従業員のタイムカードの押し忘れにお悩みの総務担当者や人事担当者は少なくありません。タイムカードの押し忘れは一見些細なミスのように見えて、積もり積もると企業にとって大きなリスクです。

打刻し忘れた従業員が多いと給与計算作業が滞るばかりか、従業員の労働時間を正確に把握できないため、労務管理にまで支障が出てしまいます。

しかし、従業員一人ひとりの意識をどうやって改善すればよいか、お困りの方も多いでしょう。そこで今回は、タイムカードの押し忘れを根本的に解決できる5つの対策を解説します。

タイムカードの押し忘れにお悩みの企業の方は、ぜひ参考にしてください。

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1. タイムカードの押し忘れを防ぐ5つの対策

従業員のタイムカードの押し忘れにお困りの方は、次の5つの対策を講じてみましょう。どんな企業にもできるちょっとした工夫で、タイムカードの打刻への意識が大きく変わります。

1-1. タイムレコーダーを置く場所を変える

タイムカードの押し忘れが頻発する企業は、まずタイムレコーダーの設置場所から見直しましょう。従業員の目につきにくい場所にタイムレコーダーがあることが原因で、押し忘れが発生しやすくなっている企業が少なくありません。

従業員の動線を意識して、出勤・退勤するときに必ず通らなければならない場所にタイムレコーダーを置くことで、「出退勤＝打刻」の意識付けができます。

従業員用の出入り口や、所属部署のある場所の出入り口などが、タイムレコーダーの設置場所として理想的です。ただし、人通りの多い場所や、外部の人が出入りする場所に置く場合は、通行の邪魔にならないよう注意しましょう。

また、タイムカードの保管場所を「①打刻前のもの」と「②打刻後のもの」の2つに分ける方法も効果的です。従業員に①の置き場からタイムカードをとってもらい、打刻後に②の置き場に置いてもらう仕組みです。

始業時刻になっても、①の置き場に残っているカードがあれば、タイムカードの押し忘れがあると一目瞭然でわかります。直属の上司に連絡するなどして、次回も押し忘れることがないよう口頭で注意してもらうと効果的な防止策になるでしょう。

1-2. ポスターやシールでリマインドをする

シンプルながら費用対効果が高いのが、張り紙やポスターを掲示する方法です。「出勤・退勤時はタイムカードを打刻すること」「タイムカードの押し忘れがないか必ず確認すること」といった内容を記載し、更衣室や従業員用ロッカーの壁など、社員の目に付きやすい場所に掲示しましょう。

パソコンで勤怠管理をおこなう企業は、パソコンの近くにシールなどを張るのも効果的です。

脳のワーキングメモリは容量が小さく、物忘れの原因になります。「タイムカードを押そう」と考えていても、次々に新しい情報が入ってくると、古い情報はすぐに抜け落ちてしまいます。

とくに毎朝の出勤時は慌ただしくなりがちなため、タイムカードのことが意識の外に行ってしまう従業員も少なくありません。

そんなときに張り紙やポスターを見れば、すぐにタイムカードのことをリマインドできます。ただし、同じポスターを張り出し続けると、従業員が見慣れてしまいます。ときどきポスターのデザインを変えて、注意喚起効果を維持しましょう。

1-3. タイムカードの押し忘れをチェックする仕組みを作る

人事課や総務課がタイムカードの打刻を促す注意喚起するだけでは、押し忘れをゼロにすることはできません。万が一タイムカードの押し忘れが発生した場合に備えて、チェック機能を設けると安心です。

部署やグループごとにタイムカードをチェックする担当者を決め、毎朝タイムカードが打刻されているかどうか確認する仕組みを作りましょう。担当者を当番制にして回すことで、チェックする本人の意識も高まります。

また、打刻忘れがとくに多い従業員がいる場合は、出勤時や退勤時に声をかけてリマインドするのも効果的です。毎朝「タイムカード押した？」と一言声をかけるだけでも、うっかりミスを防ぐことができます。

それでも押し忘れがひどい場合は、本人のスマホや携帯電話にアラームを設定してもらうなど、自ら気づくことができるような仕組みを作りましょう。従業員それぞれの特徴に合わせて、サポート方法を考えることが大切です。

1-4. 軽いペナルティを設ける

どうしても押し忘れが改善しない従業員がいる場合は、一定のペナルティを課すのも1つの方法です。会社の就業規則の「服務規律違反」に記載があれば、タイムカードの打刻忘れにペナルティを課しても、労働基準法違反とはみなされません。たとえば、次のようなペナルティを課す企業が存在します。

