タイムカードで計算する簡単な方法は？電卓で集計する計算式も紹介

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勤怠・給与計算

更新日: 2023.9.27
公開日: 2020.2.29 MEGURO

勤怠管理はすべての企業が必ずおこなう必要がある業務の一つです。従来の勤怠管理では手書きの管理簿や、従業員の勤務時間をタイムレコーダーとタイムカードで記録している企業が多くありました。

近年では、勤怠管理システムが普及しつつありますが、タイムカードで勤怠管理をおこなっている企業が多いことは事実です。本記事では、タイムカードで勤怠管理をおこなっている企業を対象に、タイムカードを用いて勤怠時間の集計方法や勤怠記録の集計をおこなう際に気をつけるポイントをご紹介します。

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タイムカードや出勤簿を使って手作業で労働時間を集計している場合、記入漏れや打刻ミスの確認に時間がかかったり、計算ミスやExcelへの転記ミスが発生したりと、工数がかかる上にミスが発生しやすいなどお悩みはありませんか？

そこで、解決策の一つとして注目されているのが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・自社にあった打刻方法を選択でき、打刻漏れを減らせる
・締め作業はワンクリックで、自動集計されるので労働時間の計算工数がゼロに
・ワンクリックで給与計算ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「システムで効率化できるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードの課題を勤怠管理システムでどのように解決できるのかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、ぜひダウンロードしてご覧ください。

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1. 無料でタイムカードを集計する方法
2. タイムカードを集計する際の注意点
3. より簡単に勤怠管理や給与計算をおこなう方法
4. 社内の実態に合わせて、適切な勤怠管理の方法を選択しよう

1. 無料でタイムカードを集計する方法

タイムカードに記録されている従業員の勤怠記録を集計する手段として、エクセルを用いることが一般的です。エクセルを用いて集計する際には関数を予め組む必要があるため知識が必要です。集計担当者の中にはエクセルを用いることや関数が苦手な方もいらっしゃることでしょう。

そこで本項目では、エクセルの関数を組み合わせながら1から作成する方法以外でタイムカードを集計する方法をご紹介します。

1-1. 電卓を使って集計する

タイムカードから労働時間を手作業で計算する場合は、電卓を使うのが最もスタンダードな方法でしょう。

電卓を使って時刻の計算をするのは煩雑になりがちですが、ここで簡単な労働時間の計算方法をご紹介します。

例えば出勤の時刻が9:15、退勤の時刻が19:10だった場合、電卓で「1910-915」と計算します。計算結果は「995」となりますが、この時上二桁は時間、下二桁は分を表しています。下二桁が60を超えた場合は、40を差し引くと正しい分数が計算できます。

したがって、先ほどの計算結果から分を算出する場合は「95-40=55」となり、9時間55分が拘束時間となり、休憩時間である1時間を除いた8時間55分が労働時間になります。なお、8時間を超えた55分の労働に関しては1.25倍の割増賃金が必要です。

1-2. エクセルを使って計算する

インターネット上にはタイムカードを集計する際の関数がテンプレートとして無料で配布されています。無料テンプレートでは、関数が設定されているため、従業員の出退勤時間を入力するだけで、総労働時間が自動集計されます。

エクセルを利用する際に気をつけるポイントは、誤操作によって関数が削除されることがあることです。慎重に扱いましょう。

1-3. 無料集計サイトやアプリを使う

勤怠管理を集計する方法の一つに、無料集計サイトやアプリを用いる方法があります。集計サイトでは、従業員の出退勤時間を入力することで、労働時間が自動集計されるシステムです。

エクセルと違って、誤操作によって関数が壊れてしまう懸念はありませんが、無料集計サイトのため、利用している際に広告が出てくるといった問題点があります。

また、無料集計サイトでは、勤怠の集計のみの場合が多く、給与計算をおこなう際は別途でツールを用意する必要があります。

2. タイムカードを集計する際の注意点

前項目では、無料でタイムカードを集計する方法をご紹介しました。集計する際に使うツールに関わらず、タイムカードの計算は、企業における勤怠管理だけではなく、従業員やアルバイトの給与にも大きく影響します。

