「え、こんなに簡単なの？」タイムカードを簡単に集計する方法をご紹介！【無料テンプレ付き】
更新日: 2022.12.15
公開日: 2020.2.29
目黒颯己
勤怠管理はすべての企業が必ずおこなう必要がある業務の一つです。従来の勤怠管理では手書きの管理簿や、従業員の勤務時間をタイムカードで記録している企業が多くありました。
近年では、勤怠管理システムが普及しつつありますが、タイムカードで勤怠管理をおこなっている企業が多いことは事実です。本記事では、タイムカードで勤怠管理をおこなっている企業を対象に、タイムカードを用いて勤怠管理や給与計算をおこなう際に気をつけるポイントをご紹介します。
【関連記事】最新のタイムカード機5選！買い替え時に一緒に見ておきたい勤怠管理システムもご紹介
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タイムカードや出勤簿を使って手作業で労働時間を集計している場合、記入漏れや打刻ミスの確認に時間がかかったり、計算ミスやExcelへの転記ミスが発生したりと、工数がかかる上にミスが発生しやすいなどお悩みはありませんか？
そこで、解決策の一つとして注目されているのが勤怠管理システムです。
勤怠管理システムの導入を検討することで、
・自社にあった打刻方法を選択でき、打刻漏れを減らせる
・締め作業はワンクリックで、自動集計されるので労働時間の計算工数がゼロに
・ワンクリックで給与計算ソフトに連携できる
など、人事担当者様の工数削減につながります。
「システムで効率化できるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードの課題を勤怠管理システムでどのように解決できるのかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、ぜひダウンロードしてご覧ください。
1. 無料でタイムカードを集計する方法とは
タイムカードに記録されている従業員の勤怠記録を集計する手段として、エクセルを用いることが一般的です。エクセルを用いて集計する際には関数を予め組む必要があるため、集計担当者の中にはエクセルを用いることが苦手な方もいらっしゃることでしょう。
本項目では、エクセル以外で、タイムカードを集計する際の方法をご紹介します。
1-1. 電卓を使って集計する
タイムカードから労働時間を手作業で計算する場合は、電卓を使うのが最もスタンダードな方法でしょう。
電卓を使って時刻の計算をするのは煩雑になりがちですが、ここで簡単な労働時間の計算方法をご紹介します。
例えば出勤の時刻が9:15、退勤の時刻が19:10だった場合、電卓で「1910-915」と計算します。計算結果は「995」となりますが、この時上二桁は時間、下二桁は分を表しています。下二桁が60を超えた場合は、40を差し引くと正しい分数が計算できます。
したがって、例に挙げた場合は「95-40=55」で9時間55分が拘束時間となり、休憩時間である1時間を除いた8時間55分が労働時間になります。なお、8時間を超えた1時間55分に関しては1.25倍の割増賃金が必要です。
【関連記事】年間での労働時間の計算方法や上限について押さえておきたい4つのポイント
1-2. エクセルを使って計算する
タイムカードの集計で最も一般的な方法はエクセルを使った計算です。インターネット上では集計の際の関数がテンプレートとして配布されています。無料テンプレートでは、関数が設定されているため、従業員の出退勤時間を入力するだけで、総労働時間が自動集計されます。
エクセルを利用する際に気をつけるポイントは、誤操作によって関数が削除されることがあるため、慎重に扱う必要があります。
1-3. 無料集計サイトを使う
勤怠管理を集計する方法の一つに、無料集計サイトを用いる方法があります。集計サイトでは、従業員の出退勤時間を入力することで、労働時間が自動集計されるシステムです。
エクセルと違って、誤操作によって関数が壊れてしまう懸念はありませんが、無料集計サイトのため、利用している際に広告が出てくるといった問題点があります。
また、無料集計サイトでは、勤怠の集計のみの場合が多く、給与計算をおこなう際は別途でツールを用意する必要があります。
2. タイムカードを集計する際の注意点
前項目では、タイムカードを集計する際に使うことができるおすすめツールについてご紹介しました。集計する際に使うツールに関わらず、タイムカードの計算は、企業における勤怠管理だけではなく、従業員やアルバイトの給与にも大きく影響します。
それでは、集計担当者がタイムカードを用いて集計する際にはどういったポイントに気をつける必要があるのでしょうか。本項目では、タイムカードを集計する際の注意点について解説します。
2-1. 15分・30分単位の切り捨ては違法
タイムカードを使って計算する場合、15分単位もしくは30分単位での切り捨ては違法のため、避けましょう。
これは、すべての労働者が働いた時間への対価として企業が賃金を支払うことが義務づけられているため、従業員の労働時間を15分や30分単位で切り捨てをおこなうことは違法となってしまいます。
また、時間外労働をおこなった労働者に対しては割増賃金を支払うことも同時に義務づけられているため、これを機に自社の勤怠管理を見直してみましょう。
2-2. タイムカードの管理はしっかりとおこなう
タイムカードで勤怠管理をおこなう場合は、計算だけではなく、タイムカード原本の管理にも気をつける必要があります。きちんと管理していない場合、従業員による不正打刻だけではなく、第三者から開示を求められた際にスムーズに対応することが難しくなるでしょう。
タイムカードに関わらず、従業員の勤怠情報は5年間保管する必要があります。適切な管理がおこなわれていないと、従業員や労働基準監督署から問い合わせがあった場合に、問題になることがあります。
こうしたことを防ぐために、日頃からタイムカードをきちんと管理しましょう。
3. まとめ
本記事では、タイムカードで勤怠管理をおこなっている場合の計算手法についてご紹介しました。ウェブ上にある計算ツールを用いることで、安価に勤怠管理をおこなうことが可能になります。
タイムカードをこうしたツールで用いて勤怠管理をおこなうことは、少人数の企業であれば運用することができますが、ある程度規模がある企業になると、難しいでしょう。そのため、自社の規模や働き方を考慮した上で扱うツールを選びましょう。
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HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格：ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)
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