残業の申請方法の見直しについて企業がおこなうべき取り組みとは

残業の申請方法に何かしらの課題がある場合は、申請方法の改善をおこなうことで従業員が働きやすい職場へ環境が一変する場合があります。

一方で、残業について明確なルールがない場合は、効率的な働き方ができていない従業員がいるかもしれません。残業の申請方法の見直しによって得られる効果は、手続きがスムーズになるだけに留まりません。従業員の士気向上や経費の削減、職場環境の改善が期待できるでしょう。

本記事では、残業申請の見直し方について解説します。これを機に自社の残業申請のあり方について見直してみるのはいかがでしょうか。

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1. 残業申請の見直しはルール化と改良を重ねるのがポイント

蛍光ペンでチェックボックスを確認している写真

残業の申請方法の見直しは、新しいルールづくりと捉えることができるでしょう。

さらに、定期的なルールを見直しをおこなうことで、従業員にとってより働きやすい環境をつくることが実現できるでしょう。

1-1. 残業申請の見直しは新たなルール作りをおこなうこと

残業申請方法の見直しは、新しいルールを導入することですが、従業員のモチベーションやストレス改善、会社の利益にも関わるため、非常に重要です。現状の申請方法に大きな問題がある場合は、見直しをきっかけに職場の雰囲気が一変することもあります。

残業申請の見直しをおこなうことで、これまでの働き方を改め、効率的な業務をおこなうことが期待できます。

1-2. 残業申請の見直しの目的は従業員の意識改革と生産性向上

残業申請の見直しをおこなう目的は、従業員の意識を変えて生産性向上のきっかけにすることです。

たとえば、残業を原則おこなわないとルールを設けることで、従業員には「定時までに仕事を終わらせよう」という意識が芽生え、生産性の向上が期待できます。

さらに、企業全体で残業時間が少なくなり、業務の生産性が向上することで、利益の改善が見込めるでしょう。生じた利益を従業員の福利厚生や給与に還元することで、従業員満足度が高まる可能性があります。

1-3. ルール化と定期的な改善が必要

残業の申請方法を見直す際には、誰にでもわかりやすく同じ理解をされる文言でルールを設けることをおすすめします。誰でも一目でわかるルールは、従業員が混乱することなく受け入れられるでしょう。

また、残業の申請方法を見直したあとは、何らかの不都合が生じる可能性があります。その場合は、現場で働く重要員に直接ヒアリングをおこない、定期的に申請方法の内容を見直していくことがよりよい制度を作るポイントになります。

2. 残業の申請方法の見直しが働きやすい環境づくりとなる理由

階段を登りステップアップしている従業員のイラスト

残業の申請方法を見直すことで、どういったメリットが生じるのでしょうか。本項目では、残業の申請方法を見直すことで生じるメリットについて解説します。

2-1. 残業申請の手続きが簡潔になる

毎回残業をする前に申請手続きをおこなうことは、従業員の負担になっている可能性があります。複雑なルールでは、繁忙期に申請漏れが多くなり、月末に集計担当者と従業員の工数がさらに増えてしまうことが想定できます。

こうした事態を未然に防ぐために、残業申請の方法を変更する必要があるでしょう。残業申請の方法が簡略化されることで、申請漏れを防ぎ、現場で働く従業員は残業申請に対してストレスが軽減されます。

また、勤怠管理システムでは、あらかじめ社内規定で設けられてる定時をシステム内に設定しておくことで、従業員が出退勤の際に打刻をおこなうだけで残業時間が自動算出されます。

2-2. 無駄な残業を削減することができる

残業申請のルールを見直し、従業員に浸透させることができると、無駄な残業を削減することが期待できます。残業申請の方法の見直しと同時に、社内で「定時内にきっちり業務を終わらせて長時間残業をしない」という風潮を作ることで、残業抑制にもつながります。

残業における無駄な業務を簡略化するだけでも、従業員が職場に対して抱くイメージが改善し、従業員満足度の高まりが期待できます。

3. 残業申請をスムーズにするためのコツ

悩んでいる人に対して解決策を与えているイラスト

残業申請の手続きをスムーズにおこなうためには、いくつかのポイントがあります。少しのコツで申請手続きに関するストレスが大きく軽減することができます。

3-1. 自社の勤務体系を考慮して申請ルールを策定する

残業申請の手続きをスムーズにするために、まず現状の申請ルールを見直す方法があります。

現状の申請ルールを見直す際に考慮する必要があるポイントは、自社の勤務体系です。事業内容、職種、雇用形態などで勤務体系は異なります。

そのため、申請ルールを見直す際には自社の就業規則を確認し、例外事例の発生を最小化できるようなルールを策定することが大切です。

3-2. クラウド型勤怠管理システムの導入を検討する

従業員の勤怠管理をタイムカードでおこなっている場合は、直行直帰・残業・打刻漏れといった際に必ず自己申告をおこなうことが必要になります。

多くの企業では、勤怠に関する各種申請をおこなう際は報告書も合わせて提出することを従業員に課していますが、この方法では現場で働く従業員だけではなく、全社の各種申請を承認している管理者側にとっても大きな負担となります。

クラウド型勤怠管理システムでは、上記のような各種申請の手間を簡潔、正確におこなうことができます。また、多くの打刻方法が用意されているため、従業員の勤務体系に問わず、誰でも簡単に打刻をすることができます。

これによって、勤務体系に関わらず働きやすくなり、無駄な業務コストを削減することが期待できます。

4. 残業申請の見直しによって従業員のモチベーション向上を!

社長を筆頭に従業員が並んでいるイラスト

残業申請の見直し=手続きの変更ではありません。見直しの仕方によって、従業員のモチベーションや企業の業績に関わってくる問題となるでしょう。

そのうえで、優先的に解決する必要がある課題を選択し、それに合わせて残業申請の方法の見直しをおこなうことで、従業員が働きやすい環境を実現することが期待できます。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にどのような機能があって、どのような操作画面なのかを知りたい」という人事担当者様のために、jinjerを題材に勤怠管理システムでできることや操作画面を35ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「1分でわかるjinjer勤怠」をご参考にください。