本記事にたどり着いた方は、「タイムカード」関連で検索をした方が多いのではないでしょうか。

そのような方は、「タイムカード機を買い替えたくて探している」「タイムカードよりも効率的に労働時間を集計したい」「テレワークに対応した労働時間管理を導入したい」と考えていらっしゃるでしょう。

そこで今回は、

• 最新のタイムカード機5選
• 「勤怠管理システム」という労働時間の管理方法
• タイムカードから勤怠管理システムの変えた企業の事例

をご紹介します。

1．タイムカードとは

そもそもタイムカードとは、始業・終業の時刻や休憩、中抜けなどがあった時間が記録されている紙のカードのことです。タイムレコーダーにタイムカードを差し込むことで時刻が印字される仕組みで、タイムカードに記録された時刻をもとに労働時間を集計して給与計算を行います。

1-1. タイムカードの使い方

タイムカードの使い方は、出勤か退勤のボタンを押しカードの裏表を確認してからタイムレコーダーに差し込むだけで時刻が印字され打刻ができます。

タイムカードは1～15日は表、16～31日は裏に打刻するなど勤怠の締め日によって打刻する面が異なっているため、間違えないように注意が必要です。

また、企業によっては休憩や中抜けの際にも打刻が必要であったりするため、自社の打刻ルールに従うようにします。もし打刻を忘れてしまったら、速やかに担当者へ報告しましょう。

2. タイムカードを使うメリット

タイムカードを使うメリットは、低コストですぐに設置できるうえ、誰でも簡単に使えるわかりやすさにあります。一つずつ、確認していきましょう。

2-1. 低コストですぐに使える

タイムレコーダーは1台2万円前後で購入することができ、設定も簡単です。オフィスや店舗に置くだけですぐに使い始めることができることが、タイムカードの魅力です。

また、使い始めてからのランニングコストはタイムカード代とインク代だけで済むため、比較的低コストで使い続けることができます。

2-2. 簡単に使えて運用もわかりやすい

タイムカードはタイムレコーダーに差し込むだけで打刻ができ、難しい操作もないため誰でも簡単に使えることも大きなメリットです。入社したての従業員でも、すぐに使い方を覚えて打刻することができます。

タイムカードの集計作業が楽になる方法を解説した記事もございますので、併せてご覧ください。
▼「え、こんなに簡単なの？」タイムカードを簡単に集計する方法をご紹介！【無料テンプレ付き】

3. 実はタイムカード機は3種類もある

タイムカード機（タイムレコーダー）は、大きく分けると3種類があります。具体的には、下記の3つです。

①紙のタイムカード
②ICカード
③生体認証

順番にご紹介します。

3-1. タイムカード形式

従来の紙のタイムカードをタイムカード機（タイムレコーダー）に通して、出勤時間と退勤時間などを印字して打刻情報を記録します。

コストが安く、使いやすいので、現在も多くの企業が使っています。しかし、労働時間の集計は手動なので、集計工数がかかったり、多拠点の場合、タイムカードを本社に送る必要があったりと、不便な側面もあります。

タイムカード機によっては、打刻の情報から、実労働時間、残業時間、夜勤の労働時間などの項目を自動で集計することができるケースもあります。

他には、集計データをパソコンに直接飛ばすことができ、集計時にタイムカードの情報をExcelに入力する必要がないタイムカード機もあります。

多少集計工数がかかったとしても、低コストで導入したい企業に適しているタイムカード機です。

3-2. ICカード形式

タイムカード機にICカードを近づけて、打刻情報を記録します。

打刻情報をデータで記録するので、集計時にそのデータをパソコンに送ることができます。そのため、タイムカードの情報をエクセルに入力する必要がありません。

また、印字用のインクやタイムカードなどが必要なく、備品のコスト削減にもつながります。

個人にICカードが配布されるため、他の人にタイムスタンプを切ってもらうといった不正防止にもつながります。

集計工数を削減したかったり、備品にかかるコストをなくしたいとお考えの企業に適しているタイムカード機です。

【関連記事】タイムカードからICカード打刻による勤怠管理にかえるメリットとは？

3-3. 生体認証形式

従業員の指紋や顔で、打刻情報を記録します。

ICカードだと紛失のリスクがありますが、生体認証だとその心配が不要です。

しかし、指紋であれば、指紋がすり減ると反応しなかったり、システムが反応するまでに時間がかかったりするケースもあります。導入コストも高く、「労働時間を管理したいだけ！」という企業に適していません。

