タイムカードの改ざんは違法!正しい対処法や対策をご紹介

タイムカードで勤怠管理をおこなう場合、従業員は出退勤時にタイムカードを通すだけで出退勤情報を記録できるため、手軽に従業員の勤怠情報を管理することができます。

一方で、タイムカードで管理する際に、『勤怠時間の集計に時間がかかる』『他人が簡単に打刻できてしまう』といったデメリットがあります。

従業員による不正打刻が発覚した場合、企業がどのような対策を取るべきなのでしょうか。また、そのようなことを発生させないためには、どのような対策を講じるべきなのでしょうか。

今回は、タイムカードの改ざんへの対策について解説します。

「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」

働き方改革が始まり、「タイムカードの集計工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからない・・」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入には、以下のようなメリットがあります。

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

働き方改革を成功させるため、ぜひ「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」をご参考にください。

 

1.タイムカードの改ざんは違法

そもそもタイムカードの改ざんはなぜ起きてしまうのでしょうか。

タイムカードは仕様がシンプルなため、誰でも使いやすく手軽に出退勤情報を記録することができるというメリットがあります。しかし、誰でも使いやすい仕様であるため、不正が起こりやすいことも事実です。

それでは実際に発生したタイムカードの改ざんの事例をご紹介します。

1-1. タイムカードの改ざん事例-①

遅刻しそう…
遅刻しそうなAさんは、既にオフィスに到着している同僚のBさんに連絡して、Bさんが代わりにAさんのタイムカードを打刻機に通しました。すると、Aさんは実際には遅刻したものの、記録上は定時前に出社したことになっているため、勤怠管理者が月末の集計時に改ざんされていることに気づくことができなかったため、Aさんは処罰の対象にはなりませんでした。

上記の事例の場合、虚偽の帳簿提出をしたとして、犯罪に該当します。タイムカードの改ざんが発覚すると、30万円以下の罰金を課される場合があります。労働基準法では、タイムカードの記録を改ざんした場合の該当者を以下の通りに定義しています。

【第120条第4項】
「労働基準監督署(中略)の臨検を拒み、妨げ、若しくは忌避し、その尋問に対して虚偽の記載をした帳簿書類を提出した者」

1-2. タイムカードの改ざん事例-②

残業していた際に上司から言われて…
Aさんが勤務する企業では、45時間の残業代が含まれた上で給与が算出される「見込み残業制」を採用していました。繁忙期であった3月に、Aさんの残業時間は月の半ばの時点で1ヶ月の残業時間が45時間を超えてしまうことがわかりました。すると、上司から「今日から月末まで定時を回ったらすぐにタイムカードを打刻機に通すように」と指示があり、Aさんは記録上は毎日定時で退社していることになっていましたが、実際は夜遅くまで残業をしていました。

上記の場合、タイムカードの改ざんに加えて残業代未払いという問題点があげられます。また、残業代を支払われない場合は、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金を課される場合があります。

【第37条第1項目】
「労働時間を延長し、又休日に労働させた場合においては、割増賃金を支払わなければならない」

【第114条】
「第37条の規定に違反した使用者に対して、労働者の請求により、未払金のほか、これと同一額の付加金の支払を命ずることができる」

2. 従業員がタイムカードの改ざんをおこなった場合

従業員がタイムカードで不正打刻をおこなった場合、企業は実際にどのような対応を取るべきなのでしょうか。

2-1. 過剰支給分の賃金の返還手続きをする

タイムカードの改ざんが発覚したら、企業は過剰支給分の賃金を該当従業員に請求することができます。自社の就業規則で何かしらルールがある場合、該当従業員に対して、減給・降格・解雇などの罰則を与えることが可能です。

2-2. 従業員に対して勤怠管理の重要さを周知する

従業員によるタイムカードの不正打刻が発覚した場合は、社内で勤怠管理の重要さを周知し、再発防止を徹底しましょう。タイムカードの不正打刻や改ざんは立派な犯罪です。再発防止をするために、タイムカードを改ざんすることは違法であると従業員に認識を持たせることが重要です。

2-3. 不正や改ざんをした従業員に処分を下す

過払い分の報酬返還手続きをおこなうと同時に、タイムカードの不正打刻や改ざんをした従業員に対して、しかるべき処分を下すべきです。一般的に降格、減給、懲戒解雇などの処分が考えられますが、過度な懲罰や不当な解雇はトラブルになりかねないので注意が必要です。

