残業管理の方法をルール作りのポイントとともに紹介 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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残業管理の方法をルール作りのポイントとともに紹介


昨今の働き方改革の影響において、新たに上限が設けられた残業時間。中には生活のために「残業代稼ぎ」をおこなう人もいるかもしれませんが、多くの人にとって残業は心身ともに大きな負担となっているのではないのでしょうか。

管理者側としては、従業員に効率よく業務を進めてもらい、その上で残業時間を減らしたいと考えるでしょう。本記事では、残業管理を効率的におこなうための施策やルール作りについて解説します。

【関連記事】残業時間の定義とは?正しい知識で思わぬトラブルを回避!

残業時間の管理ルールと管理効率化BOOK

働き方改革による法改正で、残業時間の管理は大幅に変化しました。

大企業への適用から始まったこの法改正ですが、いまや中小企業にも適用されました。

この法律には罰則もあるので、法律を再確認し適切な管理ができるようにしておきましょう。

今回は「残業時間に関する法律と対策方法」をまとめたルールブックをご用意いたしました。

資料は無料でご覧いただけますので、ぜひご覧ください。

1. 残業が発生してしまう要因

白黒のボール

残業をおこなう従業員は、業務が立て込んでいて残業をせざるを得ない場合とそうでない場合があります。具体的にどのような課題があるか見ていきましょう。

1-1. 業務量が業務時間に見合っていない

従業員の能力に見合わないレベルの業務が割り当てられていたり、そもそも業務量が業務時間に見合っておらず、残業が発生してしまうパターンです。

従業員側は目の前の業務に集中してしまい、今どのくらい残業をしているか把握できていない場合も考えられます。

1-2. 残業時間の量で評価が決まる環境

残業をした時間が多いほど会社に貢献している、と言うような価値観の環境も中にはあるかもしれません。残業するということは、企業側からすれば残業代を支払わなければならず、人件費という観点ではコストが増えていることになります。業務の内容を問わず、評価のために残業時間を増やすのは本質的とは言えません。

1-3. 残業をしない=悪のような風潮がある

会社としては早めに帰らせることを推奨していながらも、上司や周りの同僚が残業をおこなっている中で一人だけ帰りにくい、といった雰囲気から、不要な残業が発生してしまうパターンもあります。

1-4. 生活残業が発生する

中には、生活費のために給料を増やしたくて必要以上に残業する従業員も存在します。そのような生活費を目的とした残業を「生活残業」といいます。不要な残業は人件費の増加や作業効率の低下を招きます。

1-5. 働き方の多様化により残業時間の管理が大変

働き方が多様化したことにより働く時間も従業員によって異なり、昔に比べて様々な勤務時間のパターンが発生しています。管理者側の苦労点として、従業員ごとに残業時間が発生するタイミングが異なったりと、管理内容が細かくなり負担が増えていることが挙げられます。

2. 残業管理をルール化する必要性と適切に管理をしないリスク

考え込む人たち

なぜ残業管理をルール化する必要があるのでしょうか?

残業時間を管理できない状況は様々なリスクを招き、場合によっては罰則や訴訟へとつながってしまう可能性があるからです。具体例を3点ご紹介します。

2-1. 時間外労働の上限超過

近年、過重労働による過労死などが増加していることを受けて、労働者の心身の健康を守るため時間外労働の上限規制が導入されました。

使用者が従業員に時間外労働や休日労働させるには「36協定」を締結しなければならず、これを結ぶことによって原則月45時間・年360時間を上限として時間外労働が可能になります。

一方で場合によっては、繁忙期や緊急の対応など特別な事情がありこの上限を超えることもあります。そこで「特別条項」を締結すれば、例外としてさらに時間外労働が可能になりました。

ただし、上限無く残業ができるわけではなく、長時間労働を是正するために以下の上限規制が設けられています。

  • 時間外労働(休日労働を含まず)は、年720時間以内
  • 1ヵ月の時間外労働(休日労働を含む)は、100時間未満
  • 2~6ヵ月を平均して、1ヵ月当たりの時間外労働(休日労働を含む)は80時間以内
  • 時間外労働の原則である「月45時間」を超えることができるのは、年6ヵ月まで

