勤怠の締め日が忙しい原因とは?効率的な管理方法をご紹介 | jinjerBlog

勤怠の締め日が忙しい原因とは?効率的な管理方法をご紹介

勤怠の締め日に追われる人事担当者

毎月訪れる勤怠の締め日は、人事担当者にとって最も忙しい時期といえます。加えて、「締め日の変更」まで重なると仕事量は膨れ上がるため、頭を抱えている人事担当者も多いかと思います。

今回は、勤怠締めに時間がかかる原因と対策、そして締め日が変わった時の対処法についてご紹介します。

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働き方改革による業務効率化やDX化を背景に、クラウド型勤怠管理システムを利用する企業が増加しています。

しかし、システムといっても「そもそもどんなもので、何ができるの?」とイメージがつかない方も多いでしょう。

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1. 勤怠締めに時間がかかる原因と対策

社員の勤怠状況の一覧

勤怠締めに時間がかかるのは、勤怠管理の方法に原因があるのかもしれません。そこで、原因として、なぜ出勤簿やタイムカードを使った場合、勤怠締めに時間がかかるのか。
また、その解決策として勤怠管理システムは、なぜ勤怠締めの負担を軽減することができるのかを説明します。

1-1. 勤怠情報を集めるのに時間がかかる

勤怠情報とは、出勤時間・休日の回数・休憩の時間などが記された出勤簿やタイムカード、残業や有休の申請書を指します。勤怠締めの際、給与計算をするために必要なものですが、どのように収集していますか?

人事担当者が各部署を回り、回収しているようであれば改善する余地がありそうです。集計作業だけでも負荷が大きいのに、その下準備に時間がかかっては、本題が後手後手になってしまうでしょう。

対策:人事担当者が直接回収に回るのではなく、各部署の使用者(または代表者)が人事担当者のもとに届けるようにしてもらいましょう。
また、その際には各部署で事前にチェックをしてもらい、記入漏れが無いよう、また残業・有休申請書をまとめてもらうと作業が捗ります。

1-2. 給与計算を手作業でおこなう

勤怠情報が無事手元に集まったら、今度は給与換算のための確認作業が待っています。一人ひとりの勤怠情報を確認し、申請のない残業や休日出勤などを確認し、正しく給与を換算しなければなりません。しかも、全て目視で確認し計算していかなければならないので、時間は一層かかります。

対策:エクセルを使用し、一人ひとり給与換算するための数式を作るとよいでしょう。また、残業や有休の申請は、紙媒体の申請書を廃止し、自社内で共有できるファイルなどにまとめてもらうと、回収する手間が省けます。

1-3. 勤怠締めの悩みは「勤怠管理システム」で解決

勤怠締めに時間がかかる原因は、人の手で作業することにあります。勤怠情報から給与の換算まで、AIが自動でおこなってくれる「勤怠管理システム」を使用すれば、勤怠締めにかかる時間を削減可能です。

打刻は全てシステム上で管理し、残業や有休の申請もシステム上でおこないます。全労働者の勤怠情報から給与の換算まで自動で処理してくれるのです。

また、打刻漏れや申請漏れも感知し、規定を超える残業をした従業員がいた場合、使用者に対して通知してくれます。見落としも防いでくれるので、締め作業もかなりスムーズに終わるでしょう。

関連記事:勤怠管理システムとは?はじめての導入にはクラウド型がおすすめ

2. 締め日と支払日が変更になったときの対処法

勤怠書類の山

締め作業に関してはシステムで解決できました。では、企業側が締め日と支払日を変更するという判断を下した場合は、どのような対処をすべきでしょうか。
法律の面、従業員への配慮の面、二つに分けて説明します。

2-1. 法律に抵触しないように管理する

法律では、給与の支払いに関する「5原則」が定められています。

1.通貨で支払うこと
2.全額支払うこと
3.直接支払うこと
4.毎月1回以上支払うこと
5.毎月定めた期日に支払うこと

要約すると「賃金は、全額通貨で月に1回以上、決められた日に必ず支払う」となります。

給与の支払い日が変更になることで、「変更になった月の支払い日がなくなる」という状況を避けなければなりません。

企業側が支払日の変更をするといった判断を取った際は、トラブルになる前に人事担当者が法律に抵触してしまうことを説明しましょう。

出典:厚生労働省 『労働基準行政全般に関するQ&A』
https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/faq_kijyungyosei05.html

2-2. 従業員への配慮もしましょう

勤怠の締め日、給与の支払い日が変更になった場合、負担を担うのは企業や人事担当者だけではありません。働く従業員も、変更によって生活に影響がでます。従業員の負担を少しでも減らすために、人事担当者がおこなうべき配慮があります。

2-2-1. 早めに通達する

勤怠の締め日、給与の支払い日が変更になった際は、できるだけ早く従業員に知らせるべきです。

従業員は、給与の支払い日に合わせて生活費の段取りを組んでいます。突然、給与支給日が変更になることを伝えると困惑してしまうので、数か月前から通達してください。

2-2-2. 変更月の給与だけは減給になることを伝える

勤怠の締め日、給与の支払日が変更になった場合、「変更月だけは給与が減る」ということも忘れずに従業員へ伝えましょう。

通常、給与は一か月間勤務した分が支払われます。しかし、勤怠の締め日が変更になると、変更した月は丸一か月分の給与が入らず、結果として変更月だけは給与が減ってしまいます。

例:月末が勤怠の締め日だとすると
1月1日から1月31日まで勤務して1ヶ月分の給与が入るが
15日が勤怠の締め日に変更になると、1月1日から1月15日までの勤務になるので、15日分の給与しか入らないことに

働く従業員は、給与額が減ると変更月は支払いや生活費の工面をしなければなりません。

3. まとめ

勤怠管理システムを利用する人事担当者

毎月の勤怠締め日周辺は、人事担当者にとって繁忙期。勤怠締め業務は、給与の支払い額を決めるミスの許されないものです。余裕を持って正確にチェックするためにも、一度その作業工程の見直しをしてみると良いでしょう。

それでも業務に追われるという場合は、勤怠管理システムがおすすめです。AIが正確なチェックと打刻漏れなどの通知をしてくれるので、労力の削減になります。

また、企業の事情で勤怠の締め日と給与の支払い日が変更になってしまったら、賃金支払い5原則に抵触しないように注意してください。従業員の生活にも配慮も、忘れずにおこないましょう。

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しかし、システムといっても「そもそもどんなもので、何ができるの?」とイメージがつかない方も多いでしょう。

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