近年、「企業がタイムカード通りの残業代の計算をしていない」と従業員から残業代の請求をされるというトラブルが増えてきています。

そのような事態を防止するには、タイムカードや残業代計算の正確性を維持しなければなりません。本記事では正しく残業代を支給する方法や、タイムカードの適切な運用方法を解説します。

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1. 原則として残業代はタイムカードどおりの支払いが必要

残業時間が30分や1時間など、きりのよい時間になることは多くありません。そのような場合は、残業代をタイムカードどおりに1分単位で計算しなくてはなりません。しかし、その原則から外れるケースもあります。分単位での支払いが必要な場合と、そうでない場合を把握しておきましょう。

1-1. 残業として認められる場合は1分単位で計算する

残業代はタイムカードに打刻されたとおり、原則1分単位で支払う必要があります。もし分単位で時間が計算されておらず、残業代が1円でも少なかった場合、原則では労働基準法に違反したことになります。

しかし、従業員個々の残業時間を1分単位で計算するのには時間と労力が必要です。そのため、次のようなケースでは切り捨て切り上げが可能です。

• 1ヵ月における残業時間の割増賃金総額に1円未満の端数が生じた場合の四捨五入
• 1ヵ月における残業時間の30分未満の切り捨て、もしくは30分以上の切り上げ

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1-2. タイムカード通りの残業代を支払わなくてよいケース

企業は従業員の労働時間に対して、適正な賃金を支払う必要があります。しかし、タイムカードの打刻時間が、必ずしも労働時間と一致しているとは限りません。

たとえば、本来の終業時間にタイムカードを押さないまま雑談をしていたり、業務とは関係のない個人的な調べ物をしていたりしてタイムカードの打刻時間が1時間ほど遅くなったとしましょう。この場合はタイムカードどおりに残業代を支払う必要はありません。

ただし、業務をしていたのか、その他の理由で残っていたのかを判断するのは非常に難しい部分です。また、「タイムカードの打刻時間どおりに給料を支払う」などの記載が就業規則にある場合は、残っていた理由に関わらず残業代を支払う必要があります。

2. 企業は労働時間を正確に把握する必要がある

平成29年1月20日、厚生労働省から「労働時間の適性な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」が発表されたことや「働き方改革法」の成立により、より一層正確な労働時間の把握の義務が徹底されるようになりました。

改めて企業の義務や違法になるケースを知っておきましょう。

参考：厚生労働省 | 労働時間の適性な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

2-1. 労働時間の正確な把握が必要不可欠

ガイドラインや法が整備され、より一層企業の勤怠管理者が従業員の労働時間の正確な把握をすることが義務付けられるようになりました。

この「正確な把握」とは、客観的に見たときに労働時間が明確に間違いのない形で分かることを指しています。1日の労働時間だけでなく、労働日ごとの始業・終業時刻の記録が必要です。

一例としては、タイムカードやICカードによる記録や、パソコンの使用時間のデータなどが客観的な記録方法に該当します。手書きのタイムカードは場合によっては客観的な記録として認められないため注意しましょう。

2-2. 企業が勤怠管理を怠るのは違法

企業の勤怠管理者が従業員の労働時間をタイムカードやその他の方法で記録・把握をしていない場合は違法となります。「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」においても、使用者が始業・終業時刻を確認し記録するとあります。

また労働安全衛生法の第66条の8の3においても、事業者の労働者の労働時間の把握について触れています。

近年は労働時間や労働者の権利などが重視されるようになり、トラブルになった場合はSNSで社外に広まる可能性もあります。自社の信用性を維持するためにも、法令を遵守することが企業として求められています。

3. 正しい残業代を支給するためのポイント

企業は、従業員の正確な労働時間の把握を前提に、決められた労働時間を超えて業務をおこなった場合は残業代を支払わなければいけません。残業時間に該当する条件や適正な支払いをする方法を改めて確認しておきましょう。

