多くの勤怠管理の担当者は、月末になると、タイムカードや出勤簿を集計しているでしょう。しかし、タイムカード・出勤簿は集計して終わりではありません。実は、タイムカードの原本や出勤簿は一定期間保管しなければいけないことが労働基準法にて定められています。

「保管期間は5年と7年どっちが正しいのか？」「雑に保管していると、どういう困ったことが起きるのか？」「どのように保管すればいいのか？紙？それともExcel？」といった疑問を持っていませんか？

今回は、タイムカード・出勤簿に定められた保管期間について、徹底解説します。

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1. タイムカード・出勤簿の正しい保管期間は5年（ただし当分の間は3年）

 

労働基準法第109条にて、タイムカードおよび出勤簿の保管期間は5年と定められています。

1-1. 従来の保存期間は「3年」と定められていた

これまでタイムカードや出勤簿などの勤怠データに関する書類は3年の保存期間となっていましたが、2020年4月1日の労働基準法改正により3年から5年に延長されています。経過措置により、当面の間は3年間で良いとされていますが、いずれ正式に延長される可能性もあるため、覚えておきましょう。

1-2. 保管期間が7年になる帳票に注意

なお保管期間が7年となるのは、源泉徴収簿と兼用している場合の賃金台帳になります。解釈によっては、賃金台帳をつくるために必要な書類としてタイムカードや出勤簿が含まれるため、7年保管すべきと判断される場合もあるため、社労士や税理士などの専門家に確認のうえ、保管期間を定めるのが安心です。

2. なぜタイムカード・出勤簿を保管する必要があるのか？

そもそも、なぜタイムカードの原本や出勤簿を保管する必要があるのでしょうか。

大きく分けると、「労働基準法にて保管義務が定められているため」「労働基準監督署に提出する資料に必要なため」「従業員とのトラブルを防ぐため」の3つです。詳しく、解説していきます。

2-1. 労働基準法にて保管義務が定められている

労働基準法においてタイムカードや出勤簿などの勤怠データは保管する義務があることが定められています。

無期限に保管する必要はなく、保管期間が定められています。詳細は後述しますが、基本的な保管期間は5年（当分の間は3年）です。

もし、定められた保管期間を守れなかった場合は罰則があり、労働基準法違反により30万円以下の罰金が科される可能性があります。

第百四十三条　第百九条の規定の適用については、当分の間、同条中「五年間」とあるのは、「三年間」とする。

引用：e-Gov｜労働基準法

2-2. 労働基準監督署の調査で必要な書類の一つである

労働基準監督署は、労働基準法に抵触していないか、調査が入るケースがあります。そのときに調査されるのが、下記の3つです。

この中の①の情報を提示するときに、タイムカードないし出勤簿が必要です。タイムカード・出勤簿がない場合、労働基準監督署から指導を受けます。

また、働き方改革関連法でも、労働時間の客観的把握が求められているので、その観点からもタイムカード・出勤簿の保管は必要です。

なお、企業として保管しておくべき勤怠にかかる書類や情報はタイムカード・出勤簿だけではないため、不安な方は今一度必要な記録がすべて保管されているか確認しておきましょう。

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2-3. 従業員とのトラブルを防ぐことができる

タイムカード・出勤簿は、従業員の労働時間を客観的に証明することができる一つの手段です。そのため、従業員から、残業代や未払い賃金の請求があったときに、タイムカード・出勤簿を公開することで、客観的な対応が可能です。

もし、タイムカード・出勤簿がなければ、お互いの主張が異なり、どちらが正しいか確認する術がありません。

実際にタイムカード・出勤簿の保管をめぐって起きた事例があります。今回は、平成22年7月15日にあった医療法人大生会事件の大阪地裁の判決をご紹介します。

判例

この慰謝料の40万円の中で、10万円はタイムカードを打刻させなかったり、タイムカードの開示を求められたのに、とタイムカード等の開示を拒絶したことによる慰謝料です。

このようなことにならないためにも、企業はタイムカードを保管・開示できる状態にしておく必要があります。出勤簿も同様です。また、タイムカード・出勤簿を保管していたとしても、途中で紛失してしまうと労働時間の記録が無くなってしまうことになるため、保管中の管理も怠らないようにしましょう。当サイトでは、「そもそもどのような情報や書類を残しておくべきなのか正確に把握できていない」という方に向けて、法律に沿った勤怠管理の方法や保管すべき情報・書類を詳しく解説しているため、法律に則った勤怠管理をおこないたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

3. タイムカード・出勤簿の保管期間は、いつから数えたらいいのか？

タイムカード・出勤簿の保管期間は5年ですが、いつのタイミングから5年と数えるのでしょうか。ここでは、タイムカード・出勤簿の保管期間の起算日について説明します。

3-1. 基本的には、最後に記録した日から起算する

タイムカード・出勤簿の保管期間の起算日は、完結日と決められています。完結日とは、最後に記録した日のことを指します。つまり、タイムカード・出勤簿に関しては、最後に記録した日を起算日とみなします。

このため、特定の月の記録が完了した日から5年間は、適切に保管する必要があります。また、賃金支払いが完了する日が記録の完結日よりも遅れる場合、その支払期日が新たな起算日となるため、特に注意が必要です。企業はこの基準を理解し、適切に保管期限を管理することで、法律遵守やトラブル回避に役立たせることが求められています。

3-2. 派遣社員の場合は起算日に注意

派遣社員の起算日は、最後に打刻した日ではなく、派遣契約終了日です。

派遣社員の勤怠は、派遣元が作成した「派遣元管理台帳」で管理されます。派遣元管理台帳に、最後に記録されるのは、派遣契約が終了した日です。そのため、派遣社員のタイムカード・出勤簿の起算日は、派遣契約終了日と同日とされます。ほかの雇用形態と同じように考えていると、起算日が異なるので、注意が必要です。

