導入事例

勤怠の集計工数を90%削減!手入力していたエクセル作業を自動化!

導入前の課題
・店舗からのタイムカードの収集に複数日かかる。
・従業員の有給日数が台帳管理で、手間が多い。
導入後
導入後の効果
・勤怠状況を把握する時間的工数が削減。
・従業員の有給申請・管理の手間がなくなり、効率化。
・勤怠履歴の確認が容易になり、店舗からの本社へ残業状況などの問い合わせが低減。

社名
株式会社東京調剤センター
業種
調剤・医薬品販売
拠点数
15拠点
利用者数
約170名
導入前
システム導入なし

東京23区を中心に調剤薬局を展開する東京調剤センター様。
これまで勤怠システムの導入はなく、タイムカードで従業員の勤怠を管理していらっしゃいました。

しかし、店舗拡大に伴い、本社での管理・勤怠計算工数が増大。本社と店舗の物理的な距離もあって、タイムカードの集計にもタイムラグが発生していました。また、従業員の有給日数についても台帳に手作業で管理しており、勤怠管理全体の工数削減が課題となっていました。

jinjer導入後は、こうした管理工数の削減ができ、従業員の打刻への意識も改善。今回は、東京調剤センターの佐藤さん久保田さんに、クラウド型勤怠管理システムの導入検討から、選定、導入フローなどをお伺いしました。

勤怠管理システム導入のきっかけは、とにかくタイムカードの収集に時間がかかること

ーjinjerを導入する前は、どのように勤怠管理をされていたのですか?

佐藤さん:弊社は現在15店舗あるのですが、従業員の勤怠はタイムカードで記録をしていました。
タイムカードでの勤怠管理は、月に1回、給与計算のために「タイムカードの収集」という工程と「計算・処理」という工程があります。

弊社の場合、本社と店舗が離れているため、この「タイムカードの収集」にかなりの時間がかかってしまっていたんです。
毎月15日締めで25日に給与の支払いなので、月によっては勤怠集計から給与反映までの稼働日が4日ほどしかないこともあります。店舗間で商品のやり取りをするので、その社内便に乗せて本社までタイムカードを運んでもらうのですが、収集に2日かかってしまうこともあって、このタイムロスが課題でした。

もうひとつ、以前はエクセルに手入力で勤怠の計算・処理をおこなっていたのですが、従業員数の増加に比例して、給与計算にかかる時間も増えてしまうので、この工数も問題視していました。
こうした現状を変えるべく、勤怠管理から集計までを効率化したいと思っていたことが、クラウド型の勤怠管理システムを導入しようと思ったきっかけです。

ーシステムの検討時にはどんなポイントを重要視していたのですか?

佐藤さん:導入検討にあたっては、実際にトライアルもさせていただきながら、5〜6社のサービスを検討しました。
弊社の場合は、店舗での打刻が必要なので、打刻に必要な機器などの導入費用がかからず、オンラインで対応できるクラウド型のシステムをメインにリサーチしていました。

jinjerに決めたのは、「価格がお手ごろだったから」という理由が大きかったのですが、さまざまなデバイスで打刻が可能であったり、細かい会社の勤怠規定に合わせたカスタマイズができるところもポイントでした。

導入までは試行錯誤の連続

ーjinjerに決めてから運用まで、どのようなフローで導入されたのですか?

久保田さん:実は、jinjerのトライアル期間に、運用に必要な設定をある程度完了できたんです。ですので、導入を決めて1ヶ月ほどで各店舗へ展開しました。

会社独自の休憩設定などは、本社で一括処理をするようにしたり、店舗の管理者向けの簡単マニュアルを作成したりするなどして、店舗への導入・運用をサポートしました。

ー導入にあたり、大変だったことはありますか?

久保田さん:勤怠打刻だけではなくて、有給申請や管理まで一斉導入してしまって、店舗の管理者や従業員を混乱させてしまったことですね。
もともと勤怠状況の可視化や集計・管理の効率化を目的としてjinjer勤怠を導入したのですが、jinjerにはいろいろな機能があって有給の申請・管理の方法も変更しようということになったんです。
当時、従業員の有給管理はすべて台帳でおこなっていたんです。「有給残日数、何日ですか」と問い合わせにがある度に、紙のタイムカードをさかのぼって以前の有給取得日を確認するので、残日数の確認に半日弱ほどかかっていたんです。
有給取得の申請も紙の申請書でおこなっていたので、タイムラグも発生していました。

jinjer導入後は、こうした手間もなくなり、管理側の業務効率も改善されたと思います。

従業員一人ひとりが、自分の勤怠をリアルタイムで把握。オーナーシップにつながる

ーjinjerを導入してみて、課題解決にはつながりましたか?

久保田さん:勤怠集計にかかる時間は、相対的に減っていると思います。
毎月「ああ、もうすぐ締日が来るな」と思いながら、4日間くらいタイムカードをデータ入力していたことを思えば、簡略化されたと思います。
jinjerを利用して、データの正確性も上がりました。
これまで薬局というのは薬局内での勤務がほとんどでしたが、最近では老人ホームや個人宅へ足を運び、訪問先から直帰という勤務スケジュールになる従業員も増えたんです。
時には直行直帰になることもあります。
このビジネスの変化に対しても、jinjerの「マルチデバイス打刻」が便利でした。

佐藤さん:あとは「GPS打刻」も正確な勤怠データ生成に一役買っていますね。
訪問先にお薬を届けた後すぐに打刻をしたのか、家まで帰ってから打刻をしたのでは、残業代に大きな差ができてしまうかもしれません。
打刻の場所をGPSで特定、記録し、エビデンスになるので、より正確な勤務時間を把握することができるようになりました。
弊社では、1分単位で残業代を支給しているので、この正確性の担保は経営においてもインパクトがあります。

ー打刻や勤怠管理をシステム化したことで社内の変化はありましたか?

久保田さん:そうですね、導入時には少なからず混乱がありましたが、インターフェースがシンプルでわかりやすかったので、使いやすさはあったと思います。

また弊社では、残業を10時間以下には収めるようにお願いしているのですが、最近は、従業員一人ひとりが自分の勤怠時間を手元で把握できるようになったので、自分たちで残業時間の調整をしてくれるようになってるんです。
もちろん、まだまだ全員ではありませんが…。

これまでは、管理者がタイムカードを片手に電卓で計算して、「この人は残業が少しオーバーしている。声をかけておこう」など、残業時間のチェックも管理側主体でした。

今では、「今月ちょっと働きすぎてるから早く帰ろう」など、従業員一人ひとりが自分の勤怠に対してオーナーシップを持ってくれているので、これは大きな変化だと思っています。

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