有給休暇取得義務化が中小企業に及ぼす影響や対応策を紹介

2019年4月に働き方改革関連法が施行され、有給休暇を1年で5日間取得させることが義務化されました。大企業・中小企業問わず、今後は労働者一人ひとりの有給休暇の取得日数を管理し、第7項の規定を満たしているか確認する必要があります。

しかし、中小企業は人事・労務管理にリソースを割けないことも多く、対応に苦慮する企業も多いでしょう。

この記事では、有給休暇の取得義務化が中小企業にもたらす影響をわかりやすく解説し、その対応策や注意点を紹介します。

「3分でわかる有休管理の工数削減方法」

働き方改革が始まり、「有給休暇の日数管理や従業員からの有休残日数の問い合わせ対応の工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからない・・」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、Excelの活用術と勤怠管理システムです。

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また、Excelで管理している方には、勤怠管理システムをおすすめしています。どのような操作画面なのかをご紹介します。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「3分でわかる有休管理の工数削減方法」をご参考にください。

 

1. 有給休暇の義務化が中小企業に及ぼす3つの影響

チームメイトでミーティングをおこなっている様子

2019年4月に働き方改革関連法が施行され、有給休暇を1年で5日間取得させることが義務付けられました。大企業・中小企業を問わず、有給休暇を取得させる体制づくりが求められますが、資本金や出資金が少なく、人事・労務管理にリソースを割けない中小企業への影響が懸念されます。

ここでは、有給休暇の義務化が中小企業に与える3つの影響と、その対応策を解説します。

1-1. これまで以上に現場の業務効率化が重要

有給休暇の取得が義務付けられたことで、従業員1人ひとりの付与日数や取得状況を、これまでよりも厳格に管理する必要があります。とくに多くの企業では、有給休暇の取得時期を従業員にゆだねる「個別指定方式」をとっています。

人事・労務管理の現場は、「どの従業員が何日の年休を消化したか」「期限までにあと何日の年休消化が必要か」を正確に把握しなければなりません。

中小企業の場合、従来の業務フローを見直し、人事・労務管理の効率化に着手しましょう。たとえば、手書きの日報や紙のタイムカードでのアナログ勤怠管理は、集計作業に手間がかかり、業務の属人化を招きます。

勤怠管理システムを導入し、有休管理を自動化するなどして、業務効率化を目指しましょう。

1-2. 「なんとなく」の有休管理ではなく計画性が求められる

決められた期限までに有給休暇を5日間取得してもらうためには、計画的な有休管理が必要です。

有給休暇が付与される基準日から、次回の基準日までの期間を把握し、計画的に有給休暇を取得してもらいましょう。中小企業が活用したいのが、「計画年休制度」です。

計画年休制度とは
計画年休制度とは、付与された有給休暇のうち5日間を除く部分について、使用者が取得日を指定することができる制度です。たとえば、夏季休暇やゴールデンウィークの前後に有給休暇を指定し、大型連休を作ることで、従業員にもメリットが生まれます。なお、半日単位での付与や、計画的付与をおこなうためには、あらかじめ労使協定を結ぶ必要があります。

2. 有給休暇の義務化の概要を解説!労働基準法に違反した場合企業への罰則も

有給休暇の取得義務化は、2019年4月に改正された労働基準法第39条によって詳しく定義されています。ここでは、中小企業側に課される義務の内容や、労働基準法に違反した場合の罰則についてわかりやすく解説します。

2-1. 有給休暇の義務化とは?労働基準法第39条の新設条項を解説

有給休暇の取得義務化は、労働基準法第39条の新設条項である第7項で規定されています。有給休暇の基準日(付与される日)から原則1年間を期限として、使用者は業務命令により、5日間の有給休暇を労働者に取得させなければなりません。

