労働時間の正しい計算方法は、

という流れでおこないます。従業員の給与を正確に計算するためには、前提として労働時間の正確な算出が必要不可欠です。人事の管理者として働く場合は、労働時間の計算方法について理解しておきましょう。

ただ、月々の労働時間と給与額を計算するためには、数分単位の残業や遅刻の扱い、みなし時間労働制度の使い方といった細かい調整も必要です。

そこで、今回は人事として知っておきたい労働時間の正しい計算方法に加えて、労働時間計算時の細かい注意点、簡単・正確に勤怠管理をするポイントなどをお伝えしていきます。

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1. 勤務時間から休憩時間を差し引く！労働時間の正しい計算方法

労働時間の計算方法は、勤務時間から休憩や遅刻・欠勤・早退などの時間を差し引くだけです。まずは、労働時間計算の基本知識と、計算の流れを押さえていきましょう。

1-1. 1日の労働時間は1分単位で求めることが原則

労働時間を計算する際、人事の管理者や担当者が絶対に覚えておくべき基本が、「労働時間を1分単位でカウントする」というルールです。たとえ把握するのが面倒でも、従業員の出退勤は分単位で管理する必要があります。

人事や経営者側の事情で、30分の残業をなしにしたり、3分の遅刻を1時間の遅刻として扱ったりすることはできません。もし、1日単位で従業員の労働時間を一方的に切り捨てていた場合、後日従業員から未払い給与の訴えを起こされる場合もあります。

本来企業が支払うべき給与の一部を、人事の自己判断で安く抑えることは法律違反です。面倒でも従業員の労働時間は正確に記録し、給与に反映しましょう。

1-2. 例外として1ヶ月単位では端数を丸めて処理できる

企業の勤怠管理は、1日単位で見る場合、1分の労働時間も細かく計算する必要があります。ただし、例外として1ヵ月分の残業時間を計算するときは、端数を丸めて計算することも可能です。

長期的なスパンで厳密な計算を求めると、勤怠管理や給与計算の処理が複雑になってしまいます。そのため、1ヵ月分の残業時間の計算時に端数が出た場合は、30分未満は切り捨て、30分以上は切り上げて端数処理することができます。

なお、端数を処理する場合は、従業員全員に同じルールを適用しましょう。給与計算のあいまいさは労働トラブルに発展するリスクが高いため、就業規則や労使協定で明文化しておくことをおすすめします。

正しい労働時間を求める方法は、1日の勤務時間から休憩時間を引くだけです。労働基準法において、給与の支払い対象になるのは実際に働いている時間、つまり労働時間だとされています。

法律の見解上、休憩時間は完全に業務から切り離された時間なので、出社から退勤までの間に取る休憩時間分の給与を企業が支払う必要はありません。

勤務時間とは、出社してから退勤するまでの時間のことです。朝10時に出社して12時から13時まで1時間の休憩を取り、19時に退勤する場合、勤務時間9時間-休憩1時間=労働時間8時間という計算です。

1-4. 遅刻や早退がある場合は労働時間から差し引く

もし、社員が1ヵ月の間に遅刻や早退、欠勤などをしている場合、それらの時間を労働時間から引きましょう。ただし注意しておきたいのは、「労働していない時間以上に差し引いてはならない」点です。たとえば、5分の遅刻を15分の遅刻として処理することはできません。

遅刻や早退などによって、働いていない時間があれば、給与を支払う必要はありませんが、働いた時間に対しては給与を支払わなければなりません。遅刻早退も1分単位で管理し、労働時間がなかった分だけ差し引きましょう。

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1-5. 残業時間の扱いには要注意

勤怠管理の担当者として必ず把握しておきたい点は、残業時間の数え方と、その割増率です。労働基準法では、従業員に1日8時間、週40時間の法定労働時間を越えた業務を命令する場合、1.25倍で「割増賃金」の支払いを求めています。

ここで注意しておきたいのは、定時を超えて働いた時間が全て割増賃金の支払いが必要な「残業」になるわけではないことです。

割増賃金の支払いが必要な残業とは、法定労働時間である「1日8時間、週40時間」を越えて労働させた時間です。したがって、所定労働時間が8時間未満である場合は、労働時間が8時間を越えた分から割増賃金の支払いが必要になります。

例えば定時が10時～18時で所定労働時間が7時間である企業で、18時の定時後に2時間の残業をした場合は、8時間に達するまでの1時間分は「1時間あたりの基礎賃金×1時間」分の給与が必要になり、8時間を越えた1時間分は「1時間あたりの基礎賃金×1時間×1.25倍」の残業手当を支給することになります。

残業時間の扱いによって月々の給与額が大きく変わるので、どこからどこまでが割増賃金の必要な残業なのか、しっかりと把握したうえで労働時間と給与を計算しましょう。

業種業界によって就業規則は様々であるため、自社の「残業」は法定内残業と法定外残業のどちらにあてはまるのかを正確に把握しておくことが大切です。当サイトでは残業の定義や上限規制について分かりやすくまとめた資料を無料で配布しておりますので、時間外労働の定義について正しく理解したい方はこちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

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2. 労働時間は原則固定！「みなし労働時間制」での計算方法

一般的な労働契約では、実際に働いた時間分の給与を算出します。しかし、日本の企業はすべてが加算式の労働契約を採用しているわけではありません。実際の労働時間に関わらず、「○時間働いた」という仮定で給与計算をする「みなし労働時間制」を導入している場合、労働時間の計算を大幅に短縮することができます。

2-1. みなし労働時間制の企業は労使協定や雇用契約で定めた労働時間を適用する

みなし労働時間制とは、「1日の労働時間を○時間」と決めてしまい、その数字を元に給与を計算する方法です。実際には1日5時間勤務だったり、6時間勤務だったりしても、みなし労働時間が7時間なら、出勤日数×7時間分の給与を計算して支払います。労働時間の管理を簡略化できるのが、人事からみたメリットです。

3. クラウド型勤怠管理システムで正確・簡単に勤怠管理をおこなおう

勤怠管理を正確かつ簡単に進めたい人事担当者におすすめなのが、クラウド型勤怠管理システムの導入です。従来の勤怠管理では、『自己申告制で各従業員から出退勤情報を伝えてもらう』『従業員の出退勤時間をタイムカードで把握する』『手作業や表計算ソフトで労働時間と給与の計算をする』といった方法が利用されていました。

ただ、自己申告制の出退勤管理は、従業員の人数が増えてきた場合簡単に不正ができてしまいます。また、タイムカードもあると便利ですが、基本的に職場にいるときにのみ利用できる設備なので、出張中や直行直帰の際に正確な出退勤時間を打刻できません。人によっては、タイムカードを押し忘れる場合もあるでしょう。

その点、クラウド化された勤怠管理システムなら、職場のパソコンやスマホ、従業員に配布するICカードなどを利用して出退勤の時間を記録できます。職場にいても外出先にいても打刻できるのは、従業員側から見ても大きなメリットです。

職場の労働環境に合わせて、残業時間の算出方法をあらかじめ設定しておいたり、フレックスタイム制やみなし労働時間制を採用して給与計算の手間を軽減したりできるという強みもあります。

4. 複雑な労働時間の計算や管理は勤怠管理システムで効率化しよう

従業員の労働時間計算は給与の額に直結するため、ミスが許されない業務です。しかし、日々複数名の勤怠管理を正確に記録し続けるのは大変です。手作業が多ければ多いほどヒューマンエラーは起きやすくなるため、労働時間の正しい計算方法を理解したうえで勤怠管理システムを導入し、面倒な手続きを効率化しましょう。