36協定は全ての企業に義務が?対応する勤怠管理システムの選び方 | jinjerBlog

36協定は全ての企業に義務が?対応する勤怠管理システムの選び方とは

勤怠管理を行う人事担当者たち

勤怠管理で欠かせないのが残業時間の管理です。勤怠管理をおこなう際には36協定をしっかり理解しておく必要があります。

「36協定について理解できていない」
「36協定に必要な勤怠管理システムの機能を知りたい」
など、36協定に関する悩みや疑問を抱えている企業もあるのではないでしょうか。

今回は、このような悩みや疑問を解決する記事を紹介します。ここで紹介する「36協定で定められていること」を理解し、36協定に適した勤怠管理システムを導入すれば、残業時間の管理を的確におこなえるでしょう。

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36協定は毎年もれなく提出しなくてはなりませんが、慣れていないと届出の記載事項や作成において踏むべき手順も分からないことが多いのではないでしょうか。

当サイトでは、そもそも36協定とは何で残業の上限規制はどうなっているかや、届出作成~提出の流れまで36協定の届出について網羅的にまとめた手順書を無料で配布しております。

これ一冊で36協定の届出に対応できますので、36協定届の対応に不安な点がある方は、ぜひこちらから「36協定の手順書」をダウンロードしてご覧ください。

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1. 36(サブロク)協定とは?

36協定を遵守する従業員

36協定という言葉を耳にしたことがある方でも、それが具体的にどのような協定なのかを説明できる方はあまり多くないでしょう。本記事では、36協定とはどのようなものかを順に説明します。

1-1. 全ての企業が届出を出す必要はあるのか

全ての企業は、従業員に「時間外労働」や「休日出勤」の必要がある場合、必ず36協定の届出を出さなければいけません。

時間外労働に当てはまるのは、労働基準法に定められている「1日8時間」または「1週40時間」を超過した場合です。

1-2. 届出なしの時間外労働指示は罰金

従業員に時間外労働を課す必要のある企業は、36協定の届出を出す必要があることは前述のとおりです。

この届出を出さずに時間外労働や休日出勤をさせた場合、労働基準法違反となってその雇用者には「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が課せられます。しっかりと届出をおこない、ルール違反にならないように気をつけましょう。

関連記事:36協定における残業時間の上限を基本からわかりやすく解説!

2. 36協定で決められていること

残業時間を把握する従業員

では、36協定で定められている内容に関して詳しく説明していきます。

2-1. 時間外労働や休日出勤ができる

先述のとおり、36協定の届出を出すことで従業員に時間外労働や休日出勤させることができるようになります。しかし、何時間でも時間外労働をさせて良いというわけではありません。

2-2. 時間外労働の上限が定められている

時間外労働の時間には、上限が定められています。この上限は、原則として月45時間、年では360時間とされており、大企業においては既に2019年4月に施行され、中小企業では2020年4月から施行されることになっています。つまり、1日の残業はおよそ2時間までとなります。

ただし、特別な事情がある場合については、年に720時間以内、複数月の平均で80時間以内かつ単月にして100時間未満であれば時間外労働が可能です。とはいえ、月45時間かつ年360時間の原則を超えることができるこの特例の適用は、年半分を超えないこと、すなわち年間6ヶ月までともされています。

関連記事:【2021年最新版】労働基準法改正による勤怠管理への影響と罰則回避の対策

2-3. 時間外労働は割増賃金の支払が必要

割増賃金の支払いは、1日8時間、もしくは1週間に40時間を超過した場合の「時間外労働」と「休日労働」、午後10時から午前5時までの「深夜労働」が対象になります。それぞれの割増率は以下の通りです。

・時間外労働と深夜労働は、割増率25%
・休日労働は、割増率35%

3. 36協定に必要な勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムの機能

36協定をしっかり守って労働基準法違反にならないためには、勤怠管理システムを用いて従業員の勤務状況が可視化できる環境を整えておく必要があります。そのためにも、以下のような機能を備えた勤怠管理システムの導入を検討することをおすすめします。

3-1. 残業申請の提出ができる

36協定によって時間外労働に上限が定められたことにより、従業員を残業させる場合には残業時間に気をつけなければいけません。残業時間をしっかり把握するためにも、従業員が正確に申請し、それを上司が承認するといったワークフローをしっかり整えておく必要があります。

ワークフローを整備することによって従業員の残業時間を的確に把握できるようになり、残業時間が超過している従業員の申請を却下することも可能になります。勤怠管理システムの中には、残業申請のワークフローが機能に搭載されているものもあります。

ワークフローに関するシステムをわざわざ導入するよりも、勤怠管理システムとセットになっているものを導入する方が得策といえるでしょう。

3-2. 従業員や上司が残業時間を確認できる

勤怠管理システムには、残業時間の上限を超過しそうな場合、当該従業員や上司に残業時間超過の警告をメールなどで知らせてくれる機能が搭載されているものもあります。この警告機能がついていると、残業が超過しそうなことに気がついていなかったとしても安心です。

さらに時間外労働の状況が一目でわかる機能も搭載されていると、当該従業員に指導や直接警告することが可能になります。

関連記事:勤怠管理システムとは?はじめての導入にはクラウド型がおすすめ

4. まとめ

勤怠管理システムを使う人事担当者たち

36協定に関する内容や、36協定に適した勤怠管理システムの機能を紹介しました。

36協定とは、従業員に時間外労働をさせる場合に会社と従業員の間で必ず取り交わす必要があります。時間外労働には上限が定められているため、これを破った場合の罰則規定があります。

企業は、従業員の残業時間を的確に管理して約束を破らないようにしなければなりません。そのためには、36協定に適した勤怠管理システムを導入することがおすすめです。

関連記事:働き方改革に対応するには勤怠管理システムの導入がおすすめ

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