「従業員の勤怠を抜け漏れなくチェックしないといけないのはなぜだろう？」「勤怠管理を正確かつ効率的におこなう方法はないか？」

会社を運営していく上で、従業員の勤怠の状況を適切に把握しなければならない理由や、効率的に勤怠管理する方法について悩んだことはありませんか？

本記事では勤怠管理がなぜ重要なのか知識を得た上で労務管理できるよう、勤怠管理の目的や申請書に記載してもらう必要事項、申請に必要な申請書の種類を紹介します。

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1. 勤怠申請とは

勤怠申請とは、時間外労働時間や深夜労働時間、休日出勤をした日数や遅刻欠勤があった日数などを申請することを指します。勤怠申請により、それぞれの項目に合わせた計算方法で給与計算をおこなったり、法定労働時間の範囲内になっているかを確認することができます。

また、勤怠とは出勤や退勤、休暇などの社員の「出勤状況」を示すものになっています。そして、社員の出社頻度や実労働時間などを把握し、就労規則など会社で決めたルールを遵守しているかを管理することを勤怠管理と呼んでいます。

勤怠管理はあくまで従業員の労務状況を正しく把握するものであって、労働基準監督署などの監査で指摘を回避することが目的ではないというのは当然ですが、正しく管理しておくことは健全な会社運営のために非常に大切なのです。

1-1. 勤怠申請で把握すべき時間の結論

企業の社内ルールによっても異なりますが、勤怠申請は従業員の労働時間が分かるように行う必要があります。

たとえば、時間外労働（残業）を行う際や深夜労働、休日出勤や遅刻早退・欠勤など、給与計算のもとになる事項は全て把握しておく必要があります。

さらに、有給休暇や代休・振休、特別休暇なども申請制にする企業は多く、従業員の勤怠情報を漏れなく把握するために勤怠申請が必要となります。

2. 勤怠申請をおこなう必要性

正しく従業員の勤怠を管理できなければ、後から修正するのも困難ですし監査があった時に指摘されてもうまく答えられなくなってしまいます。

勤怠管理はあくまで従業員の労務状況を正しく把握するものであって、労働基準監督署などの監査で指摘を回避することが目的ではないというのは当然ですが、正しく管理しておくことは健全な会社運営のために非常に大切なのです。

ここでは、勤怠申請の必要性について解説します。

2-1. 会社側は従業員の労働時間を正確に知る必要がある

従業員の勤怠状況をしっかりと管理する目的は従業員がどれくらい働いているか、休んでいるかという勤務状況を正しく把握するためです。労働基準法にも客観的に労働時間を把握する旨が記載されています。

事業者は、第66条の8第一項又は前条第一項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者（次条第一項に規定する者を除く。）の労働時間の状況を把握しなければならない。
参考：労働安全衛生法　第66条の8の3（厚生労働省ホームページ）

会社の従業員といっても、正社員やパート、アルバイトや時短社員など様々な雇用形態があります。

適切に従業員の勤務や休暇の状況を把握することで正確な労働日時が計算できていれば、客観的に見て正しく運営されている会社だと証明できるのです。

ただし、労務管理の主な目的は従業員の健康管理や給料計算のためにおこなうということが前提になることを忘れないようにしましょう。

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2-2. 従業員の給与を間違いなく計算する必要がある

さまざまな勤務時間や雇用形態が増えてきている中で従業員の勤怠の状況を正しく把握できていれば、従業員の給与を正確に計算できます。

従業員がそれぞれがどの程度勤務したのかを把握しなければ、正しく給料を支払うことができなくなるばかりか、法律に則った労働時間の管理ができなくなってしまいます。

2-3. 思わぬトラブルに？勤怠を正しく申請しない危険性とは

勤怠状況を適切に管理できていない会社では、後になってトラブルが発生することもあります。

会社によっては退勤のタイムカードを押してから時間外勤務を開始するように命令していたり、法定労働時間に収まるように労働時間を調整しているところもあるようです。

このような会社は後で指摘されて勤務時間や給与を計算し直す労力がかかるのみでなく、労働基準法違反で厳しい処罰を受けることにもなりかねません。

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3. 勤怠管理に必要な申請書フォーマットの種類

近年では在宅ワークやリモート勤務といった、場所や時間を選ばずに仕事をするという働き方も増えてきました。時代の変化に合った働き方を推進させるためには、就業規則や勤怠管理の申請書を柔軟に更新していかなければなりません。

従業員の勤怠を適切に管理するためには、使いやすい申請書が必要な種類だけ用意されていることが不可欠です。多様な働き方が推進されている中でも、勤怠管理を正しくおこなえるような申請書の種類を紹介します。

3-1. 勤務時間や出勤日数の申請書

勤務時間や出勤日数の申請書には、勤務日報や勤務変更届、勤怠届や超過勤務申請書などがあります。

例えば、勤務日報や勤務変更届は働く時間が変わったり、仕事が多く残業をすることになったりなど、勤務時間や出勤日数の変更の際に提出する必要があります。

働く日数や時間に柔軟性を持たせている会社では、フレックス勤務申請書といった会社独自の申請書を設けることも適切に勤怠管理をする上で重要です。

3-2. 休暇に関する申請書

休暇には様々な種類があるので、休暇の種類ごとに申請書のフォーマットを用意する必要があります。

有給休暇と特別休暇の申請書はもちろん、裁判員休暇取得申請書やボランティア休暇申請書、特別休暇申請書など、めったに使用する機会のないような申請書も就業規則に合わせて用意しておくことが大切です。

3-3. 特殊な場面で使用する申請書

基本的には会社で勤務しているものの、育児や介護などの理由で自宅で仕事をした方が時間を有効活用できるという従業員は、自宅作業許可申請書を使用して勤怠を申請してもらいましょう。

会社以外で仕事をする場合は、労働時間が変化しやすいので、従業員の作業時間や日数が労働基準法で定められている法定労働時間数を超えないよう、より厳密に把握しておく必要があります。

4. 勤怠申請を楽にするなら、勤怠管理システムがおすすめ！

勤怠申請を紙ベースで行っている場合、申請書を印刷し、手書きで記入して提出先に渡しにいくなど、申請をするだけでも様々な工数が発生します。

また、提出された申請書を確認してタイムカードやエクセルに労働時間を反映することにも手間がかかるうえ、転記ミスや申請書の紛失リスクなども発生します。

勤怠管理システムであれば、PCやスマートフォンなどから従業員が申請書に必要事項を入力し、ワンクリックで申請が完了します。申請された内容は管理者が確認し、承認された後は自動で勤務実績に申請内容が反映されるため、人的ミスが発生しにくくなります。

システムの導入にはコストが発生しますが、自社に適した製品を導入できれば、費用以上の効果が期待できるため、導入すべきシステムといえます。特に従業員数が多い企業ほど人事担当者の負担は大きくなるので、導入による効果をより実感できるでしょう。

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5. まとめ

今回の記事では勤怠を正しく申請する必要性や、多種多様な働き方に対応できるような勤怠管理のフォーマットを紹介しました。紙ベースで勤怠管理をしていく方法に慣れている方は、就業規則に則った申請書を準備しましょう。

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