3.不正打刻や改ざんを未然に防ぐためのポイント

企業としても、従業員のタイムカードの不正は防ぎたいところですが、どのような対策が効果的かを解説します。

3-1. タイムカードの管理を工夫する

まずはじめに、タイムカードの管理を工夫しましょう。従業員が自由に触ることのできないように、鍵付きのキャビネットに管理職が責任を持って管理するようにしましょう。これにより、不正を未然に防ぐことへつながります。

3-2. 勤怠管理システムを導入する

最近では、従業員の勤怠管理をシステム上で効率よくおこなう企業も増えてきました。勤怠管理システムを導入することで不正を防ぐことができるでしょう。勤怠管理システムではPCやスマホ、タブレット、チャットツールなどで打刻ができるだけでなく、顔認証やGPSなどの機能により不正打刻を防ぐことも可能です。

また、管理する側もリアルタイムに従業員の勤怠の状況を把握することができます。企業の勤怠管理を効率化するためには必須のシステムといえるでしょう。

4. タイムカードの廃止を考えるタイミングとは

勤怠管理の主な方法といえば、タイムカードを挙げる方は多いのではないでしょうか。前項まででご説明してきた通り、タイムカードは誰でも使いやすいというメリットがある反面、不正打刻・タイムカードに記載されている情報の改ざんがしやすいといったデメリットがあります。

近年では、働き方改革の推進で、勤怠管理が義務化されたことによって企業が従業員の勤怠管理をおこなうことが義務化されたり、テレワークやリモートワークといった柔軟な働き方を導入する企業が増加しています。

こうした社会の変化から、従来の勤怠管理の手法では対応することが難しい場面があるでしょう。それでは、どういったタイミングでタイミングでタイムカードを廃止し、より管理が容易になる勤怠管理システムの導入を検討するべきなのでしょうか。

4-1. 労務管理を強化したい場合

ブラック企業や過重労働が社会問題となっているなか、人事担当者は労務管理に気を抜くことができません。問題を防止することはもちろんですが、実際に問題が発生してしまった場合に、きちんと説明責任を果たすことが求められます。そのためには、勤怠情報や給与情報といった労務関係の書類をあらかじめきちんと管理しておくことが重要です。

タイムカードは、月末に集計をすることが一般的であり、月の半ばで集計することは仕様上難しいでしょう。これでは正確な残業時間を管理、把握することは難しいでしょう。また、定期的に勤怠情報を確認することができないと、「気づいたら残業時間の上限を超えていた」といった事態になりかねません。

4-2. 複数の拠点を展開している場合

複数の拠点を展開しており、勤怠管理の集計や給与計算を一箇所で集約している場合、全従業員のタイムカードを収集するだけでもかなりの工数と時間がかかってしまいます。

勤怠管理システムであれば、全従業員の勤怠情報をすべてクラウド上で管理しているため、場所と時間を問わずにデータを確認することができます。

また、給与計算システムと自動連携可能のものが多いため、勤怠管理から給与管理までを一貫しておこなうことができます。

4-3. テレワークやリモートワークを導入検討している場合

働き方改革やさまざまな外部要因の影響から、テレワークやリモートワークといった柔軟な働き方を導入する企業が増加傾向にあります。タイムカードでの勤怠管理をおこなっている場合、オフィス以外の場所で打刻をすることが難しいでしょう。

勤怠管理システムでは、自宅やカフェで仕事をしている場合であっても、インターネットに接続されたデバイスがあれば場所を問わず打刻が可能です。

また、打刻をおこなった場所を記録するGPS機能が搭載されているため、不正打刻をおこなうことが難しいといったメリットがあります。

5. まとめ

タイムカードの不正打刻や改ざんの対処法や不正を防ぐための方法をご紹介しました。

タイムカードの不正打刻や改ざんは違法行為です。不正をさせないために、企業から従業員へのモラルの教育、不正ができないような環境づくり、不正が起きた場合には適性な対処と処罰を下すことが重要です。

そのような不正を未然に防ぐために、社内一丸となり取り組むべきでしょう。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードと勤怠管理システムの違いを23ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」をご参考にください。