外回り営業担当者の労働時間管理を確実におこなうための3つの方法 | jinjerBlog

外回り営業担当者の労働時間管理を確実におこなうための3つの方法

営業・外回り・直行直帰など、会社の外で仕事をする従業員は、労働時間の管理が困難です。オフィスの中で働く従業員なら、管理者の目が直接行き届くだけでなく、労働時間の超過があればすぐに気が付きます。

しかし、外回り営業社員は労働時間を正確に把握するのが難しく、結果として長時間の残業や時間外労働が放置されてしまうケースもあります。そこでこの記事では、外回り営業社員の労働時間を確実に管理するための3つの方法を解説します。

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これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

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勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

1. 外回り営業社員の労働時間を管理する3つの方法

外回り営業社員の労働時間管理は、内勤やバックオフィスの社員と違い、企業側の工夫が求められます。「事業所外みなし労働時間制」を使う方法もありますが、外出先でも打刻できるネットワーク対応タイムレコーダーや勤怠管理システムを使えば、労働時間を1分単位で正確に管理することが可能です。

1-1. 「事業所外みなし労働時間制」の活用

労働基準法38条は、営業社員などを対象とした「事業所外みなし労働時間制」を条件付きで認めています。事業所外みなし労働時間制とは、会社の外で働いている従業員に対し、実労働時間にかかわらず「所定労働時間」で働いたものとみなすことができる制度です。

事業所外みなし労働時間制を利用すれば、労働時間を管理する手間を省けます。

ただし、通常の手段で労働時間の算定が困難であること、という条件がついているため、場合によっては認められないケースがあります。また、所定労働時間よりも実労働時間が著しく多い状態が続く場合、労働者とのトラブルに発展するリスクがあります。

1-2. ネットワーク対応のタイムレコーダーを使う

タイムレコーダーのなかには、ネットワーク機能を持ち、スマホやタブレット、フューチャーフォンかあら打刻できる機種が存在します。ネットワークに対応したタイムレコーダーを導入すれば、営業先や外出先からでも手軽に打刻できるため、オフィスの中にいるのと同様に労働時間を管理することが可能です。

1-3. 勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムを導入すれば、もっと便利に営業社員の労働時間を管理できます。勤怠管理システムは、ネットワーク対応のタイムレコーダーのように、スマホやタブレットなどで外出先から打刻できる機能を持っています。

それだけでなく、打刻した勤務データを集計し、労働時間や休憩時間などを自動で計算することも可能です。タイムレコーダーで労働時間を管理すると、従業員1人ひとりのタイムカードを集計する作業に時間がかかります。

勤怠管理システムなら、集計作業を完全自動化できるため、労働時間を管理する手間や人件費を省けます。計算ミスも起きず、正確な勤怠管理が可能です。

【関連記事】タイムカードはもう不要?GPSで打刻できる勤怠管理システムとは

2. 外回り営業社員の労働時間超過を防ぐための3つの対策

外回り営業社員は正確な労働時間を把握しづらいため、「いつのまにか法令の上限規制を超過していた」という事態も起こりえます。労働時間の超過を防ぐため、次の3つの対策をとりましょう。

2-1. 残業や時間外労働の「事前申請制」の導入

残業や時間外労働の「事前申請制」は、多くの企業が採用している対処法です。事前申請制とは、事前に直属の上司などの許可を得なければ、残業や休日出勤ができない仕組みのことです。営業社員が時間外労働をする時は、必ず管理者が実態を把握しているため、労働時間の超過が起きにくくなります。

2-2. 直行直帰やリモートワークの推進

営業先への直行直帰を許可したり、在宅でのリモートワークを推進したりすることでも、労働時間を短縮できます。オフィスから営業先への移動時間や、書類の記入やタイムカードの打刻などの事務作業で帰社する時間をカットすることで、労働時間の無駄を省くことが可能です。

会社の外で仕事をする営業や外回りは、直行直帰やリモートワークとの親和性が高いのもポイントです。

【関連記事】テレワーク・在宅勤務導入後の労働時間管理におすすめな方法3選

2-3. 勤怠管理システムで労働時間超過をリアルタイムで確認

もっとも効果が高いのが、勤怠管理システムを導入する方法です。勤怠管理システムは、従業員の打刻に基づき、労働時間や休憩時間、時間外労働時間などをリアルタイムで計算します。

こうした勤務データはシステム画面から容易にアクセスでき、労働時間の超過があれば、管理者がすぐに気がつくことができます。また、勤怠管理システムによっては、労働基準法や36協定などの上限規制に基づき、労働時間の異常値を自動で検出できる機能が備わっています。

労働時間の超過があれば、アラームなどで本人および管理者に知らせてくれるため、企業としてすぐにアクションを起こすことが可能です。

3. まとめ

今回は、外回り営業社員の労働時間を管理するポイントを解説しました。営業先や外出先で働く従業員の労働時間は、オフィス内で働くスタッフと違い、管理者が直接確認することができません。いつのまにか勤務時間が法令の上限規制を超過し、労働基準監督署から指導が入った、というケースも存在します。そのため、ネットワーク対応のタイムレコーダーや勤怠管理システムを導入して、労働時間を正確に把握できるよう努めることが大切です。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

タイムカードの集計は、集計時にExcelに入力する工数がかかりますし、有給休暇の管理は、従業員ごとに管理することが煩雑で、残有給日数を算出するのにも一苦労です。

どうにか工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方は、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「導入を検討するといっても、何から始めたらいいかわからない」という人事担当者様のために、勤怠管理システムを導入するために必要なことを21ページでまとめたガイドブックを用意しました。

人事の働き方改革を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。