未払いの残業手当を従業員に請求された際の対策方法やリスクとは | jinjerBlog

未払いの残業手当を従業員に請求された際の対策方法やリスクとは

悩む様子

従業員から未払いの残業手当を請求されたら、まずはその請求内容が妥当であるか確認しましょう。なお、請求された際は放置せず、速やかに対応することがリスクを抑える上で大切です。

この記事では、未払いの残業手当を従業員から請求された際に確認するポイントや対処法、請求を放置するリスクを解説します。

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残業時間の法改正!ルールと管理効率化BOOK

働き方改革による法改正で、残業時間の管理は大幅に変化しました。
当初は大企業のみに法改正が適応されていましたが、現在では中小企業にも適用されています。
この法律には罰則もあるので、法律を再確認し適切な管理ができるようにしておきましょう。

今回は「残業時間に関する法律と対策方法をまとめたルールブック」をご用意いたしました。
資料は無料でご覧いただけますので、ぜひご覧ください。

1. 残業手当が発生するケースとその計算方法

計算

先に、どのような時に残業手当が必要になるのかを確認します。
法律上、1日8時間、週40時間の法定労働時間内に労働時間が収まっているときは、残業手当の支給は必要ありません。(ただし、法定時間内の残業手当を就業規則に定めている場合は除く。)

法定労働時間を超えると、1時間あたりの基礎賃金に対して、下記の残業手当(割増賃金)が必要です。

・法定労働時間を超えた残業 :25%以上
・1ヵ月60時間を超えた残業:50%以上
※中小企業は、2023年4月1日より適用

また、上記以外にも週1回の法定休日や、深夜(22時から5時まで)労働には、別途、休日手当や深夜手当が必要になります。

・法定休日の労働:35%以上
・深夜時間の労働:25%以上

従業員が残業をしたときは、これらの手当を合わせて、残業代の支給が必要です。

1-1. 残業手当の計算方法

次に、1時間あたりの賃金1,500円、所定労働時間8時間の従業員を例に、残業手当の計算をします。

【例】
9時(始業)から、22時まで働いた場合
9:00~ 12:00→1,500円×3時間
12:00~13:00→休憩1時間
13:00~18:00→1,500円×5時間
18:00~22:00→1,500円×1.25×4時間

合計19,500円の支給が必要となります。
内訳は、8時間分の賃金12,000円と、4時間分の残業手当7,500円となります。

2. 会社が未払い残業手当を従業員から請求されたとき確認すべきポイント

チェックリスト

従業員から未払いの残業代を請求されたら、消滅時効は成立していないか、従業員の主張は事実であるかなどを確認しましょう。

2-1. 残業代の時効消滅は成立していないか

2020年4月の民法などの改正により、残業代の時効消滅期間が下記のように変更されています。

・2020年3月までの支払い分→2年
・2020年4月以降の支払い分→3年

請求された時期が上記よりも以前の分であるなら、時効消滅を主張できます。

2-2. 残業時間は正しいか

次に、従業員が請求した残業時間は本当に正しいのか確認しましょう。
打刻をしていても、勤務時間に副業をしていたり、長時間のタバコ休憩をしていたり、本来の業務以外のことをしていた証拠があれば、タイムカードなどの信頼性を否定できます。

2-3. 残業を禁止していないか

使用者が残業を禁止している事業所では、残業代を請求されても、従業員がその指示に従わず、自己判断で残業したと主張できます。

ただし、「定時で終わる仕事量ではなかった」と反論されることがあるため、仕事が残った場合の具体的な対処法(管理職に引き継ぐなど)と合わせて指示をしていたかがポイントです。

2-4. 管理監督者ではないか

管理監督者は36協定の締結が不要であり、残業手当の支払いは必要ありません。
ただし、管理監督者とは経営者と一体的立場の者であり、下記の要件を満たす必要があります。

