タイムカードの原本における保管期間・保存方法とは

タイムカードで勤務時間を管理するのであれば、原本の保存が欠かせません。しかし、どのくらい保管すれば良いのでしょうか。そこで今回は、保管期間や保存方法などについて紹介します。

最初から最後まで読むことで、正確な保管期間や保管する上での注意点を把握することができます。

「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」

働き方改革が始まり、「タイムカードの集計工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからない・・」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入には、以下のようなメリットがあります。

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

働き方改革を成功させるため、ぜひ「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」をご参考にください。

 

1. タイムカードの保管期間は3年間

労働基準法第109条では、タイムカードの保管期間は3年と明記されています。

【労働基準法第109条】

使用者は、労働者名簿、賃金台帳のみならず、出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類について、労働基準法第109条に基づき、3年間保存しなければならないこと。

【参考文献】労働時間の適正な把握のために仕様社が講ずべき措置に関するガイドライン

2. タイムカードの正しい保管方法

タイムカードの保管方法が誤っている場合、法律違反になる場合があります。今一度、正しい保管方法を確認しておきましょう。

2-1. タイムカードを適正に保管しないのは大きな問題

タイムカードは適切に保存しておかなければ、労働基準監督署から指摘される恐れがあり、この場合は法律に従って罰金が請求されます。紛失した場合も同様の対応がおこなわれるため、必ず原本を保存しましょう。

2-2. タイムカードは期間ごとにまとめるのがおすすめ

タイムカードの原本を保存する際には、期間ごとにまとめるのがおすすめです。なぜなら、労働基準監督署の請求に対してスムーズに対応できるようになるためです。

労働基準監督署は従業員の勤務時間を会社が正しく管理しているかどうかということを調べるため、その会社に対して従業員の勤怠情報を開示するよう指示します。

このとき、期間ごとにまとめて保管していない場合は、指定された期間のタイムカードを見つけることに時間がかかってしまうかもしれません。反対に、期間ごとにまとまっていれば、すぐに労働基準監督署へ従業員の勤怠情報を開示することができます。

2-3. 万が一に備えてデータ化しておこう

期間ごとに保存するだけではなく、タイムカードの内容をデータ化しておくことも大切です。データ化しておくことで、万が一タイムカードが消失してしまった場合の対策となります。

また、データ化によって必要な情報が取り出しやすくなるというメリットもあります。もしデータでまとめる際は、上記でも述べたように期間ごとに分けましょう。そして、ファイル名にいつの期間のデータなのかということを明記しておくと管理しやすくなります。

3.タイムカードよりも勤怠管理システムが良い理由

ここまでタイムカードを保管する上でのポイントや注意点について紹介しました。現在では勤怠管理システムを使って労働時間を管理する会社が増えています。

勤怠管理システムを導入している企業が増えている背景はさまざまありますが、勤怠管理システムを導入することには3つのメリットがあります。それぞれいったいどのような理由なのでしょうか。

3-1. タイムカードを保管するためのスペースがいらない

タイムカードを保存するためには、そのためのスペースが必要です。一方で勤怠管理システムはすべてサーバーやインターネット上のクラウドに保存されるため、勤怠管理システムはスペースを用意する必要がありません。そのため、会社のスペースが少ない企業でも簡単に勤怠管理システムを導入できます。

3-2. 自然災害や盗難による紛失を防げる

サーバーやインターネット上のクラウドに保存されるため、自然災害や盗難で原本が消えてしまうことを防げます。もちろん、わざわざ手作業でデータ化する必要もありません。勤怠管理に関する情報をきちんと守りたい会社にとっても、勤怠管理システムがおすすめです。

3-3. 管理するうえでのミスを減らせる

勤怠管理システムではタイムカードではなくスマホやタブレット、指紋などで打刻します。打刻したデータはすべてシステム上で管理するため、タイムカードを全く使いません。

タイムカードを使わないというのは保存するスペースがいらなくなるだけではなく、不正打刻や打刻忘れなどのトラブルを未然に防ぐことにもつながります。そのうえ、自動で給与計算してくれる機能もあるため、計算する際のミスも防いでくれます。

3-4. そのほかにもさまざまなメリットがある

勤怠管理システムには、タイムカードの保管に関する事以外にもさまざまな機能が備わっています。具体的には、スマホやタブレットで打刻できたり、社員の休暇が管理しやすくなったりすることです。

どの機能もこれまでの勤怠時間の管理をサポートしてくれるものばかりであり、導入することで従来よりも業務量を減らせます。また、給与計算も自動でしてくれるため、手計算で間違えてしまう心配もありません。

4. まとめ

今回は、タイムカードの原本の保管期間や保存方法について紹介しました。また、保存する際には気をつけるべきポイントがいくつもあります。しかし、勤怠管理システムであればタイムカードよりも保管しやすくなります。

適正に保管したい場合には、ぜひ勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードと勤怠管理システムの違いを23ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」をご参考にください。