タイムカードの原本における保管期間・保存方法とは

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勤怠・給与計算

更新日: 2023.10.27
公開日: 2020.1.28 OHSUGI

タイムカードで勤務時間を管理するのであれば、原本の保存が欠かせません。しかし、どのくらい保管すれば良いのでしょうか。そこで今回は、保管期間や保存方法などについて紹介します。

最初から最後まで読むことで、正確な保管期間や保管する上での注意点を把握することができます。

1. タイムカードの原本の保管期間はいつまで
2. タイムカードの正しい保管方法
3. タイムカードの保管期間に関する罰則
4. 勤怠記録を管理する場合はタイムカードよりも勤怠管理システムが良い
5. タイムカードの保管期間を守って適切に管理しよう

1. タイムカードの原本の保管期間はいつまで

タイムカードには保存義務と保存期間が定められています。

本章ではタイムカードの保存期間と保存対象についてご紹介いたします。

1-1. タイムカードの原本を保管しなければならない理由

タイムカードを保管しなければならない理由は、働き方改革関連法で、従業員と労働時間を客観的に把握することが求められているためです。

2019年4月に「労働安全衛生法」が改正され、企業における従業員の労働時間の把握が義務付けられました。

今までは、労働時間の把握に関して根拠が曖昧な部分が多く、その結果、長時間労働による過労死問題や、未払いの残業代問題など多くの社会問題が発生しています。

これを受けて、使用者は従業員の労働時間を客観的に把握することが法的に義務化され、厚生労働省では始業・終業時刻な労働時間に関する書類について保存義務を設けています。

タイムカードもこの書類に該当するため、企業はタイムカードを保管しなければなりません。

1-2. タイムカードの原本を保管する期間

残業代などの未払いがあった場合、社員が会社に請求できるのは「過去2年分」までとする労働基準法について、厚生労働省の有識者検討会が2019年6月13日に、期間の延長を促す見解をまとめました。

これにより、2020年4月施行の改正民法で、過去にさかのぼって給与を請求できる期間を「原則5年」とし、タイムカードの保管期間は5年と変更されました。

そのため、2020年3月31日までのタイムカードは「3年間保存の義務(5年間の保存が望ましい)」とされ、2021年4月1日以降のタイムカードは「5年間の保存義務」があります。

また、賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合のタイムカードに関しては、7年間の保存義務があります。

1-3. タイムカードの保管対象

企業が保存しなければならないタイムカードは、正社員のものだけではなく、アルバイトや派遣社員などの雇用形態に関係なく、タイムカードを保管する必要があります。

また、派遣社員に関しては派遣元も派遣先も管理する必要があるので、注意が必要です。

企業側で労働時間を客観的把握する必要がある対象者は、管理・監督者及びみなし労働時間制が適用される労働者（事業場外労働を行う者にあっては、みなし労働時間制が適用される時間に限る。）を除くすべての労働者と明記されています。

参考：労働時間の適正な把握のために仕様社が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

【関連記事】タイムカードの保管期間は5年！タイムカードの保管について徹底解説！

1-4. タイムカードの保管期間はいつから数えたらいいのか？

タイムカードの保存期間の起算日は「タイムカードを使用して賃金の計算し支払が完了した日」です。

令和5年4月1日施行される改正労働基準法施行規則第五十六条では、勤怠記録を保存すべき期間の計算についての起算日は次のとおりに記載されています。

①労働者名簿については、労働者の死亡、退職又は解雇の日
②賃金台帳については、最後の記入をした日
③雇入れ又は退職に関する書類については、労働者の退職又は死亡の日
④災害補償に関する書類については、災害補償を終わつた日
⑤賃金その他労働関係に関する重要な書類については、その完結の日

2. タイムカードの正しい保管方法

タイムカードの保管方法が誤っている場合、法律違反になる場合があります。今一度、正しい保管方法を確認しておきましょう。

2-1. タイムカードは期間ごとにまとめるのがおすすめ

タイムカードの原本を保存する際には、期間ごとにまとめるのがおすすめです。なぜなら、労働基準監督署の請求に対してスムーズに対応できるようになるためです。

労働基準監督署は従業員の勤務時間を会社が正しく管理しているかどうかということを調べるため、その会社に対して従業員の勤怠情報を開示するよう指示します。

このとき、期間ごとにまとめて保管していない場合は、指定された期間のタイムカードを見つけることに時間がかかってしまうかもしれません。反対に、期間ごとにまとまっていれば、すぐに労働基準監督署へ従業員の勤怠情報を開示することができます。

このほかにも、企業が勤怠管理で記録しておくべき情報が残っていない場合は監査への対応が難しくなってしまうため、日ごろから情報を適切に記録し、保管するようにしましょう。

2-2. 万が一に備えてデータ化しておこう

期間ごとに保存するだけではなく、タイムカードの内容をデータ化しておくことも大切です。データ化しておくことで、万が一タイムカードが消失してしまった場合の対策となります。

また、データ化によって必要な情報が取り出しやすくなるというメリットもあります。もしデータでまとめる際は、上記でも述べたように期間ごとに分けましょう。そして、ファイル名にいつの期間のデータなのかということを明記しておくと管理しやすくなります。

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3. タイムカードの保管期間に関する罰則

タイムカードの保管期間を守らずに破棄してしまった場合は、労働基準法による罰則が適用となる恐れがあるため注意が必要です。具体的には、保管を怠った使用者に対し30万円以下の罰金が科せられます（労働基準法第120条1号）。破棄だけに限らず紛失してしまった場合でも、管理を怠ったとみなされて罰則の対象となる可能性があります。

また、後日従業員と労働時間や未払い賃金に関するトラブルが生じた場合に、客観的な証拠としてタイムカードは必要です。適切に保管されていないと訴訟を起こされた際に、会社側が不利な状況に立たされてしまうこともあります。

これらの罰則やリスクを避けるためにも、タイムカードの保管期間を遵守し、適切に管理することが重要です。