1分刻みは常識!タイムカードで残業時間を正しく計算する方法 | jinjerBlog

1分刻みは常識!タイムカードで残業時間を正しく計算する方法

給与明細にはさまざまな項目があります。基本給、残業代、健康保険料、厚生年金保険料、所得税など多数の項目に分かれており、「どのような経緯でこの支払額に至ったのか」ということが理解できます。

最近では、残業代の未払い問題のトラブルが急増しており、企業においても法令や規則を遵守し、正しく計算して従業員に残業代を支払わなければいけません。

今回は、タイムカードにおける残業時間の計算について解説していきます。

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タイムカードや出勤簿を使って手作業で労働時間を集計している場合、記入漏れや打刻ミスの確認に時間がかかったり、計算ミスやExcelへの転記ミスが発生したりと、工数がかかる上にミスが発生しやすいなどお悩みはありませんか?

そこで、解決策の一つとして注目されているのが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・自社にあった打刻方法を選択でき、打刻漏れを減らせる
・締め作業はワンクリックで、自動集計されるので労働時間の計算工数がゼロに
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など、人事担当者様の工数削減につながります。

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1. 勤怠管理において重要な残業時間の基本知識

まずは、残業時間の管理に関する基礎知識から解説していきます。

1-1. 残業代が発生するのはどのような時?

労働時間は原則として1日8時間、1週40時間と労働基準法第32条で定められています。その法定時間を超えて業務をおこなった場合は、残業代を支払わなければいけません。

残業における賃金は、基本給の時給の賃金の25%増しになります。このような場合に残業代が発生する仕組みとなっています。

1-2. 種類ある残業について理解を深めよう

残業は2種類に区別されています。

労働基準法第37条で定められている1日8時間、1週40時間という枠を超えた場合の残業は、「法定時間外労働」と呼んでいます。この場合の残業代の計算は、1時間あたりの賃金×1.25になります。

もう1つの残業は、「法定内残業」と呼ばれており、1日8時間1週40時間を超えていない場合でも、企業が定めた所定労働時間を超えて勤務した場合に発生する残業を指します。

時短勤務やパート・アルバイト従業員など1日の所定労働時間8時間未満、もしくは週の所定労働時間が40時間未満であるケースが相当します。この場合、法律的には割り増しにはならず、1時間あたりの賃金を法内残業時間分支払えば問題はありません。

【関連記事】残業時間の定義とは?正しい知識で思わぬトラブルを回避!

2. 残業時間の正しい計算方法を理解しよう

前項で残業時間の管理に関する基礎的な知識を理解していただいた上で、今回は残業時間の算出方法について解説します。

2-1. 残業時間は1分刻みで給与計算するのが原則

残業代は1分単位で計算し支給しなければ、違法となる可能性が高いです。その根拠は労働基準法第24条で「賃金全額払いの原則」が定められていることで、たとえ1分であっても労働したのであれば、その分の給与を支払わなければならないとされているからです。

【労働基準法第24条】
賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。
引用:労働基準法|e-Gov

したがって、残業時間を15分や30分単位で切り捨てて給与計算することは禁止されており、残業代は1分単位で計算して支給しなければなりません。

ただし例外として、1ヶ月の残業時間の合計時間に対しては、30分未満は切り捨て、30分以上は繰り上げされることが許容されていますので、それに基づき計算することが可能です。

2-2. 残業代を1分単位で計算する方法

残業時間を1分単位で計算するにあたり、まず調べておくことは従業員の時給(1時間あたりの基礎賃金)がいくらであるかということです。

パート・アルバイト従業員など時給制であれば時給をそのまま残業代の計算に使えますが、月給制の場合は、まず1時間あたりの基礎賃金を計算しなくてはなりません。

月給から1時間あたりの基礎賃金を求めるためには、月の平均所定労働時間と年間休日を利用して以下の計算式で算出します。

1時間あたりの基礎賃金=月給÷月平均所定労働時間数 

【月平均所定労働時間の出し方はコチラ▶月の所定労働時間|平均の出し方や残業時間の上限について詳しく解説

上記の計算式を利用して1時間あたりの基礎賃金を算出した後は、残業代を以下の計算式で計算します。

残業代=1時間あたりの基礎賃金 × 残業時間 × 1.25(時間外労働の割増率)

