残業代はタイムカードの打刻通りに支払おう!労働時間の把握が企業の義務 | jinjerBlog

残業代はタイムカードの打刻通りに支払おう!労働時間の把握が企業の義務

オフィスの写真(夜)

近年、「企業がタイムカード通りの残業代の計算をしていない」と従業員から残業代の請求をされるというトラブルが増えてきています。

そのような背景をふまえ、タイムカードの打刻通りに残業代を支払うべき理由や、タイムカードの適切な運用方法について解説していきます。

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タイムカードや出勤簿を使って手作業で労働時間を集計している場合、記入漏れや打刻ミスの確認に時間がかかったり、計算ミスやExcelへの転記ミスが発生したりと、工数がかかる上にミスが発生しやすいなどお悩みはありませんか?

そこで、解決策の一つとして注目されているのが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・自社にあった打刻方法を選択でき、打刻漏れを減らせる
・締め作業はワンクリックで、自動集計されるので労働時間の計算工数がゼロに
・ワンクリックで給与計算ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「システムで効率化できるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードの課題を勤怠管理システムでどのように解決できるのかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、ぜひダウンロードしてご覧ください。

1. 企業が労働時間を把握することの重要性

オフィスの写真

平成29年1月20日、厚生労働省から「労働時間の適性な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」(出典:https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudouzikan/070614-2.htmlが発表されたことや「働き方改革法」の成立により、より一層正確な労働時間の把握の義務が徹底されるようになりました。

1-1. 労働時間の正確な把握が必要不可欠

ガイドラインや法が整備され、より一層企業の勤怠管理者が従業員の労働時間の正確な把握をすることが義務付けられるようになりました。

正しい勤務時間を把握するために、企業はチェックを強化しているため、より人件費が嵩んでしまうことも大きな問題となっています。

1-2. 企業が勤怠管理を怠るのは違法

企業の勤怠管理者が従業員の労働時間をタイムカードやその他の方法で記録したり把握していない場合は違法となります。

「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」においても、使用者が始業・終業時刻を確認し記録するとあります。

また労働安全衛生法の第66条の8の3においても、事業者の労働者の労働時間の把握について触れていますので、法令を遵守することが企業として求められています。

▼『労働安産衛生法 第66条8-3』に関する詳細情報はこちら
https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=347AC0000000057#573

2. 正しい残業代を支給するためのポイント

警察官や医者などの色々な職業の人たち

企業としては、従業員の正確な労働時間の把握を前提に、決められた労働時間を超えて業務を行った場合は残業代を支払わなければいけません。

2-1. 残業時間の定義とは?

まず残業の定義になりますが、労働基準法第32条で定めされている1日8時間週40時間の法定労働時間を超えた時間で労働を行うことになります。

残業をしていても残業代を支払っていない、いわゆるサービス残業は違法行為にあたりますので、勤怠管理者は注意しておきましょう。

2-2. 残業をする際は申請書が有効的

企業として従業員の労働時間を把握する際には、残業時間も同時に把握することになります。

月でどの程度残業を行っているかを把握するためにも、残業の申請を事前にしておくことなどの社内ルールが必要でしょう。

勤怠管理する上でも、給与計算の集計時だけではなく常に従業員の労働が過重労働になっていないかどうか管理することが重要になります。

【関連記事】残業申請で正しい勤怠管理|ルールの作り方と運用方法、見直し方も紹介

2-3. 残業時間を正しく把握して適切な報酬へ

残業時間が多く、過重労働になった場合は直ちに是正措置を講じて、従業員の健康管理の指導も行うべきでしょう。

企業は使用者として常に従業員の労働時間を把握し、健康管理に努めながら、企業の生産性を維持していく必要があります。

また、労働時間を適性に把握することで、残業代などの給与計算も正しく処理され健全な勤怠管理につながります。

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3. しっかりとした勤怠管理で企業のリスク回避

企業は従業員の労働時間を把握して正しい給与計算をすることが重要であることを解説してきました。では、その勤怠管理を管理する手段としてタイムカードで運用する際のポイントを解説します。

3-1. 残業代の未払い問題が増加傾向

近年、タイムカードの打刻時間と労働時間のずれが生じている問題で、残業代の未払い請求が増加傾向にあります。

そのようなトラブルになった場合は、タイムカードの時間通りに残業代を支払うケースが多いです。

従業員が退職した後で、企業が未払いの残業代を請求され、何千万という金額を支払ったケースもありますので、タイムカードなどで勤怠管理している場合はタイムカードの時刻通りに給与計算をしておくべきでしょう。

タイムカードの打刻と実働時間に隔たりがある場合は、タイムカードを置く場所を実働する場所の近くに設置したり、何かしらの対策を取ることをおすすめします。

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【関連記事】「え、こんなに簡単なの?」タイムカードを簡単に集計する方法をご紹介!【無料テンプレ付き】
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3-2. タイムカードで記録をしていなくても違法ではない?

また、タイムカード自体がない場合はどういうことに注意すべきでしょうか。企業がタイムカードなどで勤怠管理をしていないのは違法ではありません。

厚生労働省から発表された「労働時間の適性な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」においては、

ア.使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
イ.タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

と明記されています。従ってタイムカードで勤怠管理をしていなくても、労働時間が適正に記録されていれば問題ないでしょう。

今では勤怠管理システムの導入を検討される方が増えています。

タイムカードだと残業管理や有給管理などが難しく、上述の通り残業代の未払いが発生したり、従業員から不当な請求があった場合に立場が危うくなる可能性があります。しかし勤怠管理システムを導入し、残業時間を含めて労働時間を記録しておくことで、万一残業代を請求されたとしても、根拠となる勤怠情報があるため適切に対応ができるでしょう。

当サイトでは、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を参考に、システムを導入することで、どのように勤怠管理業務のミスが減り、効率化されるか解説した資料を無料で配布しております。システムを導入することで勤怠管理業務のミスが減りそうだと感じた方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

【関連記事】勤怠管理の方法や方法別のメリット・デメリット、勤怠管理の目的を解説

4. 働き方改革を通じてタイムカードが無くても勤怠の効率化を

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タイムカードの打刻問題や労働時間、残業時間の把握を企業は正しく管理するためには、勤怠管理者の負担にもなりかねません。

少しでも業務の効率化を図る上でも、勤怠管理システムを導入することをおすすめします。勤怠管理システム「ジンジャー」は、多彩な打刻システムを搭載しており、PC、スマホ、タブレット、チャットツールなど現代社会で欠かせないツールで打刻が簡単にできます。

企業の労務管理の担当者は、従業員の労働時間の把握を正しく行い、適正な残業代の計算を行わなくてはいけません。

タイムカードで管理している場合は、打刻通りに残業代を計算をしておくと良いでしょう。

タイムカードで残業代の計算を行っている場合は、打刻のミスや打刻がずれることで計算の工数がかかる場合もあります。

業務の効率化を図る方法として、勤怠管理システムの導入を検討してみる方法をおすすめします。

勤怠管理者も労務状況をタイムリーに管理が可能になり、過重労働などの事態も早期に発見ができます。さまざまな機能を利用しながら、適正な勤怠管理に努めていきましょう。

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そこで、解決策の一つとして注目されているのが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・自社にあった打刻方法を選択でき、打刻漏れを減らせる
・締め作業はワンクリックで、自動集計されるので労働時間の計算工数がゼロに
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など、人事担当者様の工数削減につながります。

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