タイムカードを押し忘れる従業員が多く、注意してもなかなか改善しないことにお悩みの企業が少なくありません。タイムカードの押し忘れが頻発すると、給与計算作業が滞るため、人事担当者や総務担当者の負担が増大します。また、従業員の労働時間を正確に把握できず、労務管理にも支障が出てしまいます。

実は、タイムカードの押し忘れには3つの原因があります。打刻漏れが起きる理由を知れば、会社として効果的な対策を打ち出すことが可能です。従業員のタイムカード押し忘れにお悩みの企業の方は、ぜひ参考にしてください。

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1. 従業員のタイムカードの押し忘れで最も多い理由3選

普段からタイムカードを押すよう意識付けをしていても、どうしても打刻漏れや押し忘れが出てきます、ここでは、従業員がタイムカードを押し忘れてしまう理由の中で、意外と見逃しがちなものを3つピックアップしました。

1-1. 入室時にタイムカード打刻機が視界に入らない

タイムカードの押し忘れが起きやすい理由の1つとして、入室時にタイムカードの打刻機が視界に入らないことが挙げられます。事務用品の山に埋もれていたり、目の前に遮蔽物が置かれていたり、タイムレコーダーの置き場所がわかりづらい企業が少なくありません。

普段はタイムカードをきちんと押している従業員でも、始業前の準備に追われて、タイムレコーダーのことが頭から抜け落ちてしまうことがあります。そうしたケースでも、タイムレコーダーを一目見れば打刻のことを思い出せます。しかし、タイムレコーダーがわかりづらい場所にあれば、1度抜け落ちた行動はそのままになってしまいます。

1-2. タイムカード打刻機の近くにトイレなどがある

意外と見落としがちなのが、トイレや休憩室の近くにタイムレコーダーが置かれている場合です。たしかに目につきやすく、従業員の導線と重なっていますが、思わぬ打刻漏れの原因となることがあります。

従業員がタイムカードを打刻する前にトイレや休憩室を利用し、そのまま打刻をし忘れてしまうケースが考えられるからです。タイムレコーダーを視界に入りやすい場所に置くことは大切ですが、周囲に押し忘れの原因となるものがないか確認しましょう。

1-3. 始業前から仕事脳になる熱心な従業員が多い

タイムカードの打刻し忘れが起きやすいのは、「始業前」の時間帯です。始業前はその日の仕事の準備で忙しく、タイムカードの打刻のことが頭から抜け落ちてしまいがちです。人間の脳のワーキングメモリの容量はそれほど大きくなく、新しい情報が入ってくると、すぐに古い情報を忘れてしまいます。

もちろん仕事熱心なのはよいことですが、仕事に熱中しすぎるあまり、ほかのことがおろそかになっている従業員がいないか注意しましょう。

2. 従業員のタイムカードの押し忘れを防ぐ3つの対策

2-1. タイムレコーダーをわかりやすいところに置く

タイムカードの押し忘れがなかなか減らない場合は、タイムレコーダーの置き場所を見直してみましょう。従業員の導線を考えて、従業員用の通路や出入り口など、通勤・退勤時に必ず通る場所にタイムレコーダーを設置すると効果的です。

タイムレコーダーが目に入りやすくなって、押し忘れを防止できるだけでなく、日頃から「出退勤＝打刻」という意識付けをすることができます。

2-2. 従業員が立ち寄りやすい場所に張り紙やポスターを掲示する

張り紙やポスターを目立つところに掲示して、従業員にリマインドするのも効果的な方法の1つです。「出勤・退勤時はタイムカードを必ず打刻」「始業前にタイムカードの押し忘れがないか確認」といった内容を紙に書き、更衣室や休憩室、トイレなど従業員が立ち寄りやすい場所に掲示しておきましょう。

「トイレや休憩室を利用してから打刻しよう」と考える従業員がいても、張り紙やポスターを見れば、すぐにタイムカードのことを思い出せます。また、始業前の慌ただしい時間帯でも、目につくところにリマインダーがあれば安心です。

