけで基準日や付与日数を自動集計してくれるExcelテンプレートや、有給休暇の取得日を記録し、一覧で確認できるExcelテンプレートが付いた無料のノウハウブックをご用意しました。

有給休暇の管理工数を削減する方法についてもご紹介しておりますので、有休管理に手間を感じている方は、ぜひご覧ください。

大杉結希

大杉結希

クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

勤怠・給与計算のピックアップ

新着記事