ージンジャー勤怠を導入する以前は、どのような方法で勤怠管理をおこなっていたのですか？

宮島さん：今までは紙のタイムカードを使って勤怠管理をおこなっていました。

3年前に子会社がすべて統合され本社一括管理になったのですが、それまでは独立採算制で、各小会社や各拠点がそれぞれ独自に勤怠管理をしていました。各拠点の社員がタイムカードで出退社の打刻をおこない、それを拠点ごとに集計・管理して、最終的にまとまったものが本社に上がってくるという流れです。

統合後も、その流れをそのまま引き継ぎ、各店舗・営業所ベースで集計・管理をしていました。

そのため、本社でのチェック機能が何もなく、ただ各店舗・営業所から来たデータをもとに、そのまま給与を支払うといった状況でした。

ーそこに何か課題感はありましたか。

宮島さん：まずは非常に工数がかかることですね。タイムカードの確認作業から支払い確定までが、１事業所だけでも２日くらいかかっていました。パートの方が一人で計算などのいろいろな作業するのですが、どうしてもそのくらい時間がかかってしまいます。

また、事業所によっては直行直帰が多いところもあります。そうすると、どうしても本人たちの申告ベースで勤怠管理をすることになります。その結果、実際の労働時間とつきあわせの作業などをあわせると、1事業部単位で２日以上かかってしまい、事務負担がものすごく大きくなっていきました。

また、本社として社員の勤怠の状況をリアルタイムで把握できていませんでした。

そのため、「誰がいつ出退勤の打刻をおこない、誰がどのくらい残業しているのか」という情報が、最終的に締め作業をしてから10日後くらいではじめてわかるんです。

法律に沿った勤怠管理を考えると、タイムリーな対応と対策が全く取れないところも課題でした。

ー残業時間をリアルタイムで把握することは重要ですよね。

宮島さん：そうですね、週の残業時間もそうですし、１日の労働時間が実際どのくらいなのか、連続の出勤日数はどのくらいかも知る必要があります。弊社のメインはケータリング事業となっており、完全受注型となっています。そうすると、どうしても繁忙期に休みを取りにくくなるんです。

そのため、無理な出勤が続いていないか、働き過ぎていないかをコントロールすることが求められます。ただ、それをコントロールできるのはどこかとなると店舗側なんです。

本部として「店舗側で労働時間の管理をお願いします」と、アラートは出しても、実際のところはブラックボックスです。

店舗側としては、現場第一主義なので、どうしても目の前の売上を追いたくなります。そのため、適切な労働管理ができずに、必要以上に働いてしまうこともあると思います。

本部として、そういった部分の管理をすることが重要だと思っていたのですが、どのように把握していくかが、一番の課題でした。

従業員の勤務形態に合わせた勤怠打刻を実施

ー現在はジンジャー勤怠をどのようにご活用されていますか。

宮島さん：ジンジャー勤怠を導入してからは、タイムカードを全部撤廃して、直行直帰の社員以外は各店舗にタブレットを置いて、出退勤の打刻をおこなっています。

職種によってはパソコンでの打刻という形もとっていますし、直行直帰をする社員に関しては、スマートフォンでの打刻を導入しています。

ただ、弊社では葬儀のときのお料理を提供するサービスもおこなっています。そこの社員は直行直帰のパターンがほとんどなのですが、年配者の女性が多く、みんなガラケーを使っているんです。

ですので、スマートフォンの導入の際に、「何か支障があるかもしれない」と思っていたのですが、これが思いのほか、みなさんすんなりと慣れ親しんでくれました。

ー意外と問題なくスマートフォンを使ってくれるものなのですね。

たしかに最初の1ヶ月は苦戦しました。スマートフォンに抵抗がある方が多く、批判の声もありました。しかし、2ヶ月目からはある程度慣れてきましたね。

各店舗にて一人ひとりスマートフォンを少しお借りして、ジンジャー勤怠のアプリをダウンロードするところからサポートに入り、打刻のやり方をレクチャーしていきました。

その際に、「勤怠情報は給与に直結するものなのでお願いします」と伝えていったこともあり、しっかりと主体的に覚えてくれましたね。間違えたら自分の給与に影響しますから。「これを機にスマートフォンを持ちました」という従業員も多くいました。

全社員の総労働時間が約5.6％縮まった

ージンジャー勤怠を導入した結果、どのような変化が起きていますか？

宮島さん：まず、直行直帰に関しては、勤怠管理の精度が上がりました。

以前は、直行直帰をする社員の中には、その都度ではなく、例えば１週間、1ヶ月ためてから出勤簿に書く人もいました。

そうすると、「だいたい毎回のことだから、ここの現場だったら多分こうだな」とあいまいに記載してしまうのですが、それの正誤を確認する術はありませんでした。

しかし、ジンジャー勤怠の導入後、こういったことが是正され、より正確な勤怠管理ができるようになりました。
その結果、全体の労働時間が減ったんです。全体の総労働時間を見たら5.6％くらい減少しました。

ー全体の給与に換算すると結構なインパクトですね。

宮島さん：今回ジンジャー勤怠を導入して、弊社の勤怠管理のルールも一部変更しました。
たとえば、今までは15分の丸めでおこなっていたのですが、１分単位に変更にしました。このことも労働時間短縮に大きく関係しました。

弊社の業務は、「待ち時間」が発生することもあるのですが、「今25分だから、31分まで待とうかな」といったことが大幅に減りました。

ジンジャー勤怠によって、完全に可視化ができ、リアルタイムでチェックができる環境に変化した結果、社員も労働時間の管理に対して意識を持つようになりました。

都度チェックして指導をしなくとも、これだけ意識を持って働くようになっただけでも相当のプラスだと感じています。

ジンジャー勤怠の導入により、8人分の工数削減につながった

ー勤怠管理をする側の視点から見て、ジンジャー勤怠を導入して良かった点はありますか。

宮島さん：やはり工数削減の部分が一番大きいですね。

まず、自分の取れる有給があと何日残っているのかが把握できていない社員が多く、都度本社に連絡があり、そのたびに我々が確認していましたが、それがなくなったことは大きいです。ジンジャー勤怠で簡単に有給がどのくらい残っているのか見れますから。

また、社員の勤怠情報の集計作業や給与とのつきあわせの部分も結構変わりました。勤怠集計と給与計算に関しては、事務の作業が大幅に減りました。

会社を統合したことで、社員480名全員の勤怠集計、給与計算の業務をすべて本社に移行しましたが、全社員の勤怠の確認から支払い確定まで、1人の従業員が2日で対応できるようになったんです。

今までは、9拠点で1名ずつ、計9人が2日かけておこなっていました。ですので、簡単に言うと8人分の工数が減りました。人件費の大幅な削減につながり、非常に良い効果が出ています。