3-1. 残業時間（時間外労働）の定義とは？

まずはどこからが残業時間に該当するのか、正確に知っておく必要があります。

残業時間は、労働基準法第32条で定めされている1日8時間週40時間の法定労働時間を超えて労働をした部分が該当します。9時～18時（休憩時間1時間）の労働をした場合、18時以降に仕事をしていた時間が残業時間に該当し、割増賃金が発生します。

残業をしていても残業代を支払っていない、いわゆるサービス残業は違法行為にあたります。サービス残業という言葉が当たり前に使われていますが、違法であることを認識し勤怠管理者は注意しておきましょう。

3-2. 残業をする際は申請書が有効的

企業が従業員一人ひとりの労働時間を正確に把握するには、残業時間も細かく計算しなければなりません。

月でどの程度残業をおこなっているかを把握するためには、「残業をする場合は申請をしなければならない」などの残業の申請に関する社内ルールが有効です。このようにルール化されていれば、残業申請が承認された労働時間のみを残業代の支払い対象とすることが可能です。つまり残業代のコントロールがしやすくなります。

さらに、勤怠管理する上でも残業申請の制度があれば残業時間が分かりやすくなります。残業代の計算が効率的にできることに加え、従業員が過重労働になっていないかどうかチェックもしやすくなるでしょう。

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3-3. 残業時間を正しく把握して適切な報酬へ

残業時間が多く、過重労働になった場合は直ちに是正措置を講じて、従業員の健康管理の指導もおこなうべきでしょう。企業は使用者として常に従業員の労働時間を把握し、健康管理に努めながら、企業の生産性を維持していく必要があります。

また、労働時間を適性に把握することで、残業代などの給与計算も正しく処理され健全な勤怠管理につながります。残業時間の管理や計算は給与に直結する非常に重要な部分です。従業員との信頼関係を維持するためにも、適切な管理と間違いのない支払いが必要です。

【関連記事】残業代はタイムカードの打刻通りに支払おう！労働時間の把握が企業の義務

4. 正しい残業時間の計算には勤怠管理システムがおすすめ

企業は従業員の労働時間を把握して正しい給与計算をすることが重要であることを解説してきました。しかし、従業員の数が多い場合や働き方の多様化への対応が必要な場合などは、アナログな方法だと非常に手間がかかり、ミスも発生しやすいです。そのような場合は勤怠管理システムの導入がおすすめです。

4-1. 勤怠管理システムなら残業代の未払いが発生しにくい

近年、タイムカードの打刻時間と労働時間のずれが生じている問題で、残業代の未払い請求が増加傾向にあります。そのようなトラブルになった場合は、タイムカードの時間通りに残業代を支払うケースが多いです。

従業員が退職した後で、企業が未払いの残業代を請求され、何千万という金額を支払ったケースもあるため、タイムカードなどで勤怠管理している場合はタイムカードの時刻通りに給与計算をしておくべきでしょう。

タイムカードの打刻と実働時間に隔たりがある場合は、その原因を明らかにして何らかの対策を取ることをおすすめします。

もし無料で勤怠管理を楽にできないかとお考えの方で、オフィスソフトの運用ノウハウが社内にほとんどない場合は、無料で公開されている勤怠管理用のテンプレートをダウンロードして使う方法もあります。無料テンプレートが気になる方は、以下の関連記事からご確認ください。

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導入し、残業時間を含めて労働時間を記録しておくことで、万一残業代を請求されたとしても、根拠となる勤怠情報があるため適切に対応ができるでしょう。

4-2. 法令を守った勤怠管理で証拠にもなる

タイムカードのみでは上述の通り残業代の未払いが発生しやすく、従業員から不当な請求があった場合に企業の立場が危うくなる可能性があります。しかし勤怠管理システムを導入し、残業時間を含めて労働時間を記録しておくことで、万一残業代を請求されたとしても、根拠となる勤怠情報があるため適切に対応ができるでしょう。

