15分単位の残業代計算は違法?残業代を正しく計算するためのポイント - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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15分単位の残業代計算は違法?残業代を正しく計算するためのポイント

勤怠の締め日に従業員に与える給与の算出を容易にするために、15分単位で残業代を求めるという仕組みを設けている会社は多いです。 15分単位での残業代の算出方法であれば、会社の企業が大きくなればなるほど給与計算にかかる時間がある程度削減することが可能です。 しかし、的確な残業時間の算出方法を知っておかなければ、法律に抵触してしまう場合もあります。 本記事では15分単位で残業計算をすることの是非や、残業代を的確に算出するために有効な方法を紹介します。 関連記事:勤怠とは?管理方法や管理項目など人事が知っておきたい基礎知識を解説!

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1. 残業時間を15分単位で計算するのは違法か

悩む女性 残業時間を15分単位で計算すると、勤怠を締めたり給与計算をする業務負担が大幅に軽減されます。しかし法律的に残業時間の計算方法がどのように定められているかを知っていなければ、健全な事業運営ができなくなってしまいます。 まずは労働基準法で定められている残業時間の計算方法や、適切に超過勤務したぶんの給与支払い方法を説明していくので、基本的な残業代についての知識を身につけておきましょう。

1-1. 残業時間・勤務時間を15分単位で計算するのは違法

結論を言うと定時を過ぎて働いた時間を15分単位で求めるのは法律に抵触してしまいます。労働基準法には以下のように記されています。

第二十四条 賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。 参考:e-Gov法令検索 | 労働基準法

つまり、15分単位で残業代を計算している会社は14分以下の定時以降に働いた時間を切り捨てているため、全額支払いの原則を破っていることになるのです。 労働について定められた法律に沿って考えると、定められた労働時間を1分でも超過すれば1分単位で定時以降に働いた時間を計算し、全ての時間に対する給与を労働者に与えなければならないということになります。 労働時間の切り捨てが違法となる場合の例 労働時間と給与計算は1分単位で行うことを説明した図

1-2. 違反した場合の罰則

仮に、15分単位(30分単位も同じく)の切捨てによる、残業代の計算をおこなった場合、次のような罰則が下る可能性もあります。

第百二十条 次の各号のいずれかに該当する者は、三十万円以下の罰金に処する。 一 (省略)第二十三条から第二十七条まで(省略 参考:e-Gov法令検索 | 労働基準法

このような罰則を科せられてしまうと、企業の信用が低下しかねません。企業の信用を維持するためにも適切な計算を心掛けましょう。

2. 15分単位で勤怠管理をおこなうことで発生する問題

労働時間をまるめることの問題点とは 15分単位で勤怠管理をおこなうことは次のような問題につながりかねません。

  • 労働基準監督署による調査で指摘される
  • 従業員から未払い残業代を請求される
  • 企業の信用が低下する

2-1. 労働基準監督署による調査で指摘される

15分単位で勤怠管理をおこなっている場合、労働基準監督署による調査で指摘される可能性があります。労働基準監督署による調査では職場環境の是正が勧告されるかもしれません。是正勧告を受けると期日までに環境の改善が求められます。また、期日までに環境を改善させたら是正報告が必要です。

2-2. 従業員から未払い残業代を請求される

15分単位で勤怠管理をおこなっていると、従業員から未払い残業代を請求されるかもしれません。15分単位で勤怠管理している場合、未払いの給与が発生している状況です。そのため、従業員から未払いにだった残業代を請求される可能性があります。

2-3. 企業の信用が低下する

15分単位での勤怠管理は認められません。そのため、このような勤怠管理をおこなっている場合、企業の信用に影響を及ぼしかねません。15分単位で勤怠管理をしていることが広まってしまうと、コンプライアンス意識を疑われ企業の信用が低下する恐れがあります。企業の信用が低下してしまうと、取引の停止や従業員の離職、人手不足などにつながる可能性があります。

3. 残業代の切り捨ては原則違法!給与計算は分単位でおこなおう

注意 先ほどもご紹介した通り、賃金はその全額を支払わなければならないと労働基準法で定められています。 賃金は労働の対価として支払われるものであるため、全額を支払うには労働時間は1分単位で管理し、給与計算も1分単位でおこなわなければなりません。 したがって、日々の出勤時間を始業時間に丸めたり、退勤時間を15分や30分単位で管理し労働時間を切り捨てることは違法となる可能性が高いです。残業代も含め、勤怠管理も給与計算も1分単位でおこないましょう。 とはいえ、打刻まるめをしている場合において、具体的にどのように労働時間を集計すればよいのかや、正しく残業代を計算するにはどうすればよいのか疑問をお持ちの方もいらっでるでしょう。そのような方に向けて、当サイトでは「労働時間の集計マニュアル」を無料で配布しておりますので、こちらからダウンロードしてぜひご活用ください。 関連記事:1分刻みは常識!タイムカードで残業時間を正しく計算する方法

4. 残業時間の計算方法によっては切り捨てが容認される場合もある

計算する手 原則として残業時間も含め労働時間は1分単位での管理が必要ですが、例外として切り捨てが認められている場合があります。 ここからは給与を算出する際に残業時間の端数処理として切り捨てが容認される場面を述べていくだけでなく、残業時間を切り上げて給与を算出しなければならない場合についても説明します。

