タイムカードで勤務時間を管理するのであれば、原本の保存が欠かせません。しかし、どのくらい保管すれば良いのでしょうか。そこで今回は、保管期間や保存方法などについて紹介します。

最初から最後まで読むことで、正確な保管期間や保管する上での注意点を把握することができます。

関連記事：最新のタイムカード機5選！買い替え時に一緒に見ておきたい勤怠管理システムもご紹介

1. タイムカードの原本の保管期間はいつまで

タイムカードには保存義務と保存期間が定められています。

本章ではタイムカードの保存期間と保存対象についてご紹介いたします。

1-1. タイムカードの原本を保管しなければならない理由

タイムカードを保管しなければならない理由は、働き方改革関連法で、従業員と労働時間を客観的に把握することが求められているためです。

2019年4月に「労働安全衛生法」が改正され、企業における従業員の労働時間の把握が義務付けられました。

今までは、労働時間の把握に関して根拠が曖昧な部分が多く、その結果、長時間労働による過労死問題や、未払いの残業代問題など多くの社会問題が発生しています。

これを受けて、使用者は従業員の労働時間を客観的に把握することが法的に義務化され、厚生労働省では始業・終業時刻な労働時間に関する書類について保存義務を設けています。

タイムカードもこの書類に該当するため、企業はタイムカードを保管しなければなりません。

参考：労働時間の適正な把握のために仕様社が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

1-4. タイムカードの保管期間はいつから数えたらいいのか？

タイムカードの保存期間の起算日は「タイムカードを使用して賃金の計算し支払が完了した日」です。

令和5年4月1日施行される改正労働基準法施行規則第五十六条では、勤怠記録を保存すべき期間の計算についての起算日は次のとおりに記載されています。

①労働者名簿については、労働者の死亡、退職又は解雇の日
②賃金台帳については、最後の記入をした日
③雇入れ又は退職に関する書類については、労働者の退職又は死亡の日
④災害補償に関する書類については、災害補償を終わつた日
⑤賃金その他労働関係に関する重要な書類については、その完結の日

2. タイムカードの正しい保管方法

タイムカードの保管方法が誤っている場合、法律違反になる場合があります。今一度、正しい保管方法を確認しておきましょう。

2-1. タイムカードは期間ごとにまとめるのがおすすめ

タイムカードの原本を保存する際には、期間ごとにまとめるのがおすすめです。なぜなら、労働基準監督署の請求に対してスムーズに対応できるようになるためです。

労働基準監督署は従業員の勤務時間を会社が正しく管理しているかどうかということを調べるため、その会社に対して従業員の勤怠情報を開示するよう指示します。

このとき、期間ごとにまとめて保管していない場合は、指定された期間のタイムカードを見つけることに時間がかかってしまうかもしれません。反対に、期間ごとにまとまっていれば、すぐに労働基準監督署へ従業員の勤怠情報を開示することができます。

このほかにも、企業が勤怠管理で記録しておくべき情報が残っていない場合は監査への対応が難しくなってしまうため、日ごろから情報を適切に記録し、保管するようにしましょう。
「法的にどのような情報を残しておくべきなのか正確に理解できていない」という方は、当サイトでは無料配布しております資料「中小企業必見！働き方改革に対応した勤怠管理対策」をご覧ください。
資料では、法律に沿った勤怠管理の方法や記録しておくべき情報を解説しておりますので、法律に則った勤怠管理をおこないたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

2-2. 万が一に備えてデータ化しておこう

期間ごとに保存するだけではなく、タイムカードの内容をデータ化しておくことも大切です。データ化しておくことで、万が一タイムカードが消失してしまった場合の対策となります。

また、データ化によって必要な情報が取り出しやすくなるというメリットもあります。もしデータでまとめる際は、上記でも述べたように期間ごとに分けましょう。そして、ファイル名にいつの期間のデータなのかということを明記しておくと管理しやすくなります。

タイムカードの集計に関する人気の記事はこちらをご覧ください。
▼「え、こんなに簡単なの？」タイムカードを簡単に集計する方法をご紹介！【無料テンプレ付き】

3. タイムカードの保管期間に関する罰則

タイムカードの保管期間を守らずに破棄してしまった場合は、労働基準法による罰則が適用となる恐れがあるため注意が必要です。具体的には、保管を怠った使用者に対し30万円以下の罰金が科せられます（労働基準法第120条1号）。破棄だけに限らず紛失してしまった場合でも、管理を怠ったとみなされて罰則の対象となる可能性があります。

また、後日従業員と労働時間や未払い賃金に関するトラブルが生じた場合に、客観的な証拠としてタイムカードは必要です。適切に保管されていないと訴訟を起こされた際に、会社側が不利な状況に立たされてしまうこともあります。

これらの罰則やリスクを避けるためにも、タイムカードの保管期間を遵守し、適切に管理することが重要です。

4. 勤怠記録を管理する場合はタイムカードよりも勤怠管理システムが良い

ここまでタイムカードを保管する上でのポイントや注意点について紹介しました。現在では勤怠管理システムを使って労働時間を管理する会社が増えています。

勤怠管理システムを導入している企業が増えている背景はさまざまありますが、勤怠管理システムを導入することには3つのメリットがあります。それぞれいったいどのような理由なのでしょうか。

4-1. タイムカードを保管するためのスペースがいらない

タイムカードを保存するためには、そのためのスペースが必要です。一方で勤怠管理システムはすべてサーバーやインターネット上のクラウドに保存されるため、勤怠管理システムはスペースを用意する必要がありません。そのため、会社のスペースが少ない企業でも簡単に勤怠管理システムを導入できます。

4-2. 自然災害や盗難による紛失を防げる

サーバーやインターネット上のクラウドに保存されるため、自然災害や盗難で原本が消えてしまうことを防げます。もちろん、わざわざ手作業でデータ化する必要もありません。勤怠管理に関する情報をきちんと守りたい会社にとっても、勤怠管理システムがおすすめです。

4-3. 管理するうえでのミスを減らせる

勤怠管理システムではタイムカードではなくスマホやタブレット、指紋などで打刻します。打刻したデータはすべてシステム上で管理するため、タイムカードを全く使いません。

タイムカードを使わないというのは保存するスペースがいらなくなるだけではなく、不正打刻や打刻忘れなどのトラブルを未然に防ぐことにもつながります。そのうえ、自動で給与計算してくれる機能もあるため、計算する際のミスも防いでくれます。

4-4. そのほかにもさまざまなメリットがある

勤怠管理システムには、タイムカードの保管に関する事以外にもさまざまな機能が備わっています。具体的には、スマホやタブレットで打刻できたり、社員の休暇が管理しやすくなったりすることです。

どの機能もこれまでの勤怠時間の管理をサポートしてくれるものばかりであり、導入することで従来よりも業務量を減らせます。また、給与計算も自動でしてくれるため、手計算で間違えてしまう心配もありません。

5. タイムカードの保管期間を守って適切に管理しよう

今回は、タイムカードの原本の保管期間や保存方法について紹介しました。また、保存する際には気をつけるべきポイントがいくつもあります。しかし、勤怠管理システムであればタイムカードよりも保管しやすくなります。

適正に保管したい場合には、ぜひ勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。