この上限規制に違反した場合は、使用者に6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が課せられます。

罰則を受けると金銭面の影響だけでなく、社外からの印象も悪化してしまう可能性があります。上限を超過しないよう、残業時間が増えている従業員への呼びかけやコントロールが必要なのです。

2-2. 未払い残業代の発生

企業は残業した従業員に対して割増賃金を支払わなければならず、割増賃金を支払うには残業時間を把握していなければ賃金の計算ができません。時間の管理がうまく出来ず、適切に支払え無い場合、従業員からの信頼を失ったり、訴えられる可能性があります。

2-3. 従業員の離職や心身の不調につながる

誰がどのくらい残業しているのか可視化できなければ、誰に負担が寄ってしまっているか把握できません。そのような状況では、負担が掛かっている従業員に対し業務量の調整やメンタルケアもできないため、心身の不調につながってしまい、最終的には離職してしまうかもしれません。

このように、残業の発生は会社にとって大きなデメリットとなります。「そもそも残業をどう減らせば良いのか」については、下記の記事でも解説しているので、あわせてご確認ください。

関連記事:残業削減対策の具体的な方法・対策と期待できる効果について解説

3. 残業管理方法の例

オレンジの背景に人さし指

ここまで残業管理にまつわる課題や適切に管理しない場合のリスクについてご紹介しました。前述のリスクを引き起こさないためにも、残業管理を適切に行い課題を解決する必要があります。具体的な管理方法の例を3点ご紹介します。

3-1. 業務量を見直す

物理的に業務量が多く残業が発生してしまっている場合は、従業員自身の心身の不調に繋がりかねないため、業務量の見直しが必要です。

とはいえ、業務を多く抱えている従業員が自ら調整を依頼するのはハードルが高く、抱え込んでしまうケースもあります。そのため業務を割り振っている上司や勤怠管理を行っている管理者が、従業員の残業時間を把握出来るような仕組みを設けて、従業員以外のメンバーから業務量の見直しを図れる環境を用意しておくことが望ましいです。

3-2. 評価制度を見直す

「残業時間の量で評価が決まる環境」「残業をしない=悪のような風潮がある」といった問題に対しては、そのような会社の雰囲気をなくすため、評価制度から抜本的に見直しましょう。

残業には人件費が発生します。評価の軸に、限られた時間でどのくらいの量の業務をこなせたか等コストの観点も入れると、残業時間の縮小に繋がります。

3-3. 残業を申請制にする

「生活残業」を削減・抑制する働きかけとして、事前に申請しなければ残業出来ないルールを設けるのも一つの手段です。

気軽に残業出来ない状況をつくることで、所定労働時間内に業務を終わらせるためにどのような配分で効率よく時間を使うか、従業員の意識の変化を促せます。

3-4. 残業時間をリアルタイムで可視化する

タイムカードやエクセルを利用した勤怠管理の場合、月末に担当者が勤怠の締め作業をおこなうまで個人や組織の残業時間を把握することは難しいでしょう。しかし、勤怠管理システムでは、個人単位の勤務状況だけではなく、組織の残業状況をリアルタイムに管理することができます。

基本的な勤怠状況だけではなく、休日出勤や残業時間といったデータを即時に集計することができるため、管理者側は従業員の勤務時間をいつでも確認することができます。残業時間が増えている従業員に対してこちらからアプローチすることができるため、従業員のメンタルヘルスの管理や、離職を防ぐ効果が期待できます。

4. 残業管理のルール作りにおける3つのポイント

マークシートにチェックをつける

残業管理のルールを制定する企業は多くありますが、残業管理をおこなうために最も重要なことは、従業員の意識改革です。

残業時間を超過している従業員に向けて、残業時間超過の注意喚起の連絡をするだけでは、最初は効果があるかもしれませんが、恒常化してしまい根本的な解決には繋がりません。

