働き方改革の推進により、企業には労働時間の客観的な把握や有給休暇の取得義務化など、厳格な労務管理が求められています。しかし、多様な働き方への対応や複雑な集計作業は、人事労務担当者にとって大きな負担となりがちです。

本記事では、働き方改革に関連した法改正の内容を整理しつつ、業務効率化とコンプライアンス遵守を両立する勤怠管理システムの必須機能や、システムの導入を成功させるポイントを解説します。

1. 働き方改革の目的や背景を解説

まずは、働き方改革の内容について詳しく見ていきましょう。目的や課題と併せて解説していきます。

1-1. 働き方改革は労働環境を改善する取り組みのひとつ

働き方改革は、国が推奨する「一億総活躍社会」の実現に向けた、労働環境の改善への取り組みであり、最重要課題と位置づけされています。

その背景には、日本の人口が2008年を境に減少傾向にあり、その結果、企業が労働力不足になっているという社会問題があります。

しかし、労働者にとっては、長時間労働問題、正規・非正規の不合理な処遇問題など労働環境における弊害も数多く見受けられます。このような労働環境に、国としても早急に対応していく必要があることから、労働者の働き方を改善するための「働き方改革」という制度が生まれました。

1-2. 推進する主な目的は2つ

上記のような社会問題を抱える中、働き方改革を推進する目的は大きくわけて2つあります。

1つ目は、正規雇用と非正規雇用の処遇の格差の改善です。総務省統計局の2025年の労働力調査によると、雇用者6,185万人の内、非正規職員・従業員は2,128万人で約3～4割を占めています。

また、賃金構造基本統計調査によると、正規雇用と非正規雇用の給与の格差があり、不合理な処遇を改善し、企業の生産性や従業員の満足度アップにつなげていく目的があります。

参考：労働力調査（基本集計）　2025年（令和7年）平均結果｜総務省統計局
参考：令和6年賃金構造基本統計調査　結果の概況｜厚生労働省

2つ目は、企業にとっては死活問題となる労働力不足の解消です。

働きたい意欲のある人のために、働きやすい環境を構築し、それぞれのライフステージに合った働き方を選択していけるような社会の実現を目指すことを目的として、働き方改革を推進しているのです。適材適所に配置することは、社会全体に良い影響をもたらすと考えられています。

そのため、働き方改革を推進し、労働環境の改善や企業の生産性のアップ、従業員の満足度のアップにつながるような労働環境づくりを進めていくことが、この制度が生まれた一番の背景といえるでしょう。

1-3. 企業が対応すべき3つの課題

働き方改革は目的をもって推進されてますが、それに伴い企業としても求められている3つの課題があります。

これらの課題は企業の安定化や労働力確保につながる部分も多いため、働き方改革への対応のためだけでなく、自社の成長のためにも積極的に取り組みたい部分です。

労働時間の適正化

1つ目は、「労働時間の適正化」です。長時間労働や過重労働問題はいまや社会問題にもなっており、その結果、過労死やメンタルヘルスの不調を引き起こす従業員が増加しています。

実際、2019年の法改正では残業時間の上限規制が設けられたり、リフレッシュを目的としている有給の取得が義務付けられたりしました。そのため、企業は法改正に対応した勤怠管理をおこなうことが求められます。

雇用形態による格差の改善

2つ目は、「正規・非正規雇用の処遇格差の改善」です。今後、ますます深刻度が増していく労働力不足に向けて、企業は正社員だけに頼らず、さまざまな雇用形態で従業員を採用し、幅広く人材を確保していく必要性があります。

正規として働きたくても「フル稼働」ができない介護や子育て中の人も多いのが現状です。また、働く意欲はあっても非正規雇用という処遇の悪いイメージがあり、働く意欲の低下につながっています。

