目次
1. ICカード式の勤怠管理とは
2. ICカード式の勤怠管理システムのメリット
3. ICカードを打刻に使用する際の課題
4. ICカードの種類
5. ICカード式の打刻が適した企業
6. ICカードでの勤怠管理システムを導入する際のポイント
7. ICカード式の勤怠管理システムの選び方
8. ICカードを紛失・破損した場合はどうなる？
9. ICカードを使ったタイムカード式勤怠管理で経理業務を効率化しよう！

1. ICカード式の勤怠管理とは

ICカード式の勤怠管理とは、紙のタイムカードの代わりにICカードを用いて、専用の端末から出社と退社時刻を記録する方法です。

従業員は端末に読み込ませるだけでよく、勤怠管理をする担当者も自動でデータが集められるため、業務の効率化が図れるでしょう。

勤怠管理に使えるのは、社員証を兼ねたICカードや、主要な交通系・電子マネー系のICカードなどです。タイムカードの代わりとして使えるだけでなく、交通費や経費の精算にも使えるため、利便性が向上します。

ICカードを読み込ませることで自動的に各種データが記録されるため、不正や打刻ミスなども防げるメリットもあります。

また、既存の社員証や交通系ICカードを利用できる場合が多く、導入コストも抑えやすいです。直感的に操作ができるため、導入による混乱も起きにくいでしょう。

しかし、紛失や人的ミスが完全に防ぎきれない点など、課題も存在します。導入に向けては自社の状況や抱えている課題を整理し、活用できるか検討することが大切です。

ICカード式の勤怠管理のメリットや課題については、次の項目から詳しく解説していきます。

2. ICカード式の勤怠管理システムのメリット

勤怠管理の一般的な方法として、タイムカードの活用が挙げられます。タイムカードは、従業員それぞれが自身のカードを専用の機器に通すことで出退勤時間が打刻されるしくみです。

ICカードも同様に、従業員が自身のICカードを専用の端末に読み込ませることで出退勤が打刻されます。一見違いがないように思える2つのシステムですが、ICカードの場合、タイムカードによる勤怠管理にはないメリットが挙げられます。

2-1. 勤怠管理と経費精算が同時におこなえる

ICカードを用いた勤怠管理のメリットは、さまざまな管理が同時におこなえる点です。導入するシステムによって搭載できる機能は異なりますが、交通系のICカードを打刻に使うことで、「どれくらい交通費がかかったのか」「経費はいくらか」などを自動で精算できます。

こういった多機能なシステムを利用すれば、ICカードで打刻するだけで「勤怠管理」と「交通費精算」、「給与計算」を一気におこなえるようになります。従業員が立て替える経費をすべて交通系ICカードで支払うようにすれば、経費精算も自動化できます。経理部門の業務を軽減でき、従業員それぞれがおこなう経費精算も不要になります。

2-2. コストが削減できる

ICカードを使った勤怠管理は、コスト削減につながるというメリットもあります。従業員がもともと所有しているICカードを利用することができるため、企業側が新しくICカードを購入して貸与する必要はありません。

タイムカードで勤怠管理をおこなっている場合、定期的にタイムカードの台紙を用意する必要があり、ランニングコストが発生します。

加えて、人件費の削減も可能です。勤怠管理や経費精算、給与計算にかかる手間が大幅に減り、人件費の削減効果も得られます。

このように、ICカードでの勤怠管理はコスト面での恩恵が大きいです。

なお、自社で独自のICカードを自作する場合は、製作費用が発生するため、コスト削減の効果は少なくなります。

2-3. 使い方が簡単

使い方が簡単で誰でも利用できる点も、ICカードの特筆すべきメリットです。従来の勤怠管理では、従業員が自分で出勤時間や退勤時間を手打ちで入力しなくてはいけませんでした。決して難しい作業ではありませんが、毎日のこの作業を煩雑に感じる社員は少なくありません。

ICカード式の勤怠管理であれば、カードを読み込ませるだけで打刻ができます。1秒程度で打刻が完了するため、朝の人が集中する時間帯でもタイムカードを押すための待ち時間が発生しにくく、スムーズに業務に入れるでしょう。

