出勤簿の役割とは?効率的に管理する方法を詳しく紹介 | jinjerBlog

出勤簿の役割とは?効率的に管理する方法を詳しく紹介

出勤簿をまとめたファイル

出勤簿は従業員の労働時間や出勤日数などを管理するために必要なもので、これをもとに毎月の賃金の計算などをおこないます。出勤簿はすべての企業が必ず作成しなければならないものなので、今一度出勤簿の役割についてきちんと学んでおきましょう。本記事では、出勤簿の概要から効率的に管理する方法などを紹介します。

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法定三帳簿とは、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の3種類の帳簿のことです。

いずれも、雇用形態に限らず、従業員を雇用する際には必要となるうえ、労働基準法で保存期間や記載事項などが決められているため、適切に調製しなければなりません。

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1.出勤簿の役割とは?

出勤簿を記入する人事担当者
ここでは、企業が作成を義務付けられている出勤簿の役割について解説します。
きちんと給与を支払うために、従業員の健康や良好な関係を守るためにも、正しく出勤簿を作成しましょう。

1-1.従業員の労働時間や労働日数の把握

出勤簿にはまず従業員の労働時間や労働日数を記入しなければなりません。
これによって、従業員それぞれがいつどれくらい働いたかが明確にわかります。

「〇月〇日〇時間」といった記入では、何時間時間外労働をしたか、何時間休憩を取ったか、またその日が休日出勤であったかなどがわからないため、それらをきちんと記入する欄も設けなければなりません。
なかには残業代を支払わないためにこれらの時間をごまかそうとする企業もありますが、法改正によりそれも難しくなってきています。

労働時間を守らなかったときに罰則があるか不安がある方は資料をご覧頂ければと思います。

1-2.時間外労働時間などの給与計算

出勤簿をもとに従業員の月々の給与を計算します。
労働基準法では基本的に1日8時間、または週40時間までと労働時間が定められていますが、これを超えている場合はその時間に対する割増賃金を支払う義務もあります。

割増賃金には様々な種類があり、時間外労働だけでなく、休日労働や深夜労働も割増率が違います。休日労働で時間外労働が発生する、時間外労働の延長で深夜労働に入るなどの場合はさらに給与計算が複雑になります。
出勤簿できちんと出勤時間や出勤日数を管理していればこれらの計算もすぐにでき、煩わしい給与計算の時間を短縮できます。

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関連記事:労働時間の正しい計算方法についてわかりやすく解説

1-3.雇用形態に関係なく従業員全員が対象

出勤簿は正社員だけでなく、パート、アルバイトなど従業員全員に作成しなければなりません。
派遣社員の場合は、派遣先企業ではなく派遣元企業が作成した出勤簿に従業員が記入し、派遣先の社員に確認してもらうのが一般的です。

しかし法律では、管理職の方はこの出勤簿を用意する必要はないとされています。
管理職は自分で労働時間を決めて働けるため、時間外労働や休日労働などの概念がありません。
そのため出勤簿で労働時間を把握しなくても固定給のままとなることが多いです。

2.出勤簿の効率的な管理方法

出勤簿を管理する人事担当者
これまでは勤務時間のみを記入する出勤簿を使っていた、従業員の押印のみの出勤簿を使っていたという場合、いきなり細かい記入が必要な出勤簿に変更するのは大変です。

どのようにすれば効率的に出勤簿を管理できるのかをきちんと把握しておきましょう。
法改正に伴い、より効率的に出勤簿を管理できるシステムなども充実してきています。

2-1.勤怠管理システムが便利

出勤簿を効率的に管理するもっとも簡単な方法としては勤怠管理システムの導入です。
勤怠管理システムを使えば、従業員がパソコンやスマホから出勤時間、退勤時間を打刻できます。
また、GPS機能によって不正な残業をしていないかを確認できるシステムもあります。
勤怠管理システムにあらかじめ所定の休日や労働時間を記入していれば、時間外労働や休日労働、深夜労働なども一目瞭然です。

