勤怠申請の必要性と勤怠管理が簡単になるおすすめのシステムについて

「従業員の勤怠を抜け目なくチェックしないといけないのはなぜだろう?」「勤怠管理を正確かつ効率的におこなう方法はないだろうか?」

会社を運営していく上で、従業員の勤怠の状況を適切に把握しなければならない理由や、より効率的に勤怠管理する方法について悩んだことはありませんか?

本記事では勤怠管理がなぜ重要なのかという知識を得た上で労務管理できるよう、勤怠管理の目的やさまざまな働き方に合わせて簡単に使用できるおすすめの勤怠管理システムを紹介します。

これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
・勤怠管理システムの導入までに必要な8つのステップ

勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

 

1. 正しい勤怠管理は健全な会社管理のために必須

正しく従業員の勤怠を管理できなければ、後から修正するのも困難ですし監査があった時に指摘されてもうまく答えられなくなってしまいます。

勤怠管理はあくまで従業員の労務状況を正しく把握するものであって、労働基準監督署などの監査で指摘を回避することが目的ではないというのは当然ですが、正しく管理しておくことは健全な会社運営のために非常に大切なのです。

1-1. 会社側は従業員の労働時間を正確に知る必要がある

従業員の勤怠状況をしっかりと管理する目的は従業員がどれくらい働いているか、休んでいるかという勤務状況を正しく把握するためです。会社の従業員といっても、正社員やパート、アルバイトや時短社員など様々な雇用形態があります。

適切に従業員の勤務や休暇の状況を把握することで正確な労働日時が計算できていれば、客観的に見て正しく運営されている会社だと証明できるのです。

ただし、労務管理の主な目的は従業員の健康管理や給料計算のためにおこなうということが前提になることを忘れないようにしましょう。

1-2. 従業員の給与を抜け目なく計算する必要がある

さまざまな勤務時間や雇用形態が増えてきている中で従業員の勤怠の状況を正しく把握できていれば、従業員の給与を抜け目なく計算できます。

従業員がそれぞれがどの程度勤務したのかを把握しなければ、正しく給料を支払うことができなくなるばかりか、法律に則った労働時間の管理ができなくなってしまいます。

1-3. 何を申請してもらう?勤怠申請で把握すべき時間とは

勤怠を申請もらう上で把握しておく必要があるのは、従業員が労働した時間のみではありません。時間外労働時間や深夜労働時間、休日出勤をした日数や遅刻欠勤があった日数といった時間も申請してもらい、それぞれの項目に合わせた計算方法で給与計算をおこなったり法定労働時間の範囲内になっているかを確認しなければならないのです。 

1-4. 思わぬトラブルに?勤怠を正しく申請しない危険性とは 

勤怠状況を適切に管理できていない会社では、後になってトラブルが発生することもあります。

会社によっては退勤のタイムカードを押してから時間外勤務を開始するように命令していたり、法定労働時間に収まるように労働時間を調整しているところもあるようです。

このような会社は後で指摘されて勤務時間や給与を計算し直す労力がかかるのみでなく、労働基準法違反で厳しい処罰を受けることにもなりかねません。

2. 多様な勤怠管理にマッチ!申請書フォーマットの種類

従業員の勤怠を適切に管理するためには、使いやすい申請書が必要な種類だけ用意されていることが不可欠です。多様な働き方が推進されている中でも、勤怠管理を正しくおこなえるような申請書の種類を紹介します。

2-1. 勤務時間や出勤日数の申請書

勤務時間や出勤日数の申請書には、勤務日報や勤務変更届、勤怠届や超過勤務申請書などがあります。

働く日数や時間に柔軟性を持たせている会社では、フレックス勤務申請書といった会社独自の申請書を設けることも適切に勤怠管理をする上で重要です。

2-2. 休暇に関する申請書

休暇には様々な種類があるので、休暇の種類ごとに申請書のフォーマットを用意する必要があります。

有給休暇と特別休暇の申請書はもちろん、裁判員休暇取得申請書やボランティア休暇申請書など、めったに使用する機会のないような申請書も就業規則に合わせて用意しておくことが大切です。

2-3. 特殊な場面で使用する申請書

近年では在宅ワークやリモートワークといった、場所や時間を選ばずに仕事をするという働き方も増えてきました。時代の変化に合った働き方を推進させるためには、就業規則や勤怠管理の申請書を柔軟に更新していかなければなりません。

基本的には会社で勤務をするけれども、育児や介護などの理由で自宅で仕事をした方が時間を有効活用できるという従業員は、自宅作業許可申請書を使用して勤怠を申請してもらいましょう。

会社以外で仕事をする場合は、労働時間が変化しやすいので、従業員の作業時間や日数が労働基準法で定められている法定労働時間数を超えないよう、より厳密に把握しておく必要があります。

3. まとめ

今回の記事では勤怠を正しく申請する必要性や、多種多様な働き方に対応できるような勤怠管理のフォーマットを紹介しました。

紙ベースで勤怠管理をしていく方法に慣れているという人は、ここで紹介したフォーマットを参考にして就業規則に則った申請書を準備しましょう。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にどのような機能があって、どのような操作画面なのかを知りたい」という人事担当者様のために、jinjerを題材に勤怠管理システムでできることや操作画面を35ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「1分でわかるjinjer勤怠」をご参考にください。