タイムカードはもう不要?GPSで打刻できる勤怠管理システムとは | jinjerBlog

タイムカードはもう不要?GPSで打刻できる勤怠管理システムとは

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タイムレコーダーを使った勤怠管理をしている企業で、「従業員がタイムカードを押し忘れる」「不正な打刻が多い」「外回りの職種のタイムカードが虫食いになってしまう」といった悩みを抱えているケースが少なくありません。

また、紙のタイムカードは手作業で集計・管理する必要があるため、毎月の給与計算作業や労務管理も大きな手間がかかります。

最近、注目を集めている勤怠管理方法が、スマートフォンやタブレットのGPS機能を使う「GPS打刻」です。アプリケーション上で打刻する際に従業員の「位置情報」を取得できるため、紙のタイムカードにありがちな問題の多くを解決できます。

この記事では、GPSで打刻できるアプリの導入メリットや、導入にあたっての注意点を解説いたします。勤怠管理にお悩みの企業の方は、ぜひ参考にしてください。

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働き方改革が始まり、「タイムカードの勤怠管理は面倒な作業が多くてなんとかしたいけど、どうしたらいいかわからない・・」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入には、以下のようなメリットがあります。

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

働き方改革を成功させるため、ぜひ「【課題別】勤怠管理システムを使用した タイムカードの課題解決BOOK」をご参考にください。

1. 位置情報(GPS)で打刻できるアプリとは?いつでもどこでも正確に打刻

GPS打刻とは、スマートフォンやタブレットのGPS機能を利用し、アプリケーション上で打刻すると同時に本人の位置情報も送信してもらう勤怠管理方法です。

従来のタイムカードと違い、「いつ打刻したのか」「どこで打刻したのか」の両方がわかるため、より正確な勤務実態の把握が可能です。アプリにログインし、直感的な操作で簡単に打刻できるため、従来のタイムレコーダーを使用した方法よりも手間がかかりません。

とくに営業や出張など直行直帰が多い職種では、外出先で手軽にできるGPS打刻を採用するケースが増えています。多くのGPS打刻アプリでは、位置情報を利用して、打刻が有効となる場所の範囲をあらかじめ設定できるため、不正な打刻を防ぐこともできます。

また、勤怠管理の効率化を目的として、GPS打刻を導入する企業も少なくありません。GPS打刻で記録した時刻と位置情報は、勤怠管理システム上で自動保存され、データベース化されます。システムの管理画面を通じて、従業員ごとに週単位・月単位で勤務データを確認し、勤務時間が超過していないかなどの労務管理に役立てることも可能です。

従業員にスマホやタブレットを貸与している企業や、従業員の情報端末の私的利用(BYOD)を許可している企業なら、高額な情報システムを新たに購入する必要はありません。GPS打刻アプリを従業員にインストールしてもらうだけで、すぐに利用開始できます。

2. 位置情報(GPS)を利用して打刻する3つのメリット

位置情報(GPS)で打刻する方法は、タイムカードを使う方法よりも、企業の勤怠管理に多くのメリットをもたらします。「いつ打刻したのか」「どこで打刻したのか」の2つの情報を活用し、正確で効率的な勤怠管理が可能です。

2-1. 従業員の打刻漏れを防げる

GPS打刻では、スマホやタブレットのアプリを操作するだけで、打刻した時間と場所がシステム側で確実に記録されます。そのため、社員の打刻し忘れが起こりにくいのです。

紙のタイムカードを使った方法では、従業員がタイムレコーダーのある場所に行って操作する必要があるため、打刻そのものに手間がかかります。

始業前の慌ただしい時間帯では、その日の仕事のことで頭がいっぱいで、打刻を後回しにしてしまう社員も少なくありません。

GPS打刻なら、必要なのはスマホやタブレットの操作だけです。数秒で打刻が完了するため、忙しい時間帯や業務量の多い繁忙期でも、従業員の負担になりません。

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2-2. 不正な打刻を防止できる

GPS打刻の最大の特徴が、打刻した従業員の位置情報を記録できる点です。

「誰が・いつ・どこで打刻しているか」を管理者側が把握できるため、実際には出勤していないのにもかかわらず、その場にいたかのように装う不正打刻を防止できます。

従来のタイムレコーダーを使った方法では、「代理打刻」が可能です。

代理打刻とは、電車に乗り遅れたり、寝坊して出社時刻に間に合わなくなったりしたときなどに、同僚に頼んで代わりに打刻を頼む不正のことです。

もちろん、生体認証やICカードに対応したタイムレコーダーなら代理打刻を防止できますが、機材を持っていない場合は購入コストがかかります。

GPS打刻ならアプリのインストールだけで済むため、ほとんど導入コストがかかりません。

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2-3. 外出先での出退勤を正確に把握できる

営業などの外回りが多い職種では、訪問先へ直行直帰するケースも少なくありません。

こうした職種に対しては、日報の提出や後日の自己申告などで、出退勤を管理します。虚偽報告ではなくても、本人の記憶が曖昧になってしまうこともあり、正確な勤務実態を把握することは困難です。

