株式会社アスカ | バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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4営業日かかっていた集計業務が1日に!ジンジャー導入で企業のペーパーレス化プロジェクトが実現!

株式会社アスカ様_ロゴ
導入プロダクト
ジンジャー勤怠、ジンジャー経費、ジンジャー給与

社名
株式会社アスカ
業種
サービス業
拠点数
18拠点
従業員数
240名
課題
  • 2人の担当者がタイムカードの集計をおこなっており、確認工数がかかっており、4営業日かかっていた
  • 経費精算や給与明細の発行が紙でおこなわれており、毎日の残高確認に時間がかかることや個人情報の管理体制に課題を感じていた
効果
  • スマホアプリの利用で直行直帰の従業員も打刻ができるようになり、確認作業の時間が減ったため、集計が1営業日で終わるようになった
  • ペーパーレス化と自動化により、経費精算や明細書発行にかかる工数が削減され、正確でスピーディーな精算や個人情報保護に配慮した明細書の付与が実現

「保育士を一生働ける職業へ」という合言葉を掲げ、人材派遣・人材紹介事業を展開していらっしゃる株式会社アスカ様。

キャリアコンサルタントによるきめ細かいサポートや、保育士を中心とした求人転職サイトなどのWebサイト運営をおこない、人材と企業のマッチングに取り組んでいらっしゃいます。

 

ジンジャー導入以前は、タイムカードで勤怠管理をおこなっていましたが、直行直帰の従業員は打刻ができず、集計時の確認作業や修正依頼に工数がかかっていました。また、経費精算や給与明細の送付にも課題があり、企業のペーパーレス化を進めていきたいと考えていらっしゃいました。

ジンジャー導入後は、4営業日かかっていた労働時間の集計が1営業日まで短縮。また、経費精算や給与明細の発行についてペーパーレス化が実現され、迅速な経費精算やセキュリティ面で安心できる給与明細の付与が可能となり、従業員の満足度も高まりました。

 

今回は、株式会社アスカの浅見さん、齊藤さん、近藤さん、大藏さんにお話を伺いました。

自社のペーパーレス化を推進していきたい。そのためにシステムを検討していた

株式会社アスカ様

– ジンジャーを導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか?

齊藤さん:勤怠管理については、各支店の担当者がタイムカードに打刻された時間をExcelに転記して労働時間を集計していました。集計後は本部の総務にFAXで転送していました。また、有給休暇の管理については、紙の申請書で管理していました。

経費精算については、あらかじめ小口現金を準備しておき、小口担当の従業員が精算をおこなっていました。申請する従業員は領収書の提出が必要で、小口担当の従業員は毎日の残高確認が必要でした。

給与明細の送付については、本部の総務が各支店に従業員一人ひとりのデータを転送し、支店長が印刷し、従業員に渡していました。

– 勤怠管理について、どのような課題がありましたか?

近藤さん:まず、勤怠管理については、打刻漏れが多く確認作業にかなり時間を要していました。弊社は人材会社であり、事業の特性上、直行直帰の従業員も多数存在します。そのため、タイムカードでは対応しきれていなかったことが問題でした。

2名でタイムカードの回収から労働時間の集計をおこなっていましたが、合計で4営業日かかっていました。

 

また、有給休暇の管理については、従業員がリアルタイムで自身の有休残日数を確認することができず、知りたい場合は人事部に問い合わせをする必要がありました。

人事側としては毎回の確認にも時間が取られますし、従業員からしても有休残日数が把握しにくくストレスになっていたのではないかと思っています。

– 経費精算や給与計算は、どのような課題がありましたか?

大藏さん:経費精算については、小口現金を用意することや経費精算までのフローに工数がかかっていることが課題でした。

小口現金の支出を帳簿に記入することや毎日の残高の確認は、地味な作業ではあるものの、計算ミスや不正がないか慎重に確認しなければならないため、時間以上に負担になっていました。

また、申請する従業員から提出された領収書も紙であるため、保管するスペースが必要であり、ペーパーレス化も進めていかなければならないと考えていました。

 

給与明細については、支店長を通して従業員に渡すというフローにより、個人情報の流出につながるのではないだろうかという懸念がありました。

実際に支店長が、各従業員の給与明細を悪用するということは考えられませんが、従業員一人ひとりに直接付与したほうが、個人情報の保護はより強固なものとなると考えています。そのため、本部から直接従業員に給与明細が送られる仕組み作りを検討していました。

また、給与明細のデータを支店ごとに振り分けるという業務を省き、効率化したいという思いもありました。

– そのような中、システムの導入を検討したきっかけを教えてください。

大藏さん:働き方改革にともなう残業時間の抑制やペーパーレス化が推進されている中で、弊社も何か対策を取らなければならないと感じていました。

その中で、弊社が注目していた対策の一つがHR Techの導入であり、特に勤怠管理システムの検討です。

従業員の労働時間並びに残業時間が可視化され、有休残日数をリアルタイムで確認できる状態であれば、働き方改革に則ることができるだけでなく、従業員がより効率的に業務に取り組めるのではないかと期待していました。

 

また、弊社が従業員数を増やしていく中で、タイムカードでの勤怠管理を続けていては物理的にも負担が大きくなります。そこで、勤怠管理システムを導入すれば、人員を増やさずに、確認にかかる時間も抑えながら勤怠管理ができるのではないかと思いました。

勤怠管理だけでなく、経費精算や給与計算も1つのデータベースで管理できる。これがジンジャー導入の決め手だった

– 数多くの勤怠管理システムがある中で、なぜジンジャー勤怠をお選びいただけたのでしょうか?