4. 最新のタイムカード機5選！

ここでは、先ほどお伝えしたタイムカード機の形式別にタイムカード機をご紹介します。

①電子タイムレコーダー BX2000｜【タイムカード形式】

【特徴】

• 外出・休憩も記録できる4欄印字タイプ
• 見やすい大型のアナログ時計なので、従業員は時間を意識することができる
• 打刻時刻を大きくはっきり印字することができるので、確認ミスが削減される

②タイムボーイ8プラス｜【タイムカード形式】

【特徴】

• 入①・退①・入②・退②の4欄印字タイプ
• 特製のカードを使用すると、就業時間を計算される
• 表示の時間は12時間表示＆24時間表示の選択が可能

③就業情報ターミナル SX-100｜【ICカード形式】

【特徴】

• 薄型・小型のモデルなので、場所を取ることなく設置することができる
• カードの読み取りがうまくいかなかった場合、ディスプレイの色が代わるので、打刻ミスを防ぐことができる
• ICカードと入室システムや他のオフィス機器を連携させることで、より高いセキュリティを実現

④打刻ちゃん Touch｜【ICカード形式】

【特徴】

• ソフトをインストールすると、すぐに使うことができる
• 出勤・退勤・外出・戻りなど、大きな文字とカラー分けでわかりやすく表示されるので、簡単でスムーズに勤怠管理ができる
• 従業員の勤怠データをCSV形式のファイルで簡単に出力することができ、給与ソフトと連携できる

⑤就業情報ターミナル AGX250AV｜【生体認証形式】

【特徴】

• 本人拒否率0.01%、他人受入率0.0001%と高いセキュリティで勤怠管理をおこなうことが可能
• 指を挿入してから1秒以内に判断することが可能
• バリアフリーデザインなので、障害者にもやさしい操作性を実現

5. タイムカードで担当者を悩ませる3つの悩み

最新のタイムカード機を導入しても、人事担当者を悩ませる3つの悩みがあります。ここでは、タイムカードを使うことのデメリットをご紹介します。

5-1. 労働時間の集計の面倒さ

「月末になると、数十枚のタイムカードが届き、それを一枚ずつ確認して、Excelに入力。みんなの給与に関わるので、確認作業も欠かせない。月末は集計作業だけで終わってしまう」

このように集計作業の面倒さに悩まれている人事担当者も多いでしょう。

基本的に、タイムカードで労働時間を管理していると、月末にタイムカードの内容をExcelに入力し、関数で企業が出したい項目の数値を出力する必要があります。

先ほどもご紹介した通り、自動集計機能付きのタイムカード機もありますが、集計できる項目が限定的であるため、集計作業が一切不要になるかといわれるとそうではないでしょう。

たとえば、夜勤がある企業では、夜勤の時間帯は給与が異なるため、別で集計したいというニーズがあるでしょう。しかし、それは自動集計機能付きのタイムカード機では集計できません。

5-2. タイムカードの管理

労働基準法代109条に、タイムカードは5年保管することを義務付けられています。このタイムカードの保管について、下記のような悩みをお持ちの人事担当者も多いのではないでしょうか？

「タイムカードが大量にあって、保管できない」
「前の担当者がの管理が煩雑で、どれが5年以上前のタイムカードなのかわからない」

また、タイムカードは消耗品かつ、100枚で1,500円ほどかかるので、長期でみると多くのコストがかかります。できれば、このコストも削減したいと声もよく聞きます。

5-3. 従業員の不正打刻

タイムカードは、誰がタイムスタンプを押したかまではわかりません。場合によっては、遅刻しそうになり、同僚にお願いしてタイムスタンプを押してもらうといった不正打刻がおこなわれている可能性もあります。

ほかにも、アルバイトが用事もなく店内に居残り、タイムスタンプを遅くに押し、残業代をかさ増ししているという話もよく聞きます。

このような不正打刻を完璧に防ぐことはタイムカードだと難しく、管理者が知らない間に不正打刻がおこなわれているケースもあります。

6. タイムカード機の買い替え時に一緒に見ておきたい「勤怠管理システム」

「集計作業の面倒さ」「タイムカードの管理」「従業員の不正打刻」にお悩みを感じている人事担当者は、タイムカード機の買い替え時に一緒に勤怠管理システムも見ていただくことをおすすめします。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。Web上で打刻情報を管理できることで、集計作業も自動化できますし、労働時間をデータで管理できるため、タイムカードを保管する場所は不要です。

