タイムカードの保管期間は5年!タイムカードの保管について徹底解説! - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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タイムカードの保管期間は5年!タイムカードの保管について徹底解説!

多くの勤怠管理の担当者は、月末になると、タイムカードを集計しているでしょう。しかし、タイムカードは集計して終わりではありません。実は、タイムカードには保管期間が存在します。

「雑に保管していると、どういう困ったことが起きるのか?」「どのように保管すればいいのか?紙?それともExcel?」といった疑問を持っていませんか?

今回は、タイムカードに定められた保管期間について、徹底解説します。

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1. なぜタイムカードを保管する必要があるのか?

そもそも、なぜタイムカードを保管する必要があるのでしょうか。

大きく分けると、「従業員とのトラブルを防ぐため」「労働基準監督署に提出する資料に必要なため」の2つです。

詳しく、ご説明していきます。

1-1. タイムカードの保管で、従業員とのトラブルを防ぐことができる

タイムカードは、従業員の労働時間を客観的に証明することができる一つの手段です。そのため、従業員から、残業代や未払い賃金の請求があったときに、タイムカードを公開することで、客観的な対応が可能です。

もし、タイムカードがなければ、お互いの主張が異なり、どちらが正しいか確認する術がありません。

では、実際にタイムカードの保管をめぐって起きた事件はあるのでしょうか。今回は、平成22年7月15日にあった医療法人大生会事件の大阪地裁の判決をご紹介します。

【事案の概要】

Y社は、病院の経営を業とする医療法人である。Xは、Y社と期間の定めのない雇用契約を締結し、総務事務部門で勤務していた(月額基本給18万円)。

Xは、上司から総務管理への配置換えを命じられ、同時に基本給15万円とすることを通知された。

平成21年3月9日午後9時頃、Xが退勤したところ、上司から午後10時ないし11時頃に電話があり、すぐ戻るよう指示を受けた。

しかしXは「帰りの電車がないので行けません」と述べて指示を拒んだところ、翌日Xのタイムカードが撤去され、15日まで打刻できない状態にされたうえ、同月14日に、4月14日をもって解雇する旨通告された。

Xは、Y社に対し、未払基本給の一部や時間外割増賃金、解雇等に対する慰謝料等を請求した。

【裁判所の判断】

未払基本給に年14.6%の利率を付した支払を命じた。慰謝料として合計40万円の支払いを命じた。

この慰謝料の40万円の中で、10万円はタイムカードを保管しておらず、データを開示できなかったことによる慰謝料です。

このようなことにならないためにも、企業はタイムカードを保管しておく必要があります。また、タイムカードを保管していたとしても、途中で紛失してしまうと労働時間の記録が無くなってしまうことになるため、保管中の管理も怠らないようにしましょう。

1-2. 労働基準監督署の調査で必要な書類の一つである

労働基準監督署は、労働基準法に抵触していないか、調査が入るケースがあります。そのときに調査されるのが、下記の3つです。

【労働基準監督署が調査する内容】

  1. 長時間労働や未払い賃金などに関わる労働時間の管理が適正か
  2. 労働条件の不利益変更や不当解雇がおこなわれていないか
  3. 健康診断などの安全衛生がおこなわれているか

この中の①の情報を提示するときに、タイムカードが必要です。タイムカードがない場合、労働基準監督署から指導を受けます。

また、働き方改革関連法でも、労働時間の客観的把握が求められているので、その観点からもタイムカードの保管は必要です。

なお、企業として保管しておくべき勤怠にかかる書類や情報はタイムカードだけではないため、不安な方は今一度必要な記録がすべて保管されているか確認しておきましょう。

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2. アルバイトや派遣もタイムカードの保管対象になるの?

