本記事にたどり着いた方は、「タイムカード」関連で検索をした方が多いのではないでしょうか。

そのような方は、「タイムカード機を買い替えたくて探している」「タイムカードよりも効率的に労働時間を集計したい」「テレワークに対応した労働時間管理を導入したい」と考えていらっしゃるでしょう。

そこで今回は、

• 最新のタイムカード機4選
• 「勤怠管理システム」という労働時間の管理方法
• タイムカードから勤怠管理システムの変えた企業の事例

をご紹介します。

1. タイムカードとは

そもそもタイムカードとは、始業・終業の時刻や休憩、中抜けなどがあった時間が記録されている紙のカードのことです。タイムレコーダーにタイムカードを差し込むことで時刻が印字される仕組みで、タイムカードに記録された時刻をもとに労働時間を集計して給与計算を行います。

1-1. タイムカードの使い方

タイムカードの使い方は、出勤か退勤のボタンを押しカードの裏表を確認してからタイムレコーダーに差し込むだけで時刻が印字され打刻ができます。

タイムカードは1～15日は表、16～31日は裏に打刻するなど勤怠の締め日によって打刻する面が異なっているため、間違えないように注意が必要です。

また、企業によっては休憩や中抜けの際にも打刻が必要であったりするため、自社の打刻ルールに従うようにします。もし打刻を忘れてしまったら、速やかに担当者へ報告しましょう。

1-2. タイムカードを使うメリット

タイムカードを使うメリットは、低コストですぐに設置できるうえ、誰でも簡単に使えるわかりやすさにあります。一つずつ、確認していきましょう。

1-2-1. 低コストですぐに使える

タイムレコーダーは1台2万円前後で購入することができ、設定も簡単です。オフィスや店舗に置くだけですぐに使い始めることができることが、タイムカードの魅力です。

また、使い始めてからのランニングコストはタイムカード代とインク代だけで済むため、比較的低コストで使い続けることができます。

1-2-2. 簡単に使えて運用もわかりやすい

タイムカードはタイムレコーダーに差し込むだけで打刻ができ、難しい操作もないため誰でも簡単に使えることも大きなメリットです。入社したての従業員でも、すぐに使い方を覚えて打刻することができます。

タイムカードの集計作業が楽になる方法を解説した記事もございますので、併せてご覧ください。
▼「え、こんなに簡単なの？」タイムカードを簡単に集計する方法をご紹介！【無料テンプレ付き】

2. 実はタイムカード機は3種類もある

タイムカード機（タイムレコーダー）は、大きく分けると3種類あります。具体的には、下記の3つです。

①紙のタイムカード
②ICカード
③生体認証

順番にご紹介します。

2-1. タイムカード形式

従来の紙のタイムカードをタイムカード機（タイムレコーダー）に通して、出勤時間と退勤時間などを印字して打刻情報を記録します。

コストが安く、使いやすいので、現在も多くの企業が使っています。しかし、労働時間の集計は手動なので、集計工数がかかったり、多拠点の場合、タイムカードを本社に送る必要があったりと、不便な側面もあります。

タイムカード機によっては、打刻の情報から、実労働時間、残業時間、夜勤の労働時間などの項目を自動で集計することができるケースもあります。

他には、集計データをパソコンに直接飛ばすことができ、集計時にタイムカードの情報をExcelに入力する必要がないタイムカード機もあります。

多少集計工数がかかったとしても、低コストで導入したい企業に適しているタイムカード機です。

2-2. ICカード形式

タイムカード機にICカードを近づけて、打刻情報を記録します。

打刻情報をデータで記録するので、集計時にそのデータをパソコンに送ることができます。そのため、タイムカードの情報をエクセルに入力する必要がありません。

また、印字用のインクやタイムカードなどが必要なく、備品のコスト削減にもつながります。

個人にICカードが配布されるため、他の人にタイムスタンプを切ってもらうといった不正防止にもつながります。

集計工数を削減したかったり、備品にかかるコストをなくしたいとお考えの企業に適しているタイムカード機です。

【関連記事】タイムカードからICカード打刻による勤怠管理にかえるメリットとは？

2-3. 生体認証形式

従業員の指紋や顔で、打刻情報を記録します。

ICカードだと紛失のリスクがありますが、生体認証だとその心配が不要です。

しかし、指紋であれば、指紋がすり減ると反応しなかったり、システムが反応するまでに時間がかかったりするケースもあります。導入コストも高く、「労働時間を管理したいだけ！」という企業に適していません。