▼(人気記事)GPS機能付きの勤怠管理システムに関する詳しい記事はこちら
タイムカードはもう不要?GPSで打刻できる勤怠管理システムとは

▼(お得な資料)残業時間に関する法改正を確認したい、残業管理の手間を削減したい方はこちら
【2021年法改正】残業管理の法律と効率的な管理方法徹底解説ガイド

 

さらに自動で月々の給与の計算をおこなってくれるシステムもあるため、これまでのように給料日前に計算に追われる、計算ミスから給与の未払いが発生するなどのトラブルを回避できるようになります。
勤怠管理システムはさまざまな種類が登場しており、内容や料金にも大きな違いがあります。企業に合う勤怠管理システムを探してみましょう。

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2-2.場合によっては手書きの方が便利

出勤簿は勤怠管理システムを利用することで効率的に管理できますが、場合によっては手書きの方が便利なこともあります。
毎日、毎週の労働時間が決まっている企業ならシステムを使った方が便利ですが、シフト制や日々の出勤時間、退勤時間が違う仕事もたくさんあります。
その場合は手書きで管理した方が、毎回システムを書き換えるよりも簡単に管理をおこなえます。

また、従業員が少ない企業の場合もシステムを導入するコストと手書きのコストを比較すると手書きの方がスムーズな可能性もあります。勤怠管理システムは便利なものであれば100万円以上かかるものもあり、中小企業が導入するにはダメージが大きい可能性もあります。
従業員が少なく、正社員とパート、アルバイトなどのすみわけがきちんとできているのであれば手書きのままでも問題ないでしょう。
しかし、手書きは当然ミスも増えやすくなりますので、これまで以上に慎重に記入をおこなうようにしてください。

3.出勤簿を管理する際の注意点

出勤簿を管理する際の注意点
出勤簿は法律でさまざまな決まりが作られています。保管方法や明記する項目など、管理時の注意点について確認しておきましょう。

3-1.3年間の保管義務がある

出勤簿は原則として3年間の保存が義務付けられてます。
従業員が働き始めた日から3年間ではなく、最後に出勤した日から3年間です。
退職後残業代などに問題があった可能性がある場合、この出勤簿を提出して正しい給与を計算しなければなりません。

問題が発覚した際にこの出勤簿を提出できない場合は罰金が科せられますので注意しましょう。
従業員が多い企業では、数百名、数千名もの出勤簿を3年間保管しておくのは大変です。
その場合はパソコンでデータとして保存する方法もあります。その際は法律で定められた条件がきちんと表示されているか、すぐに提出できるようになっているか、消去、あとからの書き換えがすぐにわかるようになっているかなどの条件があります。

3-2.タイムカードは出勤簿の代わりにならない

労働時間をタイムカードで管理している企業もありますが、タイムカードは出勤簿の代わりにはなりません。
タイムカードでは働いた時間しか分からず、それが企業が定めている正しい出勤時間、退勤時間であるとは証明できないからです。

また、退勤時間にタイムカードを切らせて残業をさせるブラック企業もあり、これを回避するためにもタイムカードは出勤簿として認めないよう法律で義務付けられました。
タイムカードを出勤簿代わりにする場合は作業日報、残業許可証といった資料の作成が必要であり、出勤簿を作成するよりも余計な手間やコストがかかります。

タイムカードから勤怠管理システムの導入を検討するのも1つの手ではあります。労働時間の正しい計算方法についてわかりやすく解説をご覧頂ければお分かりになると思います。

4.出勤簿の役割を確認して正しく利用しよう

会議する様子
出勤簿の基本的な情報から効率的な管理方法について解説しました。
出勤簿は給与計算だけでなく、従業員の健康の維持やトラブル回避のためにも重要な役割を担っています。

従来通り押印のみの出勤簿や、出勤時間と退勤時間しかわからないような出勤簿を使い続けている場合はいざトラブルになった際に不利になる可能性もあります。
勤怠管理システムの導入なども検討し、より正しく従業員の労働時間、支払うべき賃金を把握できるようにしましょう。

関連記事:出勤簿は印鑑の押印だけでも大丈夫?法律的な問題点を解説

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