勤怠管理で気をつけるべきルールとは?見落とせない法律も解説!

勤怠管理は人事担当者にとって重要な業務です。誤った管理をおこなうと、従業員に対して給与の未払いや基準を超えた労働をさせてしまう可能性があります。したがって、管理者は適切な管理をおこなうためにも法律上のルールを抑えておかなければなりません。

今回は、法令に基づいた勤怠管理の方法や、正確に管理する手段について紹介します。

これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
・勤怠管理システムの導入までに必要な8つのステップ

勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

 

1. 「勤怠」の意味と管理をする上でのルールについて

ディスカッションをおこなうチームメンバーたち

勤怠の意味や範囲、管理する上における法律上のルールを確認していきましょう。

1-1. そもそも勤怠とは何をさす言葉なのか

従業員が会社に在籍している間の勤務状況を意味しています。誰が何時に出社し、何時に退社し、いつ休み、いつ休憩をとったのか、それら全てが勤怠です。

人事担当者は、従業員が働いている時間も働いていない時間も、勤怠状況を把握して「管理」をおこなう必要があります。

1-2. 勤怠管理における法律上のルールについて

勤怠管理をする上で、法律を守ることは最も大事なポイントです。万が一、労働基準法に抵触する事態にならないためにも、おさらいしていきましょう。

1-2-1. 働く時間にまつわるルール

雇った従業員に労働させる場合には、労働基準法第32条において定められた「労働時間」を守る必要があります。第32条には、以下の項目が記されています。

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1日8時間、1週間40時間が、法定労働時間(法律で定められた労働時間)の限度です。40時間を超えた場合は、残業としてみなされます。

1-2-2. 残業時間にまつわるルール

残業は、給与を支払うなら「何時間でも時間超過してよい」というわけではありません。36協定という労働者と結ぶ協定によって、時間外の労働や休日出勤は制限がかかっています。

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現在は、働き方改革の影響によって法令遵守が重要視されており、残業時間をキープする企業も多いです。どうしても残業が必要なときは、上司に申請した上で残業する社内ルールを導入するとよいでしょう。

※36協定の上限時間に関しては『特別条項』があり、臨時的、一時的な”特別な事情”が発生した場合のみ上限時間を延長することが可能となります。

2. 企業には従業員の勤怠を管理する義務がある

キャビネットから資料を探す人

人事担当者が従業員の勤怠状況をチェックすることは、会社と従業員の双方にとってメリットがあります。

2-1. 勤怠管理において管理すべき項目について

人事担当者には、勤怠管理をおこなう義務があります。すなわち、従業員が「働いた時間」「休んだ時間」など勤務状況の全てを管理する必要があります。管理すべき項目として、以下の5つが挙げられます。

・従業員が出勤した時間と退勤した時間
・実際に労働した時間
・残業した時間
・有給休暇を取ったか否か
・欠勤はあったか否か

以上の点を、正確にチェックしましょう。

2-2. 正しく給与計算をおこなうことが重要

会社は、従業員に対して働いた時間相応の給与を支払わなければなりません。例えば、1日8時間、22日働けば176時間分の給与が発生します。残業や休日出勤によって働いた時間が増えれば給与の加算が必要です。

しかし、正確な勤怠管理をせず、「実際は1ヶ月で200時間働いたのに残業代が一切入っていなかった」など、従業員にとって損害が生じる場合、トラブルに発展する場合があります。

トラブルを未然に防ぐためにも、人事担当者は従業員の勤怠を細かくチェックし、正当な給与計算をおこなわなければならないのです。

2-3. 従業員の勤務状況を把握してトラブルを防ごう

「法律で定められた労働時間を従業員が守っているかどうか?」人事担当者には、勤怠チェックをおこなう義務があります。

基準を大きく超えた労働時間を強いられた従業員は、心身ともに健康を損なうおそれがあり離職してしまうリスクも考えられます。人事担当者が勤務状況をチェックし、基準を超えた従業員やその上司に対して「なぜ時間超過しているのか」など相談を持ち掛ければ、未然にトラブルを防げるでしょう。

3. 勤怠管理をおこなう方法とは

勤怠管理の方法を3つ紹介します。会社にどの管理方法がマッチするか、参考にしてください。

3-1. 人事担当者が出勤簿をチェックする

勤怠管理には、用意した出勤簿に従業員一人ひとりが出勤退勤時間を記入し、それを人事担当者がチェックをして管理するという管理方法があります。勤務中は、部署ごとの使用者が従業員の労働時間を確認し、出勤簿にその日の労働時間を記します。

この方法では正確な勤務時間を計算できますが、チェックするためにはそれなりの時間と労力が必要です。人事担当者が確実にチェックできることが前提であり、従業員数の少ない会社におすすめの方法です。

3-2. タイムカードを使用した勤怠管理方法

こちらは、従業員にタイムカードで打刻をさせて勤怠状況を管理する方法です。タイムカードを機械に通すだけで従業員の出勤・退勤・休憩時間の記録がとれます。人事担当者や従業員は打刻時間を確認するだけで1日の労働時間を計算できるので、従業員と管理者双方の手間が少なくて済みます。

ただし、タイムカードによる打刻は、正確な労働時間のチェックが難しいといった側面を持っています。打刻の瞬間を確認していれば別ですが、確認していなければ不正打刻や改ざんが容易にできてしまうのです。

3-3. 勤怠管理システムを使用する

人事担当者の手作業によって勤怠状況を管理することが困難な場合、勤怠管理システムを導入することをおすすめします。タイムカードなどで勤怠状況を目視で確認する方法では、不正があってもそれを見逃してしまう可能性があります。従業員数が多ければ多いほど正確なチェックは難しく、またチェックに必要な時間と工数は増える一方です。

勤怠管理システムでは、AIが従業員の勤務状況を自動でチェックしてくれるので、正確に勤怠状況を管理しつつミスの防止にもつながります。

4. まとめ

勤怠管理は従業員の勤務から休憩、欠勤に至るまで、給与計算や労働基準のチェックをおこなう上で必要な業務です。的確なチェックをおこなうためにも、法律上の基準をおさえておきましょう。

勤怠管理には、出勤簿を使用して使用者や人事担当者が細かくチェックする方法やタイムカードでの打刻を使用した方法、あるいは勤怠管理システムを使用して管理する方法があります。それぞれメリット・デメリットがあるので、自分の会社にマッチした方法で管理しましょう。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にどのような機能があって、どのような操作画面なのかを知りたい」という人事担当者様のために、jinjerを題材に勤怠管理システムでできることや操作画面を35ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「1分でわかるjinjer勤怠」をご参考にください。