3. 最新のタイムカード機4選！

ここでは、先ほどお伝えしたタイムカード機の形式別にタイムカード機をご紹介します。

①タイムカードタイプ TimeP@CK Ⅲ150WL｜【タイムカード形式】

【特徴】

• 外出・休憩だけでなく中抜けも記録できる6回記録タイプ
• 3つの勤務パターンの登録が可能
• 打ち間違い防止の音声ガイドや打刻忘れ防止に使える始業時のチャイム機能など音声機能も充実

音声機能	○	打刻回数	6
タイムカードの発行	別売	給与計算ソフトへの連携	○
勤務形態のパターン対応	○

サービス名：タイムカードタイプ TimeP@CK Ⅲ150WL
提供企業：アマノ株式会社
URL：https://timepack.amano.co.jp/products/timepack-pro.html

②タイムボーイ8プラス｜【タイムカード形式】

【特徴】

• 入①・退①・入②・退②の4欄印字タイプ
• 特製のカードを使用すると、就業時間を計算される
• 表示の時間は12時間表示＆24時間表示の選択が可能

音声機能	ー	打刻回数	4or2
タイムカードの発行	別売	給与計算ソフトへの連携	ー
勤務形態のパターン対応	○

サービス名：タイムボーイ8プラス
提供企業：ニッポー株式会社
URL：https://www.techno7.co.jp/nippo/product/tr/timeboy8plus.html

③打刻ちゃん Touch 2022｜【ICカード形式】

【特徴】

• ソフトをインストールすると、すぐに使うことができる
• 出勤・退勤・外出・戻りなど、大きな文字とカラー分けでわかりやすく表示されるので、簡単でスムーズに勤怠管理ができる
• 従業員の勤怠データをCSV形式のファイルで簡単に出力することができ、給与ソフトと連携できる

音声機能	○	打刻回数	カスタム
タイムカードの発行	不要	給与計算ソフトへの連携	○
勤務形態のパターン対応	○

サービス名：打刻ちゃん Touch 2022
提供企業：株式会社データープロセスサービス
URL：https://www.dps-pdt.com/dakokuchan2022/

④AI温度検知ソリューション「SenseThunder」｜【生体認証形式】

【特徴】

• 顔認証での出勤退勤打刻は、専用デバイスのカメラで顔を撮影するだけなので簡単。SenseThunderでは、0.1秒以下の高速認証が可能なため、交通量が多くても認証待ちの渋滞はできにくい
• 写真・動画をもちいたなりすましに対する防止機能を完備
• 赤外線生体機能も完備しているため、カメラ配置場所の明るさに捉われず認証が可能

音声機能	ブザー音	打刻回数	カスタム
タイムカードの発行	不要	給与計算ソフトへの連携	○
勤務形態のパターン対応	システム連携

サービス名：AI温度検知ソリューション「SenseThunder」
提供企業：⽇本コンピュータビジョン株式会社
URL：https://www.japancv.co.jp/solutions/access_control/

4. タイムカードで担当者を悩ませる3つの悩み

最新のタイムカード機を導入しても、人事担当者を悩ませる3つの悩みがあります。ここでは、タイムカードを使うことのデメリットをご紹介します。

4-1. 労働時間の集計が面倒

「月末になると、数十枚のタイムカードが届き、それを一枚ずつ確認して、Excelに入力。みんなの給与に関わるので、確認作業も欠かせない。月末は集計作業だけで終わってしまう」、というように、集計作業の煩雑さに悩まれている人事担当者も多いのではないでしょうか。

タイムカードで労働時間を管理している場合、月末にタイムカードの内容を別紙やExcelに入力し、関数で企業が出したい項目の数値を出力する必要があります。

先述のとおり、自動集計機能付きのタイムカード機もありますが、集計できる項目が限定的であるため、集計作業が一切不要になるわけではありません。たとえば、夜勤がある企業では、夜勤の時間帯は割増賃金が発生するため、別で集計したいというニーズがあるでしょう。

しかし、それは自動集計機能付きのタイムカード機では集計できない場合がほとんどです。

4-2. タイムカードの管理

労働基準法により、タイムカードを含めた「賃金や労働に関する重要な書類」の保存期間は5年と定められています。そのため、タイムカードだけでも60枚×従業員数を保管する必要があるでしょう。さらに、出勤簿や集計表などがあれば、それらも5年間保管する必要があります。
※タイムカードを月に1枚使用した場合