さらに、勤怠管理システムは法令遵守を徹底するためにも役立ちます。労働基準法では、使用者に労働時間の適正な把握が求められており、タイムカードやICカードを利用して客観的な記録を残すことで、企業の信頼性が向上します。これにより、労使間のトラブルを未然に防ぎ、従業員との信頼関係を強化することが可能です。当サイトでは、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を参考に、システムを導入することで、どのように勤怠管理業務のミスが減り、効率化されるか解説した資料を無料で配布しております。

システムを導入することで勤怠管理業務のミスが減りそうだと感じた方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

【関連記事】勤怠管理の方法や方法別のメリット・デメリット、勤怠管理の目的を解説

4-3. 煩雑な残業時間と割増賃金の計算が楽になる

残業時間は従業員一人ひとり、毎日変化がある部分です。そのため、従業員の数が多いと残業時間の計算だけでも非常に多くの時間がかかります。加えて深夜残業や休日出勤なども入ってくると計算ミスも発生しやすくなるでしょう。

そうした業務の負担や人的ミスを防止するためにも勤怠管理システムは有効です。勤怠管理システムは打刻の記録から自動的に労働時間や残業時間を計算し、給与管理システムと連携していれば給与計算もまとめておこなえます。

人の手が入る部分が大幅に削れるため、業務負担と計算ミスの両方を改善できるでしょう。

5. タイムカード打刻後のサービス残業は違法

企業のなかにはサービス残業が常態化しているケースがあります。サービス残業ではタイムカードを打刻し、退勤扱いになっているうえで残業する状態です。このようなタイムカード打刻後のサービス残業は違法にあたります。

5-1.サービス残業が違法な理由

サービス残業は、労働基準法第37条の違反とされています。具体的には同法で、時間外労働や休日労働に対して割増賃金を支払う義務が明記されています。

この法律は、使用者が労働時間を延長した場合、その延長時間について通常の賃金の計算額の25%から50%の範囲内で割増賃金を支払うと定めています。

さらに、一か月間で60時間を超える時間外労働については、50%以上の割増賃金を支払う必要があります。企業が適切な残業代を支払わない場合、違法行為になり従業員のモチベーションが低下するだけでなく、社会的信用を失う危険性もあります。
参考：時間外、休日及び深夜の割増賃金(第37条) 事業場外労働のみなし労働時間制(第38条の2)｜厚生労働省

また、そもそも企業には労働者の労働時間を正確に把握する義務があり、これを怠ったことで時間外労働が上限時間を超えてしまった場合も、労働基準法違反となります。

5-2.サービス残業に関する罰則

サービス残業が発覚した場合は、会社に6ヵ月以下の懲役もしくは30万円以下の罰金が科せられます。さらに悪質性が高い場合は労働基準監督署によって企業名が公表されるケースもあり、罰則が発生するだけでなく、社会的な信用を失うことにつながりかねません。

なお、従業員が自主的にサービス残業をおこなっていた場合でも、業務過多が原因の場合は業務命令によって残業していたとみなされるケースがあります。

そのため、サービス残業を従業員に強いるような環境を作らないように努力するだけでなく、自主的にサービス残業している従業員に対しての指導も進めていかなければなりません。

5-3. タイムカード打刻後にサービス残業してしまうケース

企業側が命令していないにも関わらずサービス残業が発生している理由は、労働環境や使用者と労働者との関係にある場合が多いです。サービス残業をなくすために、以下の点を確認してみましょう。

管理職が労働基準法を理解していない

管理職が労働基準法を理解していない場合、タイムカード打刻後にサービス残業が発生する可能性があります。

サービス残業を命令する上司や経営陣が労働基準法を理解していないため、無意識に違法行為をおこなっている状態です。また、経営陣や管理職の中には労働基準法の違法性を知りながら、コストカットや残業時間を少なくみせるためにサービス残業を強要する悪質なケースも存在します。