タイムカードの保管は、従業員全員が対象かといわれると、そうではありません。

ここでは、タイムカードの保管の対象者について、説明します。

2-1. アルバイトや派遣社員は、タイムカードの保管対象

アルバイトや派遣社員などの雇用形態に関係なく、タイムカードは保管する必要があります。

また、派遣社員に関しては、派遣元も派遣先も管理する必要があります。

2-2. 「管理職」や「みなし労働時間制」の従業員は、タイムカードの保管対象外

企業側で労働時間を管理しなければならない従業員は、「管理監督者に該当する労働者とみなし労働時間制適用者以外」と労働基準法で定められています。

そのため、管理職や裁量労働制で働いている従業員は、タイムカードの保管義務対象外となります。

しかし、管理職やみなし労働時間制で働く従業員であっても、企業側には勤怠の管理義務があります。そのため、労働基準法ではタイムカードの保管が義務付けられていませんが、一定期間は破棄せずに保管しておくことが推奨されます。

3. タイムカードの保管期間は5年間!

労働基準法第109条では、タイムカードの保管期間は5年と明記されています。

【労働基準法第109条】

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

引用:労働基準法|e-Gov

これまでタイムカードなど労働時間に関する書類は3年の保存期間となっていましたが、法改正により5年に延長されたため、3年よりも前のタイムカードを破棄していないか注意しましょう。

4. タイムカードの保管期間は、いつから数えたらいいのか?

タイムカードの保管期間は、5年です。また、退職金を請求されることを考えると、5年間保管することを推奨します。

では、いつのタイミングから5年と数えるのでしょうか。ここでは、タイムカードの保管期間の起算日について、説明します。

4-1. 基本的には、最後に記録した日から起算する

タイムカードの保管期間の起算日は、完結日と決められています。完結日とは、最後に記録した日のことを指します。

つまり、タイムカードに関しては、最後に記録した日を起算日とみなします。

4-2. 派遣社員の場合は起算日には注意

派遣社員の起算日は、最後に打刻した日ではなく、派遣契約終了日です。

派遣社員の勤怠は、派遣元が作成した「派遣元管理台帳」で管理されます。派遣元管理台帳に、最後に記録されるのは、派遣契約が終了した日です。そのため、派遣社員のタイムカードの起算日は、派遣契約終了日と同日とされます。

ほかの雇用形態と同じように考えていると、起算日が異なるので、注意が必要です。

 

5. 勤怠管理システムで保管期間の心配を不要に

今まで、タイムカードの保管期間について説明してきましたが、「いつから保管しているか、いちいち確認しないとわからないし、起算日とかよくわからない!」といった勤怠管理の担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。また、タイムカードや出勤簿など紙ベースで管理していると、紛失のリスクもあります。

働き方改革をきっかけに、勤怠管理システムを導入し、タイムカードの保管などを考えずに済むようになった事例をご紹介します。

システム導入者の声|タイムカードの保管について、考える必要がなくなりました

2019年4月に施行された働き方改革関連法によって、残業時間を正確に管理する必要がありました。そのタイミングで、前から考えていた勤怠管理システムを導入することに決めました。

導入前に想定していなかった効果の1つは、タイムカードの保管を考える必要がなくなったことです。

正直、そのときはタイムカードをとりあえず保管しておいて、期間が3年過ぎたと気づいたタイミングで破棄していました。ちょうど会社の拡大機であったため、保管するタイムカードが増え、管理スペースが足りなくなっていました。

しかし、勤怠管理システムを導入したことで、勤怠データはサーバーに保管されるため、物理的な保管スペースは必要なくなりました。

想定していなかった効果でしたが、勤怠管理システムを導入してよかったです。

(インターネット関連サービス/150名/3拠点)

6. まとめ

タイムカードで勤怠を管理している企業は、5年間タイムカードを保管しておく必要があります。

基本的には、最後に記録した日が起算日ですが、派遣社員に関しては、派遣契約終了日が起算日となるので、注意が必要です。

タイムカードの保管が面倒だと感じる方は、勤怠管理システムを考えてみてはいかがでしょうか。

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野村 佳史

野村 佳史

jinjerBlog 編集長。現在は、新規事業領域のプロダクトのマーケティングを担当。記事などのコンテンツ作成から、LP作成、インタビュー取材、数値分析など幅広い業務をおこなっている。少しでも人事の方々に役立つ記事をお届けできたらなと考えています。

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