働き方改革に対応するには勤怠管理システムの導入がおすすめ

現代の日本において、少子高齢化社会における生産年齢人口の減少により、企業は労働力不足という課題に直面しています。

そのような背景もあり、国が一億総活躍社会の実現に向けて「働き方改革」を推進しています。働き方改革による法律の整備もおこなわれ、労働者が多様な働き方ができる社会を実現して、一人ひとりが将来に向けて良い展望を持てるような社会へと変化しつつあります。

そこで、今回は「働き方改革」の概要や、企業として取り組むべき課題について解説していきます。

これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
・勤怠管理システムの導入までに必要な8つのステップ

勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

 

1. 働き方改革の目的や背景を解説

それでは、働き方改革の内容について詳しく解説していきます。

1-1. 働き方改革ってどういう制度?

働き方改革は、国の「一億総活躍社会」の実現に向けての、労働環境の改善への取り組みのことであり、最重要課題と位置づけされています。その背景には、日本の人口が2008年を境に減少傾向にあり、その結果、企業が労働力不足になっているという社会問題があります。

しかし、労働者にとっては、長時間労働問題、正規・非正規の不合理な処遇問題など労働環境における弊害も数多く見受けられ、国としても早急に対応していかなければなりません。

1-2. 推進する目的は2つ

上記のような社会問題を抱える中、働き方改革を推進する目的は大きくわけて2つあります。

1つ目は、正規雇用と非正規雇用の処遇の格差の改善です。総務省統計局の労働力調査によると、雇用者5596万人の内、非正規職員・従業員は2120万人で約4割を占めています。

また、賃金構造基本統計調査によると、正規雇用と非正規雇用の給与の格差があり、不合理な処遇を改善し、企業の生産性や従業員の満足度アップにつなげていく目的があります。

出典:
総務省統計局 『労働力調査 平成30年 平均』
https://www.stat.go.jp/data/roudou/sokuhou/nen/dt/pdf/index1.pdf

厚生労働省『平成30年 賃金構造基本統計調査』
https://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/chingin/kouzou/z2018/dl/13.pdf

2つ目は、企業にとっては労働力不足は死活問題であり、労働力不足の解消することで、生産性のアップを期待しています。

働きたい意欲のある人のために、働きやすい環境を構築し、それぞれのライフステージに合った働き方を選択していけるような社会の実現を目指しています。その結果、社会全体に良い影響をもたらすと考えられているのです。

したがって、働き方改革を推進し、労働環境の改善、企業の生産性のアップ、従業員の満足度のアップにつながるような労働環境づくりを進めていく必要性があります。

1-3. 企業が対応すべき3つの課題

そのような目的をもって働き方改革は推進され、それに伴い企業としても求められている3つの課題があります。

1つ目は、「長時間労働の是正」です。社会問題にもなっている過重労働問題。その結果、過労死やメンタルヘルスの不調を引き起こしています。

2つ目は、「正規・非正規雇用の処遇格差の改善」です。今後、ますます深刻度が増していく労働力不足に向けて、企業は正社員だけに頼らず、さまざまな雇用形態で従業員を採用し、幅広く人材を確保していく必要性があります。

正規として働きたくても「フル稼働」ができない介護や子育て中の人も多いのが現状です。また、働く意欲はあっても非正規雇用という処遇の悪いイメージがあり、働く意欲の低下につながっています。

その処遇の改善策として、2020年4月1日から「同一労働同一賃金」が導入され、正規・非正規の賃金の不合理な格差の解消を目指しています。

出典:厚生労働省 『同一労働同一賃金特集ページ』
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000144972.html

3つ目は、「柔軟な働き方ができる環境づくり」です。出産・育児・介護の人でも働けるようなテレワークや時短勤務、キャリアアップのための兼業や副業、高齢者の就労を促進していくことで、企業の労働力不足の解消につながります。

2. 働き方改革における企業が取り組むべき問題

働き方改革の推進にともない、様々な働き方が推奨されていく中で、企業が直面することになる課題とはどのようなことなのでしょうか。また、その課題をいかにして解決していくのかを説明します。

2-1. 従業員の正確な勤怠管理が必須である

2019年4月1日に施工された労働安全衛生法第68条の8-3で、事業者は労働者の労働時間の状況の把握の義務が決定されました。出張先での打刻、今後増えてくるテレワーカーなどの労働時間の把握など、従業員の多様な働き方に対応した勤怠管理が必須となっています。

