残業管理をわかりやすく簡潔にするルール作りのポイント

昨今の働き方改革の影響において、新たに上限が設けられた残業時間。中には生活のために「残業代稼ぎ」をおこなう人もいるかもしれませんが、多くの人にとって残業は心身ともに大きな負担となっているのではないのでしょうか。

管理者側としては、従業員に効率よく業務を進めてもらい、その上で残業時間を減らしたいと考えるでしょう。本記事では、残業管理を効率的におこなうための施策やルール作りについて解説します。

1. 残業管理とルール作りにおける5つのポイント

蛍光ペンでチェックボックスを確認している様子

残業をおこなう従業員は、業務が立て込んでいて残業をせざるを得ない場合とそうでない場合があります。そうでない場合に残業をおこなっている理由としてよくあるのは、「残業時間で上司から評価をされたい」「自分の業務は終わっているが、上司や周りの同僚が残業をおこなっている中で一人だけ帰りにくい」「残業代を生活の足しにしている」という事例があげられます。

上記の状況を打破するために、残業管理のルールを制定する企業は多くありますが、残業管理をおこなうために最も重要なことは、従業員の意識改革です。

そのうえで、残業申請制度などを取り入れ、従業員のモチベーションを維持する工夫をすることがポイントになります。

1-1. 現状を把握して問題点を可視化する

残業管理をおこなうためには、まず現状把握をおこない自社の残業制度における問題点の可視化をおこなう必要があります。これは、現状の把握をきちんとおこなえていないと、対策を講じても改善したのかどうかが把握しにくくなるためです。

管理者側だけでルールを講じた場合、現場で働く従業員は管理者側が気づきにくい問題を抱えている場合があります。そのため、できれば管理者側の視点だけではなく、「従業員が感じている問題点」についてヒアリングをおこなうこともおすすめです。

そして、優先的に解決しなければならない項目を洗い出し、「この課題を解決するためにできることは?」という視点で考えると、実用的なルール作りにつながるでしょう。まずは、現状と目指すべきゴールを把握するつもりで職場を観察するとよいでしょう。

1-2. コスト削減の意識改革も同時におこなう

上記の現状把握の際に、従業員のコスト意識が欠けていると思われる場合は、コスト削減の意識改革を同時におこなうことをおすすめします。

残業をおこなうことが一般的になっている職場では、従業員に残業の判断を委ねている場合が多いでしょう。結果として、残業へのハードルが低くなり、従業員の間で「定時内に業務を終わらせる意識」が薄れていることがあります。

残業をおこなう従業員が多いと、その分企業が従業員に対して支払う残業代の金額も比例して大きくなり、企業側の負担になってしまいます。

これらの事象を避けるために、残業を事前に申請するルールを設けると良いでしょう。残業の申請制度を設けることで、「なぜ残業をおこなう必要があるのか」と考える機会が増え、日々の業務効率化が期待できます。

1-3. 残業の削減が従業員のメリットになることを周知する

「コスト削減のために残業管理を徹底化する」と従業員に周知すると、場合によっては管理者側の都合でしかないと捉えられてしまうかもしれません。

コスト削減のために残業管理を徹底することは、事実ですが、従業員にも「残業時間が減ることで自分自身の時間を以前よりも持つことができる」「心身ともに健康を保つことができる」「残業削減によって浮いた金額を福利厚生に使う」などといった一定のメリットがあることを伝えることをおすすめします。

1-4. 勤怠管理システムの導入を検討する

勤怠管理システムを導入することで、なぜ残業管理や残業抑制につながるのでしょうか。

タイムカードやエクセルを利用した勤怠管理の場合、月末に担当者が勤怠の締め作業をおこなうまで個人や組織の残業時間を把握することは難しかったでしょう。しかし、勤怠管理システムでは、個人単位の勤務状況だけではなく、組織の残業状況をリアルタイムに管理することができます。

基本的な勤怠状況だけではなく、休日出勤や残業時間といったデータを即時に集計することができるため、管理者側は従業員の勤務時間をいつでも確認することができます。残業時間が増えている従業員に対してこちらからアプローチすることができるため、従業員のメンタルヘルスの管理や、離職を防ぐ効果が期待できます。

2. ルールを作って残業をわかりやすく管理しよう

残業時間の削減については、企業が独自に定めるルールに加えて、従業員が定時内に業務を終えることができるような取り組みをおこなうことが大切です。

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