3. ICカードを打刻に使用する際の課題

ICカード式の打刻には、勤怠管理と経費精算が同時にできるなどのメリットがあります。しかし、紛失リスクや導入コストなどの課題もあります。

3-1. ICカードを紛失するリスクがある

ICカードを打刻に活用していると、紛失のリスクがあります。タイムカードであれば社内で一括管理ができますが、交通系ICカード式の場合は、社員がICカードを持ち歩くことになります。交通費や経費の精算にも使う場合は、さまざまな場所で取り出す機会があるため、紛失の可能性も高くなるでしょう。ICカードの再発行には時間を要し、不正利用されるおそれもあります。従業員には紛失のリスクを十分に伝え、紛失防止策を考えておきましょう。

3-2. スキャナ導入にコストがかかる

ICカードで打刻するためには、専用のスキャナが必要です。スキャナ単体の費用は高くはありませんが、勤怠管理システムなどと連携させる場合は、想像以上に導入コストがかかるケースもあります。

しかし、ICカード式の打刻により削減できるコストもあり、利便性の向上というコスト以外のメリットも大きいです。導入コストと効果を考えて導入を検討しましょう。

3-3. 従業員が打刻を忘れる可能性がある

ICカード式の打刻でも、従業員の打刻忘れは解消されません。ICカード式の打刻でも、タイムカードと同じように、従業員が自らICカードを読み込ませる必要があるからです。

そのため、ICカードを読み取るスキャナを分かりやすい場所に設置する、打刻を促すポスターを目につくとこに掲示するなどの対策を講じましょう。勤怠管理システムでアラートが鳴るようにする対策も効果的です。

また、ICカードでの打刻のやり方がわからないと、「打刻したつもりができていなかった」「後回しにして忘れた」といった問題が出る可能性があります。ICカードでの打刻方法をしっかりと伝えることも大切です。

4. ICカードの種類

タイムカードシステムにおいてICカードを利用する場合、非接触型と接触型の2種類から選択します。。どちらのタイプを採用するかは、システムの利便性、コスト、セキュリティ要件によって変わります。それぞれの特徴を見ていきましょう。

4-1. 非接触型ICカード

非接触型ICカードは、カードリーダーに直接触れさせることなく、電波を介して従業員の出退勤時刻を記録するシステムです。SuicaやPASMOなどの交通系ICカード、Edyやnanacoなどの電子マネーカードと同様の技術が利用されています。

非接触型の場合、従業員はカードリーダーにカードをかざすだけで打刻が完了します。財布やパスケースに入れたままでも認識されるため、スムーズな打刻が可能です。

利便性は高いですが、接触しなくても反応するという部分が利用され、スキミングやリレーアタックなどの被害に遭い、情報が漏洩するリスクを抱えています。

4-2. 接触型ICカード

接触型ICカードは、カードに設けられた金属端子（接触面）をタイムカードリーダーの端子に物理的に挿入または接触させることで、従業員の出退勤時刻を記録するシステムです。金融機関のキャッシュカードやクレジットカードのICチップと同様の技術が用いられます。

接触型ICカードは物理的な接触があるため、電波干渉などの影響を受けにくく、より安定したデータ通信が可能です。また、利用には接触が必ず必要であることから、非接触型のICカードよりもセキュリティ面が強固です。

5. ICカード式の打刻が適した企業

ICカードを使ったICカード式の打刻は多くの企業に適しています。そのなかでも次のような企業は、ICカード式への移行がおすすめです。

• 勤怠管理・経費管理を簡素にしたい企業
• コスト削減をしたい企業
• ひとつのデバイスを共有している企業

5-1. 勤怠管理・経費管理を簡素にしたい企業

ICカードを使った打刻にすることで、勤怠管理の簡素化が期待できます。タイムカードで打刻をしている場合、印字ミスや不明瞭な印字などで、集計業務が滞ることがあります。また、従業員ごとの勤務時間をタイムカードを基に集計する作業は多くの時間を費やします。

一方、ICカードを使った勤怠管理であれば、勤務時間の集計、給与計算などにかかる作業を大幅に簡素化可能です。

経費や交通費もICカードを使って支払うようにすれば、同時に経費管理もできるようになります。従業員一人ひとりのデータを集める作業が削減できるため、大幅な業務効率化ができるでしょう。