特に、派遣契約期間が短い場合など、タイムカードの管理を怠ると不利益が生じる可能性があるため、しっかりとした確認が求められます。派遣社員に対する適正な勤怠管理を行うことで、企業は労働基準法の遵守を徹底し、トラブルを未然に防ぐことが可能となります。

【関連記事】派遣社員の勤怠管理にも必要！タイムカードの保管期間とは？

4. 期間内のタイムカードの保管方法

今まで、タイムカード・出勤簿の保管期間について説明してきましたが、保管期間を把握した上で、実際にどのような方法でタイムカードを保管するべきなのでしょうか。保管方法を解説します。

4-1. 紙のタイムカード

紙のタイムカードは、湿気や紫外線から守るために適切な環境で保管する必要があります。また、全従業員のタイムカードを紙媒体で保管する場合、保管場所を確保することが重要です。倉庫に山積みにすると、間違って破棄する恐れがあります。

そのため、わかりやすく管理することが求められます。具体的には、従業員ごとではなく、年月ごとにダンボールやケースに入れて保管する方法を推奨します。これにより、必要な時にすぐに取り出せるようになります。また、定期的な点検と整理を行い、保管状況を常に最新の状態に保つことも重要です。

4-2. データ上のタイムカード

データ上のタイムカードは定期的にバックアップし、安全なサーバーやクラウドに保存することが重要です。

この方法はデータの紛失や盗難のリスクを最小限に抑えます。法定保管期間中のタイムカード管理は課題となりがちです。データ上での管理には以下のようなメリットがあります。

1. 場所を取らない
紙媒体の保存は多くのスペースが必要ですが、データ保存ならその必要がなく、保存場所にかかる経費も削減できます。さらに、データは劣化しないため長期保管に適しています。

2. 管理や情報のアクセスが簡単
データで保管すると、探す手間が省け、迅速に必要な情報にアクセスできます。これにより、労働基準監督署から求められた際も即座にデータを提供でき、業務効率が向上します。

3. セキュリティの向上
データはクラウドやサーバーに安全に保存され、紛失や盗難のリスクを軽減できます。自然災害や人為的ミスによるデータ削除からも復元できるため、情報管理が強化されます。

これらのメリットを踏まえ、データ上でのタイムカード管理は働き方改革の一環として有効であり、紙媒体の管理に比べて多くの利点があります。このように実際に働き方改革をきっかけに、勤怠管理システムを導入し、タイムカードの保管などを考えずに済むようになった事例をご紹介します。

システム導入事例

2019年4月に施行された働き方改革関連法によって、残業時間を正確に管理する必要がありました。そのタイミングで、前から考えていた勤怠管理システムを導入することに決めました。

導入前に想定していなかった効果の1つは、タイムカードの保管を考える必要がなくなったことです。

正直、そのときはタイムカードをとりあえず保管しておいて、期間が3年過ぎたと気づいたタイミングで破棄していました。ちょうど会社の拡大機であったため、保管するタイムカードが増え、管理スペースが足りなくなっていました。

しかし、勤怠管理システムを導入したことで、勤怠データはサーバーに保管されるため、物理的な保管スペースは必要なくなりました。

想定していなかった効果でしたが、勤怠管理システムを導入してよかったです。

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5. タイムカードを保管する際の注意点

タイムカードを保管するためには次のような点に注意しましょう。

3-1. アルバイトや派遣社員は、タイムカード・出勤簿の保管対象

アルバイトや派遣社員などの雇用形態に関係なく、タイムカード・出勤簿は保管する必要があります。また、派遣社員に関しては、派遣元も派遣先もタイムカード・出勤簿を保管・管理する必要があります。

【関連記事】派遣社員の勤怠管理にも必要！タイムカードの保管期間とは？

5-2. 退職者のタイムカードも保管する

タイムカードの保管対象はその時点で雇用している従業員だけではありません。退職者のタイムカードも保管する必要があります。

退職した従業員であっても、もし未払いの賃金があった場合は賃金請求権によって請求が可能です。このような際に適切に対応できるように備えるためにも、退職者のタイムカードも保管しておきましょう。

5-3. タイムカードは期間ごとにまとめる

タイムカードを保管する際は期間ごとにまとめるのがおすすめです。一般的に労働基準監督署からタイムカードの提出を求められた場合、期間ごとに提出します。期間ごとにまとめていないと、いざという時に慌てて整理してタイムカードの一部を紛失してしまうかもしれません。このようなリスクを回避して、万が一の際にスムーズに提出できるように、タイムカードは期間ごとにまとめておきましょう。

5-4. 正しく保管できていない場合は罰則の可能性も

タイムカードを正しく保管できていない場合は、罰則が科される可能性があります。

労働基準法第120条には、「労働基準法で定める規定に違反した場合は30万円以下の罰金に処する」と明記されています。さらに、タイムカードは従業員の労働時間を客観的に証明する重要な書類であり、万が一賃金についてのトラブルが発生した際に、タイムカードを提出できなければ問題の解決が難しくなります。したがって、適切に保管することが企業の責任です。

6. タイムカード保管のルールを正しく把握しておこう

タイムカード・出勤簿で勤怠を管理している企業は、5年間タイムカード・出勤簿を保管しておく必要があります。

基本的には、最後に記録した日が起算日ですが、派遣社員に関しては、派遣契約終了日が起算日となるので、注意が必要です。

タイムカード・出勤簿の保管が面倒だと感じる方は、勤怠管理システムを考えてみてはいかがでしょうか。

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