【関連記事】割増賃金の基礎となる賃金とは?計算方法など基本を解説

【関連記事】残業時間と残業代の計算方法について知っておくべき基本的なルール

2-3. 残業時間の割増率に注意しよう

残業代の割増率は2段階になっており、法定時間外労働の中でも割増率が異なります。定時の時間以降から22時までは時給の賃金の25%の割増率ですが、22時以降の残業代は深夜残業として25%をさらに上乗せします。

したがって、22時以降の残業は合計50%の割増率になりますので、注意しましょう。

【関連記事】残業による割増率の考え方と残業代の計算方法をわかりやすく解説

3. タイムカードで残業時間を算出する際のリスク

タイムカードを使用して勤怠管理をおこなっている場合は、残業時間の算出は基本的に手作業になる場合が多い傾向にあります。タイムカードで残業時間を算出する際のリスクをご紹介します。

3-1. 労働時間と打刻時間がズレてしまう問題も

近年では、残業時間の未払いに関するトラブルが急増しており、長時間労働やサービス残業などの取り締まりが強化されています。

このような背景があり、タイムカードの打刻と始まりと終わりの時刻の差をどうするのかが問題となります。

法的には1分刻みで労働時間の管理をおこなう必要がありますが、タイムカードリーダーを入り口付近に設置していたりすることで、始まりの時間や終わりの時間とズレをどのように処理するかが問題となっております。

タイムカードの打刻時間は単なる入退場の記録であり、実際の労働時間は別途自己申告によりおこなう2重管理を実施している企業も少なくありません。

【関連記事】タイムカードの打刻時間と労働時間のずれに関する対処法を解説

3-2. タイムカードの運用におけるリスクについて

タイムカードの打刻時間は単なる入退場の時間と考えると、実際の労働時間はそれより短くなり、自己申告した時間で勤怠管理をして給与計算してしまった場合は、リスクが生じます。

近年増えている残業代の未払いのトラブルで裁判になった場合には、企業が実際の業務時間を証明するのが難しく、企業として不利になる可能性が高くなります。

したがって、タイムカードの打刻時間通りに1分刻みの残業代を支払いしておくべきでしょう。

しかしタイムカードの集計はかなり時間がかかり、少しでも楽をしたいと思うのではないでしょうか。手計算でやるのはミスも多発しますし、無料でミスを低減させられる方法をお探しだと思います。もしタイムカードの集計を無料で簡単に終わらせたいという方は、以下の関連記事をご覧ください。

【関連記事】「え、こんなに簡単なの?」タイムカードを簡単に集計する方法をご紹介!【無料テンプレ付き】

4. 残業時間を分単位で自動計算してくれる勤怠管理システムがおすすめ!

パソコンで作業する写真

タイムカードでの勤怠管理は、労働時間の集計に多大な工数が発生します。

特に残業時間の集計には多くの工数が発生し、1日ずつ労働時間を出し、それを1ヶ月分、全従業員分行うとなると、大変骨の折れる作業になります。そのうえ、手作業で計算している場合、労働時間の集計にミスが発生しやすいため、給与計算のミスにもつながるリスクがあります。

タイムカードを集計する煩雑さや手作業でのミスを避けるため、残業時間の自動集計を望むなら、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

勤怠管理システムであれば、締め作業をした後は自動で残業時間を計算してくれるため、労働時間の集計がワンクリックで完了します。

また、自動集計した残業時間や労働時間はcsvファイルとしてダウンロードすることができ、給与計算ソフトや社労士などへの連携も簡単にできるため、おすすめです。

当サイトでは、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を用いて、実際に使える機能や導入前後でどのように勤怠管理業務が変化するのかを解説した資料を無料で配布しております。システムの導入でタイムカードのミスなどの手間を減らせると感じた方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

5. まとめ

今回はタイムカードにおける勤怠管理の際には、残業時間の正しい計算の方法をご紹介してきました。

労働基準法で定められたルールを超えて業務にあたった場合は、その分の残業代を1時間あたりの賃金に割増率をつけて計算しなくてはいけません。

勤怠管理は1分刻みで計算し、適切な賃金の支払いに努めましょう。

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・自社にあった打刻方法を選択でき、打刻漏れを減らせる
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