その処遇の改善策として、2020年4月1日から「同一労働同一賃金」が導入され、正規・非正規の賃金の不合理な格差の解消を目指しています。

参考： 同一労働同一賃金特集ページ｜厚生労働省

柔軟な働き方への対応

3つ目は、「柔軟な働き方ができる環境づくり」です。多様化に対応しつつ、人材不測の解消や人材の育成をおこなうことが主な目的です。

出産・育児・介護の人でも働けるようなテレワークや時短勤務、キャリアアップのための兼業や副業、高齢者の就労を促進していくことで、企業の労働力不足の解消を狙います。

関連記事：法改正による勤怠管理システムへの影響は？労働基準法に対応するポイント

1-4. 【法改正】働き方改革で変わった勤怠管理のポイント

2019年4月から順次施行された働き方改革関連法により、大幅な勤怠管理の見直しが求められています。施行された主な法改正の内容は次の通りです。

施行	改正項目	内容
2019年4月	労働時間の客観的な把握が義務化	原則として、全従業員の始業・終業時刻について、タイムカードやPCの使用時間などの客観的な方法で確認・記録することが義務化
2019年4月	時間外労働の上限規制（一部猶予あり）	時間外労働の上限は原則「月45時間以内・年360時間以内」 特別な事情がある場合も「月100時間未満・年720時間以内」といった上限あり
2019年4月	年5日の年次有給休暇の確実な取得	年10日以上の有給が付与される労働者に年5日分を確実に取得させる義務
2019年4月	フレックスタイム制の拡充	清算期間の上限が1ヵ月から3ヵ月に延長
2019年4月	高度プロフェッショナル制度の創設	高度な専門知識を持ち、年収1,075万円以上など特定の要件を満たす労働者を対象に、残業代を含む労働時間規制を適用除外とする制度
2019年4月	勤務間インターバル制度の導入（努力義務）	1日の勤務終了から翌日の出社までの間に、一定時間以上の休息時間を確保する制度（勤務間インターバル制度）の導入が努力義務化
2020年4月	時間外労働の上限規制（中小企業に適用開始）	時間外労働の上限規制（原則「月45時間以内・年360時間以内」など）が中小企業にも適用
2023年4月	月60時間超え時間外労働の割増率引き上げ	中小企業の1ヵ月60時間を超える時間外労働の割増率を50%以上に引き上げ
2024年4月	時間外労働の上限規制（猶予期間終了）	建設業・ドライバー・医師などにも時間外労働の上限規制が適用開始（一部特例あり）

働き方改革関連法の施行に伴い、労働時間の客観的な把握義務化や時間外労働の上限規制がルール化されたことで、これまで以上に労働時間や残業時間の管理を適切におこなわなければなりません。

参考：「働き方改革関連法」の概要｜厚生労働省

また、現在、労働時間や休日といった制度を中心に、労働基準法の見直しについて議論が進められています。具体的には、「勤務間インターバル制度の義務化」「休憩時間制度の見直し」「長期間にわたる連続勤務への規制」「時間外・休日労働の上限規制水準の再検討」などが検討課題として挙げられています。

これらは現時点で確定した改正内容ではありませんが、将来的に制度化される可能性は否定できません。今後の働き方改革の動向を見据え、企業としても早期から社内体制の整備や労務管理の見直しに取り組んでいくことが重要です。

参考：「労働基準関係法制研究会」の報告書を公表します｜厚生労働省

2. 働き方改革に適切に対応するには勤怠管理システムがおすすめ

働き方改革関連法の施行により、時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務化など、企業に求められる労務管理の水準は大きく引き上げられました。これらに適切に対応するためには、従業員の労働時間や休暇状況を正確に把握し、法令を遵守した運用をおこなうことが不可欠です。

その実務を支える手段として、多くの企業で導入が進んでいるのが「勤怠管理システム」です。手作業やエクセル管理では対応が難しくなった複雑な勤怠管理も、システムを活用することで効率的かつ確実におこなえるようになります。

2-1. そもそも勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻、労働時間、残業時間、休日・休暇の取得状況などを一元的に管理するための仕組みです。ICカードやスマートフォン、PCなどを用いた打刻情報をもとに、労働時間を自動集計できる点が特徴です。

近年の勤怠管理システムは、単なる出退勤管理にとどまらず、法定労働時間の超過チェックや36協定の上限管理、年5日の有給休暇取得状況の管理など、法令対応を前提とした機能を備えているものが一般的です。これにより、企業は労務リスクを抑えながら、正確な勤怠管理を実現できます。