保管場所を用意しなければならないだけでなく、保管期間が過ぎた書類がどこにあるのかも管理しておく必要があるでしょう。

4-3. 従業員の不正打刻

不正打刻には2種類存在します。

1つ目は、労働していないのに、タイムカードを押したままにして水増しすることです。

タイムカードは、誰がタイムスタンプを押したかまではわかりません。場合によっては、遅刻しそうになり、同僚にお願いしてタイムスタンプを押してもらうといった不正打刻がおこなわれている可能性もあります。ほかにも、「用事もなく店内に居残り、残業代をかさ増ししている」といった可能性も考えられるでしょう。

2つ目は、退勤を押した後に労働する、いわゆる「サービス残業」です。

労働基準法により、雇用者は従業員に対して、労働の対価を全額まとめて支払うことを義務付けられています。しかし、部署内の風習や圧力、期日への焦りなどの理由で勤怠打刻を押した後に仕事をしてしまう従業員もいるでしょう。この場合、雇用者（企業）が意図していなくても労働基準法違反となってしまいます。また、従業員がサービス残業の記録を残していた場合、退職時に残業代の一括請求をされることも少なくありません。

このような不正打刻をタイムカードだけで防ぐことは難しく、管理者が知らない間に不正打刻がおこなわれているケースもあります。

5. タイムカード機の買い替え時に一緒に見ておきたい「勤怠管理システム」

「集計作業の面倒さ」「タイムカードの管理」「従業員の不正打刻」に悩みを抱えている人事担当者は、タイムカード機の買い替え時に一緒に勤怠管理システムも検討することをおすすめします。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。Web上で打刻情報を管理できることで、集計作業も自動化できますし、労働時間をデータで管理できるため、タイムカードを保管する場所は不要です。

近年、働き方改革関連法の施行によって、より正確で客観的な労働時間の管理が求められています。

また、リアルタイムで従業員の残業時間を把握することできるので、「月末にならないと正確な残業時間がわからない」といったことを防ぐこともできます。

関連記事：勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットも確認
関連記事：タイムカードでの打刻を電子化！ペーパーレス化のメリットや導入方法を解説

6. 勤怠管理システムって何ができるの？

勤怠管理システムは、集計作業を自動化したり、打刻情報をデータ化できたりする以外に、多くの業務を効率化することができますい。

今回は、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を使って、勤怠管理システムにできることを実際の画面を交えてご紹介します。

6-1. 【自動集計】集計工数が削減されるだけではなく、人的ミスも0に！

勤怠管理システムは、労働時間の集計を自動でおこなうことができます。タイムカード機の自動集計とは異なり、給与計算システムに沿った項目で集計することが可能です。

また、月中であっても、リアルタイムで労働時間や残業時間を集計しているので、人事担当者はいつでも確認することができます。

労働時間の把握

勤務情報画面で従業員の労働時間の内訳を確認することができます。労働時間をリアルタイムで管理できるため、日々の集計業務を効率化することができます。

労働時間の内訳設定

特定労働時間や、法定内・法定外残業時間、深夜時間など業種によって細かく労働時間の内訳を設定することが可能です。また、従業員ごとに残業時間を切り分けたり、みなし残業時間を設定することもできます。

6-2. 【有休管理】有休残日数の確認の工数を大幅削減！

従業員から「私はあと何日有給休暇が残っていますか？」と問い合わせが来る度に、Excelで確認する。この従業員からの有休の問い合わせ対応をどうにか効率化したいと感じていらっしゃる方も多いのではないでしょうか。

勤怠管理システムは、有休もシステムで管理することができます。従業員側の画面からも有休を確認することができるので、有休に関する問い合わせを削減することができます。

また、年次有給休暇の取得についても、アラート通知を飛ばすことができるので、「しまった。年次有給休暇を急いで取得しないと。。」といった事態になりません。

休暇残日数の管理

ジンジャー勤怠では、従業員のマイページに有休残日数が記載されています。従業員が自分の休暇残日数を把握することで、管理者の工数が削減されます。詳細を押すと、休暇の付与日は申請期限が表示されます。

アラート機能

付与日から一定の日数を超えた時点で、年次有給休暇消化日数が基準値に足りていない場合には、アラートを従業員に自動で飛ばすことができます。

そのため、管理者が従業員の年次有給休暇消化日数を把握しておく必要はありません。

6-3. 【シフト管理】ワンクリックでシフトを回収することが可能！

アルバイトのシフト提出が遅かったり、毎回バラバラにシフトが送られてきたりと、希望シフトの収集は大変です。また、人員が不足しないように毎月シフトを組む作業も管理者にとって大変な業務です。