4-1. 1か月単位で残業時間を計算した際は切り捨てが認められている

まずはじめに、定時以外で働く時間の端数部分を処理する際に、切り捨てが容認される事例を紹介します。原則では定時以外で働く時間を算出するときは1分単位で賃金を支払わなければなりません。 しかし、1ヶ月ごとに残業時間を算出する仕組みを設けている会社では、例外的に切り捨てが認められています。

二 割増賃金計算における端数処理 次の方法は、常に労働者の不利となるものではなく、事務簡便を目的としたものと認められるから、法第二十四条及び第三十七条違反としては取り扱わない。 (一) 1か月における時間外労働、休日労働及び深夜業の各々の時間数の合計に1時間未満の端数がある場合に、30分未満の端数を切り捨て、それ以上を1時間に切り上げること。 参考:労働省労働基準局 | 労働基準法関係解釈例規について 

これは勤怠を締めて給与を計算する作業を簡便化するためです。定時以外で働く時間の端数は30分未満であれば切り捨てることができます。

4-2. 場合によっては残業時間の切り上げ計算が求められる 

定時以外で働く時間を算出を1ヶ月単位としている会社の場合、30分未満の定時以外で働く時間の端数であれば、切り捨ててしまってから給与を求めることが可能ですが、端数が37分だったなど、30分以上になってしまった超過勤務時間は、端数を切り上げて給与算出しなければなりません。 よって、定時以外で働く時間のうち端数となる部分が1か月で31分や48分になった場合は、端数を切り上げて給与計算する必要があります。 残業時間の端数処理が認められている場合の図 このように1ヶ月ごとに定時以外で働く時間を算出して給与を算出しているような会社では、定時以外で働く時間の端数部分の切り上げや切り捨てによる計算方法が求められます。1分単位で定時以外で働く時間を算出する仕組みを設けている会社のように、正確に給与計算ができなくなりますが、そのぶん給与計算や勤怠を締める作業を簡易化できます。 そのため勤怠締めの仕事を効率化したい会社は、定時以外で働く時間の算出を1か月単位でするメリットが大きいといえるでしょう。

5. このケースは切り捨て(切り上げ)可能?それとも不可能?

5-1. ケース1:遅刻(早退)時間の切り上げ(切り捨て)

労働基準法に則れば、遅刻や早退の場合も1分単位で労働時間を記録しなければなりません。 例えば、始業時刻より5分ほど遅刻して出社した従業員がいた場合に、その従業員の始業時刻を本来の始業時刻から15分切り上げて計算する、というのも違法となります。 早退の場合も同様です。切捨てせず、1分単位で計算しなければなりません。 関連記事:勤怠管理における遅刻早退の控除の取り扱いや処理の方法について

5-2. ケース2:始業前(終業前)の朝礼(終礼)

始業前や終業前におこなわれる朝礼や朝例は、短時間で終わるため就業時間に含まれないと考えている企業も多いのではないでしょうか。 実際にはこの扱いはケース1と同様、労働基準法に違反する可能性があります。管理監督者(ひいては企業)に拘束される時間にも賃金は発生します。したがって、切り上げ、切捨てはできません。

6. 正しい勤怠管理をおこなうポイント

注意点を解説する 勤怠管理を正しくおこなううえでは、次のようなポイントを押さえておきましょう。

  • 従業員の勤務状況を把握する
  • 法令を理解して遵守する
  • 過重労働を防止する
  • 勤怠管理システムを活用する

 

6-1. 従業員の勤務状況を把握する

正しい勤怠管理をおこなうには、従業員の勤務状況を把握しましょう。誰がどのくらいの時間外労働をしているか、有給休暇を適切に取得しているかなど、従業員の勤務状況を把握することは勤怠管理においては重要な要素です。従業員の勤務状況を適切に把握することは正しい給与計算のためにも欠かせません。

6-2. 法令を理解して遵守する

正しい勤怠管理では法令への理解を深めることが大切です。勤怠についての法令は残業代計算だけではありません。週や月で稼働できる時間外労働の時間なども上限が設けられています。そのため、適切な勤怠管理をするには法令を理解して遵守するようにしましょう。

6-3. 過重労働を防止する

勤怠管理によって過重労働を防止することも大切です。過重労働が進んでしまうと、従業員の負担が増加して離職や心身の疲弊につながりかねません。過重労働を防止するためには従業員がどれだけ時間外労働をしているかなどをしっかりと把握しておきましょう。

6-4. 勤怠管理システムを活用する

従業員の勤務状況や法令の遵守、過重労働の防止には勤怠管理システムを活用しましょう。勤怠管理システムは従業員の勤務状況をリアルタイムで把握できるようになります。また、勤怠管理システムであれば法改正にすぐに対応可能です。さらに、従業員の時間外労働を把握するのにも勤怠管理システムは有用です。 勤怠管理システムであればシステム上で勤怠情報を管理できます。エクセルのように人それぞれで書き方が異なり、集計に時間がかかるといったこともありません。

7. 残業時間は適切に計算しよう

ここでは勤怠で残業時間を計算する際に15分単位で計算することの是非について説明しました。会社の残業時間の計算方法によって、端数の切り捨てや切り上げが認められているところもあれば認められていないところもあります。 会社がどのような残業時間の計算方法をしているかを就業規則で確認し、必要に応じて残業時間の計算方法を見直すことも大切です。 ここで紹介した内容を参考にして残業時間を正確に計算できるようになり、より健全な会社運営を目指していきましょう。 関連記事:勤怠管理の丸めとは?処理方法の基本と丸めの違法性について解説

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クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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