従業員に何のために残業管理を行うのか理解してもらうことが大事です。

そのうえで、残業申請制度などを取り入れ、一方的に会社の都合を押し付ける形ではなく従業員のモチベーション維持も同時に行えるような工夫をすることがポイントになります。

残業管理ルールを策定するにあたり、意識しておくと良いポイントを3点ご紹介します

4-1. 現状を把握して問題点を可視化する

残業管理をおこなうためには、まず現状把握をおこない自社の残業制度における問題点の可視化をおこなう必要があります。これは、現状の把握をきちんとおこなえていないと、対策を講じても改善したのかどうかが把握しにくくなるためです。

管理者側だけでルールを講じた場合、現場で働く従業員は管理者側が気づきにくい問題を抱えている場合があります。そのため、できれば管理者側の視点だけではなく、「従業員が感じている問題点」についてヒアリングをおこなうこともおすすめです。

そして、優先的に解決しなければならない項目を洗い出し、「この課題を解決するためにできることは?」という視点で考えると、実用的なルール作りにつながるでしょう。まずは、現状と目指すべきゴールを把握するつもりで職場を観察するとよいでしょう。

4-2. コスト削減の意識改革も同時におこなう

上記の現状把握の際に、従業員のコスト意識が欠けていると思われる場合は、コスト削減の意識改革を同時におこなうことをおすすめします。

残業をおこなうことが一般的になっている職場では、従業員に残業の判断を委ねている場合が多いでしょう。結果として、残業へのハードルが低くなり、従業員の間で「定時内に業務を終わらせる意識」が薄れていることがあります。

残業をおこなう従業員が多いと、その分企業が従業員に対して支払う残業代の金額も比例して大きくなり、企業側の負担になってしまいます。

これらの事象を避けるために、残業を事前に申請するルールを設けると良いでしょう。残業の申請制度を設けることで、「なぜ残業をおこなう必要があるのか」と考える機会が増え、日々の業務効率化が期待できます。

4-3. 残業の削減が従業員のメリットになることを周知する

「コスト削減のために残業管理を徹底化する」と従業員に周知すると、場合によっては管理者側の都合でしかないと捉えられてしまうかもしれません。

コスト削減のために残業管理を徹底することは、事実ですが、従業員にも「残業時間が減ることで自分自身の時間を以前よりも持つことができる」「心身ともに健康を保つことができる」「残業削減によって浮いた金額を福利厚生に使う」などといった一定のメリットがあることを伝えることをおすすめします。

残業管理のルールについては下記の記事でより詳しく解説しています。あわせてご確認ください。

5. 残業管理のルール作りのポイントを抑えて、従業員・会社の双方にメリットをもたらそう

赤いハートを手にもつ

残業管理が必要な背景には、「生活残業」など従業員起点の問題と「残業が評価される会社の風土」などの企業起点の問題が挙げられます。

前者には「残業を事前申請制にする」、後者には「評価制度の見直し」などと、課題によって残業管理のアプローチ方法は異なるため、残業管理の方法を検討する際には現状を把握して問題点を可視化してから検討しましょう。

企業が独自に定めるルールに加えて、従業員が定時内に業務を終えることができるような、双方にメリットをもたらす取り組みをおこなうことが大切です。

【関連記事】テレワークでしっかりした残業管理に欠かせない3つのポイント

【関連記事】残業削減対策の具体的な方法と期待できる効果について解説

残業時間のルールを作成する前にお読みください。

近年、働き方改革の背景から、勤怠管理の方法を見直す企業が増えてきております。

残業時間の抑制や有給休暇の取得義務など、法改正によって管理すべき項目が増えたためです。

勤怠管理のご担当者様は、まずは働き方改革で変化した法改正の内容をしっかりと理解し、
その対応方法を確認するところから始めておきましょう。

今回は「残業時間の管理」についてのお役立ち資料をご用意いたしましたので、ぜひご覧ください。
資料では以下の内容を知ることができます。

・法改正によって変化した残業時間の管理
・タイムカードや出勤簿での勤怠管理における課題
・残業管理の課題に対する解決策

法律に対応した管理を実現するため、ぜひ「残業時間の管理ルールブック」をご参考にください。

 

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