想定	ペナルティ
タイムカードの打刻を忘れた場合	反省文の提出、1時間分の給料カット
タイムカードの打刻忘れに常習性がある場合	始末書の提出、減給処分、人事考課への反映

ただし、減給処分は「懲戒処分」に当たるため、タイムカードの押し忘れが処分の対象となるのか吟味した上で、従業員へ事前説明をおこなう必要があります。いきなり減給処分をするのではなく、譴責処分や戒告処分を経ることが一般的です。

また、労働基準法第91条の内容にも注意が必要です。減給処分を課す場合、1回のペナルティにつき、1日の平均賃金の半額が上限です。減給の総額については、1ヵ月の賃金の10分の1を越えてはなりません。

なお、タイムカードの押し忘れに対し、その日の勤務を欠勤扱いとすることは、賃金未払いにあたり、労働基準法第24条で禁じられています。タイムカードについての取り決めを新しく作る場合は、実際に適用するまでに1ヵ月程度の猶予期間を設け、従業員への周知徹底に努めましょう。

タイムカードの押し忘れにペナルティを課す目的は、あくまでも従業員の教育・啓発であることを忘れてはなりません。

ここまで4つの対策を紹介しましたが、3つ目の仕組みを作ることが習慣になることで忘れづらくなるのでおすすめです。以下の記事では、仕組みを作るための第一歩である勤怠ルールの設定について解説しています。5つの具体例があるので気になる方はご確認ください。
▶タイムカードで打刻ミスをなくすために用意しておきたい打刻ルールの具体例

関連記事：タイムカードの押し忘れによる給料カットや欠勤扱いの処分は妥当？労働基準法の規定に注意！

1-5. 打刻しやすいシステムを取り入れる

注意喚起やタイムレコーダーの置き場所を工夫しても、打刻がしにくい状態だと押し忘れが発生しやすいです。

例えば始業前にタイムレコーダーが混雑して行列ができていたり、何かを取り出さないと打刻ができなかったりすると、後回しにしてそのまま打ち忘れてしまいます。また、外回りの従業員が多い場合も打刻忘れやミスが発生しやすいです。

業種や従業員数に合わせて、打刻しやすいシステムを導入するようにしましょう。スマートフォンやタブレットから簡単に打刻できるシステムなら、若い世代や外回りが多い職場の打ち忘れを防ぎやすくなります。

2. タイムカードの押し忘れによる企業側のリスク

タイムカードの押し忘れを些細なことだと考えている企業があるかもしれません。しかし、慢性的にタイムカードの押し忘れが続いている状態は、企業にとって大きなリスクになりかねません。

2-1. 給与計算作業が滞る可能性がある

タイムカードの役割は、従業員一人ひとりの労働時間を正確に記録し、第三者が確認できるようにすることです。

とくにパートやアルバイトの従業員は、時間給で給与計算をおこなうため、「誰が○月○日に○時間働いたのか」を正確に記録する必要があります。

タイムカードが正確に記録されていれば、企業はタイムカードを集計するだけで、給与計算を滞りなく進めることができます。

しかし、タイムカードの押し忘れがあると、総務課や経理課はイレギュラーな対応を迫られます。まず、打刻がない日付の労働時間を算出するため、本人に出退勤の時刻をヒアリングする必要があります。

また、本人が不正な申告をしていないかチェックするため、同じ部署やグループの従業員に「遅刻がなかったか」「どのくらい残業していたか」を確認しなくてはいけません。

本人の申告と一致しなければ、残業代の支払いなどに関してトラブルが発生してしまいます。最悪の場合は、給与の支払いに遅れが生じることもあり、「単純な押し忘れ」では済みません。

2-2. 従業員の労働時間を正確に把握しにくくなる

企業には従業員一人ひとりの労働時間を把握する義務があります。労働基準法第108条によれば、それぞれの事業所は「賃金台帳」を作成し、従業員一人ひとりの労働日数、労働時間、時間外労働時間、休日出勤時間などの情報項目を記入しなければならないと定められています。

これらの数字の根拠の1つとなるのが、タイムカードの打刻です。タイムカードの押し忘れが慢性化しているような状態では、正確な賃金台帳を作成できなくなってしまいます。

また、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」においても、企業が従業員の労働時間を把握する義務が定められています。

36協定に違反するような長時間労働が発生していないか確認し、労働時間を適切に管理して、従業員が健康に働ける環境を整える必要があるからです。

ガイドラインによれば、企業は「労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・ 終業時刻を確認し、これを記録すること」をしなければならず、そのための方法として「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」などが挙げられています。