5-2. コスト削減をしたい企業

コストを削減したい企業にもICカードでの打刻導入はおすすめです。

ICカードは一度交付すれば、紛失や破損がない限りランニングコストがかかりません。そのため、タイムカードの台紙を購入したり、打刻機のメンテナンス費用などを削減できるでしょう。また、先述のようにタイムカードで勤怠管理していたときよりも集計作業が減るため、人件費の削減にもつながります。

5-3. ひとつのデバイスを共有している企業

タイムカード式の勤怠管理の課題として、出勤する人が重なる朝の時間帯に、打刻のための待ち時間が発生することが挙げられます。これは1つのデバイスで打刻をしており、紙のタイムカードだと10秒～30秒ほどの時間が一人につきかかることが原因です。

システムや場所の問題でデバイスを追加できない場合は、ICカード式の打刻にすることでこの問題を解決しやすくなります。ICカード式は1秒ほどで打刻ができるため、ほとんど立ち止まる必要がないからです。

6. ICカードでの勤怠管理システムを導入する際のポイント

ICカード式の勤怠管理システムを導入するときは、よりメリットを最大化するために2つのポイントに気をつけましょう。ここでは、導入時に意識したいポイントを解説します。

6-1. ICカードの種類の違いを理解しておく

ICカードには2つの種類があり、導入するカードリーダーによって対応している規格が異なるため注意が必要です。具体的に、ICカードは以下の2つに分類できます。

• FeliCa規格：交通系ICカード、nanaco、おサイフケータイ　など
• MIFARE規格：taspo、社員証　など

FeliCa規格は通勤や日常生活でもよく利用されているため、社員がすでに所有しているというメリットがあります。FeliCa規格であれば、経費や交通費の精算も簡単におこなえます。対してMIFARE規格は価格が安価で導入しやすいため、ICカードでの勤怠管理システム導入にともなって社員証を配布したい場合は、こちらのほうが適しているでしょう。

どちらの規格を利用しても問題ありませんが、導入する規格に対応したカードリーダーを選ぶことが大切です。

6-2. 自社の課題を洗い出しておく

ICカードの勤怠管理を導入するときは、自社の課題を洗い出しておくことが大切です。

ICカードを使った勤怠管理システムには打刻や経費精算機能だけではなく、シフト管理機能や休日申請機能、年末調整機能など、さまざまな機能が搭載されています。せっかく勤怠管理の方法を見直すのであれば、今自社が抱えている課題を洗い出し、一緒に解決できる勤怠管理システムを選んだり、機能を追加したりすることがおすすめです。

前もって自社の課題に必要な機能をリストアップしておくと、今後の労務管理が大幅に効率化されます。

7. ICカード式の勤怠管理システムの選び方

ICカードで勤怠管理をおこなう際は、どのシステムを選択するかによって利便性や安全性に大きな違いが発生します。。ICカードを用いた勤怠管理システムの選び方について見ていきましょう。

7-1. セキュリティ対策が万全かどうか

勤怠管理をおこなうときは、セキュリティ対策を万全にしておく必要があります。ICカードにはクレジット機能や個人情報などが搭載されているため、こうした重要な情報が漏れないように管理しましょう。

また、従業員の勤務時間に関するデータは、労働基準法109条によって5年間（当面の間は3年間）保存することが義務付けられています。外部からの攻撃でデータが破損した場合でも、この義務を果たしていない場合は労働基準法違反に該当します。罰則が科される恐れもあるため、セキュリティ面には十分に注意しましょう。

パスワードなどでデータを保存することはもちろんのこと、「プライバシーマーク」や「ISO27001」を取得しているシステムの導入を心がけましょう。

参考：改正労働基準法等に関するＱ＆Ａ｜厚生労働省

7-2. コストや手間の削減ができるかどうか

ICカードを用いた勤怠管理システム導入による最大のメリットは、コストや手間の削減ができる点です。しかし、導入するシステムや企業の性質によっては、効果が思うように出ないこともあり得ます。

例えば、車通勤が多い会社や、経費が社外で発生しにくい会社では、ICカード式のタイムカードによる交通費・経費計算の効率化はほとんど効果がありません。打刻を素早くし、勤怠管理を効率化するという点では効果が高いですが、導入コストに見合っているか検討が必要です。