勤怠管理システムは、希望シフトの収集や承認、反映もスムーズにおこなうことができます。従業員からの希望シフトを1クリックで収集でき、効率的なシフト作成が可能です。

休暇と残業の申請と承認をスマホだけで完結させることもできるので、余計な手間が掛かりません。

シフトの作成

管理者は日単位・月単位で細かくシフト作成ができます。シフトのパターンを複数作成することが可能なため、さまざまな職種・働き方に対応できます。

シフトの募集・収集

特定の従業員を対象にシフト提出の依頼を送ることができます。また、従業員はスマホやPCから希望のシフトを簡単に提出することが可能です。

6-4. 【申請・承認】いつでもどこでも申請承認ができるので、歩留まりを防げる！

申請書の紙管理は申請や承認が煩雑です。承認者が数名いる企業の場合、従業員は承認者を探して社内を走り回り、承認者は外出先などで承認作業ができません。

勤怠管理システムは、従業員の各種申請から管理者の承認を一括で管理することが可能です。スマートフォンに対応している場合、外出先からでも簡単に承認も可能です。

申請可能な項目

ジンジャー勤怠では、下記の種類の申請が可能です。

1. 残業申請
2. 打刻修正申請
3. 休日出勤（振休）申請
4. 休日出勤（代休）申請
5. 休日休暇申請（特別休暇、有給休暇など）
6. シフト申請

管理者は、従業員からあがってくる申請に対して承認、もしくは否認していただくだけです。一括での承認も可能です。

ワークフロー

各種申請に対して、ワークフローを設定することが可能です。申請内容に合わせて承認者を選択できるなど、企業に合わせて細かく設定することも可能です。

申請状況の確認

各申請ごとに、誰が、いつ、何の申請を、どんな理由であげたのかを確認し、承認もしくは否認することが可能です。

6-5. 【打刻方法】従業員の働き方に沿った打刻方法を選べる！

勤怠管理システムは、多様な従業員働き方に合わせて、PC、スマホ、タブレット、ICカードなど、さまざまな打刻デバイスを使うことができます。

パソコン

社内勤務の従業員が多い場合、パソコンでの出退勤打刻がおすすめです。従業員はマイページにログインして打刻をおこないます。

IPアドレスで打刻に制限をかけることができるため、セキュリティ面でも安心して利用できます。

スマホ

直行直帰の従業員が多い場合、スマートフォンでの打刻がおすすめです。不正打刻防止のため、打刻時にカメラを起動させることも可能です。

また、GPS機能で打刻した場所を確認でき、範囲制限をかけて一定範囲内でしか打刻できないようにすることも可能です。

タブレット

工場勤務などでスマートフォンなどが持ち込めなかったり、アルバイトの勤怠を管理したりする場合、タブレットでの打刻がおすすめです。従業員は自分の名前をタップして打刻ボタンを押すだけで打刻が完了です。

出社している従業員の顔がタブレットに表示されるので、管理者は出勤している従業員の顔写真を見るだけで、誰が来ているのかを把握することが可能です。

7. 比較：タイムカードのシステムが向いてる企業、勤怠管理システムが向いている企業

タイムカードは低コストで誰でも扱える反面、労働時間が変則的な企業や従業員数の多い企業には向いていません。本章では、タイムカードによる勤怠管理が向いている企業、勤怠管理システムによる勤怠管理が向いている企業のポイントについて解説します。

ポイント1：利用環境

システムを検討する際にまず確認すべきポイントは勤怠管理を行いたい従業員の人数と利用端末の指定の有無です。

タイムレコーダーの端末や、無料で提供されている勤怠管理システムの中には、利用人数の目安や上限が設定されている場合があります。ある程度機能が定まっている製品は比較的低価格ですが、自社ルールにあわせたカスタマイズを求める場合は費用感が高まります。
中小企業など従業員の労働パターンが少なくシンプルな勤怠ルールの場合や費用感をおさえたい場合はタイムレコーダーや中小企業規模向けの勤怠管理システムがおすすめです。
従業員数が多く、労働パターンが複数あったり基本機能に搭載のないルールでの管理を行いたい場合は、大企業向けの勤怠管理システムがおすすめです。

次に利用端末の指定の有無です。
従業員ごとにPCやスマートフォンを支給しており、それを用いて勤怠管理を行いたい場合や、共有PCで複数名の打刻がしたい場合、定期券として支給しているICカードを用いて勤怠管理を行いたい場合など、どの端末を利用するか次第で候補となるシステムが絞られてきます。

