派遣社員の勤怠管理にも必要！タイムカードの保管期間とは？
更新日: 2022.12.6
公開日: 2020.2.27
大杉結希
従業員の実働時間や休憩時間をはじめ、出欠状況などを正確に把握するために必要なツールがタイムカードです。正社員やパート、アルバイトなどの雇用形態に関わらず、すべての従業員の勤務状況を管理することが義務化されています。
本記事では、派遣社員のタイムカードの取り扱いや、2019年4月に改正された労働基準法を踏まえて、今後どのような点に気をつけるべきかをご紹介します。
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1. 派遣社員のタイムカードにも保管義務がある
派遣元は派遣社員に対して正確な給与を支払うために、派遣先での労働日数や労働時間を正しく知っておかなければなりません。タイムカードの正しい取り扱いや保管ができていれば、法令に則った事業運営ができるようになります。
1-1. 派遣社員にも正しい勤怠管理が求められる
派遣社員を採用して事業を運営する場合は、派遣元企業と派遣先企業の双方で管理台帳を作成する必要があります。
この台帳をもとに、労働基準監督所や給与の集計担当者は派遣社員が正しく労働時間や労働日数が管理されているかを把握します。そのため、派遣社員だからといって、勤務実態や給与支払いが証明できない、もしくはずさんな管理をおこなうことは認められません。
1-2. タイムカードは5年間保管する必要がある
従業員の勤怠管理は正社員、派遣社員、アルバイトなどの雇用形態に関わらず、5年間保管するように労働基準法で定められています。
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
引用：労働基準法｜e-Gov法令検索
勤怠管理にタイムカードを使用していない場合であっても、派遣元企業・派遣先企業のそれぞれの管理台帳に派遣社員の労働時間や労働日数がわかるように記載されていれば問題はありません。しかし、この場合であっても、従業員の勤怠記録を5年間保管することが求められるため、保管期間は管理台帳と同様になります。
なお、勤怠について保管すべき書類はタイムシートだけではないため、不安な方は今一度必要な記録がすべて保管されているか確認しておきましょう。
「そもそもどのような情報や書類を残しておくべきなのか正確に把握できていない」という方は、当サイトで無料配布しております資料「中小企業必見！働き方改革に対応した勤怠管理対策」をご活用ください。
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2. 正しい勤怠管理は会社を守ることにつながる
従業員の勤務実態をきちんと把握し、管理することができている企業は、正しく事業を運営できるだけではなく、自社を守ることにもつながります。
本項目では、タイムカードを適切に管理することが何故、自社を守ることにつながる理由を解説します。
2-1. 勝手な判断でタイムカードを破棄することは法律違反
派遣社員の契約期間が終了した場合であっても、派遣先企業の独断でタイムカードを破棄することは法律違反になってしまう可能性があります。
勤務実態を証明するための重要書類を5年経過せずに破棄してしまうと、労働基準監督署や派遣元企業から勤怠情報の開示を求められた際に、応じることができません。すると、場合によっては法律違反となってしまい、派遣先企業にペナルティーが与えられることがあります。
2-2. 従業員とのトラブルを未然に防ぐことができる
タイムカードを適切に管理することで、労働基準監督署から自社の従業員の勤怠情報も開示を求められた際に自信を持って望むことができます。
正しい勤怠管理をおこなうことで、適切な賃金を支払うことができているかを証明するためには、客観的な証拠の提示を求められます。正式な書類として認められないようなものや、曖昧な記憶では信頼性を担保することは難しいでしょう。
また、従業員から勤怠管理や給与計算に関する問い合わせがあった場合、きちんと勤怠情報を管理し、保管しておくことで、柔軟に対応することができ、従業員とのトラブルを未然に防ぐことが期待できます。
もちろん、派遣社員の勤怠管理にもタイムカードやその保管は必要です。気になる方はこちらの記事をご覧ください。
▼派遣社員の勤怠管理にも必要！タイムカードの保管期間とは？
3. まとめ
本記事では、雇用形態に関わらず、企業内におけるタイムカードの取り扱いや、2019年4月に改正された労働基準法を踏まえて、今後どのような点に気をつけるべきかをご紹介しました。
派遣社員は個人によって契約期間や労働日数が異なるため、正社員と比較すると勤怠管理が難しいことがあります。しかし、法律に則った勤怠管理や必要書類の保管をおこなうことで、健全な事業運営をおこなうことができます。
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クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。
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