関連記事：勤怠管理システムとは？はじめての導入にはクラウド型がおすすめ

3-2. 勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入する最大のメリットは、労働時間を客観的かつ正確に把握できる点にあります。手書きやタイムカードによる勤怠管理では、打刻漏れや記入ミスが発生した場合、後からの確認や修正が煩雑になり、集計時の人的ミスにつながりやすいという課題があります。

しかし、勤怠管理システムを活用すれば、打刻忘れに対するアラート機能や管理者による確認機能を活用できるので、打刻漏れの早期発見・修正が可能です。さらに、出退勤時刻や休憩時間を自動的に記録・集計できることから、労働時間の正確性が向上し、長時間労働や過重労働の兆候も把握しやすくなります。

また、残業時間や有給休暇の取得状況をリアルタイムで可視化できるため、働き方改革で求められる適正な労務管理を実務レベルで徹底しやすくなるでしょう。加えて、勤怠データを給与計算システムと連携させれば、賃金計算を自動化し、人事・労務担当者の業務負担を軽減し、管理業務の効率化にもつながります。

このように、勤怠管理システムは法令遵守と業務効率化の両立を支える重要なツールです。必要な情報を正確に管理・活用することで、企業全体の働き方改革を着実に進められます。

関連記事：勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットも確認

3. 働き方改革に対応するために必要な機能を紹介

働き方改革関連法の施行により、企業には労働時間を適切に管理するとともに、柔軟で多様な働き方に対応する体制づくりがこれまで以上に求められています。ここでは、働き方改革を推進するうえで欠かせない勤怠管理システムの主要な機能について解説します。

3-1. 多彩な打刻と場所を選ばない柔軟な申請

多くの勤怠管理システムでは、スマートフォンやPC、ICカード、指紋認証など複数の打刻方法が用意されており、柔軟な勤怠管理がおこなえます。これにより、外出先や出張先で社内にいない場合や、テレワークで自宅から業務をおこなう場合でも、出退勤の打刻が可能になります。

また、残業や休日勤務、直行直帰といった申請・承認の手続きをワークフローとして組み込んでいるシステムも多く、勤怠情報を一元的に管理することが可能です。打刻データや承認履歴が客観的な記録として蓄積されるので、正確な労働時間の把握や適正な労務管理につながります。

勤怠管理システムを選定する際には、自社の働き方や就業ルールに適した打刻方法や、申請・承認フローが備わっているかを確認することが重要です。

3-2. さまざまな雇用形態を設定

企業には、正規雇用・非正規雇用など多様な雇用形態の従業員が在籍しており、フレックスタイム制や短時間勤務制度、裁量労働制など、勤務体系もさまざまです。

これらの勤務体系は、労働時間や残業時間の捉え方がそれぞれ異なるため、算定方法を一律に扱うことができません。そのため、手作業で管理すると計算が複雑になりやすく、算定ミスが発生するリスクも高まります。

勤怠管理システムを活用すれば、雇用形態や勤務体系ごとに異なる条件を設定できるので、労働時間や残業時間を正確かつ効率的に集計することが可能になります。ただし、複雑な働き方を採用している場合には、対応できないシステムも存在するので、導入前に機能や対応範囲を十分に確認することが重要です。

3-3. 有給休暇を自動で管理

働き方改革関連法により、年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員については、5日以上の有給休暇を取得させることが義務付けられています。しかし、従業員ごとに有給休暇の起算日が異なる場合、付与日数や取得状況の管理が煩雑になりやすいです。

管理が複雑になるほど、取得日数の把握漏れや計算ミスといったヒューマンエラーが発生しやすくなります。年次有給休暇の管理は労使間のトラブルに発展しやすく、場合によっては法令違反として指導や是正の対象となるおそれもあるでしょう。

その点、勤怠管理システムの中には、年次有給休暇の付与日数や取得状況を自動で管理し、取得義務の未達者を可視化できる機能を備えたものがあります。こうしたシステムを適切な運用とあわせて活用することで、年5日の有給休暇取得義務違反のリスクを抑えられます。

関連記事：有給休暇5日の取得義務化とは？時間単位の扱いから対応方法や罰則まで解説

3-4. 各種のアラート機能

勤怠管理システムでは、さまざまなアラート機能を設定することが可能です。あらかじめ設定した基準値を超えた場合には、本人や管理者に対してメールなどで通知をおこなう仕組みを備えたシステムもあります。