近年、働き方改革関連法の施行によって、より正確で客観的な労働時間の管理が求められています。

また、リアルタイムで従業員の残業時間を把握することできるので、「月末にならないと正確な残業時間がわからない」といったことを防ぐこともできます。

【関連記事】勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットも確認

7. 勤怠管理システムって何ができるの？

勤怠管理システムは、集計作業を自動化したり、打刻情報をデータ化できたりする以外に、多くの業務を効率化することができますい。

今回は、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を使って、勤怠管理システムにできることを実際の画面を交えてご紹介します。

7-1. 【自動集計】集計工数が削減されるだけではなく、人的ミスも0に！

勤怠管理システムは、労働時間の集計を自動でおこなうことができます。タイムカード機の自動集計とは異なり、給与計算システムに沿った項目で集計することが可能です。

また、月中であっても、リアルタイムで労働時間や残業時間を集計しているので、人事担当者はいつでも確認することができます。

労働時間の把握

勤務情報画面で従業員の労働時間の内訳を確認することができます。労働時間をリアルタイムで管理できるため、日々の集計業務を効率化することができます。

労働時間の内訳設定

特定労働時間や、法定内・法定外残業時間、深夜時間など業種によって細かく労働時間の内訳を設定することが可能です。また、従業員ごとに残業時間を切り分けたり、みなし残業時間を設定することもできます。

7-2. 【有休管理】有休残日数の確認の工数を大幅削減！

従業員から「私はあと何日有給休暇が残っていますか？」と問い合わせが来る度に、Excelで確認する。この従業員からの有休の問い合わせ対応をどうにか効率化したいと感じていらっしゃる方も多いのではないでしょうか。

勤怠管理システムは、有休もシステムで管理することができます。従業員側の画面からも有休を確認することができるので、有休に関する問い合わせを削減することができます。

また、年次有給休暇の取得についても、アラート通知を飛ばすことができるので、「しまった。年次有給休暇を急いで取得しないと。。」といった事態になりません。

休暇残日数の管理

ジンジャー勤怠では、従業員のマイページに有休残日数が記載されています。従業員が自分の休暇残日数を把握することで、管理者の工数が削減されます。詳細を押すと、休暇の付与日は申請期限が表示されます。

アラート機能

付与日から一定の日数を超えた時点で、年次有給休暇消化日数が基準値に足りていない場合には、アラートを従業員に自動で飛ばすことができます。

そのため、管理者が従業員の年次有給休暇消化日数を把握しておく必要はありません。

7-3. 【シフト管理】ワンクリックでシフトを回収することが可能！

アルバイトのシフト提出が遅かったり、毎回バラバラにシフトが送られてきたりと、希望シフトの収集は大変です。また、人員が不足しないように毎月シフトを組む作業も管理者にとって大変な業務です。