対象は有給休暇が10日以上付与されるすべての労働者です。

【労働基準法第39条第7項】
使用者は、第一項から第三項までの規定による有給休暇(これらの規定により使用者が与えなければならない有給休暇の日数が十労働日以上である労働者に係るものに限る。以下この項及び次項において同じ。)の日数のうち五日については、基準日(継続勤務した期間を六箇月経過日から一年ごとに区分した各期間(最後に一年未満の期間を生じたときは、当該期間)の初日をいう。以下この項において同じ。)から一年以内の期間に、労働者ごとにその時季を定めることにより与えなければならない。

第7項では、「労働者ごとにその時季を定めることによって」、有給休暇を与えると規定されています。つまり、使用者は有給休暇を取得する時季を指定することが可能です。

ただし、時季指定をする際、あらかじめ従業員に聴取をおこない、できるかぎり希望に沿う形で取得させる必要があります。なお、すでに労働者が5日分の有給休暇を取得している場合は、新たに時季指定をおこなうことはできません。

2-2. 取得義務に違反した場合の罰則

もし、使用者が5日間の有給休暇を取得させるための措置を取らなかった場合、対象となる労働者一人につき、30万円以下の罰金が科されます。

従業員が増えるほど、罰金の総額も積み重なるため、大きな制裁が可能となる罰則です。仮に100人の違反者がいることが発覚した場合、最大3,000万円の罰金が科される可能性があります。

使用者・労働者双方のため、取得義務に違反しないよう有休管理をおこないましょう。

3. 有給休暇の取得義務化で中小企業が注意するべきポイント

有給休暇の取得義務化に対応する際、中小企業が注意すべきポイントは3つあります。

3-1. 時間単位で「時季指定」することはできない

有給休暇を取得させるうえで、「半日単位」での時季指定が効果的です。まとまった休みが取れない時期であっても、半休であれば取得できる場合があります。

半休を積み重ねることによって、現場の人員に余裕がない場合であっても、有給休暇の取得義務である5日を満たすことができます。ただし、使用者が時季を指定して半休を取得してもらうことは可能ですが、「時間単位」での時季指定は認められません。

なお、半休を取得してもらう場合も、あらかじめ労使協定を結んでいて、労働者が希望している場合に限られます。

3-2. パートタイムの労働者も条件によっては有給休暇の取得が義務化

有給休暇の取得義務に関する誤解の一つが、労働基準法第39条第7項で定められている、パートタイムの労働者には適応されないというものです。有給休暇の取得義務が科されるのは、有給休暇が10日以上付与されるすべての労働者です。

パートやアルバイトであって、週所定労働時間が30時間を超えている場合や、週3日で勤続年数が5年半以上である場合、また週4日で勤続年数が3年半以上である場合は、有給休暇の付与日数が10日を超えるため注意が必要です。

3-3. 「年次有給休暇管理簿」の作成・保存が義務化

労働基準法が改正され、「年次有給休暇管理簿」の作成・保存が義務化された点にも注意しましょう。

大企業、中小企業を問わず、労働者一人ひとりの有給休暇の基準日、付与日数、取得した日付などを年次有給休暇管理簿にまとめなければなりません。

年次有給休暇には保管期間も定められており、当該の有給休暇の付与期間が完了したら、3年間保存しておく必要があります。

4. 有給休暇の義務化について把握し、中小企業は迅速な対応を

今回は、有給休暇の取得義務化が中小企業にもたらす影響や、その対応策を解説しました。

2019年4月より、中小企業は従業員に対して有給休暇5日分を取得させる体制づくりが求められています。有給休暇の取得義務化に違反すると、対象となる従業員一人についき、30万円以下の罰金が科されるため、より厳格な有給休暇の管理が必要になります。

勤怠管理システムの導入による有休管理の効率化や、年休消化制度の導入により、改正労働基準法に対応した人事・労務管理をおこないましょう。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

タイムカードの集計は、集計時にExcelに入力する工数がかかりますし、有給休暇の管理は、従業員ごとに管理することが煩雑で、残有給日数を算出するのにも一苦労です。

どうにか工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方は、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
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など、人事担当者様の工数削減につながります。

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人事の働き方改革を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。