勤怠の締め作業は毎月おこなわなければならない業務なので、多忙な人事担当者の方にとって月末は繁忙期となっている傾向があります。

勤怠の締め作業を効率的に進めることは大切ですが、勤怠を締める業務に慣れていないスタッフにとっては仕事内容の意味が分からず、正確に処理できていないケースも。

そこで今回の記事では勤怠締日の仕事内容や締日の設定方法、勤怠を効率的に締める方法をご紹介します。

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1. 勤怠締日の仕事内容とは

勤怠の締日は通常の業務に加えて勤怠締め業務もしなければならないので、通常よりも忙しくなってしまいます。

スムーズに締め作業を進めるためには、そもそもなぜ勤怠を正確に締めなければならないのかや、勤怠で締めるべき項目について理解しておくことが重要です。

1-1. 勤怠を締める重要性とは

従業員の勤怠の状況を正確に把握した上で締めることは、適切な給料の支払いや労働基準法に則った業務内容になっていることを客観的に証明するため、非常に重要です。

後になってから給料の支払いミスや時間外手当の不支給などが指摘されると、会計処理が面倒になるだけでなく会社としての評判も低下してしまいます。

つまり、健全に事業を運営していることを証明できるよう、日頃から勤怠を適切に締めておく必要があるのです。

1-2. 勤怠締日の仕事内容

勤怠締日では、従業員の勤務状況を正しく把握することから仕事が始まります。

タイムカードを確認するだけでなく、時間外勤務届や有給休暇届などは紙ベースで処理しているケースが多いため、それらを回収して計算するだけでも多くの時間がかかってしまいます。

また従業員が毎日正しく勤怠を申請していたとしても、上司の承認が追いついていなければ書類として処理することができません。

それらが全て済んだ段階でパソコンに勤怠状況を入力して集計するため、通常業務と並行しておこなう場合は非常に時間がかかります。

1-3. 勤怠管理で締める項目

従業員の勤怠の状況を集計する上では、適切に時間管理した上で賃金を支払っていることを証明するため、労働日ごとの労働時間を把握しておくことが最低限必要です。

それに伴って発生する時間外労働や休日出勤など法定外の労働についても、確実に記録に残しておく必要があります。

また、従業員が健康的な働き方ができているかどうかを把握するためには、休日数や有給休暇の消化日数など、労働日数以外の時間も適切に管理しなければなりません。

2. 勤怠の締日の設定方法

勤怠の締日は会社によって違いがあるため、これから勤怠の締日を設定する人や変更しようと考えている人は、どのように設定すればよいか迷う人も多いでしょう。

勤怠の締日を適切に設定すれば締め作業を効率化でき、他の業務にあてる時間が生まれるため、会社全体の生産性を上げることができるはずです。

2-1. トラブル回避のためには余裕を持った締日の設定が大切

勤怠の締日を自由に設定しても良いとはいっても、勤怠の締日から給与の支払い日までの日数が短すぎると勤怠の締め処理が間に合わず、給与が支払えないという事態をまねきかねません。 

締日ぎりぎりになって勤怠を修正しなければならなくなったり、銀行の営業時間内に給与の振込手続きができなければ、業務をさらに忙しくしてしまったり従業員との間にトラブルを生じる場合もあります。

勤怠の締日を設定する場合は、締日から給与支払い日までの日数に余裕を持たせるようにしましょう。

2-2. 勤怠締日を守らないリスクとは

勤怠の状況を適切に把握する業務は非常に煩雑で時間のかかるものですが、疎かにしていると会社側に大きなダメージを与える恐れがあります。

例えば、法定労働時間を超えて業務をさせているのに残業代を支払っていなかったり、適切な日数の休暇を与えていないことが判明すればブラック企業としてのレッテルが貼られるようになり、企業の信頼が急落してしまう可能性もあります。