もし、タイムカードの押し忘れがあれば、労働時間の「客観的な記録」を残せません。従業員の労働時間が適切かどうかの判断もできないため、企業・従業員の双方にデメリットが生じます。

3. タイムカードの押し忘れをなくす勤怠管理システム導入の3つのメリット

ここまで、タイムカードの押し忘れが企業に与えるリスクや、押し忘れを防ぐ5つの対策方法を解説してきました。タイムカードの打刻し忘れを根本的に解決するには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

3-1. 打刻漏れをアラートでお知らせできる

勤怠管理システムには、従業員の勤務実態を監視し、アラートを鳴らす機能があります。もちろん、タイムカードの打刻をしていない従業員がいれば、自動でお知らせしてくれます。

日頃から注意喚起することも大切ですが、どうしても打刻し忘れてしまう社員は出てきます。そういったときにアラート機能があれば、早い段階で打刻漏れに気づけます。

アラートは従業員・管理者の両方に送信できるため、押し忘れている従業員に打刻を促したり、押し忘れが続く従業員に管理者から口頭で注意したり、幅広い使い方が可能です。

また、タイムカードの打刻を確認する担当者を設け、チェック作業を命じる必要もなく、貴重なリソースを本来のコア業務に集中させることが可能です。

3-2. スマホやタブレットで打刻がしやすくなる

手動でタイムカードを切る従来の方法では、朝の忙しい時間帯だとついつい打刻を後回しにしてしまいがちです。スマホやタブレットに対応した勤怠管理システムなら、もっと手軽に打刻できます。

スマホやタブレットの専用アプリにログインすれば、1クリックで手軽に打刻でき、SlackやChatworkなど、チャットアプリと連携した勤怠管理システムなら、業務連絡のついでに打刻するような使い方も可能です。

そのほか、ICカードを使った打刻方法や、カメラ撮影による笑顔判定といった打刻方法も選べます。会社ごとの利用シーンに合わせて、従業員の負担がかからない打刻方法を選ぶことで、押し忘れを減らせます。

3-3. GPS機能を使った打刻なら外回りの負担を減らせる

最近では、GPS機能を使って打刻ができる勤怠管理システムも登場しています。タブレットやスマホのGPS機能と連携し、アプリを通して打刻すると同時に、当人の位置情報を送信する仕組みです。

打刻した時間と場所が自動で勤怠管理システムに記録されるため、打刻漏れが起きません。そのため、タイムカードの未記入を防ぐ手段として、GPS打刻は注目を集めています。

とくに営業など外回りが多い職種では、直行直帰することも多く、帰社してからタイムカードを打刻するのが困難でした。

しかし、GPS打刻であれば、出先から1クリックで出退勤の打刻ができます。GPS機能で位置情報が記録されているため、あらかじめ打刻可能な位置情報の範囲を決めておけば、不正な打刻を防止することもできます。

スマホやタブレットを従業員に貸与しているか、私的端末の業務利用（BYOD）を許可している職場なら、すぐに導入メリットを得られます。
しかし今までシステムを特に意識していなかった方からしたら、「勤怠管理システム？どんなもの？」とイメージがつきづらいと思います。そこで当サイトでは、システムを導入しどのように打刻漏れの対策を行うのかを解説した資料を無料で配布しております。勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」の管理画面のキャプチャーを用いて解説しているので、自社での活用をイメージしながらご確認いただけます。システムの導入によって押し忘れが低減しそうだと感じたご担当者様は、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。
関連記事：タイムカードはもう不要？GPSで打刻できる勤怠管理システムとは

4. 勤怠管理システムの導入でタイムカードの押し忘れを完全に防ごう

今回は、タイムカードの押し忘れを防ぐ5つの対策や、勤怠管理システムを導入するメリットを解説しました。どのような企業でも簡単にできる打刻し忘れの防止策として、「タイムレコーダーの置き場所を変える」「ポスターやシールで定期的にリマインドする」「押し忘れをチェックする仕組みを作る」「軽いペナルティを設ける」「打刻しやすいシステムを取り入れる」の5点を紹介しました。

タイムカードの押し忘れを完全に防ぎたい場合は、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムなら、打刻し忘れを自動で検出し、すぐにアラートを鳴らすことができます。

また、スマホやタブレットでの打刻、ICカードでの打刻、チャットアプリ上での打刻、GPSの位置情報機能を利用した打刻など、従業員に負担のかからない打刻方法を選べます。

タイムカードの押し忘れは、企業にとってリスクになりうるため、根本的な解決策をとることが大切です。