・重要な職務内容である
・責任と権限を有している
・労働時間の規制になじまない勤務態様である
・地位にふさわしい待遇がなされている

そのため、請求した従業員が管理監督者ではなく「名ばかり管理職」と判断されれば、未払い残業代の支払いが必要となる可能性が高くなります。
また、管理監督者でも深夜手当の支給は必要です。

2-5. みなし(固定)残業代は支給していないか

みなし(固定)残業代を支給している会社では、すでに残業代を支給しているものとして主張できます。

ただし、みなし残業時間以上の労働に対して残業手当を支給していなかったなら、別途残業手当の支給が必要です。また、みなし残業の時間が100時間など、違法性が高いと判断されれば無効となる可能性が高いため注意しましょう。

3. 残業手当の未払い分を請求された際の対応方法

請求書

残業手当の未払い分を請求された際は、速やかに事実と異なる点はないか確認しましょう。
早めの対処がリスクを抑えることにつながります。

3-1. 支払い義務のある残業手当を計算する

まずは、会社で保管しているタイムカードや勤怠管理システムなどを確認し、本来、支払い義務のある残業手当はいくらなのか計算しましょう。

従業員の主張は、計算方法が間違っていたり、時効消滅分が含まれていたりするケースもあるため、正しい金額の把握が必要となります。

3-2. 反論できる点をまとめる

次に、請求に対して反論できる点をまとめましょう。

例えば、以下の3点など、請求をした従業員の勤務態度や職種・役職なども加味して、反論できる点はないかまとめましょう。

・使用者の管理が届かないところでサービス残業をしていた
・営業職の直行直帰の際は、事業場外みなし労働時間制を適用していた
・管理監督者に対し残業手当がない代わりとして、十分な手当を用意していた

4. 未払いの残業手当の請求を放置するリスク

リスク

未払い残業手当の請求を放置すれば、事態は悪化する一方のため、早めに誠実な対応を行いましょう。
放置するリスクを解説します。

4-1. 遅延損害金の支払い

残業手当を給料日に支払わないことは、債務不履行に該当するため、損害遅延金の支払いが必要です。
従業員が在職中の場合、下記のように事業形態により遅延金の利率が異なります。

・営利目的の会社の場合(株式会社など。商法による)→年利6%
・非営利組織の場合(NPO法人など。民法による) →年利5%

ただし、従業員が既に退職している場合は年利14.6%となります。

4-2. 労働審判の申し立て

従業員からの請求を放置すれば、労働審判に発展するケースもあります。
通常、裁判所から出頭の呼び出しがあり、3回の審判により解決を図ります。

話し合いによる和解(調停成立)や、労働審判の確定がされれば、決定事項に応じて金銭の支払いなどを行い終了となりますが、もし、どちらかに不服がある場合は訴訟手続きへと移行します。

4-3. 裁判や訴訟に発展する

労働審判で解決しない場合は、訴訟へと発展します。
裁判まで発展すると判決が下されるまで8ヵ月~1年6ヵ月など長期に及びます。

時間・金銭ともに大きな負担となるため、訴訟に発展しない段階で解決を図ることが大切です。

4-4. 悪質と判断されれば付加金の支払いも必要

裁判の結果、残業手当の未払いが悪質だと判断されれば、未払いの残業手当の他に、ペナルティとして付加金の支払いも必要となります。

なお、付加金の上限は未払い額と同額までです。
例えば未払い残業手当が300万円あれば、付加金の支払いも300万円まで、合計600万円までの支払いを命じることが可能となります。

5. トラブルに発展しないよう、日頃から勤怠管理を徹底しよう

管理者

従業員から未払いの残業手当を請求されたら、まずはその請求内容を確認し、間違いや反論できる部分はないか確認しましょう。
なお、請求を放置したり、無視したりすると、トラブルが悪化する原因となるため、速やかな対処が大切です。

残業手当の請求は労働審判でも多い内容です。日頃から勤怠管理を抜け漏れなく行う、自己判断の残業はさせないなど、対策を徹底しましょう。

法改正、何にどのように対応していく必要がある?
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