派遣社員の勤怠管理にも必要!タイムカードの保管期間とは?

従業員の実働時間や休憩時間をはじめ、出欠状況などを正確に把握するために必要なツールがタイムカードです。正社員やパート、アルバイトなどの雇用形態に関わらず、すべての従業員の勤務状況を管理することが義務化されています。

本記事では、派遣社員のタイムカードの取り扱いや、2019年4月に改正された労働基準法を踏まえて、今後どのような点に気をつけるべきかをご紹介します。

「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」

働き方改革が始まり、「タイムカードの集計工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからない・・」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入には、以下のようなメリットがあります。

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

働き方改革を成功させるため、ぜひ「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」をご参考にください。

 

1. 派遣社員のタイムカードにも保管義務がある

タイムカードを打刻する人

派遣元は派遣社員に対して正確な給与を支払うために、派遣先での労働日数や労働時間を正しく知っておかなければなりません。タイムカードの正しい取り扱いや保管ができていれば、法令に則った事業運営ができるようになります。

1-1. 派遣社員にも正しい勤怠管理が求められる

派遣社員を採用して事業を運営する場合は、派遣元企業と派遣先企業の双方で管理台帳を作成する必要があります。

この台帳をもとに、労働基準監督所や給与の集計担当者は派遣社員が正しく労働時間や労働日数が管理されているかを把握します。そのため、派遣社員だからといって、勤務実態や給与支払いが証明できない、もしくはずさんな管理をおこなうことは認められません。

1-2. タイムカードは3年間保管する必要がある

従業員の勤怠管理は正社員、派遣社員、アルバイトなどの雇用形態に関わらず、3年間保管するように労働基準法で定められています。

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。【出典:労働基準法第109条

勤怠管理にタイムカードを使用していない場合であっても、派遣元企業・派遣先企業のそれぞれの管理台帳に派遣社員の労働時間や労働日数がわかるように記載されていれば問題はありません。しかし、この場合であっても、従業員の勤怠記録を3年間保管することが求められるため、保管期間は管理台帳と同様になります。

2. 正しい勤怠管理は会社を守ることにつながる

電卓で計算する人

従業員の勤務実態をきちんと把握し、管理することができている企業は、正しく事業を運営できるだけではなく、自社を守ることにもつながります。

本項目では、タイムカードを適切に管理することが何故、自社を守ることにつながる理由を解説します。

2-1. 勝手な判断でタイムカードを破棄することは法律違反

派遣社員の契約期間が終了した場合であっても、派遣先企業の独断でタイムカードを破棄することは法律違反になってしまう可能性があります。

勤務実態を証明するための重要書類を3年経過せずに破棄してしまうと、労働基準監督署や派遣元企業から勤怠情報の開示を求められた際に、応じることができません。すると、場合によっては法律違反となってしまい、派遣先企業にペナルティーが与えられることがあります。

2-2. 従業員とのトラブルを未然に防ぐことができる

タイムカードを適切に管理することで、労働基準監督署から自社の従業員の勤怠情報も開示を求められた際に自信を持って望むことができます。

正しい勤怠管理をおこなうことで、適切な賃金を支払うことができているかを証明するためには、客観的な証拠の提示を求められます。正式な書類として認められないようなものや、曖昧な記憶では信頼性を担保することは難しいでしょう。

また、従業員から勤怠管理や給与計算に関する問い合わせがあった場合、きちんと勤怠情報を管理し、保管しておくことで、柔軟に対応することができ、従業員とのトラブルを未然に防ぐことが期待できます。

3. まとめ

本記事では、雇用形態に関わらず、企業内におけるタイムカードの取り扱いや、2019年4月に改正された労働基準法を踏まえて、今後どのような点に気をつけるべきかをご紹介しました。

派遣社員は個人によって契約期間や労働日数が異なるため、正社員と比較すると勤怠管理が難しいことがあります。しかし、法律に則った勤怠管理や必要書類の保管をおこなうことで、健全な事業運営をおこなうことができます。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードと勤怠管理システムの違いを23ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」をご参考にください。