勤怠管理は何をチェックするべき？用意すべき法定三帳簿とは？

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勤怠・給与計算

更新日: 2023.3.15
公開日: 2020.2.22 NOMURA

勤怠管理は、労働者の給料などに関わる、人事担当者にとって非常に重要な仕事です。では、具体的にチェックするべきポイントをご存じでしょうか。特に注意したいポイントが、法律関係。わずかなミスが、従業員とのトラブルに発展する可能性があります。

今回は、人事担当者がおこなうべき勤怠管理のチェック項目や、押さえておきたい法律事情についてご紹介します。

関連記事：勤怠とは？管理方法や管理項目など人事が知っておきたい基礎知識を解説！

これだけ抑えておけば大丈夫！「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな？」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
・勤怠管理システムの導入までに必要な8つのステップ

勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

1. 勤怠管理でチェックするべき項目とは
2. 人事担当者は「法定三帳簿」を整備しよう
3. 残業には「36協定」の締結が必要
4. まとめ

1. 勤怠管理でチェックするべき項目とは

人事担当者が勤怠管理するべき項目は、大きく分けて4つ。

出勤時間と退勤時間
残業した時間
有給休暇の残日数
振替休日

これらのチェックを怠ってしまうと、正確な給与を支払うことができません。従業員とのトラブルの原因となります。

1-1. 出勤時間と退勤時間は記録されているか

従業員の出勤時間と退勤時間が定時通りなのか、チェックしましょう。細かくチェックしなければ、遅刻や早退を繰り返す従業員がいても見逃してしまう可能性もあります。

また、遅刻や早退が多い従業員には、人事担当者から該当者の管理者に改善を促さなければなりません。ほかの従業員のモチベーションや生産性にも影響してしまいます。なぜ定めた時間に出退勤ができないのか？人事担当者が管理者とよく話し合って、対応を取りましょう。

1-2. 残業の時間や休日出勤の有無

一人ひとりの勤怠を細かくチェックしなければ、残業や休日出勤している従業員に気付くことができません。残業、休日出勤をしている場合、必要な残業代を支払う必要があります。

従業員から相談がないからと、対応せずにいると後々トラブルになる可能性も。また、過度な長時間労働は、生産性の低下と健康リスクの上昇、結果的に離職に繋がる可能性があります。

1-3. 有休を適切に取得できているか

従業員が有給休暇を消化できているかどうか、確認が必要です。

有休があっても、それを消化していない、もしくはできない環境にあれば、従業員は「有休があっても使えない」「病欠で使うだけ」などと、企業に対する不信感を募らせるでしょう。有休が取れない状況を改善するためにも、日々の勤怠管理で人事担当者がその事実を発見する必要があります。まずは、有休を消化するよう、直接本人に促がしてみましょう。

1-4. 必要な代休を与えているか

通常の休日日数よりも、休日が少ない従業員がいた場合、その従業員に振替休日や代休を与えなければなりません。どうしても振替休日や代休を与えられない場合は、本人の同意のもとで「休日出勤手当」を支払いましょう。

また、労働基準法には、「1ヶ月に45時間を超える残業（休日出勤）をさせてはいけない」とあります。必要な休日をすることで、45時間以上の労働を超える従業員に対しては、必ず代休を与えてください。

勤怠管理についてもっと知りたい方はこちら！

『３６協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針』（厚生労働省）
https://www.mhlw.go.jp/content/000350731.pdf

関連記事：勤怠管理とは？目的や方法、管理すべき項目・対象者など網羅的に解説！

2. 人事担当者は「法定三帳簿」を整備しよう

法定三帳簿は整備されてしていますか？法定三帳簿とは、従業員の情報と従事する業種の内容などをまとめた「労働者名簿」、給与の支払い状況を記載した「賃金台帳」、タイムカードなど勤怠の記録を記した「出勤簿」の3つ。これらを「法定三帳簿」と呼び、これらを適切に整備することが、労働基準法により義務付けられています。