齊藤さん:ジンジャーは勤怠管理だけでなく、経費精算や給与計算、更には人事管理も含めて一元管理ができるということが魅力的だったからです。

システムを検討し始めた当初、弊社は勤怠管理システムのみを検討していたため、当初は経費精算や給与計算などの他のシステムは視野に入れていませんでした。

 

しかし、将来的にさまざまな分野をペーパーレス化していくことを考えたときに、ジンジャーのように一元管理ができるシステムのほうが便利だと感じました。

一つひとつのシステムの情報を連携するのではなく、1つのデータベースから情報が共有されるため情報を重複して入力しなくて済むという特徴は他にはない利点でした。

– ありがとうございます。ジンジャーを導入して、良かった点を教えてください。

近藤さん:良かった点は5つあります。

1つ目は、労働時間の集計にかかる時間が4日から1日に削減されたことです。スマホアプリで打刻ができるようになったため、直行直帰の従業員も正確な出退勤時間を打刻することができるようになりました。そのため、打刻漏れやミスが大幅に減り、確認作業にかかる時間も削減されました。

また、ジンジャー勤怠に直接データが保存されるため、Excelに転記する作業やFAXでのやり取りがなくなり、管理側の工数はかなり軽減されました。

これらのおかげで、従業員数が1.5倍になったのにも関わらず、以前よりも短い時間で労働時間の集計ができています。

 

2つ目は、有休残日数や労働時間をリアルタイムで従業員自身が確認できるようになったことです。仕事熱心な従業員で有休を取り忘れてしまう従業員にも、残りの有休日数が自動で通知されることで、有休の取得率が上がりました。

また、残業時間も可視化されたため、従業員各々の残業時間に対する意識が高まり、今後残業時間は更に削減されていくことが期待できます。

さらに、残業時間が極めて多い従業員に関しては、業務量の調整や業務の進め方について対策を取れるようになるなどのポジティブな効果も出ています。

– 多くの時間・手間が削減されたのですね。残りの3つの良かった点も教えてください。

近藤さん:残りの3つ良かった点は、ジンジャー経費とジンジャー給与の良かった点になります。

3つ目は、小口現金が必要なくなり、経費精算が楽になったことです。従業員が領収書の写真をジンジャー経費に送信すれば、1週間後には振り込まれます。このスピーディーな仕組みのおかげで、今までの管理工数が削減されました。小口残高の計算や不正がないかどうかの心配もなくなったので、導入して良かったと感じています。

 

4つ目は、給与明細を従業員一人ひとりがマイページから閲覧できるようになったことです。管理側のデータの振分けや各支店長が従業員に明細を手渡しする手間が省かれただけでなく、従業員も「支店長に明細を見られている」という感覚がなくなったため、個人情報保護の観点からもメリットがあったと思っています。

 

5つ目は、ジンジャーに付属されている人事データベースにより、従業員情報にアクセスしやすくなったことです。これまで利用していたシステムでは、社員コードを打って従業員情報にアクセスしていましたが、従業員コードを探すことにも一苦労でした。

しかし、ジンジャーの人事データベースを使えば、名前や部署を打つだけで検索できるため、時間の短縮につながりました。人事評価の際に、従業員情報にすぐにアクセスすることが可能になり、経歴などの欲しい情報が素早く手に入るので大変助かっています。

ジンジャーで更なるペーパーレス化を実現し、業務効率を上げていきたい

株式会社アスカ様

– 今後、ジンジャーをどのように活用していきたいですか?

大藏さん:今後は、さらにジンジャーを使いこなし、企業のペーパーレス化を推進していきたいです

また、年末調整や入社手続きなども今は紙媒体で管理していますが、そちらもジンジャーに移行して、確認や管理にかかる工数を削減していきたいと考えています。

リモートワークが導入されても紙でやり取りをおこなっていると、出社をしなければいけない日が出てきたり、郵送やコミュニケーションのコストがかかったりといった課題が解消されません。

よって、ペーパーレス化を進めていく事で、会社全体でより円滑な業務遂行を実現したいです。

– 最後に、システムの導入を検討している企業様にメッセージをお願いします。

齊藤さん:サポートとシステムの使いやすさは、事前に確認しておいた方が良いと思います。

特に、サポートの手厚さは初期設定の際に重要です。自社に合ったシステムにするには、細かい設定を初期段階で施す必要があります。しかし、それを100%自力でおこなうことはかなり厳しいです。

システムに対する抵抗を持っている企業であればあるほど、困っていることを気軽に相談できそうか、担当スタッフ制かどうかなどの事前確認は必要だと思います。

また、使いやすいシステムか否かについても、導入検討時にデモ画面を確認して検討しておくと良いと思います。管理者だけでなく、従業員にとっても操作がしやすいものでなければ、システムを運用に乗せることは難しいと思います。

ぜひ、サポート体制やシステムの操作性については確認してみてください。

 

ジンジャー勤怠

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