勤怠管理システムは、希望シフトの収集や承認、反映もスムーズにおこなうことができます。従業員からの希望シフトを1クリックで収集でき、効率的なシフト作成が可能です。

休暇と残業の申請と承認をスマホだけで完結させることもできるので、余計な手間が掛かりません。

シフトの作成

管理者は日単位・月単位で細かくシフト作成ができます。シフトのパターンを複数作成することが可能なため、さまざまな職種・働き方に対応できます。

シフトの募集・収集

特定の従業員を対象にシフト提出の依頼を送ることができます。また、従業員はスマホやPCから希望のシフトを簡単に提出することが可能です。

7-4. 【申請・承認】いつでもどこでも申請承認ができるので、歩留まりを防げる！

申請書の紙管理は申請や承認が煩雑です。承認者が数名いる企業の場合、従業員は承認者を探して社内を走り回り、承認者は外出先などで承認作業ができません。

勤怠管理システムは、従業員の各種申請から管理者の承認を一括で管理することが可能です。スマートフォンに対応している場合、外出先からでも簡単に承認も可能です。

申請可能な項目

ジンジャー勤怠では、下記の種類の申請が可能です。

1. 残業申請
2. 打刻修正申請
3. 休日出勤（振休）申請
4. 休日出勤（代休）申請
5. 休日休暇申請（特別休暇、有給休暇など）
6. シフト申請

管理者は、従業員からあがってくる申請に対して承認、もしくは否認していただくだけです。一括での承認も可能です。

ワークフロー

各種申請に対して、ワークフローを設定することが可能です。申請内容に合わせて承認者を選択できるなど、企業に合わせて細かく設定することも可能です。

申請状況の確認

各申請ごとに、誰が、いつ、何の申請を、どんな理由であげたのかを確認し、承認もしくは否認することが可能です。

7-5. 【打刻方法】従業員の働き方に沿った打刻方法を選べる！

勤怠管理システムは、多様な従業員働き方に合わせて、PC、スマホ、タブレット、ICカードなど、さまざまな打刻デバイスを使うことができます。

パソコン

社内勤務の従業員が多い場合、パソコンでの出退勤打刻がおすすめです。従業員はマイページにログインして打刻をおこないます。

IPアドレスで打刻に制限をかけることができるため、セキュリティ面でも安心して利用できます。

スマホ

直行直帰の従業員が多い場合、スマートフォンでの打刻がおすすめです。不正打刻防止のため、打刻時にカメラを起動させることも可能です。

また、GPS機能で打刻した場所を確認でき、範囲制限をかけて一定範囲内でしか打刻できないようにすることも可能です。

タブレット

工場勤務などでスマートフォンなどが持ち込めなかったり、アルバイトの勤怠を管理したりする場合、タブレットでの打刻がおすすめです。従業員は自分の名前をタップして打刻ボタンを押すだけで打刻が完了です。

出社している従業員の顔がタブレットに表示されるので、管理者は出勤している従業員の顔写真を見るだけで、誰が来ているのかを把握することが可能です。

8. タイムカードから勤怠管理システムに変えた企業の声

実際に勤怠管理システムで、どれくらい工数が削減されたのかが気になる人事担当者もいらっしゃると思います。そこで、もともとタイムカードで労働時間を管理しており、勤怠管理システムを導入した企業の効果についてご紹介します。

【事例①】勤怠の集計工数を90%削減！手入力していたエクセル作業を自動化！

東京調剤センター様は、もともとタイムカードで勤怠を管理していました。拠点数が多かったこともあり、月末のタイムカードの収集に時間がかかっていました。

また、従業員の有給休暇日数を台帳で管理しており、有休を取得すると、手作業で情報を更新していました。

この2つに課題感を持ち、勤怠管理システムを導入。

その結果、4日間かかっていたタイムカードの収集も含めた集計作業が、1日でできるようになりました。有休の管理も、システムで管理できるようになったので、管理の工数が大幅に削減されました。

• 社名：株式会社東京調剤センター
• 業種：調剤・医薬品販売
• 拠点数：15拠点
• 利用者数：約170名

【事例②】勤怠集計と給与計算の作業時間を1/9に短縮！8人分の人件費を削減！

P＆Eフーズ様は、もともとタイムカードで勤怠を管理していました。拠点ごとに勤怠の管理方法が異なっており、正確な管理を本社で一括でできていませんでした。

また、集計にも時間がかかっており、事業所で集計をまとめるもらうのに2日間、それから本社に収集して、そこからExcelで編集を加えていました。

この2つに課題感を持ち、勤怠管理システムを導入。

その結果、2日かけて9人でおこなっていた集計作業が、1人でおこなえるようになり、8人分の工数を削減することができました。また、システムでの管理なので、リアルタイムで正確に労働時間を管理できるようになりました。

• 社名：株式会社P＆Eフーズ
• 業種：飲食店事業、ケータリング事業等
• 拠点数：13拠点
• 利用者数：約500名

【事例③】タイムカードからの脱却で、月初めの労働時間の集計が1/2、紙のコストも1/3に！

ケイス様は、もともとタイムカードで勤怠を管理していました。全従業員の労働時間をアナログな方法で管理をしていたため、日々の労働時間の把握や月末月初めの集計作業に多くの工数がかかっていました。

そこで、勤怠管理システムを導入。

その結果、勤怠の管理における工数が50%削減されました。また、タイムカードを廃止したため、紙のコストも1/3になったようです。

• 社名：株式会社ケイス
• 業種：オリジナルブランドの企画・販売事業
• 拠点数：14拠点
• 利用者数：約100名

9. まとめ

テクノロジーが発展し、以前より効率的に集計業務がおこなえる手段として注目されている「勤怠管理システム」。企業の規模によっては、タイムカードで労働時間を管理するよりも、安価なケースもあります。

タイムカード機の買い替えをお考えの担当者は、この機会にぜひ、勤怠管理システムも確認していただき、貴社に合う勤怠管理の方法を取っていただけたら幸いです。