タイムカードでの打刻で労働時間を管理するための就業規則を作成しよう!

企業は、社内のさまざまなルールを「就業規則」で管理しています。何かしらのトラブルにならないために、また実際にトラブルが生じた場合には、就業規則に沿って解決することになります。

最近では、タイムカードの打刻時間と労働時間のずれに関するトラブルが多いという背景もあり、そのようなトラブルにも対応できる就業規則の策定が必要になってきています。

本記事では、正しい労働時間を管理するための就業規則の作成方法についてご紹介します。

「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」

働き方改革が始まり、「タイムカードの集計工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからない・・」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入には、以下のようなメリットがあります。

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

働き方改革を成功させるため、ぜひ「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」をご参考にください。

 

1.勤怠管理をタイムカードで運用する際の問題点

企業が従業員の勤怠管理をおこなうことは義務であり、正しい労働時間を把握することが重要です。しかし、タイムカードで勤怠管理を運用している場合は、さまざまな問題が生じる可能性があります。

1-1.打刻時間と労働時間のずれがネック

企業と従業員のトラブルで多く見られるのは、タイムカードの打刻時間と労働時間のずれが原因となるものです。企業によってはタイムカードの設置場所が、業務をおこなう場所と離れていることもあるでしょう。その場合、時間のずれをどのように処理するのかでトラブルになるケースがあります。

一般的に、タイムカードの打刻時間を労働時間としていることが多いでしょう。そのため、企業としてはそのずれの時間を最小限におさめる努力をする必要があります。

1-2.始業・終業時間はどこからどこまで?

タイムカードで勤怠管理をおこなっている場合、始業時間と終業時間があいまいなことがあります。例えば、仕事を始める前に着替えたり、ミーティングや体操がある場合はどこからが始業時間になるのでしょうか。

考え方のポイントとしては、企業がその行為を義務付けしているかどうかの点が重要になります。着替えの場合、指定された更衣室での着替えを義務付けをしていれば、労働時間にあてはまります。

家で着替えたまま出勤してもいいし、更衣室で着替えてもいいという自由な裁量に任せている場合は、労働時間にカウントされないでしょう。

一方で終業時間の場合、例えば18時が本来の就業時間で、タイムカードの打刻時間がそれよりも遅く打刻されていたとしても、企業としてはタイムカードの打刻時間通りに給与計算をする必要があります。

ずれの時間に労働をしていない証拠を提出できない限りは、そのような対処をします。なぜなら、従業員の労働時間を管理する義務は、企業にあるからです。不要な残業を増やさないためにも、従業員の労働時間をしっかりと管理する必要があります。

2.企業が抱える勤怠管理のリスクは

近年、企業と従業員の間のトラブル件数は増加傾向にあります。厚生労働省が公表している「平成30年度個別労働紛争解決制度の施行状況」によると、平成30年の総合労働相談件数は、111万7,983件です。このような状況において、企業の経営者は勤怠管理がかかえるリスクに不安を感じているかもしれません。

▼厚生労働省「平成30年度個別労働紛争解決制度の実行状況」
https://www.mhlw.go.jp/content/11201250/000521619.pdf

2-1.打刻と労働時間のずれの解決策は?

タイムカードの打刻時間と労働時間のずれの問題は、以前よりも裁判にまで発展しやすくなっている項目の1つです。

こうしたトラブルを防ぐため、早出や残業を事前申請制にして承認された場合のみ可能にしたり、打刻後のタイムカードチェックをおこなったり勤怠管理システムを導入するなど、複数の解決策を講じる企業も増えています。

2-2.残業代などの未払いトラブルが発生

タイムカードの打刻時間通りに給与計算をしていない場合、未払い分として従業員から残業代の請求をされることがあります。従業員が労働基準監督署に相談すると、是正勧告書や指導票などが交付されることがあります。

さらに、内容が悪質であると判断された場合は、労働基準法違反により刑事罰に課せられることもあるので注意しましょう。

また、労働基準法第114条によると、裁判で未払いの請求が認められた場合、従業員に対して未払い賃金と同等の付加金を命じられることもあります。つまり、未払い請求金額が1000万円だとすると、付加金は1000万円、合計で2000万円を支払う必要があるのです。

3.企業に合った就業規則を作成するポイント

企業と従業員のさまざまなトラブルが、今後の会社の存続に影響を与えないためにも予防対策をしておくことが必要になります。そのためには、会社を守るための「就業規則」の策定が必要です。ここからは就業規則を作る際に注意すべきポイントを解説します。

3-1.労働時間を明記する

労働基準法第32条によると法定労働時間は1日8時間、1週では40時間以内とされ、それを超えると割増報酬を支払う義務があります。例えば、就業規則に始業時間と終業時間の明記をして、たとえ従業員が遅刻をしたのが法定労働時間内であっても、終業時間を明記することで割増賃金を支払うことになる可能性があるのです。

そのため就労規則には労働基準法の労働時間と合わせて実働時間の明記もしておき、その時間を超えた場合にだけ割増賃金が発生する、という基準を定めておきましょう。

3-2.時間外労働を申請制にする

時間外労働をおこなう場合は、所属長に申請をして許可を得ることを前提としておきましょう。従業員の勝手な判断に任せていると、残業代の把握もできなくなり、割増賃金が増大します。これは所定労働時間の質の低下にもつながります。

3-3.出勤以外は事前申請にする

遅刻や早退、欠勤は所属長に申請をおこなうことを義務付けしておきましょう。事前に申請できる早退や欠勤は申請を済ませて、承認もしくは許可が下りたものだけとします。企業が最終的に判断をするようにしておくべきです。

4. まとめ

タイムカードの打刻と労働時間のずれ問題、残業代の未払い問題などさまざまなトラブルを解決する1つの方法は、勤怠管理システムを導入することです。ものによってはPCやスマホだけではなくチャットツールなどからの打刻も可能で、従業員の労働時間をスムーズに管理できるでしょう。

従業員の労働時間を正確に把握するためにも、勤怠管理システムの導入をおすすめします。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードと勤怠管理システムの違いを23ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」をご参考にください。