ポイント2：重視するポイントはどこか

ポイント1で提示した2点から自社の状況を把握できた後、どのような条件を重視するか優先度を整理します。
同じタイムレコーダーや勤怠管理システムの中でも、提供元の企業によって特徴があります。何か希望するポイントや重視するポイントを持って比較検討を行うことが、自社にマッチするシステムを見つけられるポイントです。

比較検討される際によくあげられる項目例をご紹介します。こちらを手がかりに、ぜひ自社の求める要件や希望をピックアップしてみてください。

• コストをおさえたい
• 複数拠点の勤怠を本部でまとめて把握・管理したい
• リモートワークの従業員の勤怠管理をしたい
• 集計を自動化したい
• 給与システムと連携させたい

まとめ

検討するシステムによって特徴が異なるため、一般的なパターンに留まってしまいますが、ポイント1とポイント2であげた項目を表に整理しました。
こちらを参考に自社にあう勤怠管理システムの検討に取り組んでみてください。

	タイムレコーダー	勤怠管理システム （中小企業向け）	勤怠管理システム （大企業向け）
従業員規模が多い	×	△	○
従業員規模が少ない	○	○	×
独自の勤怠ルールがある	△	△	○
PCやスマートフォンを利用したい	×	○	○
ICカードを用いたい	○	○	○
コストをおさえたい	○	○	△

8. タイムカードから勤怠管理システムに変えた企業の声

実際に勤怠管理システムで、どれくらい工数が削減されたのかが気になる人事担当者もいらっしゃると思います。そこで、もともとタイムカードで労働時間を管理しており、勤怠管理システムを導入した企業の効果についてご紹介します。

【事例①】勤怠の集計工数を90%削減！手入力していたエクセル作業を自動化！

東京調剤センター様は、もともとタイムカードで勤怠を管理していました。拠点数が多かったこともあり、月末のタイムカードの収集に時間がかかっていました。

また、従業員の有給休暇日数を台帳で管理しており、有休を取得すると、手作業で情報を更新していました。

この2つに課題感を持ち、勤怠管理システムを導入。

その結果、4日間かかっていたタイムカードの収集も含めた集計作業が、1日でできるようになりました。有休の管理も、システムで管理できるようになったので、管理の工数が大幅に削減されました。

【企業情報】

• 社名：株式会社東京調剤センター
• 業種：調剤・医薬品販売
• 拠点数：15拠点
• 利用者数：約170名

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【事例②】勤怠集計と給与計算の作業時間を1/9に短縮！8人分の人件費を削減！

P＆Eフーズ様は、もともとタイムカードで勤怠を管理していました。拠点ごとに勤怠の管理方法が異なっており、正確な管理を本社で一括でできていませんでした。

また、集計にも時間がかかっており、事業所で集計をまとめるもらうのに2日間、それから本社に収集して、そこからExcelで編集を加えていました。

この2つに課題感を持ち、勤怠管理システムを導入。

その結果、2日かけて9人でおこなっていた集計作業が、1人でおこなえるようになり、8人分の工数を削減することができました。また、システムでの管理なので、リアルタイムで正確に労働時間を管理できるようになりました。

【企業情報】

• 社名：株式会社P＆Eフーズ
• 業種：飲食店事業、ケータリング事業等
• 拠点数：13拠点
• 利用者数：約500名

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【事例③】タイムカードからの脱却で、月初めの労働時間の集計が1/2、紙のコストも1/3に！

ケイス様は、もともとタイムカードで勤怠を管理していました。全従業員の労働時間をアナログな方法で管理をしていたため、日々の労働時間の把握や月末月初めの集計作業に多くの工数がかかっていました。

そこで、勤怠管理システムを導入。

その結果、勤怠の管理における工数が50%削減されました。また、タイムカードを廃止したため、紙のコストも1/3になったようです。

【企業情報】

• 社名：株式会社ケイス
• 業種：オリジナルブランドの企画・販売事業
• 拠点数：14拠点
• 利用者数：約100名

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9. 業務工数と費用を考えて、自社にあった勤怠管理方法を見つけよう

テクノロジーが発展し、以前より効率的に集計業務がおこなえる手段として、勤怠管理システムが注目されています。企業の規模によっては、タイムカードで労働時間を管理するよりも、安価に利用できることもあるでしょう。

タイムカード機の買い替えをお考えの担当者は、この機会にぜひ、自社に合う勤怠管理の方法を検討してみることをお勧めします。