有給休暇の義務化で就業規則を変更する場合に注意すべき2つのポイント | jinjerBlog

有給休暇の義務化で就業規則を変更する場合に注意すべき2つのポイント

2019年4月に働き方改革関連法が施行され、年次有給休暇を1年につき5日取得させることが義務化されました。対象となるのは、年に10日以上の有給休暇は付与されるすべての従業員です。パートやアルバイト従業員であっても、年10日以上の有給を付与される場合は対象となります。

有給休暇の義務化の対応として、「時季変更権の行使」「計画的付与」などが考えられます。これらの措置を取る場合、あらかじめ就業規則の変更が必要です。

場合によっては、従業員にとって不利益な変更となる可能性もあるため、就業規則を変更する場合は注意しましょう。本記事では、有給休暇の取得義務化に対して就業規則を変更すべきケースや、その際の注意点を解説します。

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有給休暇の管理に手間を感じている方へ

「有給休暇の取得義務」が適用されましたが、有給休暇は従業員によって付与日数が異なるため、毎回付与日数の計算をしなければなりません。

また、従業員の取得状況の把握や残日数の確認とその連絡など、有給休暇の管理業務は大変手間のかかるものです。

そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、Excelの活用と勤怠管理システムです。

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1. 有給休暇取得義務化で就業規則の変更が必要になる場合

有給休暇の取得義務化にともない、就業規則の変更が必要なケースは3つです。それぞれのケースについて、人事・労務管理の担当者向けに解説します。

1-1. 有給休暇の時季指定をおこないたい場合

有給休暇の取得義務化にともない、年5日分は使用者が時季指定をして有給休暇を取得させることが基本となりました。労働基準法第39条の新設条項である第7項においても、「労働者ごとにその時季を定めることにより」、使用者が年5日の有給休暇を取得させなければならないと規定されています。

なお、労働者がすでに5日分を取得している場合、使用者が時季指定権を行使することはできません。

使用者が有給休暇の時季を指定する場合、あらかじめ就業規則にその旨を記載し、時季指定ができる労働者の範囲や、時季指定をおこなう方法について明確に定義しておくことが必要です。

就業規則に時季指定権の記載がない場合は、就業規則を変更しなければなりません。就業規則に記載がないのにも関わらず、有給休暇の時季指定をおこなった場合、30万円以下の罰金が科されます。

1-2. 有給休暇の計画的付与をおこないたい場合

有給休暇の取得を促進する方法として、「計画的付与」も効果的です。計画的付与とは、有給休暇の合計付与日数のうち5日分をのぞき、使用者が有給休暇の取得する日を指定して、計画的に年休を消化してもらう制度のことです。

たとえば、夏季休暇や冬期休暇、ゴールデンウイークや年末年始の前後に有給休暇を計画的に付与することで、大型連休を作るといった措置が広く行われています。適切に運用すれば、労働者側にとってもメリットが存在する制度です。

計画的付与を行うには、あらかじめ労働者と書面による労使協定を結び、就業規則にもその旨を記載しておかなければなりません。「事前に書面による労使協定を結んだ範囲で」「付与日数のうち5日を超える部分に関して」有給休暇を計画的に付与する旨が記載されていれば、就業規則としては問題ありません。

計画的付与の対象となる労働者や、計画的付与の具体的な方法、計画的付与を行う日数上限などについては、労使協定において取り決めておく必要があります。

1-3. 従来の休暇制度を廃止し、有給休暇に置き換えたい場合

注意が必要なのが、夏季・冬季休暇、慶弔休暇、バースデー休暇、リフレッシュ休暇などの休暇制度を廃止し、有給休暇に置き換えて年5日の年休を消化させる措置をとる場合です。

こうした措置をとること自体は、就業規則に記載されていれば可能です。しかし、労働者にとって不利益な変更となるため、あらかじめ労働者に周知徹底をしたうえで合意を得なければなりません。

よほどの事情がなければ、時季指定や計画的付与によって、年5日の取得義務化に対応できますので、休暇制度の廃止は「最後の手段」と考えておきましょう。

2. 有給休暇取得の義務化で就業規則を変更する際の2つの注意点

有給休暇の取得義務化に対応し、就業規則を変更する場合、2つの点に注意しましょう。特に労働者にとって不利益変更となるケースは要注意です。

2-1. 不利益変更をおこなう場合は労働者との合意が必要

休暇制度を廃止するなど、労働者にとって不利益となる就業規則の変更をおこなう場合は注意が必要です。通常、就業規則を変更する場合、労働者の過半数の指示を得た代表から意見を聴取した上で、意見書の提出が必要です。

また、変更内容は業務上の必要性に鑑み、合理的である必要があります。労働基準監督署が合理性を判断するわけではありませんが、もし労働者が不満を感じて裁判をおこした場合、変更内容は差し戻されます。

こうした事態を防止するため、不利益変更にあたる場合は、事前に労働者側とよく相談しておくことが大切です。

2-2. 計画年休は制度の対象となる労働者の範囲と、具体的な方法などを規定しておく

計画年休制度を採用に当たって労使協定を作成する場合は、以下の5つの項目について定める必要があります。

①計画付与をする対象者
②対象となる年次有給休暇の日数
③計画的付与の具体的な方法
④年次有給休暇の付与日数が5日以下の従業員の扱い
⑤計画的付与を変更する際の手続き

明確な定義がなければ、トラブルの原因となってしまいます。たとえば、制度を適用する範囲があいまいだったため、本来は時季指定をできない労働者に指定をおこない、労働基準法違反となるケースも考えられます。

使用者・労働者双方のため、制度内容は具体的に記載しておきましょう。なお、就業規則の規定例は、厚生労働省が発表しているガイドライン「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」で確認することができます。

なお、計画年休は全従業員に一斉に有休を取得させることができ、管理工数の削減が期待できますが、全ての有休を計画年休にまわせるわけではありません。従業員が自由に取得できる有休を5日分は残しておかなくてはならないため、その分の管理は依然として必要になります。

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3. 就業規則を適切な手続きで変更し、有給休暇の義務化に対応しよう

今回は、2019年4月からの有給休暇の取得義務化に対応し、就業規則を変更すべきケースと注意点を解説しました。有給休暇の取得を促進する方法として、使用者による有給休暇の時季指定や、計画的付与などがあげられます。

これらの措置を取るためには、あらかじめ就業規則の変更が必要です。また、休暇制度を廃止して有給休暇に置き換えるなど、労働者にとって不利益となる変更をする場合は、労働者に徹底周知をしたうえで合意を得る必要があります。

就業規則を適切な手続きで変更し、計画的で無理のない有休管理をおこないましょう。

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有給休暇の管理に手間を感じている方へ

「有給休暇の取得義務」が適用されましたが、有給休暇は従業員によって付与日数が異なるため、毎回付与日数の計算をしなければなりません。

また、従業員の取得状況の把握や残日数の確認とその連絡など、有給休暇の管理業務は大変手間のかかるものです。

そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、Excelの活用と勤怠管理システムです。

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