GPS機能を使った打刻は、外出先でもスマホやタブレットで手軽に打刻できます。位置情報を送信するため、従業員が今どこにいるかを正確に知ることもできます。

外出先でも、オフィスにいるときと同様に打刻できるのが、GPS打刻のメリットです。

【関連記事】外回り営業担当者の労働時間管理を確実におこなうための3つの方法

3. 位置情報(GPS)で打刻できる3つのデメリット

おでこをキーボードに付けている写真不正打刻や打刻漏れを防止できるGPS打刻ですが、デメリットも存在します。導入にあたっては、デメリットもしっかりと把握した上で検討を進めましょう。

3-1. スマホ端末とバージョンが合っているか

従業員個人のスマホに勤怠管理アプリをインストールして利用する際、スマホ端末とアプリとバージョンや機種が適合しているかが問題になります。その理由として、スマホの端末はandroidやIphoneなどの種類が多いため、スマホ端末の動作保証が難しいことが背景にあります。

ブラウザを利用する場合でも、スマホのブラウザのバージョンが古いことで、途中で動作が止まってしまったり、打刻画面が開けなかったりなど、上手く動作しない可能性があります。

しかし、古いものや利用者が少ないものは、動作可能かどうか検討するのは難しい形になっています。そのため、具体的にどのスマホ端末であれば動作するか情報収集しておきましょう。

3-2. スマホのOSやアプリを定期的にアップデートする

スマホやパソコンを使用する際に、正しく動作させるためにOSやアプリを最新にする必要があります。勤怠管理システムを導入した場合は、スマホでの勤怠管理の際に、従業員に対してOSやアプリを最新の状態にアップデートしておくよう通知する必要があります。

また、導入したシステムがスマホのOSのアップデートに対応しない場合、利用し続けた際に動作しなくなる可能性があります。導入する前に、導入後のサポート面についても確認しておきましょう。

3-3. GPSの位置情報取得ができない場合、不正打刻の可能性も

スマホで勤怠情報が入力できれば、どんな場所にいても打刻が可能になります。しかし、位置情報が取得できなければ、そもそもGPS打刻を利用できないため、不正な出勤や退勤の打刻をしても、確認することができません。不正打刻は、労働基準法に触れる違反行為に適合するため、場合によっては罰則の適用もあります。

4. 位置情報(GPS)で打刻できるアプリの2つの導入ポイント

ここまで、GPS打刻のメリットを解説しました。しかし、GPS打刻は従業員の個人情報を取得するため、あらかじめ配慮が必要です。

また、より便利にGPS打刻を使うためにも、導入にあたっては2つのポイントを意識しましょう。

4-1. スマホだけでなくタブレットにも打刻システムを採用する

GPS打刻に対応した勤怠管理システムにはさまざまな種類がありますが、中にはスマートフォンにしか対応していない商品があります。

最近は職場でもタブレットを活用する機会が多いため、なるべくスマートフォン・タブレットの両方に対応した勤怠管理システムを選びましょう。

また、スマホ・タブレット両対応のシステムでも、AndroidかiOSのどちらかでしか使えないものもあるため注意が必要です。

そのほか、Google HomeやApple Watchなど、さまざまなデバイスに対応した勤怠管理システムを選ぶと、業務での活用の幅が大きく広がります。

4-2. プライバシー保護に配慮する

GPS打刻を導入するということは、従業員の位置情報を取得するということになります。そのため、位置情報が不正に利用されることがないよう、情報利用の範囲やルールを十分に定め周知することが大切です。

また、位置情報を取得されるとなると、監視されているようで不快だと感じる従業員もいるかもしれません。しかし、GPS打刻によって位置情報が送信されるのは打刻の時点だけであり、管理部門側が従業員の位置を常時把握しているということにはなりません。

そのことを従業員に説明し十分な理解を得てから導入することで、従業員とのトラブルも起きにくくなるでしょう。

参考:不正打刻を防ぐGPS打刻のメリットについて紹介

5. GPS打刻の導入で正確かつ効率的な勤怠管理を実現!

今回は、位置情報(GPS)で打刻できるアプリを導入するメリットや、導入にあたって注意したいポイントを解説しました。

タイムカードの押し忘れを防止できるだけでなく、営業や出張など外回りの仕事に多い不正な打刻を防止することも可能です。GPS打刻では従業員の個人情報を取得するため、勤怠管理の目的以外に個人情報を利用しないことをあらかじめ伝えておきましょう。

また、スマホだけでなくタブレットにも対応した勤怠管理システムを導入することで、さらにGPS打刻の活用の幅が広がります。正確で効率的な勤怠管理を実現したい方は、ぜひGPS打刻アプリを導入してみてください。

タイムカードの勤怠管理に課題を抱えているご担当者様へ

外回りの営業など外出していることの多い従業員をタイムカードや出勤簿で勤怠管理することは、自己申告に頼ることになり、正確性に欠けてしまいます。

また、直行・直帰が多いと「本当に始業時間に現場にいたのか?」「終業時間よりも早く業務を終了して帰っていたのではないか?」と不安になっても、確認する術がありません。

そこで、解決策の一つとして注目されているのがGPS打刻機能が搭載された勤怠管理システムです。

記事でも紹介したように、GPS打刻ではどこで打刻したのかがわかるため、不正打刻を防止しながら、外出の多い従業員の打刻漏れも減らすことが可能です。

「GPS打刻や勤怠管理システムが便利なのは分かったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、資料をご用意しました。

正確な労働時間の管理を行いたい方は、ぜひ「【課題別】勤怠管理システムを使用した タイムカードの課題解決BOOK」をご参考にください。