遅刻や早退といった勤怠管理上の項目に加え、深夜残業や休日出勤の回数、勤務間インターバルの不足など、過重労働や健康確保の観点から把握すべき項目についても、企業の運用に合わせてアラート内容をカスタマイズできます。

これにより、労働時間の状況を早期に把握し、適正な労働時間となるよう是正や指導につなげることが可能です。また、打刻忘れを検知・通知する機能を備えたシステムも多く、うっかりによる打刻漏れや、それに伴う修正・確認作業の負担を軽減できるでしょう。

3-5. 給与計算とスムーズに連携

勤怠管理システムを給与計算ソフトと連携させれば、手入力による転記作業が不要となり、入力ミスの防止や業務効率の向上が期待できます。残業や休日出勤などの勤怠情報が自動的に反映されれば、賃金計算の正確性が高まり、未払い残業代といった労務トラブルの予防にもつながるでしょう。

一方で、勤怠管理システムによっては、連携可能な給与計算システムが限定される場合があります。そのため、導入にあたっては、自社で使用している、または今後導入予定の給与計算ソフトと連携できるかを事前に十分確認しておくことが重要です。

関連記事：勤怠管理システムと給与計算を連携させるには？選定ポイントを解説

3-6. 法改正があった場合に自動でアップデート

労働関連法令は頻繁に改正されるため、その都度社内で対応することは企業にとって大きな負担となります。クラウド型の勤怠管理システムであれば、法改正にあわせてベンダー側で機能や設定がアップデートされるケースが多く、常に最新の法令に沿った勤怠管理をおこないやすい点が特徴です。今後の働き方改革に伴う制度改正に対しても、比較的スムーズに対応できるでしょう。

一方で、法改正への対応をベンダーに委ねる以上、その提供企業の信頼性を十分に確認しておくことが不可欠です。過去の法改正への対応実績やアップデートの速さ、サポート体制の充実度などを事前に確認し、自社の労務管理を安心して任せられるかどうかを見極める必要があります。

4. 勤怠管理システムを導入・運用を成功させるためのポイント

勤怠管理システムは、導入すること自体が目的ではありません。業務効率の向上や労務管理の適正化といった成果につなげるためには、事前準備から運用後の活用までを見据えた取り組みが重要です。

ここでは、勤怠管理システムを成功させるために押さえておきたいポイントを解説します。

4-1. 導入前に費用対効果をきちんと検証する

勤怠管理システムの導入には、初期費用や月額利用料といった直接的なコストに加え、初期設定や運用ルールの整備、従業員への教育など、間接的なコストも発生します。

そのため、導入を検討する際には、「どのような課題を解決したいのか」「どの業務がどの程度効率化されるのか」を事前に整理し、費用対効果を検証することが重要です。

例えば、打刻漏れや残業時間の集計ミスがどの程度削減できるのか、勤怠管理にかかる管理部門の作業時間がどれほど短縮されるのかを数値化することで、導入の妥当性を客観的に判断しやすくなるでしょう。

また、勤怠管理システムの中には無料トライアル期間を設けているものもあります。こうした制度を活用すれば、実際の操作性や自社業務との相性を確認したうえで導入を判断でき、リスクを抑えた意思決定につながります。

4-2. 現場の従業員が操作しやすいかチェックする

勤怠管理システムは、管理者だけでなく現場の従業員も日常的に利用するツールです。そのため、操作が複雑でわかりにくい場合、打刻漏れや入力ミスが発生しやすくなり、結果として確認や修正にかかる管理負担が増大するおそれがあります。

こうした事態を防ぐため、導入前にはスマートフォンやPCで直感的に操作できるか、打刻や各種申請を簡単におこなえるかを十分に確認することが重要です。また、事前に現場の従業員の意見を取り入れることで、導入後の混乱を防ぎ、システムのスムーズな定着につながります。

4-3. 蓄積した勤怠データを業務改善に活かす

勤怠管理システムの大きなメリットは、勤怠データを自動的に蓄積・分析できる点にあります。出退勤の記録にとどまらず、残業時間の推移や部署ごとの稼働状況を可視化することで、客観的なデータに基づいた業務改善が可能となります。