2-2. 働き方改革には勤怠システムがおすすめ

現状の勤怠管理の方法には、手書きの出勤簿、タイムカード、PCのログイン・ログアウトなどがありますが、より正確な労働時間の把握には勤怠管理システムがおすすめです。従来の勤怠管理では、不正やミスもあり、その修正や対応に時間もかかり、勤怠管理の担当者の負担もありました。そのような問題を勤怠管理システムを導入することで解消することができます。

3. 働き方改革に対応した勤怠管理システムについて

働き方改革の推進により、企業は従業員の正確な労働時間の把握が義務化され、勤怠管理システムの導入を検討している企業も増えつつあります。そこで、勤怠管理システムを導入することで、働き方改革の課題をどのように対応できるようになるのか解説していきます。

3-1. そもそも勤怠管理システムとは

勤怠管理システムでは、さまざまなデバイスから出退勤の記録を残すことができるようになります。したがって、会社に出勤しなくても外出先や出張先、自宅でも出退勤の打刻が可能になります。

また、有給や残業などのさまざまな申請や承認もシステム上で完結できるようになります。かなり煩雑な作業を伴うシフト作成や管理などもできるようになり、さまざまな機能が付帯しており、しっかりと勤怠管理をおこなってくれるでしょう。

また、給与システムと連携すれば給与計算も可能になります。企業は勤怠管理システムを導入することで、勤怠管理の業務の効率化を目指すことができると言えます。

3-2. 働き方改革に対応した機能を紹介

導入することで勤怠管理業務を効率化する勤怠管理システムについて、働き方改革に対応する機能について紹介します。

3-2-1. 多彩な打刻と場所を選ばない柔軟な申請

外出先や出張先で会社にいない場合やテレワークで自宅で仕事をしている場合でも、出退勤の打刻ができるようになります。多様な打刻方法を採用しているシステムも多く、スマートフォンやPC、ICカード、指紋などは打刻の手法はさまざまです。

また、残業、休日、直行直帰の申請や承認もワークフローに組み込まれているものも多く、すべて一元管理でき客観的な記録として残っていくため、正確な労働時間の把握に適しているでしょう。

3-2-2. さまざまな雇用形態を設定

企業には、正規・非正規雇用などさまざまな雇用形態の従業員が働いています。また、フレックスタイム制、時短制、裁量労働制など勤務体系も異なります。勤務体系が異なる場合、所定労働時間や残業時間などの計算方法も異なり、計算方法も煩雑になりがちです。その異なる条件を設定することができるので、労働時間の正確な集計にも役立つでしょう。

また、法律も改正される場合もあり、自動でアップデートしてくれるシステムは運用する上でも使い勝手が良く、法律に適応した処理ができるので、企業リスクも軽減されます。

3-2-3. 有給休暇を自動で管理

働き方改革では、年間10日以上有給休暇が付与される従業員に対して、5日間以上の有給休暇の取得をさせることが義務化されています。有給休暇の起算日もそれぞれで異なりますので、管理が煩雑になります。勤怠管理システムでは、有給休暇を自動で管理してくれる機能を備えたものがあります。

3-2-4. 各種のアラート機能

勤怠に関して、さまざまなアラート機能を設定することも可能です。既定値を超えた場合には、本人や管理者にメールで通知をおこなうようなシステムもあります。

遅刻や早退などの勤怠管理上の場合と、深夜残業や休日出勤の回数、勤務間インターバルの不足の回数など健康管理上の観点からの場合など、さまざまな設定をしておくことで、適正な労働時間を指導することもできるようになります。

4. まとめ

働き方改革の推進で、企業は従業員の正確な労働時間の把握、有給休暇の消化、多様な働き方の実現に向けて対応していかなくてはいけません。

また、それに伴い法も整備されており、それに適応した対処も必要になります。それらを全て企業の勤怠管理担当者が対応していくには、時間がかかり、負担にもなりかねません。

そのような場合は、勤怠管理システムの導入で解決できることも多くあります。自社の勤怠管理の問題点を挙げ、運用にあった勤怠システムの導入をおすすめします。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にどのような機能があって、どのような操作画面なのかを知りたい」という人事担当者様のために、jinjerを題材に勤怠管理システムでできることや操作画面を35ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「1分でわかるjinjer勤怠」をご参考にください。