現在の方式からICカード式に変更することによって、「どれほど手間やコストが減るのか」については、しっかりと事前に検討することが大切です。。無料試用期間がある勤怠管理システムであれば、費用対効果を確認してから安心して勤怠管理システムを導入できるでしょう。

7-3. サポート体制が充実しているかどうか

勤怠管理に関わるシステムの導入時は、サポート体制の充実度も確認しておきましょう。もしも故障によって数日でも勤怠管理システムがストップしてしまえば、正確な勤務時間の把握ができなくなってしまいます。こういったときにすぐサポートしてくれる企業が提供する勤怠管理システムであれば、安心して利用できます。

導入時の初期サポートはもちろんのこと、導入後のトラブルに関するサポートも手厚い勤怠管理システムを選ぶことが大切です。こういったサポートが充実している会社は、導入時のヒアリングが丁寧で、雇用形態や就業規則に合った提案をしてくれる可能性が高いです。

導入するシステムを選ぶときは、導入前の対応についてチェックし、導入後も手厚いサポートを受けられるかどうかを確認しておきましょう。

7-4. ほかのシステムと連携できるか

ICカード式の出退勤管理は、勤怠管理システムや給与計算システムなどと連携することで、幅広い業務を自動化できます。

業務の効率化を狙う場合は、既存のシステムと連携ができるか、連携した場合の使い勝手には問題ないかという点も確認しましょう。

ICカード式の打刻ができるようになっても、ほかのシステムと情報を共有できなければ性能はほんの一部しか発揮できません。

各部署の担当者も交えて、しっかりと話し合って連携しやすいものを導入しましょう。

8. ICカードを紛失・破損した場合はどうなる？

ICカードには個人情報やクレジットカードの情報など、重要な情報が含まれています。それを紛失・破損した場合は、迅速に対応しなければ不正利用や情報漏洩につながります。どのような対応が必要なのか、確認しておきましょう。

8-1. 社員証と一体型のICカードの場合

社員証と一体型のICカードの場合は、速やかに従業員から会社へ報告してもらう必要があります。公共の場で紛失した可能性がある場合は、警察にも遺失物届を出します。

総務やセキュリティ部門など、担当する部署は「紛失した日時・場所・状況」を元に、ICカードの無効化や社内への出入り制限など必要な対応をします。

紛失から発覚までの時間が経っている場合は、不正利用の有無に加えて不審人物の出入りを確認する必要もあります。社員証と一体型の場合は、なりすましによって社内に部外者が入り込んだおそれがあるからです。

問題がないことが確認されたら、迅速に再発行をし、再発防止に向けた注意をおこないましょう。

8-2. 他社のICカードの場合

交通系ICカードをはじめとした他社のICカードを紛失した場合は、会社に加えてICカードの発行元に従業員本人が紛失再発行の依頼をします。

紛失再発行を依頼すると、新しいICカードが発行され、元のICカードは使用が停止されます。届け出が早ければ、万が一他者が拾って利用しようとしても使えません。

会社は報告を受けたら、勤怠システムでの利用停止や連携解除をおこないます。ICカード内にチャージした金額が残っている場合は、再発行の際にチャージされるため損失はありません。

紛失に対する注意をおこなったのちに、新しいICカードを打刻に使えるように登録すればこれまでと同じように使えるようになります。

9. ICカードを使ったタイムカード式勤怠管理で経理業務を効率化しよう！

ICカードをかざすだけで打刻ができる勤怠管理は、企業にとって非常にメリットが多いシステムです。勤務時間の管理だけではなく経費精算や給与計算も一度におこなえるため、導入することで経理業の手間が大幅に削減できます。

ICカードを使った勤怠管理システム導入では自社の課題を解決できる多機能なシステムの活用がおすすめです。勤怠管理システム「ジンジャー」ではICカードでの打刻と一緒に交通費の申請をおこなうことも可能なため、企業における業務の効率化に役立ちます。ICカードを用いた勤怠管理システムの導入を検討している企業は、ぜひお気軽にご相談ください。

タイムカードの集計作業の効率化にはさまざまな方法があるため、気になる方はこちらの記事も併せてご覧ください。

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