また、このような状況が長期間続いている場合は労働基準監督署から是正勧告を受けることにより、未払い分の賃金を支払わなければならなくなる場合もあるのです。

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3. 勤怠の締日を変更したい場合

勤怠を締める作業を効率化させたい場合や、給与の支払日まで余裕を持った勤怠の締日を設定したい場合は、勤怠の締日を変更する必要性が出てきます。

勤怠の締日を変更したい場合、特に大きな会社になればなるほど、一方的に日付を変更することが認められていません。

スムーズな会社運営をおこなうためには、会社と従業員が納得する勤怠の締日に設定することが重要なのです。ここからは勤怠の締日を変更するために必要なポイントをご紹介します。

3-1. 締日変更と給与の関係に注意する

3-2. 就業規則を変更する

従業員への給与の支払い方法や勤怠の締日などは就業規則で定めることによって効力を発揮しています。そのため勤怠の締日を変更する場合は、タイムリーに就業規則も変更しなければなりません。就業規則を変更する場合は会社の一方的な都合のみでは認められません。

労働基準法では就業規則を変更する場合は労働組合や労働者の過半数の同意が必要であると定められています。適切な手順に沿って就業規則を変更した上で、就業規則を変更するようにしましょう。

3-3.  従業員へ事前に周知する

就業規則を変更したとしても、その内容や効力を発揮する日が従業員に伝わっていなければ、社内で混乱を招いたり従業員とのトラブルを引き起こしてしまう場合があります。

そのため、社内の規定を変更するときは、新しい規定にスムーズに移行できるように事前に従業員に対して変更内容を周知しておくことが重要です。

4. 勤怠の締め作業を効率的におこなう方法とは？

勤怠を締める目的を理解したり、適切な勤怠の締日を設定することができれば、勤怠を締める作業を根拠に基づきながら余裕を持っておこなうことができます。

とはいっても会社の規模が大きくなればなるほど管理しなければならない従業員数が増えるので、勤怠の締め作業を効率化する方法を知っておくことが重要です。

4-1. 勤怠管理を効率化するメリット

勤怠管理を効率することには様々なメリットがあります。毎月、勤怠管理にかかる工数を削減できれば、他の業務に時間を割くことができるだけでなく、人事スタッフの時間外労働も減少できるでしょう。

また、従業員の正しい労務管理ができるようになるため、従業員にとって働きやすい会社づくりに貢献したり、適切な給料支払いができるようになるため職員の満足度も高くなります。

このように客観的に見て健全に運営できている会社は、従業員のみでなく社会的な信頼も高くなるのです。

4-2. タイムカードを廃止する

勤怠を締める業務を効率化する方法として、タイムカードを廃止することが挙げられます。

紙ベースのタイムカードを廃止してペーパーレス化することで、タイムカードの運用コストを削減できるだけでなく従業員の勤怠の状況をタイムリーに把握することにもつながるのです。

4-3. 勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムを導入するメリットの一つとして、従業員の勤務時間を正確に管理できることがあげられます。勤怠管理システムは、PC打刻・スマートフォン・タブレットなど、インターネットに接続している機器であれば場所を問わず打刻をすることができます。

また、有給申請、休暇申請といった各種申請のフローを会社ごとにカスタマイズできるシステムが多いため、自社の働き方に近い形で導入することが可能です。従業員が打刻や各種申請をおこなえるだけでなく、管理者側の工数を大幅に削減できることが期待できます。

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5. まとめ

今回の記事では勤怠を占める重要性や適切な勤怠の締日の設定方法、勤怠の締日を変更する場合に注意すべきポイントを紹介しました。

勤怠締日の設定方法や勤怠の締め方は会社によって違いがあるので、どの方法を採用してよいか迷っている人も多いでしょう。 

ここで紹介した内容を参考にして、正しい勤怠の締め方について理解した上で、会社にとってどのような方法が最も効率的な勤怠の締め方なのかを検討してみてください。

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