こうした状況は従業員に対して非常に不利な働き方を強いるものであり、法律リスクの増大を招きます。管理職に対しても違法性を説明し、認識を変えていきましょう。

当たり前になってしまっている社内風土

サービス残業が当たり前になっている企業文化は、過去の慣習によって根深く根付いている場合があります。

特に、タイムカード打刻後にサービス残業が常態化しているケースでは、「残業して会社に貢献する＝美徳」という考え方が強く影響します。多くの従業員が率先してサービス残業をするため、他の従業員もそれに従わざるを得ない状況に陥りがちです。

このような風土では、サービス残業を止める声を上げることが難しく、最終的にはそれが企業全体で暗黙の了解とされる風潮となります。

結果として、労働法に基づく残業代の支払い方法や勤怠管理の徹底が難しくなり、法令遵守の観点から大きな問題になりやすいです。「原則として残業をしない」という考え方に変えていけるようにトップダウンで指示をだしましょう。

従業員が会社に残業を隠している

企業側がサービス残業を減らそうと努力をしていても、従業員が自身の残業を隠すことがあります。労働法に基づく残業代の支払いや勤怠管理の観点から、この行動は非常に問題があります。

従業員が残業を報告しない理由には、評価基準が関係していることがあります。一部の上司や企業では、残業を多くの時間貢献と見なして評価する一方、他の上司や企業では残業を仕事効率の低さと見なすことがあります。

こうした評価基準の違いが従業員にプレッシャーを与え、結果としてサービス残業を選択することにつながります。

また、労働時間に対して業務量が多い場合も残業隠しが発生しやすいです。残業の上限が守られているようにみせるため、打刻をしてからも業務を終わらせるために働き続けるという行為がでてくるからです。管理を厳しくするだけでなく、適切な業務量となるように調整することが重要です。

5-4. サービス残業など未払いの残業代に時効はあるの？

未払いの残業代には法定時効が設定されています。日本の労働法では、未払いの残業代の請求権は発生から3年で消滅します。

これにより、従業員は残業代を請求する権利として、3年以内に十分な証拠を集めて交渉や訴訟の手続きを始めることになります。未払いの残業代がある場合、法定時効を過ぎる前に適切に対応することで、企業のリスクを回避することができます。

5-5. 打刻時間がわかるタイムカードの情報提出を求められた場合は？

労働基準監督署や従業員からタイムカード情報の提出を求められた場合、迅速かつ適切に対応することが求められます。企業は日常的に正確な勤怠記録を保持するだけでなく、労働法に基づき残業代の支払い方法を遵守することが重要です。

未払い残業代の請求が発生した場合、勤怠履歴などの証拠書類は開示請求を通じて収集される可能性があります。開示請求に応じない企業は、裁判所に不利な証拠を隠していると受け取られ、訴訟で不利に働く場合もあります。

6. 労働時間の把握は企業の義務！正しいタイムカード打刻の管理をしよう

タイムカードの打刻問題や労働時間、残業時間の把握を企業は正しく管理するためには、勤怠管理者の負担にもなりかねません。少しでも業務の効率化を図る上でも、勤怠管理システムを導入することをおすすめします。勤怠管理システム「ジンジャー」は、多彩な打刻システムを搭載しており、PC、スマホ、タブレット、チャットツールなど現代社会で欠かせないツールで打刻が簡単にできます。

企業の労務管理の担当者は、従業員の労働時間を適切に把握して、適正な残業代の計算をおこなわなくてはいけません。タイムカードで管理している場合は、打刻通りに残業代を計算をしておくと良いでしょう。タイムカードで残業代の計算をおこなっている場合は、打刻のミスや打刻がずれることで計算の工数がかかる場合もあります。

業務の効率化を図る方法として、勤怠管理システムの導入を検討してみる方法をおすすめします。勤怠管理者も労務状況をタイムリーに管理が可能になり、過重労働などの事態も早期に発見ができます。さまざまな機能を利用しながら、適正な勤怠管理に努めていきましょう。

関連サイト：残業代が出ない時に違法性を調べる方法と請求する手順｜クロスワークマガジン