ただし、同じポスターを掲示しつづけると、従業員が見慣れて注意喚起効果が薄れてしまうため、定期的に新しいものを貼り出すことが大切です。

2-3. 担当者を決めて打刻漏れをチェックしてもらう

タイムカードを押し忘れないようリマインドを徹底しても、とくに業務量が増加する繁忙期などでは、どうしても打刻漏れをしてしまう従業員が出てきます。万が一に備えて、タイムカードの打刻漏れをチェックする仕組みを作るのも効果的です。

部署やグループごとに日替わりで当番を決めて、始業前にタイムカードが打刻されているか確認してもらいましょう。タイムカードをチェックする側に回ることで、押し忘れに対する本人の意識も向上します。

ここまで対策を3点説明してきましたが、実際に打刻漏れが起きた場合の対処法も理解しておく必要があります。以下の関連記事に、打刻漏れのリスクと対処法について解説していますので、この記事と併せてご確認ください。

3. 従業員のタイムカード押し忘れは勤怠管理システムの導入で解決！

タイムカードの押し忘れを解決したい場合は、勤怠管理システムの導入がおすすめです。張り紙やポスターでリマインドしたり、担当者が打刻漏れをチェックしたりする方法も効果的ですが、勤怠管理システムなら打刻漏れを根本的に防げます。勤怠管理システムの導入には、次の2つのメリットがあります。

3-1. タイムカードの打刻漏れを自動でお知らせしてくれる

勤怠管理システムには、タイムカードの打刻漏れがないか自動で監視し、すぐにアラートを鳴らしてくれる機能があります。タイムカードの押し忘れがあれば、すばやく本人にお知らせしてくれるため、打刻漏れの効果的な防止策になるでしょう。アラートは管理者へ飛ばすこともできるため、慢性的に打刻漏れがある従業員を見つけ、口頭で注意するといった使い方も可能です。

また、人事担当者や総務担当者が打刻漏れの有無を調べたり、担当者を決めてタイムカードを一つひとつチェックしたりする必要がなく、自動で打刻漏れを検査してくれるため手間も時間もかかりません。

従業員数が少なく人的リソースが限られている中小企業から、従業員数が数百人を越えて勤怠チェックに時間がかかってしまう大企業まで、幅広い企業が導入メリットを実感できます。

3-2. スマホやタブレットで始業前の慌ただしい時間での手軽に打刻

タイムカードの押し忘れの原因の1つは「始業前」にあります。始業前はその日の仕事の準備で忙しく、タイムカードのことまで意識が回らない従業員も少なくありません。

そういった慌ただしい始業前でも、勤怠管理システムならすばやくタイムカードを打刻できます。スマートフォンやタブレットと連携したシステムなら、専用アプリにログインするだけで、後は1クリックで勤怠管理が完了します。

また、仕事上のコミュニケーションにSlackやChatworkなどを活用している企業は、チャットアプリに対応した勤怠管理システムもおすすめです。チャットアプリ上から簡単にタイムカードを打刻できるため、仕事の準備をする前に打刻したり、業務連絡のついでに打刻したりと、なにかと忙しいビジネスパーソンでも手軽に勤怠管理ができます。
勤怠管理システムで従業員の打刻の負担を軽減することで、忙しい始業前の時間でも押し忘れを防止できます。

4. タイムカードの押し忘れが起きる理由をふまえて効果的に対策しよう

今回は、タイムカードの打刻漏れが起きやすい理由と対処法を解説しました。従業員がタイムカードを押し忘れる理由として、「打刻機の場所がわかりづらい」「打刻機の近くにトイレや休憩室がある」「始業前に仕事のことしか考えられなくなってしまう」の3点が挙げられます。

タイムレコーダーを従業員の導線上に配置し、従業員が立ち寄りやすい場所にポスターや張り紙を掲示することで、効果的にリマインドできます。

タイムカードの押し忘れを根本的に解決するには、勤怠管理システムの導入も選択肢です。打刻漏れを自動で検出してくれるばかりか、スマホやタブレットで手軽に勤怠管理できるため、朝の忙しい時間でも打刻の手間がかかりません。

タイムカードの押し忘れが起きやすい理由をふまえたうえで、効果的な打刻漏れ対策を選びましょう。