勤怠管理の丸めとは?処理方法の基本と丸めの違法性について解説 | jinjerBlog

勤怠管理の丸めとは?処理方法の基本と丸めの違法性について解説

勤怠管理をする上で「丸め処理」という処理があります。勤怠管理における丸め処理とは、勤務時間の端数を整数倍の数値に置き換えるなど、時刻を切り捨てたり切り上げたりしてきりのいい時刻にすることを表すものです。
今回は、丸め処理の意味や処理の内容など、詳しく紹介していきます。

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これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

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勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

1. 勤怠管理における「丸め処理」の意味とは

勤怠管理をする上で「丸め処理」という処理があります。勤怠管理における丸め処理とは、勤務時間の端数を整数倍の数値に置き換えるなど、時刻を切り捨てたり切り上げたりしてきりのいい時刻にすることを表すものです。今回は、丸め処理の意味や処理の内容など、詳しく紹介していきます。

1-1. 丸めとは打刻時間を切り上げ・切り捨てること

勤怠管理における「丸め」とは、打刻時間の切り上げ、または切り捨てをおこなうことです。

たとえば、始業時刻として9時13分に打刻した場合、15分丸めでは9時15分、30分丸めでは9時30分のように切り上げ、あるいは9時00分といったように切り捨てがおこなわれます。

また、終業時18時3分に打刻した場合、18時00分として切り捨てます。

1-2. 丸める分数は企業によって異なる

丸める分数によって打刻時間に変化が生じますが、分数の設定は企業によって異なります。始業時間、終業時間いずれも15分や30分と設定しているところもあれば、始業時間のみ15分、終業時間は5分といったように、始業時間と終業時間で丸める分数を変えているケースもあります。

なお、始業時刻より大幅に早い打刻時間を始業時間として切り上げることも丸めの一つです。企業としては、従業員の正確な労働時間の把握を前提に、決められた労働時間を超えて業務をおこなった場合は残業代を支払わなければいけません。

2. エクセルを使った勤怠管理で丸めを設定するには

タイムカードでの打刻、または手書きでタイムシートに記入した時刻をエクセルで集計する際、丸めをおこないたいこともあるでしょう。そのような場合は、時間の切り上げ、切り捨てでそれぞれ異なる以下の関数を活用しましょう。

2-1. 切り上げには「CEILING関数」を使う

記録された時間を切り上げしたい場合に使うのが、「CEILING関数」です。

まず、エクセルには実際の打刻時間を入力します。その上で、15分丸めたいときは「=CEILING(時刻を入力したセル,”0:15″)」と計算式を入力しましょう。実際の打刻時間が8時54分だった場合、この関数を入力したセルには9時と表示され、勤務時間の丸めが完了します。。

2-2. 切り捨てには「FLOOR関数」を使う

CEILING関数とは反対に、時間の丸めとして数値の切り捨てをおこなうときには「FLOOR関数」を使います。

CEILING関数と同じ要領で、時間を入力した後にそのセルを指定し、切り捨てる分数を指定します。5分丸めるのであれば、「=FLOOR(時刻を入力したセル,”0:05″)」と入力しましょう。

2-3. 勤怠管理システムでは「丸め設定」ができる

クラウドなどで自動的に打刻時間を集計することができる勤怠管理システムにおいても、丸めを設定できる機能が搭載されているものがあります。あらかじめ丸める単位を設定しておくことで、その設定に応じて打刻時間の切り捨てや切り上げを自動的に処理してくれます。

使用する勤怠管理システムによって設定方法や設定内容は異なりますが、出退勤時間だけではなく休憩時間や遅刻・早退時間、月単位での丸めも可能です。

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3. 丸めは違法に当たるのか

出退勤時間を、15分や30分単位で切り上げ・切り捨てをおこなう企業は少なくありません。しかし、丸め処理で切り捨てをおこなうと実際の労働時間がカットされてしまいます。では、このような丸めは違法に当たらないのでしょうか。

3-1. 本来は1分単位での労働時間管理が原則

多くの企業で15分や30分単位での丸めがおこなわれていますが、実際は1分単位での勤怠管理を実施するのが原則とされています。なぜなら、毎日の労働時間が丸めによってカットされる状況が続くと、1ヶ月あたりの実労働時間と管理上の労働時間に大きな差異が生じる可能性があり、従業員にとって賃金減り不利になるからです。

3-2. 労働基準法では端数処理は違法

労働基準法においても、丸めに関わる内容があります。第24条では、「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。」と定められています。

出典:電子政府の総合窓口 『e-Gov』

これによれば、賃金は働いた対価として全額を支払う義務があるということがわかります。つまり、労働時間を切り捨てる「丸め」は違法な勤怠管理となるのです。

また、労働基準法第37条には下記のように設定されています。

労働基準法第37条:使用者が、第三十三条又は前条第一項の規定により労働時間を延長し、又は休日に労働させた場合においては、その時間又はその日の労働については、通常の労働時間又は労働日の賃金の計算額の二割五分以上五割以下の範囲内でそれぞれ政令で定める率以上の率で計算した割増賃金を支払わなければならない。

出典:電子政府の総合窓口 『e-Gov』

丸めによる勤怠管理は、この条項にも違反していると考えられます。

勤怠管理の丸めでは、一般的に始業時間を切り上げ、終業時間を切り捨てます。時間の切り上げについては従業員にとって不利にはなりませんが、切り捨ては正しい労働時間に見合った賃金が支払われない原因となり得るといえます。

関連記事:15分単位の残業代計算は違法?残業代を正しく計算するためのポイント

4. まとめ

働く側は普段、何も考えずに始業時間や、終業時間の丸めをおこなっているかもしれません。しかし、労働基準法違反に当たる丸めもあるため注意が必要です。賃金が正しい労働時間の対価として支払われない原因となるため、勤怠管理における丸めの取り扱いは慎重におこないましょう。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にどのような機能があって、どのような操作画面なのかを知りたい」という人事担当者様のために、ジンジャーを題材に勤怠管理システムでできることや操作画面を35ページでまとめました。

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