従業員の実働時間や休憩時間をはじめ、出欠状況などを正確に把握するために必要なツールがタイムカードです。正社員やパート、アルバイトなどの雇用形態に関わらず、すべての従業員の勤務状況を管理することが義務化されています。

本記事では、派遣社員のタイムカードの取り扱いや、2019年4月に改正された労働基準法を踏まえて、今後どのような点に気をつけるべきかをご紹介します。

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1. 派遣社員のタイムカードにも保管義務がある

派遣元は派遣社員に対して正確な給与を支払うために、派遣先での労働日数や労働時間を正しく知っておかなければなりません。そのためにタイムカードは正しい取り扱いで保管されている必要がります。法令に則って派遣社員のタイムカードを管理しましょう。

1-1. 派遣社員にも正しい勤怠管理が求められる

派遣社員を採用して事業を運営する場合は、派遣元企業と派遣先企業の双方で管理台帳を作成する必要があります。

この台帳をもとに、労働基準監督署や給与の集計担当者は派遣社員が正しく労働時間や労働日数が管理されているかを把握します。そのため、派遣社員だからといって、勤務実態や給与支払いが証明できない、もしくは杜撰な管理をおこなうことは認められません。

1-2. 勝手な判断でタイムカードを破棄することは法律違反

派遣社員の契約期間が終了した場合であっても、派遣先企業の独断でタイムカードを破棄することは法律違反になってしまう可能性があります。

勤務実態を証明するための重要書類を5年（当分の間は3年間）経過せずに破棄してしまうと、労働基準監督署や派遣元企業から勤怠情報の開示を求められた際に、応じることができません。すると、場合によっては法律違反となってしまい、派遣先企業にペナルティーが与えられることがあります。タイムカードを破棄したことによる罰則は30万円以下の罰金です。

参考：労働基準法 ｜ e-Gov法令検索

2. 派遣社員のタイムカード保管期間は5年間

従業員の勤怠管理は正社員、派遣社員、アルバイトなどの雇用形態に関わらず、5年間（当分の間は3年間）保管するように労働基準法で定められています。

第百九条　使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

引用：労働基準法｜e-Gov法令検索

第百四十三条　第百九条の規定の適用については、当分の間、同条中「五年間」とあるのは、「三年間」とする。

引用：労働基準法｜e-Gov法令検索

勤怠管理にタイムカードを使用していない場合であっても、派遣元企業・派遣先企業のそれぞれの管理台帳に派遣社員の労働時間や労働日数がわかるように記載されていれば問題はありません。しかし、この場合であっても、従業員の勤怠記録を5年間（当分の間は3年間）保管することが求められるため、保管期間は管理台帳と同様になります。

なお、勤怠について保管すべき書類はタイムシートだけではないため、不安な方は今一度必要な記録がすべて保管されているか確認しておきましょう。
「そもそもどのような情報や書類を残しておくべきなのか正確に把握できていない」という方は、当サイトで無料配布しております資料「中小企業必見！働き方改革に対応した勤怠管理対策」をご活用ください。
資料では、法律に沿った勤怠管理の方法や保管すべき情報・書類を詳しく解説しているため、法律に則った勤怠管理をおこないたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

参考：改正労働基準法等に関するQ&A｜厚生労働省労働基準局

また、従業員から勤怠管理や給与計算に関する問い合わせがあった場合、きちんと勤怠情報を管理し、保管しておくことで、柔軟に対応することができ、従業員とのトラブルを未然に防ぐことが期待できます。

もちろん、派遣社員の勤怠管理にもタイムカードやその保管は必要です。気になる方はこちらの記事をご覧ください。
関連記事：派遣社員の勤怠管理にも必要！タイムカードの保管期間とは？

4. 派遣社員のタイムカード保管方法とは

さらに保管期間内のタイムカードはどのように管理するべきなのでしょうか。ここでは紙のタイムカードで管理する方法と勤怠管理システムを利用し、データでタイムカードを管理する方法を紹介します。

4-1. 紙のタイムカードで管理する

まず紙のタイムカードを使用して管理す方法があります。この場合、適切な管理と保管が重要です。とくに紙のタイムカードの場合は全従業員のタイムカードを紙媒体で保管すると、探しにくく、保管場所を確保する必要があります。間違って破棄しないよう、わかりやすく整理することが求められます。

また、湿気や火災のリスクを避けるため、保管場所の選定に注意することも重要です。

4-2. 勤怠システムでデータ化したタイムカードで管理する

続いて勤怠システムを導入して派遣社員のタイムカードをデータ化して管理する方法です。この管理方法には比較的多くのメリットがあります。

まず、紙媒体のタイムカードは保存場所を必要としますが、データ管理ではその手間が省け、場所を取らない利点があります。バックアップを定期的に行うことで、万が一データが削除されても復元が可能で安心です。さらに、データでの管理は情報の検索やアクセスが容易になり、業務効率が向上します。過去のタイムカードデータをすばやく探し出すことができるので、労働基準監督署からの要請に迅速に対応が可能です。

また、タイムカードデータをサーバーやクラウドに保存すれば、社内での情報共有が簡単になり、業務の効率化と従業員との信頼関係の構築にも役立ちます。

そして、タイムカードをデータで保存するもう一つの大きなメリットはセキュリティの向上です。

データは盗難や紛失のリスクが低く、自然災害による原本の消失も防げます。さらに、人為的ミスによる削除もバックアップにより復元が可能です。このように、タイムカードをデータで保存することは、企業の情報管理の徹底とセキュリティの向上に大いに貢献します。

5. 保管期間内のタイムカードを管理する際のポイント

タイムカードを紛失することなく適切に保管するには、次のような方法を心がけましょう。

• 年月でまとめて保管
• タイムカードの専用ボックスで保管

5-1. 年月でまとめて保管

労働基準監督署から保管しているタイムカード提出の求めがあった場合、年月単位で提出するのが一般的です。そのため、あらかじめ年月単位でまとめて保管しておきましょう。

年月単位で保管していない場合、提出にあたって年月ごとに整理する必要があります。その際に紛失の可能性があるため、事前に年月単位で保管するのがおすすめです。

5-2. タイムカードの専用ボックスで保管

タイムカードを保管する際は専用のボックスも活用しましょう。タイムカードは時間の経過とともの劣化していく可能性があります。

輪ゴムやクリップなどでまとめて陽の当たる場所に保管していると、変色してしまうかもしれません。また、輪ゴムやクリップでまとめているとタイムカードが破損してしまう恐れがあります。

6. 派遣社員のタイムカードにも保管義務が！正しい保管期間の管理を

本記事では、雇用形態に関わらず、企業内におけるタイムカードの取り扱いや、2019年4月に改正された労働基準法を踏まえて、今後どのような点に気をつけるべきかをご紹介しました。

派遣社員は個人によって契約期間や労働日数が異なるため、正社員と比較すると勤怠管理が難しいことがあります。しかし、法律に則った勤怠管理や必要書類の保管をおこなうことで、健全な事業運営ができるでしょう。