例えば、特定の部署や時期に残業が集中している場合には、業務配分の見直しや人員配置の適正化といった具体的な対策につなげられるでしょう。勤怠データを定期的に分析し、働き方の改善や生産性向上に活用すれば、勤怠管理システムの導入効果をより一層高められます。

5. 働き方改革に対応しない勤怠管理のリスク

働き方改革関連法の施行により、企業にはこれまで以上に厳格かつ適切な労働時間管理が求められています。従来の勤怠管理方法を見直さないまま運用を続けた場合、法令違反に発展するおそれがあるだけでなく、企業経営への悪影響や、従業員の働く環境の悪化を招くリスクも高まります。

ここでは、働き方改革に十分対応していない勤怠管理を継続することで生じる主なリスクについて解説します。勤怠管理体制の見直しや、勤怠管理システム導入を検討する際の参考としてください。

5-1. 未払い賃金や36協定違反につながる

勤怠管理が正確におこなわれていないと、実際の労働時間と記録との間に乖離が生じ、残業代や割増賃金の未払いにつながるおそれがあります。とくに、自己申告制や紙・Excelによる勤怠管理では、打刻漏れや記入ミスが発生しやすく、サービス残業を見逃してしまうケースも少なくありません。その結果、企業側に故意がなくても未払い賃金が発生してしまうリスクがあります。

また、労働時間を適切に把握できていない場合、時間外労働の上限規制に対応できず、36協定で定めた上限時間を超過してしまう可能性があります。これは36協定違反に該当し、企業にとって重大なコンプライアンス上のリスクとなるでしょう。

働き方改革に対応した勤怠管理システムを導入すれば、労働時間の集計から賃金計算までを自動化でき、勤怠管理の精度を高められます。さらに、自社の36協定の内容にあわせてアラート機能を設定することで、時間外労働の超過を事前に把握し、36協定違反を未然に防止できます。

5-2. 労働基準法違反により行政指導や罰則適用のおそれがある

勤怠管理の不備は、労働基準法違反として労働基準監督署からの行政指導を受ける原因となります。是正勧告を受けた場合、対応に多くの時間とコストがかかるだけでなく、企業の社会的信用の低下にもつながります。

さらに、悪質なケースや是正がおこなわれない場合には、書類送検により罰金や拘禁刑などの罰則が課される可能性も否定できません。法令遵守の観点からも、働き方改革に対応した勤怠管理体制の整備は不可欠です。

5-3. 従業員の健康・安全に影響を及ぼす

長時間労働を正確に把握できない勤怠管理は、従業員の過重労働を見逃す原因となります。その結果、心身の不調やメンタルヘルス不全、最悪の場合は過労死や労災といった重大な問題に発展するおそれがあります。

また、労働時間が適切に管理されていない職場では、従業員の不満や不信感が高まり、モチベーションの低下や離職率の上昇にもつながるでしょう。従業員の健康と安全を守ることは、企業の持続的な成長に直結する重要な要素であり、その基盤となるのが正確な勤怠管理です。

なお、働き方改革関連法の施行により、労働安全衛生法も改正され、産業医・産業保健機能の強化や、長時間労働者に対する面接指導が強化されました。例えば、一般の労働者の場合、時間外労働および休日労働の合計が月80時間を超え、かつ疲労の蓄積が認められる労働者から申し出があった場合、企業は産業医による面談を実施しなければなりません。

参考：働き方改革関連法により2019年4月1日から「産業医・産業保健機能」と「長時間労働者に対する面接指導等」が強化されます

関連記事：残業時間によっては産業医面談が義務になる？面談の流れやポイントを解説

6. 勤怠管理システムで業務を効率化して、法改正に対応していこう

働き方改革の推進で、企業は従業員の正確な労働時間の把握、有給休暇の消化、多様な働き方の実現に向けて対応していかなくてはいけません。

また、それに伴い法も整備されており、それに適応した対処も必要になります。それら全てを、企業の勤怠管理担当者が対応していくには、時間も手間もかかってしまうため大きな業務負担になる可能性があります。

勤怠管理システムを導入すれば、担当者の業務負担を解決することも可能です。まずは、自社の勤怠管理の問題点を挙げ、運用にあった勤怠システムの導入をおすすめします。

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