派遣社員の労務管理にも必要!タイムカードの保管期間とは? | jinjerBlog

派遣社員の勤怠管理にも必要!タイムカードの保管期間とは?

カレンダーを背景に歩く2人の男性

従業員の実働時間や休憩時間をはじめ、出欠状況などを正確に把握するために必要なツールがタイムカードです。正社員やパート、アルバイトなどの雇用形態に関わらず、すべての従業員の勤務状況を管理することが義務化されています。

本記事では、派遣社員のタイムカードの取り扱いや、2019年4月に改正された労働基準法を踏まえて、今後どのような点に気をつけるべきかをご紹介します。

【関連記事】最新のタイムカード機5選!買い替え時に一緒に見ておきたい勤怠管理システムもご紹介

「勤怠管理システムって、何が便利なの?」
勤怠管理システム提供会社が徹底解説!

働き方改革による業務効率化やDX化を背景に、クラウド型勤怠管理システムを利用する企業が増加しています。

しかし、システムといっても「そもそもどんなもので、何ができるの?」とイメージがつかない方も多いでしょう。

そこで当サイトでは、勤怠管理システムとは何か、どのようなことができるのかやシステムの選び方までを解説した「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しております。

「システムが便利なのはなんとなく分かるけど、実際にどのようなことができるのかを見てみたい」という方は、こちらからガイドブックをダウンロードしてご覧ください。

1. 派遣社員のタイムカードにも保管義務がある

タイムカードを打刻する人

派遣元は派遣社員に対して正確な給与を支払うために、派遣先での労働日数や労働時間を正しく知っておかなければなりません。タイムカードの正しい取り扱いや保管ができていれば、法令に則った事業運営ができるようになります。

1-1. 派遣社員にも正しい勤怠管理が求められる

派遣社員を採用して事業を運営する場合は、派遣元企業と派遣先企業の双方で管理台帳を作成する必要があります。

この台帳をもとに、労働基準監督所や給与の集計担当者は派遣社員が正しく労働時間や労働日数が管理されているかを把握します。そのため、派遣社員だからといって、勤務実態や給与支払いが証明できない、もしくはずさんな管理をおこなうことは認められません。

1-2. タイムカードは5年間保管する必要がある

従業員の勤怠管理は正社員、派遣社員、アルバイトなどの雇用形態に関わらず、5年間保管するように労働基準法で定められています。

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。【出典:労働基準法第109条

勤怠管理にタイムカードを使用していない場合であっても、派遣元企業・派遣先企業のそれぞれの管理台帳に派遣社員の労働時間や労働日数がわかるように記載されていれば問題はありません。しかし、この場合であっても、従業員の勤怠記録を5年間保管することが求められるため、保管期間は管理台帳と同様になります。

2. 正しい勤怠管理は会社を守ることにつながる

電卓で計算する人

従業員の勤務実態をきちんと把握し、管理することができている企業は、正しく事業を運営できるだけではなく、自社を守ることにもつながります。

本項目では、タイムカードを適切に管理することが何故、自社を守ることにつながる理由を解説します。

2-1. 勝手な判断でタイムカードを破棄することは法律違反

派遣社員の契約期間が終了した場合であっても、派遣先企業の独断でタイムカードを破棄することは法律違反になってしまう可能性があります。

勤務実態を証明するための重要書類を5年経過せずに破棄してしまうと、労働基準監督署や派遣元企業から勤怠情報の開示を求められた際に、応じることができません。すると、場合によっては法律違反となってしまい、派遣先企業にペナルティーが与えられることがあります。

2-2. 従業員とのトラブルを未然に防ぐことができる

タイムカードを適切に管理することで、労働基準監督署から自社の従業員の勤怠情報も開示を求められた際に自信を持って望むことができます。

正しい勤怠管理をおこなうことで、適切な賃金を支払うことができているかを証明するためには、客観的な証拠の提示を求められます。正式な書類として認められないようなものや、曖昧な記憶では信頼性を担保することは難しいでしょう。

また、従業員から勤怠管理や給与計算に関する問い合わせがあった場合、きちんと勤怠情報を管理し、保管しておくことで、柔軟に対応することができ、従業員とのトラブルを未然に防ぐことが期待できます。

もちろん、派遣社員の勤怠管理にもタイムカードやその保管は必要です。気になる方はこちらの記事をご覧ください。
派遣社員の勤怠管理にも必要!タイムカードの保管期間とは?

3. まとめ

書類を探す男性の手元

本記事では、雇用形態に関わらず、企業内におけるタイムカードの取り扱いや、2019年4月に改正された労働基準法を踏まえて、今後どのような点に気をつけるべきかをご紹介しました。

派遣社員は個人によって契約期間や労働日数が異なるため、正社員と比較すると勤怠管理が難しいことがあります。しかし、法律に則った勤怠管理や必要書類の保管をおこなうことで、健全な事業運営をおこなうことができます。

「勤怠管理システムって、何が便利なの?」
勤怠管理システム提供会社が徹底解説!

働き方改革による業務効率化やDX化を背景に、クラウド型勤怠管理システムを利用する企業が増加しています。

しかし、システムといっても「そもそもどんなもので、何ができるの?」とイメージがつかない方も多いでしょう。

そこで当サイトでは、勤怠管理システムとは何か、どのようなことができるのかやシステムの選び方までを解説した「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しております。

「システムが便利なのはなんとなく分かるけど、実際にどのようなことができるのかを見てみたい」という方は、こちらからガイドブックをダウンロードしてご覧ください。