それでは、集計担当者がタイムカードを用いて集計する際にはどういったポイントに気をつける必要があるのでしょうか。本項目では、タイムカードを集計する際の注意点について解説します。

2-1. 15分・30分単位の切り捨ては違法。例外もあり

タイムカードを使って計算する場合、15分単位もしくは30分単位での切り捨ては違法のため、避けましょう。

これは、すべての労働者が働いた時間への対価として企業が賃金を支払うことが義務づけられているため、従業員の労働時間を15分や30分単位で切り捨てをおこなうことは労働基準法の違反となってしまいます。

ただし、給与計算業務を効率化する観点で、時間外労働・深夜労働・休日労働を1ヵ月単位で算出している場合のみで、かつ1時間未満の端数が29分以下の場合、切り捨てが認められています。

また、時間外労働をおこなった労働者に対しては割増賃金を支払うことも同時に義務づけられているため、これを機に自社の勤怠管理を見直してみましょう。

【関連記事】タイムカードの計算で15分切り捨ては違法！正しい勤怠管理を解説

2-2. タイムカードの原本は保管期間が決まっている

タイムカードで勤怠管理をおこなう場合は、計算だけではなく、タイムカード原本の管理にも気をつける必要があります。きちんと管理していない場合、従業員による不正打刻だけではなく、第三者から開示を求められた際にスムーズに対応することが難しくなるでしょう。

タイムカードに関わらず、従業員の勤怠情報は5年間保管する必要があります。適切な管理がおこなわれていないと、従業員や労働基準監督署から問い合わせがあった場合に、問題になることがあります。

こうしたことを防ぐために、日頃からタイムカードをきちんと管理しましょう。

3. より簡単に勤怠管理や給与計算をおこなう方法

ここまで、タイムカードを用いて労働時間や給与の計算をおこなう方法について解説してきました。

しかし、タイムカードの記録を用いて勤怠管理をおこなうには、さまざまなリスクがあります。

本章では、タイムカードで勤怠管理をおこなうリスクや、より簡単に勤怠管理をおこなう方法について解説します。

3-1. タイムカードを用いて勤怠管理をおこなうリスク

タイムカードの記録を手計算でおこなう場合、時間がかかるうえに計算ミスが発生するリスクがあります。エクセルを用いて計算する場合も、入力ミスや関数の入れ間違いなどで適切な給与を算出できない可能性が残るでしょう。

また、1ヶ月の労働時間を翌月月初まで確認できないことから、法定外残業時間が規定を超えていても気づけない可能性があります。

さらに、同僚などに頼んでタイムカードを押してもらう「代理打刻」などの不正行為がおこなわれる可能性もあるため、注意が必要です。

3-2. より簡単に勤怠管理をおこなう方法とは

先述のとおり、タイムカードを用いた勤怠管理にはさまざまなリスクが存在します。そのため、タイムカード以外の方法で勤怠管理をおこなうことも一つの方法でしょう。

タイムカードの代わりとして最近増えているのが「勤怠管理システム」の導入です。

勤怠管理システムは、タイムカードのように打刻をおこなうだけでなく、有給の使用や日々の労働時間の集計、給与計算ソフトとの連携などさまざまな機能があります。

GPS機能や顔認証機能が付いているシステムを利用すれば、直行直帰の多い営業や派遣スタッフの労働管理も適切におこなえるでしょう。

とはいえ、新たなシステムの導入は初期費用がかかることや社内ルールの見直し、運用方法の周知などの業務工数も発生します。

業務用のパソコンやスマホが存在しない場合は、従業員の私物のスマホなどに入れてもらう必要があり、「インストールできない」「使い方がわからない」などの問い合わせが発生することも考慮しなければなりません。

業務工数やリスク、それぞれの管理方法のメリットをよく比べたうえで決めましょう。当サイトでは「【課題別】勤怠管理システムを使用したタイムカードの課題解決BOOK」という資料を無料配布しております。本資料ではタイムカードから勤怠管理システムに乗り換えた場合の勤怠管理の方法やメリットなどを実際のシステム画面もみながら理解することができます。タイムカードでの計算は手間がかかるので、将来的にはシステムも検討したいと思っている方にとっては大変参考になる資料となっておりますので、ぜひこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。